Planear conteúdos de sites

Caso seja uma das pessoas responsáveis pelo planeamento do conteúdo no SharePoint Online, poderá perguntar-se onde começar ou como deve personalizar os sites para corresponderem às suas necessidades. Este artigo destaca algumas das considerações chave envolvidos no planeamento da estrutura e conteúdo dos seus sites. Irá ainda ajudá-lo a decidir quais as funcionalidades de conteúdo de que poderá precisar de utilizar para alcançar os seus objetivos empresariais.

Neste artigo

Que tipo de conteúdo terá nos sites?

Necessita de definir tipos de conteúdo?

Que tipos de aplicações pretende adicionar?

De que forma irão os seus utilizadores localizar e aceder ao conteúdo?

Que sites pretende incluir na sua navegação global?

De que forma irão as pessoas navegar nos sites?

De que forma irão os utilizadores navegar nas listas ou bibliotecas?

O que deverá ter em consideração ao planear a pesquisa?

Forma de disponibilização do conteúdo na pesquisa

O que precisam os utilizadores de fazer com o conteúdo?

De que forma irá o conteúdo ser gerido durante o ciclo de vida correspondente?

Que tipo de conteúdo terá nos sites?

Convém que os proprietários de sites planeiem o conteúdo que residirá nesses sites. O objetivo do planeamento de conteúdo consiste em determinar:

  • Que tipos de conteúdo poderá pretender criar   . Os tipos de conteúdo ajudam a personalizar a forma como lida e controla tipos de conteúdo específicos.

  • Que tipos de metadados (colunas do site) pretende associar aos tipos de conteúdo   . Metadados são informações que ajudam a descrever e a categorizar o conteúdo.

  • Que tipos de conjuntos de termos pretende criar e que colunas de metadados pretende associar a tipos de conteúdo   . As colunas de metadados podem ajudá-lo a assegurar que determinados tipos de conteúdo são sempre categorizados de formas específicas.

  • Que tipos de políticas de gestão de informações pretende configurar para os tipos de conteúdo   . As políticas ajudam-no a determinar como os tipos de conteúdo são geridos, como a quantidade de tempo que são mantidos.

  • Que tipos de listas ou bibliotecas pretende criar para organizar conteúdo   . As bibliotecas podem ser utilizadas para armazenar documentos e outros ficheiros ao passo que as listas podem ser úteis para controlar tarefas ou problemas.

A sua organização poderá pretender conduzir este tipo de planeamento de uma forma centralizada (especialmente para tipos de conteúdo). Em vários casos necessitará de coordenar em conjunto com o administrador da coleção de sites, bem como com o administrador do SharePoint Online, pois as decisões que surgem do planeamento de conteúdo podem necessitar que as funcionalidades sejam configuradas a níveis diferentes.

Necessita de definir tipos de conteúdo?

Os tipos de conteúdo permitem aos utilizadores de sites criar rapidamente tipos especializados de conteúdo utilizando o comando Novo Item ou Novo Documento numa lista ou biblioteca. Os tipos de conteúdo são úteis porque facultam aos proprietários de sites uma forma de assegurar que o conteúdo é consistente entre os sites. Além disso, os tipos de conteúdo também possibilitam que uma única lista ou biblioteca contenha múltiplos tipos de itens ou tipos de documentos. Os proprietários de sites podem pré-configurar detalhes específicos sobre o conteúdo quando configuram os tipos de conteúdo para um site, lista ou biblioteca.

Lista pendente do menu Novo Documento com um tipo de conteúdo Contrato de Vendas.

Os proprietários de sites podem definir tipos de conteúdo para itens de lista, documentos ou pastas. No SharePoint Online para o Office 365 Enterprise, as definições para um tipo de conteúdo podem especificar:

  • As colunas (metadados) que pretende atribuir a itens deste tipo (incluindo as colunas Metadados Geridos).

  • Os formulários personalizados Novo, de Edição e Apresentação a utilizar com este tipo de conteúdo.

  • Os fluxos de trabalho disponíveis para itens deste tipo de conteúdo.

  • As soluções ou funcionalidades personalizadas associadas a itens deste tipo de conteúdo.

  • As políticas de gestão de informações associadas a itens deste tipo de conteúdo.

  • O Painel de Informações do Documento, que é apresentado em programas Microsoft Office compatíveis para itens deste tipo de conteúdo.

  • O modelo de documento para novos itens deste tipo (apenas tipos de conteúdo de documento).

Poderá ser útil definir tipos de conteúdo caso o seu conteúdo cumpra qualquer um dos seguintes critérios:

Se esta situação for verdadeira:

Os tipos de conteúdo poderão ser-lhe úteis das seguintes formas:

Tem tipos específicos de documentos com um formato ou objetivo normalizado e pretende que sejam consistentes na sua organização.

Configure tipos de conteúdo de site para estes tipos de documentos no site de nível superior na sua coleção de sites, de modo a que estejam disponíveis para utilização em todos os subsites. Assim, todos os utilizadores na sua organização criarão estes documentos de uma forma consistente.

Existem modelos específicos que as pessoas têm de utilizar para tipos específicos de documentos.

Adicione estes modelos de documento aos tipos de conteúdo relevantes, para que todos os novos documentos criados a partir do tipo de conteúdo utilizem o modelo.

Existe um conjunto padrão de informações que pretende controlar para tipos específicos de documentos ou itens.

Adicione colunas ao tipo de conteúdo para controlar estas informações. Se existirem informações particularmente vitais, pode designar essas colunas como obrigatórias. Também pode fornecer valores predefinidos para colunas específicas quando configurar o tipo de conteúdo.

Existe um processo de negócio definido para o modo como tipos específicos de documentos são sempre tratados ou revistos.

Considere configurar fluxos de trabalho para tipos de conteúdo específicos. Pode utilizar fluxos de trabalho para gerir processos de negócio, tais como a revisão ou aprovação de documentos.

Depois de identificar o conteúdo para o qual pretende definir tipos de conteúdo, deverá pensar a que nível pretende definir os tipos de conteúdo. Se definir tipos de conteúdo de site no site de nível superior na sua coleção de sites, esses tipos de conteúdo ficarão disponíveis globalmente para reutilização nas listas e bibliotecas em todos os subsites do site de nível superior. Os proprietários de sites individuais também podem definir tipos de conteúdo de site para os sites deles, embora estes tipos de conteúdo fiquem disponíveis para utilização apenas nas listas e bibliotecas nesse site e em quaisquer sites abaixo dele. Além disso, é possível partilhar tipos de conteúdo em coleções de sites SharePoint Online designando um site específico como concentrador para a publicação de tipo de conteúdo. A publicação de tipo de conteúdo ajuda as organizações a gerir o conteúdo e os metadados de uma forma consistente nos sites, uma vez que os tipos de conteúdo podem ser criados e atualizados centralmente e as atualizações podem ser publicadas em várias coleções de sites de subscrição.

Durante o planeamento dos tipos de conteúdo, poderá ser útil criar uma folha de cálculo ou tabela que capture as informações que pretende incluir quando definir os tipos de conteúdo. Por exemplo, poderá começar por criar algo básico como a tabela abaixo e, em seguida, adaptá-la para incluir informações adicionais cujo controlo considera útil, como, por exemplo, os sites ou equipas que utilizarão os tipos de conteúdo:

Novo Tipo de Conteúdo

Tipo de conteúdo principal

Colunas

Modelo de Documento

Fluxos de trabalho

Políticas de Gestão de Informações

Especifique o nome do tipo de conteúdo que pretende criar.

Especifique o tipo de conteúdo principal a partir do qual será criado.

Liste a coluna nova ou existente que pretende adicionar ao tipo de conteúdo.

Especifique se haverá um modelo de documento associado ao tipo de conteúdo.

Especifique se existirão fluxos de trabalho associados ao tipo de conteúdo.

Especifique que políticas de gestão de informações poderão ser aplicáveis a este tipo de conteúdo.

Para obter mais informações acerca de trabalhar com tipos de conteúdo, consulte o artigo Criar ou personalizar um tipo de conteúdo.

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Que tipos de aplicações pretende adicionar?

Para além de pensar acerca de tipos de conteúdo, pense também acerca de outros tipos de informações que serão armazenados em sites, ou acerca dos tipos de tarefas que as pessoas da organização gostariam de gerir através dos sites. Isto irá ajudá-lo a planear os diferentes tipos de aplicações que poderá querer adicionar a sites para começar. Por exemplo, se sabe que pretende um local para armazenar documentos, provavelmente quererá adicionar uma biblioteca de documentos. Caso saiba que pretende controlar datas importantes, provavelmente pretenderá um calendário.

Não necessita de adicionar imediatamente todas as aplicações de que possa vir a precisar. Os proprietários de sites podem adicionar e remover novas aplicações ao longo do tempo, à medida que as necessidades empresariais se alteram. O planeamento antecipado acerca de como pretende personalizar o conteúdo dos seus sites pode ajudar a assegurar que os sites são imediatamente úteis para os utilizadores.

O SharePoint Online inclui aplicações incorporadas que são úteis para vários objetivos empresariais, desde o armazenamento e gestão de documentos, à gestão e controlo do projeto ou à comunicação. Pode adicionar várias instâncias destes tipos de aplicações a um site. Também pode comprar e adicionar aplicações de terceiros ao seu site a partir da Loja SharePoint.

Para mais informações, consulte os artigos Adicionar uma aplicação a um site e Comprar uma aplicação da Loja SharePoint.

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De que forma irão os seus utilizadores localizar e aceder ao conteúdo?

Dedique algum tempo a planear a forma como os utilizadores do site localizarão e utilizarão o conteúdo nos seus sites SharePoint Online. Este tipo de planeamento ajudá-lo-á a tomar decisões relacionadas com a configuração da navegação e pesquisa para o Site de Equipa e os subsites correspondentes.

Que sites pretende incluir na sua navegação global?

Para planear a sua navegação, poderá ser útil criar um diagrama dos sites existentes na hierarquia de sites. Se já tiver criado um diagrama durante o planeamento dos sites, poderá começar com esse diagrama e modificá-lo. Inclua todos os subsites do Site de Equipa. Também poderá incluir quaisquer listas ou bibliotecas importantes existentes no Site de Equipa e subsites correspondentes. Isto ajudá-lo-á a identificar rapidamente os destinos importantes que os utilizadores do site poderão querer localizar caso utilizem a home page do seu site de nível superior como ponto de partida.

Nos sites SharePoint, a barra de hiperligações superior fornece o que é designado como navegação global. Esta barra de hiperligações superior é apresentada na parte superior de todas as páginas no site, abaixo do título do site.

Navegação superior de um site

Por predefinição, cada site utiliza a sua própria navegação superior. No entanto, pode decidir permitir que os sites herdem a navegação superior do site principal para que a experiência de navegação seja consistente em todos os sites. Pode configurar os sites que aparecem na navegação superior. Também pode incluir ligações para outro URL que queira, caso pretenda integrar ligações a recursos externos na navegação do seu site. Para obter mais informações acerca da personalização de navegação superior, consulte o artigo Personalizar a navegação no seu site de equipa.

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Caso possua vários subsites na sua coleção de sites, poderá não pretender expô-los a todos na barra de ligações superior uma vez que que isto poderá ser demasiada informação para os utilizadores do site. Contudo, também não pretende tornar conteúdos sites importantes impossíveis de localizar. Utilize o seu diagrama de hierarquia de sites para identificar os sites principais que pretende expor na navegação global.

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De que forma irão as pessoas navegar nos sites?

Além da barra de ligações superior, os sites também apresentam um elemento de navegação no lado esquerdo da página denominado Iniciação Rápida.

Normalmente, a Iniciação Rápida apresenta hiperligações específicas do site atual e pode ser utilizada para realçar o conteúdo mais importante.

A ligação Recentes na Iniciação Rápida apresenta as páginas, listas e bibliotecas criadas recentemente

À semelhança do que sucede com a barra de hiperligações superior, pode personalizar a Iniciação Rápida para adicionar ou remover hiperligações para as listas e bibliotecas no site. Também pode agrupar hiperligações nos cabeçalhos personalizados. Se decidir que todos os subsites herdam a navegação global, será importante que os Proprietários de Sites personalizem a navegação na Iniciação Rápida porque será o meio principal de localização de conteúdo num site por parte dos utilizadores quando abrirem o site. Se decidir que os subsites não herdam a navegação global do site de nível superior, os utilizadores poderão utilizar a barra de hiperligações superior e a Iniciação Rápida num subsite para localizar o conteúdo nele existente.

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De que forma irão os utilizadores navegar nas listas ou bibliotecas?

Se planeia utilizar as funcionalidades de Metadados Geridos disponíveis no SharePoint Online para criar conjuntos de termos, que podem ser utilizados pelos contribuintes do site para marcar conteúdo com termos geridos, existem opções adicionais para melhorar a capacidade de deteção do conteúdo nos sites. Pode configurar a navegação de metadados para facilitar aos utilizadores a localização de conteúdo em listas e bibliotecas de grandes dimensões. A navegação de metadados permite que os utilizadores filtrem dinamicamente e localizem conteúdo em listas e bibliotecas utilizando um controlo de árvore de hierarquia de navegação para aplicar à vista diferentes filtros baseados em metadados. É possível utilizar Filtros Chave em conjunto com a hierarquia de navegação para refinar a lista de itens apresentados.

Controlo de navegação de metadados

Para mais informações acerca da configuração de navegação de metadados ou do trabalho com Metadados Geridos, consulte o artigo Introdução a metadados geridos.

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O que deverá ter em consideração ao planear a pesquisa?

Enquanto administrador do SharePoint Online, pode personalizar a experiência de pesquisa dos utilizadores ao utilizar a página de administração da Pesquisa no centro de administração do SharePoint. Esta personalização inclui a definição de propriedades geridas pesquisáveis no esquema de pesquisa, a identificação de páginas de alta qualidade para melhorar a relevância, a gestão de regras de consulta e de origens de resultados e a remoção de resultados individuais. Também pode avaliar quaisquer alterações através da visualização de relatórios acerca da utilização e pesquisa.

As alterações que faz a partir da página de administração de Pesquisa são válidas para todo o ambiente do SharePoint Online (inquilino), mas também pode personalizar a pesquisa ao nível da coleção de sites e ao nível do site.

Forma de disponibilização do conteúdo na pesquisa

O serviço de pesquisa está agendado para pesquisar o conteúdo do SharePoint Online de cinco em cinco minutos. Após a adição de um item a um site SharePoint Online, decorrerá um determinado período de tempo antes de este ser indexado e devolvido nos resultados da pesquisa. Este período de tempo varia consoante as atividades do utilizador atual. Tarefas como a migração, atualização e manutenção de sites aumentam a carga no pipeline de indexação. Normalmente, os novos itens de conteúdo deverão ser apresentados nos resultados da pesquisa no espaço de uma hora

Para obter mais informações acerca da configuração da pesquisa, consulte o artigo Descrição geral da administração de pesquisa do SharePoint Online.

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O que precisam os utilizadores de fazer com o conteúdo?

Convém incorporar perguntas específicas sobre cenários de utilização de conteúdo no processo de planeamento de conteúdo porque estas perguntas ajudá-lo-ão a determinar como necessita de configurar determinados sites, listas ou bibliotecas e que funcionalidades específicas poderão os utilizadores do site precisar de utilizar em conjunto com o conteúdo.

Também é boa ideia rever os Requisitos de software para o Office 365 para empresas para que possa prever se indivíduos específicos da organização se irão deparar com problemas ao trabalharem com conteúdos do SharePoint Online, consoante a configuração dos computadores locais.

Perguntas a explorar:

Considerações para a configuração de conteúdo:

Necessita de controlar versões de tipos específicos de documentos ou itens de lista?

  • Considere ativar o controlo de versões nestas listas ou bibliotecas.

  • Considere tornar obrigatório que seja dada saída dos documentos ou itens antes de serem modificados.

Os utilizadores do site necessitarão de trabalhar ou colaborar simultaneamente em tipos específicos de documentos?

  • Considere ativar a cocriação para as bibliotecas relevantes, para facilitar a colaboração.

É necessário aprovar tipos específicos de conteúdo antes de ficarem acessíveis de forma global?

  • Considere ativar a aprovação de conteúdo para bibliotecas ou utilizar fluxos de trabalho para gerir a aprovação.

Existem certos tipos de documentos sujeitos a processos de negócio ou fluxos de trabalho humanos específicos?

  • Considere criar ou configurar fluxos de trabalho para os tipos de conteúdo aplicáveis a estes documentos ou para as bibliotecas em que estes documentos residirão.

Vai utilizar listas para orientar ou gerir processos?

  • Considere criar ou configurar fluxos de trabalho baseados em listas para processos, como, por exemplo, gestão e controlo de problemas.

Os sites terão conteúdo confidencial cujo acesso geral é necessário restringir?

  • Considere criar bibliotecas ou sites específicos configurados com permissões exclusivas para armazenar conteúdo confidencial.

  • Considere aplicar a Gestão de Direitos de Informação a listas ou bibliotecas que irão armazenar conteúdos confidenciais. Para obter mais informações, consulte o artigo Aplicar a Gestão de Direitos de Informação a uma lista ou biblioteca.

  • Considere desativar a partilha externa de coleções de sites que irão conter conteúdos confidenciais. Para obter mais informações, consulte o artigo Gerir a partilha externa do ambiente online do SharePoint.

  • Considere a permissão ao nível de itens se a necessidade de restringir o acesso ao conteúdo for mínima.

  • Considere utilizar a segmentação de conteúdos para apresentar conteúdos diferentes a utilizadores diferentes.

  • Considere se é necessário excluir da indexação da pesquisa listas ou bibliotecas específicas.

O conteúdo terá de ser gerido como registos, com controlo sobre quanto tempo são mantidos ou quando expiram?

  • Considere a criação de um Centro de Registos ou configurar a Gestão de Registos no Local.

É possível que seja pedido à organização que produza documentos de Deteção de Dados Eletrónicos para um caso jurídico ou uma investigação?

  • Considere a configuração de um Centro de Deteção de Dados Eletrónicos para gerir conteúdos de casos jurídicos e investigações.

Os utilizadores necessitarão de receber atualizações sobre as alterações de conteúdo?

  • Considere ativar o RSS para as listas e bibliotecas principais.

Os utilizadores vão publicar bases de dados do Microsoft Access nos sites?

  • Poderá ser necessário assegurar que o Access Services está corretamente ativado e configurado para o seu site.

Os utilizadores vão publicar livros do Microsoft Excel nos sites?

  • Poderá ser necessário assegurar que o Excel Services está corretamente ativado e configurado para o seu site.

Os utilizadores irão trabalhar com vários vídeos, imagens ou ficheiros áudio, bem como gerir as informações acerca desses ficheiros?

  • Considere a configuração de uma Biblioteca de Elementos, que pode ser pré-configurada para utilizar funcionalidades especiais que o ajudam a gerir elementos de multimédia avançada como ficheiros de imagem, de áudio e de vídeo.

Os utilizadores vão publicar diagramas do Microsoft Visio como desenhos Web?

  • Poderá ser necessário assegurar que o Visio Services está corretamente ativado e configurado para o seu site.

Os utilizadores vão criar soluções baseadas em formulários?

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De que forma irá o conteúdo ser gerido durante o ciclo de vida correspondente?

Quando planear o conteúdo para os seus sites, pense no ciclo de vida deste conteúdo. Isto é:

  • De que forma ou por que razão é mais provável que este conteúdo seja criado? Por exemplo, vai ser criado para suportar material a entregar formal ou no decorrer de trabalho e colaboração do dia a dia?

  • Durante quanto tempo as pessoas necessitarão de aceder ao conteúdo?

  • Em que medida o conteúdo irá crescer ou ser alterado durante a utilização?

  • Quando é que o conteúdo deixará de ser necessário ativamente?

  • O que deverá acontecer ao conteúdo quando deixar de ser necessário ativamente?

  • Existem razões de negócio ou de regulamentação para manter tipos específicos de conteúdo para além do período de utilização ativa correspondente?

As suas respostas a estas perguntas ajudá-lo-ão a planear e monitorizar o armazenamento, assim como os elementos que podem ser necessários para implementar a gestão de registos no local, como, por exemplo, as políticas de expiração.

Para obter mais informações, consulte os artigos Escolher como armazenar e gerir registos e Implementar a Gestão de Registos. Consulte ainda o artigo Políticas de encerramento de sites.

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Regresse ao Guia de Planeamento do SharePoint Online para o Office 365 Enterprise e Médias Empresas.

Aplica-se a: Office 365 End User



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