Partilhar sites ou documentos com pessoas externas à sua organização

Se o trabalho da sua organização envolve partilhar documentos ou colaborar diretamente com fornecedores e clientes, será útil utilizar as funcionalidades de partilha externa do SharePoint Online para partilhar conteúdos com pessoas externas à sua organização e que não tenham licenças para a subscrição do Microsoft Office 365 da sua organização.

Pode fazê-lo de três formas:

  • Pode partilhar um site inteiro ao convidar utilizadores externos para iniciarem sessão no seu site com uma conta Microsoft ou com uma conta profissional ou escolar.

  • Pode partilhar documentos individuais ao convidar os utilizadores externos para iniciarem sessão no seu site com uma conta Microsoft ou com uma conta profissional ou escolar.

  • Pode publicar ou enviar aos utilizadores uma ligação de convidado que podem utilizar para ver documentos individuais no seu site de forma anónima.

Nota   Só uma pessoa poderá iniciar sessão para aceder ao seu site ou documento através de um convite que tenha enviado. No entanto, a pessoa que receber o seu convite pode decidir não o utilizar e, em vez disso, reencaminhar o convite para outra pessoa que poderá então utilizar a respetiva conta Microsoft* ou conta profissional para aceder ao site ou documento.

Nota    O seu administrador global tem de ativar a partilha externa e definir as permissões adequadas antes de poder partilhar sites e documentos. Para obter mais informações, consulte o artigo Gerir a partilha externa no seu ambiente do SharePoint Online.

O que é um utilizador externo?

Um utilizador externo é alguém de fora da sua organização que pode aceder aos seus sites e documentos do SharePoint Online, mas não tem uma licença para a sua subscrição do SharePoint Online ou Microsoft Office 365. Os utilizadores externos não são funcionários, subcontratados ou agentes no local, para si ou para os seus afiliados.

Os utilizadores externos herdam os direitos de utilização do cliente do SharePoint Online que os está a convidar para colaborar, ou seja, se uma organização adquire um plano Enterprise E3 e cria um site que utilize funcionalidades de empresa, são concedidos ao utilizador externo direitos para utilizar e/ou ver as funcionalidades de empresa dentro do site para a qual foi convidado. Enquanto os utilizadores externos podem ser convidados como membros do projeto por extensão, para desempenhar um conjunto completo de ações num site, estes não terão exatamente as mesmas capacidades de um membro com uma licença completa, paga, dentro da sua organização. Para obter mais informações, consulte o artigo Gerir a partilha externa no seu ambiente do SharePoint Online.

Partilhar um site

Quando partilha um site com utilizadores externos, envia-lhes um convite que podem utilizar para iniciar sessão no seu site. Pode enviar este convite para qualquer endereço de e-mail. Quando o destinatário aceita o convite, pode iniciar sessão com uma Conta Microsoft ou uma conta escolar ou profissional. Quando partilha um site, pode selecionar o tipo de permissões que pretende que esse utilizador tenha nesse site.

Tem de ser Proprietário do Site ou ter permissões de controlo total para partilhar um site com utilizadores externos.

  1. Inicie sessão no Office 365 com a sua conta escolar ou profissional.

  2. Na parte superior da página, selecione Sites. Em alternativa, selecione o iniciador de aplicações Ícone de iniciador de aplicações do Office 365 e, em seguida, selecione Sites.

    Opções de navegação do Office 365
  3. Aceda ao site que pretende partilhar com os utilizadores externos.

  4. No canto superior direito do ecrã, clique em Partilhar.

    Imagem do comando Partilhar no canto superior direito do ecrã.

  5. Na caixa de diálogo Partilhar, escreva os nomes dos utilizadores externos que pretende convidar. Por exemplo, alguem@outlook.com ou alguem@contoso.com.

    Lembrete: Também pode utilizar o comando Partilhar para conceder aos utilizadores internos que tenham licença acesso ao site. Se pretender fazê-lo, só tem de escrever os nomes das pessoas que pretende convidar.

  6. Escreva uma mensagem para incluir no convite.

  7. Para atribuir o utilizador externo a um grupo de permissões específico, selecione Mostrar Opções e, em seguida, selecione o grupo pretendido.

    É aconselhável dar às pessoas o mínimo de permissões necessárias para executarem as tarefas pretendidas. Por exemplo, se convidar alguém que só precisa de ler os conteúdos, inclua essa pessoa no grupo Visitantes, que tem permissões de Leitura por predefinição. Se os utilizadores externos necessitarem de editar ou atualizar conteúdos, adicione-os ao grupo Membros, que tem permissões de Edição por predefinição. Tenha muita atenção quando adicionar utilizadores externos a qualquer grupo que tenha permissões de Controlo Total.


    Imagem da caixa de diálogo Partilhar de um site povoada com os nomes de utilizador dos utilizadores externos.

  8. Selecione Partilhar.

Por predefinição, os convites que enviar para os utilizadores externos expiram ao fim de sete dias. Se um convidado não aceitar o convite no prazo de sete dias e, ainda assim, continuar a querer que tenha acesso ao seu site, terá de enviar um novo convite.

Quando os utilizadores externos recebem os respetivos convites, podem clicar num botão que os encaminhará para uma página na qual podem iniciar sessão no seu site SharePoint Online com uma conta Microsoft ou com uma conta escolar ou profissional. Caso ainda não tenham uma conta Microsoft, os utilizadores podem inscrever-se gratuitamente numa Conta Microsoft.

Partilhar um documento ao enviar ou publicar uma ligação de convidado anónima

Pode criar uma ligação de convidado anónima e partilhar em seguida a ligação, utilizando a unidade de multimédia que melhor se adequa a si. Por exemplo, publique-a numa página de comunicação social ou cole-a numa mensagem de correio eletrónico. Pode criar uma ligação de convidado que fornece permissões de edição ou apenas permissões de visualização.

Para partilhar documentos com utilizadores externos, tem de ser Proprietário do Site ou ter permissões de controlo total. Além disso, tem de ter ativada a funcionalidade de partilha externa nas Definições de Serviço do Office 365 ou no centro de administração do SharePoint Online (consoante o seu plano). A partilha externa também tem de estar ativada na sua coleção de sites (apenas em planos empresariais).

  1. Inicie sessão no Office 365 com a sua conta escolar ou profissional.

  2. Na parte superior da página, selecione Sites. Em alternativa, selecione o iniciador de aplicações Ícone de iniciador de aplicações do Office 365 e, em seguida, selecione Sites.

    Opções de navegação do Office 365
  3. Clique nas reticências ... junto ao documento para abrir a janela de aviso e, em seguida, clique em Partilhar.
    Comece a partilhar um documento numa biblioteca do  SharePoint

  4. Na caixa de diálogo Partilhar, clique em Obter uma ligação.

  5. Clique em Criar Ligação para o tipo de permissões que pretende atribuir: apenas ver ou editar permissões.
    É criada uma ligação URL de visitante.

  6. Selecione o URL da ligação de convidado e copie-o.
    Crie uma ligação de convidado anónima e copie-a
    Pode colar agora o URL da ligação de convidado no conteúdo multimédia que preferir.

  • Se um documento estiver na biblioteca de um site de equipa, outros membros do site podem encontrar as ligações de convidado na caixa de diálogo Partilhar e enviá-las para outras pessoas.

  • Se o ficheiro que pretende partilhar estiver localizado numa biblioteca que utilize a Gestão de Direitos de Informação, não poderá partilhá-lo externamente.

  • As ligações de convidado anónimas podem, potencialmente, ser reencaminhadas ou partilhadas com outras pessoas que poderão também conseguir ver ou editar o conteúdo sem iniciar sessão. Evite utilizar as ligações de convidado anónimas no âmbito de conteúdos sensíveis.

  • As pessoas convidadas a aceder a documentos com as ligações de convidado anónimas apenas poderão ver ou ler ficheiros no Office Online relevante. Não poderão abrir ficheiros numa versão de ambiente de trabalho correspondente do programa do Office.

  • Se a partilha externa estiver desativada globalmente nas Definições do Serviço do Office 365 ou no Centro de Administração do SharePoint Online, as ligações partilhadas deixarão de funcionar. Se a funcionalidade for reativada posteriormente, as ligações voltarão a funcionar. Também é possível desativar ligações individuais que tenham sido partilhadas se pretender revogar o acesso a um documento específico. Consulte Desativar uma ligação de convidado anónima.

  • Se partilhar livros do Excel que incluam folhas do Power View com pessoas externas à sua organização, estas não poderão ver as folhas do Power View nesses livros.

Permitir que as pessoas criem ligações de convidado com documentos que tenha partilhado com elas

Talvez lhe agrade partilhar alguns documentos em larga escala e, de facto, talvez seja preferível encorajar as pessoas a partilhá-los novamente. Para esse tipo de documentos, pode permitir que as pessoas criem ligações de convidado anónimas com documentos que partilha com elas.

Para permitir esta capacidade, tem de ter permissão de controlo total.

  1. Inicie sessão no Office 365 com a sua conta escolar ou profissional.

  2. Na parte superior da página, selecione Sites. Em alternativa, selecione o iniciador de aplicações Ícone de iniciador de aplicações do Office 365 e, em seguida, selecione Sites.

    Opções de navegação do Office 365
  3. Aceda à biblioteca onde pretende permitir que as pessoas criem ligações de convidado.

  4. Clique em Definições Botão Definições > Definições do site > Utilizadores e Permissões > Permissões do site > Definições de Pedidos de Acesso.

  5. Na caixa de diálogo Definições de Pedidos de Acesso, selecione Permitir que os membros partilhem o site e ficheiros e pastas individuais.

Agora, quando as pessoas selecionarem documentos que partilhou com elas e abrirem a caixa de diálogo Partilhar, podem criar uma ligação de convidado. No entanto, tenha em atenção que apenas essas pessoas podem criar ligações de convidado que permitam aos convidados editar o documento caso lhes tenha dado permissão de edição quando partilhou o documento pela primeira vez. Se apenas têm permissão de visualização, apenas podem criar ligações de convidado que permitam a permissão de visualização.

Para obter uma descrição geral das Definições de Pedidos de Acesso, consulte o Vídeo: Partilhar um site sem pedido de acesso.

Partilhar um documento que exige o início de sessão no seu site

Para partilhar documentos com utilizadores externos, tem de ser Proprietário do Site ou ter permissões de controlo total. Além disso, tem de ter ativada a funcionalidade de partilha externa nas Definições de Serviço do Office 365 ou no centro de administração do SharePoint Online (consoante o seu plano). A partilha externa também tem de estar ativada na sua coleção de sites (apenas em planos empresariais).

  1. Inicie sessão no Office 365 com a sua conta escolar ou profissional.

  2. Na parte superior da página, selecione Sites. Em alternativa, selecione o iniciador de aplicações Ícone de iniciador de aplicações do Office 365 e, em seguida, selecione Sites.

    Opções de navegação do Office 365
  3. Clique nas reticências ... junto ao documento para abrir a janela de aviso e, em seguida, clique em Partilhar.
    Comece a partilhar um documento numa biblioteca do  SharePoint

  4. Certifique-se de que Convidar pessoas está selecionado, em seguida, escreva o endereço de e-mail das pessoas que está a convidar para partilhar o documento. Por exemplo: alguem@outlook.com ou alguem@gmail.com, ou utilizadorexterno@contoso.com.

  5. Na lista pendente, selecione o nível de permissão que pretende conceder a estes utilizadores: Pode editar ou Pode ver.

  6. Se quiser, escreva uma mensagem a ser incluída com o correio eletrónico. A mensagem pode incluir informações ou instruções sobre o documento que partilhou.

  7. Selecione a caixa de verificação Exigir início de sessão.

    Nota   Se não selecionar a caixa de verificação Exigir o início de sessão, o e-mail terá uma ligação de convidado anónimo para o documento. As ligações de convidado anónimo podem ser reencaminhadas ou partilhadas com outras pessoas, que por seu lado também poderão ver ou editar os conteúdos sem iniciar sessão.

  8. Clique em Partilhar.

Ver quem tem acesso a um site ou documento específico

Também pode utilizar o comando Partilhar para ver rapidamente a lista de pessoas com as quais um documento foi partilhado.

Siga um dos seguintes procedimentos:

  • Para ver quem tem acesso a um site, selecione Partilhar na parte superior direita da página e, em seguida, selecione a ligação a seguir a Partilhado com, na caixa de diálogo Partilhar, para ver uma lista das pessoas que têm acesso ao site.

  • Para ver quem tem acesso a um documento, a uma pasta ou a um Conjunto de Documentos, selecione o item na biblioteca de documentos e, em seguida, clique em Partilhado com no separador Ficheiros.

Revogar o acesso de utilizador a um site

Se tiver partilhado um site com um utilizador externo e pretender revogar o acesso desse utilizador ao site, pode fazê-lo ao remover as permissões que lhe atribuiu no âmbito do site.

  1. Inicie sessão no Office 365 com a sua conta escolar ou profissional.

  2. Na parte superior da página, selecione Sites. Em alternativa, selecione o iniciador de aplicações Ícone de iniciador de aplicações do Office 365 e, em seguida, selecione Sites.

    Opções de navegação do Office 365
  3. Aceda ao site no qual pretende retirar um convite.

  4. Selecione Definições Botão Definições > Definições do Site > Utilizadores e permissões > Utilizadores e permissões.

  5. Selecione o grupo do qual pretende remover utilizadores.

  6. Selecione os utilizadores que pretende remover, aponte para Ações > Remover Utilizadores do Grupo.

  7. Clique em OK.

Desativar uma ligação de convidado anónima

Pode ver se um documento foi partilhado através da ligação de convidado através do menu de propriedades do documento.

  1. Inicie sessão no Office 365 com a sua conta escolar ou profissional.

  2. Na parte superior da página, selecione Sites. Em alternativa, selecione o iniciador de aplicações Ícone de iniciador de aplicações do Office 365 e, em seguida, selecione Sites.

    Opções de navegação do Office 365
  3. Aceda à biblioteca que contém o documento cuja ligação de convidado pretende remover.

  4. Aponte para o documento e clique nas reticências ().

  5. Selecione uma ligação de convidado na frase Aberto a qualquer pessoa com uma ligação de convidado. (Se não vir esta ligação, provavelmente o seu documento está configurado para permitir apenas utilizadores com um nome de utilizador e palavra-passe.)

    Caixa de diálogo Propriedades a mostrar que um documento foi partilhado com uma ligação de convidado.

  6. Junto ao URL da ligação de convidado, selecioneDesativar.

  7. Quando lhe for perguntado se pretende desativar a ligação, selecione Desativar Ligação.

    Caixa de diálogo a perguntar se pretende desativar a ligação de convidado para um documento que foi partilhado de modo a não funcionar mais.

Quando as pessoas externas à sua organização tentarem aceder aos conteúdos com a ligação de convidado, obterão uma mensagem que indica que não podem aceder aos mesmos.

Aplica-se a: SharePoint Online



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