Partilhar ficheiros ou pastas do SharePoint

Os ficheiros que armazena num site de SharePoint geralmente estão disponíveis para todas as pessoas com permissões para o site, mas pode querer partilhar ficheiros ou pastas específicos com pessoas que não têm acesso ao site. Ao partilhar ficheiros e pastas, pode decidir se pretende que as pessoas editem ou apenas os vejam. Pode parar a partilha em qualquer altura.

(Quer partilhar o site inteiro?)

Partilhar um ficheiro ou pasta

Eis como pode partilhar ficheiros ou pastas no SharePoint:

  1. Selecione o ficheiro ou pasta que pretende partilhar e, em seguida, selecione Partilhar.

    Captura de ecrã da caixa de diálogo Partilhar a mostrar uma ligação de partilha para as pessoas pertencentes à organização.

  2. Adicional Clique na lista pendente para alterar o tipo de ligação. O painel Detalhes é aberto. Nele pode alterar quem tem acesso à ligação e se as pessoas podem editar o item que está a partilhar.

    Opções disponíveis em Para quem pretende que esta ligação funcione? (as opções poderão variar consoante as definições de administrador):

    • A opção Qualquer pessoa dá acesso a todas as pessoas que receberem a ligação, quer a tenham recebido diretamente de si ou lhes tenha sido reencaminhada por outro utilizador. Isto poderá incluir pessoas fora da sua organização.

      Nota: Esta opção não está disponível no SharePoint Server 2019.

    • A opção Pessoas na <A Sua Organização> dá acesso ao ficheiro a todas as pessoas na sua organização que tenham a ligação, quer a tenham recebido diretamente de si ou lhes tenha sido reencaminhada por outro utilizador.

    • Pessoas com acesso existente pode ser utilizado por pessoas que já têm acesso ao documento ou pasta e Utilize esta opção se quiser enviar uma ligação a alguém que já tem acesso. 

    • A opção Pessoas específicas dá acesso apenas às pessoas que especificar, no entanto, outras pessoas poderão já ter acesso. Se as pessoas reencaminharem o convite de partilha, apenas as pessoas que já têm acesso ao item poderão utilizar a ligação.

    Por predefinição, a opção Permitir edição está ativada. Se quiser que as pessoas apenas consigam ver os seus ficheiros, desmarque a caixa.

    Quando tiver terminado, clique em Aplicar.

  3. Introduza os nomes das pessoas com quem pretende partilhar e, caso queira, escreva uma mensagem.

  4. Quando estiver pronto para enviar a ligação, clique em Enviar.

Obter uma ligação para um ficheiro ou pasta que pode copiar

Outra forma de partilhar é obter uma ligação para um ficheiro ou pasta que pode copiar e colar numa mensagem de texto ou num site. As pessoas com quem partilhar esta ligação também a poderão reencaminhar para outros utilizadores.

  1. Em SharePoint, clique em copiar ligação. A ligação é automaticamente copiada para a área de transferência.

    Captura de ecrã a mostrar a caixa de diálogo Copiar ligação

  2. Adicional Clique na lista pendente para alterar o tipo de ligação. O painel Detalhes é aberto. Nele pode alterar quem tem acesso à ligação e se as pessoas podem editar o item que está a partilhar.

    Opções disponíveis em Para quem pretende que esta ligação funcione? (as opções poderão variar consoante as definições de administrador):

    • A opção Qualquer pessoa dá acesso a todas as pessoas que receberem a ligação, quer a tenham recebido diretamente de si ou lhes tenha sido reencaminhada por outro utilizador. Isto poderá incluir pessoas fora da sua organização.

    • A opção Pessoas na <A Sua Organização> dá acesso ao ficheiro a todas as pessoas na sua organização que tenham a ligação, quer a tenham recebido diretamente de si ou lhes tenha sido reencaminhada por outro utilizador.

    • Pessoas com acesso existente pode ser utilizado por pessoas que já têm acesso ao documento ou pasta e não altera as permissões no item. Utilize esta opção se quiser enviar uma ligação a alguém que já tem acesso. 

    • A opção Pessoas específicas dá acesso apenas às pessoas que especificar, no entanto, outras pessoas poderão já ter acesso. Se as pessoas reencaminharem o convite de partilha, apenas as pessoas que já têm acesso ao item poderão utilizar a ligação.

    Por predefinição, a opção Permitir edição está ativada. Se quiser que as pessoas apenas consigam ver os seus ficheiros, desmarque a caixa.

    Quando tiver terminado, clique em Aplicar.

  3. Cole a ligação (Ctrl+V) no local que pretende, tal como numa mensagem de texto ou num site.

Notas: 

  • A permissão concedida por uma ligação de partilha é válida enquanto a ligação existir. Por exemplo, se uma ligação estiver desativada, o acesso é revogado (embora as pessoas possam continuar a ter acesso ao ficheiro através de outros meios).

  • Se a caixa de verificação Permitir edição estiver selecionada: após iniciarem sessão, as pessoas na sua organização podem editar, copiar ou transferir os ficheiros. Se a caixa de verificação Permitir edição não estiver selecionada: as pessoas na sua organização podem ver e poderão conseguir copiar ou transferir os ficheiros.

  • Os administradores de sites podem restringir a partilha de forma a que apenas os proprietários possam partilhar ficheiros e sites.

  • Se os administradores do site não tiverem a partilha restrita a proprietários de sites, qualquer utilizador com permissões de edição para um ficheiro ou pasta pode partilhar esse ficheiro ou pasta com outras pessoas ao clicar em partilhar ou copiar ligação. Os utilizadores que não têm permissões de edição podem utilizar a ligação copiar para obter uma ligação que funcionará para os utilizadores que já têm permissões para o ficheiro ou pasta.

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