Organizar documentos e sites no Office 365

Um dos desafios mais comuns do dia a dia é controlar documentos e sites relevantes. Este artigo descreve formas de manter os sites e documentos ao seu alcance.

Armazenar documentos no OneDrive para Empresas ou na biblioteca do seu Site de Equipa

O OneDrive para Empresas é a sua biblioteca de documentos pessoal no Office 365. Os ficheiros que armazena no OneDrive para Empresas são privados por predefinição, mas pode partilhá-los conforme necessário. O site de equipa é um site partilhado por pessoas específicas na sua organização. Não sabe ao certo que biblioteca selecionar? Consulte o artigo

Nota    O OneDrive para Empresas é diferente do OneDrive, que é destinado ao armazenamento pessoal separadamente do seu local de trabalho.

Pode armazenar até 1 TB de dados no OneDrive para Empresas. Para obter mais informações sobre os limites de armazenamento, consulte o artigo SharePoint Online: limites do software.

Para aceder ao OneDrive para Empresas ou à biblioteca do seu Site de Equipa, inicie sessão no Office 365 e, em seguida:

  • Selecione OneDrive no cabeçalho.

  • Selecione Sites no cabeçalho, selecione o mosaico do Site de Equipa e, em seguida, selecione Documentos na barra de Ação Rápida.

Para iniciar atividades no OneDrive para Empresas ou na biblioteca de documentos do seu Site de Equipa, utilize as opções na Barra de Comandos Rápida:

Barra de Comandos Rápida no OneDrive para Empresas

Pode:

  • Criar novos documentos.

  • Carregar documentos a partir do seu computador.

  • Sincronizar o OneDrive para Empresas com o seu computador para obter um acesso local aos seus ficheiros.

  • Editar um ficheiro selecionado na respetiva aplicação.

  • Gerir ficheiros: Ver ou editar propriedades, dar saída, histórico de versões, fluxos de trabalho, transferir e eliminar

  • Partilhar ficheiros.

Localizar documentos

A maioria das empresas cria um grande número de documentos e pode tornar-se num desafio localizar os que precisa, até mesmo os que foram criados por si. O Office 365 disponibiliza várias formas de localizar os documentos que precisa rapidamente.

A forma como geralmente procura documentos depende do que sabe acerca do documento. Por exemplo, existem locais específicos onde deve procurar se estiver a seguir um documento, se alguém tiver partilhado um documento consigo ou se souber que o documento está armazenado no OneDrive para Empresas ou numa biblioteca de sites de equipa.

Noutras ocasiões, poderá querer procurar um documento pelo nome ou até mesmo por um termo que acha que aparece no documento. Neste caso, pode utilizar a Caixa de Consulta no OneDrive para Empresas para procurar:

  • Documentos no seu OneDrive para Empresas.

  • Documentos que alguém partilhou consigo.

  • Documentos que estão armazenados num site que está a seguir.

A Caixa de Consulta está localizada no canto superior esquerdo do seu OneDrive.

A Caixa de Consulta no OneDrive

Para ver um resumo das formas de localizar documentos no Office 365, consulte o artigo Localizar um ficheiro no Office 365.

Seguir documentos para facilitar a sua localização mais tarde

Ao seguir um documento, este é apresentado na lista Documentos Seguidos no OneDrive para Empresas.

Ver os documentos que está a seguir

Além disso, se tiver introduzido informações sobre si próprio no seu perfil, como palavras-chave nos campos Interesses e Perguntar-me Sobre, serão apresentadas sugestões de documentos que o possam interessar na lista Documentos Seguidos. Selecione Seguir em qualquer documento sugerido para adicioná-lo à lista Documentos Seguidos.

Documentos sugeridos para começar a seguir Para seguir um documento no OneDrive para Empresas ou numa biblioteca de sites:

  1. Selecione o menu Mais (...) junto ao documento que pretende começar a seguir.

    Selecione o ícone de reticências Mais para abrir o cartão do documento
  2. Na nota de aviso do documento, selecione o menu Mais (...) e, em seguida, selecione Seguir.

    O comando Seguir no menu de sobreposição do cartão.

Ver os documentos partilhados consigo

Os documentos partilhados especificamente consigo estão listados na vista Partilhado Comigo no OneDrive para Empresas. No entanto, os documentos "partilhados com todos" não estão listados nesta vista.

Ligação Partilhado Comigo do OneDrive para Empresas
  1. No Office 365, selecione OneDrive no cabeçalho.

  2. Selecione Partilhado Comigo na barra de Ação Rápida.

Ver uma lista dos documentos abertos recentemente

O OneDrive para Empresas lista os documentos que abriu recentemente no Office 365, quer estejam armazenados na biblioteca do seu OneDrive para Empresas ou numa biblioteca de site de equipa.

Nota   Tem de estar a executar o Office 2013 para poder ver os seus documentos recentes.

Definir alertas em documentos para registar alterações

Pode definir um alerta num documento para ser notificado sobre as alterações feitas ao documento, incluindo se este for eliminado. Pode especificar se pretende receber alertas por e-mail ou por mensagem de texto e com que frequência.

Para definir um alerta:
  1. Selecione o documento na biblioteca.

  2. Selecione Ficheiro>Alertar-me>Definir alerta neste documento.

  3. Selecione as opções pretendidas na caixa de diálogo Novo Alerta e, em seguida, selecione OK.

Para obter mais detalhes sobre como definir alertas, consulte o artigo Criar um alerta ou subscrever um Feed RSS.

Seguir sites para facilitar a sua localização mais tarde

Se for membro de vários sites de equipa na sua organização, poderá querer começar a segui-los para facilitar o acesso aos mesmos. Quando está a seguir um site de equipa, este fica listado na sua página Sites. Ao seguir sites, pode navegar rapidamente para as bibliotecas destes sites a partir do OneDrive para Empresas, conforme descrito na secção seguinte.

Para começar a seguir um site:
  1. Aceda ao site que pretende começar a seguir.

  2. Selecione Seguir no cabeçalho.

    Seguir um site para o listar na sua página de Sites

Para obter mais informações, consulte o Vídeo: Seguir um site do SharePoint.

Aceder a bibliotecas de documentos em sites de equipa que está a seguir

No OneDrive para Empresas, pode apresentar uma lista de sites de equipa que está a seguir no Office 365 e, em seguida, navegar para bibliotecas de documentos nesses sites.

  1. Na barra de Ação Rápida, selecione Pastas de Sites. Verá uma lista de todos os sites que está a seguir:

    Selecionar Pastas de Sites na Barra de Ação Rápida
  2. Selecione um site na lista para ver as bibliotecas de documentos no site.

    Uma biblioteca de documentos num site de equipa que está a seguir

Aplica-se a: SharePoint Server 2013 Preview, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Online



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