Organizar documentos e sites no Office 365

Um dos desafios mais comuns do dia de trabalho é organizar os documentos e os sites do OneDrive para Empresas e do SharePoint Online. Eis algumas formas de organizar os documentos e os sites no OneDrive para Empresas.

Armazenar documentos no OneDrive para Empresas ou na biblioteca do seu Site de Equipa

Para obter informações sobre como utilizar o OneDrive para Empresas e os sites de equipa em conjunto, o que é ideal para pequenas empresas, consulte Configurar o armazenamento e a partilha de ficheiros do Office 365.

O OneDrive para Empresas é a sua biblioteca de documentos pessoal no Office 365. Os ficheiros que armazena no OneDrive para Empresas são privados por predefinição, mas pode partilhá-los conforme necessário. O seu site de equipa é um site partilhado por pessoas específicas na sua organização.

Nota :  O OneDrive para Empresas é diferente do OneDrive, que é destinado ao armazenamento pessoal separadamente do seu local de trabalho.

Pode armazenar até 1 TB de dados no OneDrive para Empresas. Para obter mais informações sobre os limites de armazenamento, consulte o artigo SharePoint Online: limites do software.

Para aceder ao OneDrive para Empresas ou à sua biblioteca do Site de Equipa, inicie sessão no Office 365 e, em seguida, execute um dos seguintes passos:

  • Selecione OneDrive no cabeçalho e, em seguida, clique em Ficheiros na barra de Iniciação Rápida na parte lateral do ecrã.

  • Selecione Sites no cabeçalho, selecione o mosaico Site de Equipa e, em seguida, selecione uma biblioteca de Documentos na barra de Iniciação Rápida na parte lateral do ecrã.

Nota : Se o seu site do SharePoint tiver sido personalizado, poderá não ter uma barra de Iniciação Rápida na parte lateral.

Para começar as atividades no OneDrive para Empresas ou na biblioteca de documentos do seu Site de Equipa, utilize as opções na barra de Iniciação Rápida acima da biblioteca ou com as reticências (...) em ficheiros individuais:

Utilize a Barra de Comandos Rápidos do Office 365 para começar atividades na biblioteca de documentos do OneDrive para Empresas ou no Site de Equipa do SharePoint Online.

Pode:

Se clicar com o botão direito do rato num documento, obterá uma lista de outras opções, como partilhar, transferir, eliminar, mover ou copiar e obter uma ligação para o ficheiro. Para obter mais sugestões, consulte Organizar ficheiros numa biblioteca.

Localizar documentos

A maioria das empresas cria um grande número de documentos e pode ser um desafio encontrar os que precisa, até mesmo os que foram criados por si. O Office 365 disponibiliza várias formas de localizar rapidamente os documentos de que precisa.

A forma como geralmente procura documentos depende do que sabe acerca do documento. Por exemplo, existem locais específicos onde deve procurar se estiver a seguir um documento, se alguém tiver partilhado um documento consigo ou se souber que o documento está armazenado no OneDrive para Empresas ou numa biblioteca de sites de equipa.

Noutras ocasiões, poderá querer procurar um documento pelo nome ou até mesmo por um termo que acha que aparece no documento. Neste caso, pode utilizar a Caixa de Consulta no OneDrive para Empresas para procurar:

  • Documentos no seu OneDrive para Empresas.

  • Documentos que alguém partilhou consigo.

  • Documentos que estão armazenados num site que está a seguir.

A caixa Procurar encontra-se no canto superior esquerdo ou direito do seu OneDrive para Empresas ou site do SharePoint.

Captura de Ecrã da Caixa de Consulta do One Drive no Office 365

No SharePoint, também pode utilizar a caixa Localizar um Ficheiro acima dos documentos ou a caixa Procurar neste site.

Para ver um resumo das formas de localizar documentos no Office 365, consulte Localizar um ficheiro no Office 365.

Seguir documentos para facilitar a sua localização mais tarde

Ao seguir um documento, este é apresentado na lista Documentos Seguidos no OneDrive para Empresas.

Captura de Ecrã dos documentos do OneDrive para Empresas que está a seguir no Office 365.

Além disso, se tiver introduzido informações sobre si próprio no seu perfil, como palavras-chave nos campos Interesses e Perguntar-me Sobre, serão apresentadas sugestões de documentos que o possam interessar na lista Documentos Seguidos. Selecione Seguir em qualquer documento sugerido para adicioná-lo à lista Documentos Seguidos.

Selecione Seguir em qualquer documento sugerido para o adicionar à lista Documentos Seguidos do Office 365.

Para seguir um documento no OneDrive para Empresas ou numa biblioteca de sites:

  1. Clique com o botão direito do rato no documento que pretende começar a seguir.

    Selecione o ícone Mais reticências junto ao nome do documento no OneDrive para Empresas para abrir o cartão do documento
  2. Na nota de aviso do documento, selecione Seguir. Se não vir a opção Seguir, clique com o botão direito do rato no ficheiro, clique em Avançadas e, em seguida, clique em Seguir.

    Selecione o comando Seguir no menu de sobreposição do cartão no OneDrive para Empresas

Ver os documentos partilhados consigo

Os documentos partilhados especificamente consigo são indicados na vista Partilhado Comigo no OneDrive para Empresas. No entanto, os documentos "partilhados com todos" não estão indicados nesta vista.

Documentos partilhados consigo listados na vista Partilhado Comigo no OneDrive para Empresas.
  1. No Office 365, selecione OneDrive para Empresas no cabeçalho.

  2. Clique em Partilhado Comigo na barra de Iniciação Rápida à esquerda.

Ver uma lista dos documentos abertos recentemente

O OneDrive para Empresas lista os documentos que abriu recentemente no Office 365, quer estejam armazenados na biblioteca do OneDrive para Empresas ou numa biblioteca de site de equipa. Clique em Recentes na barra de Iniciação Rápida à esquerda para ver os seus ficheiros.

Nota : Tem de utilizar, pelo menos, o Office 2013 para ver os documentos recentes.

Definir alertas em documentos para registar alterações

Pode definir um alerta num documento para ser notificado sobre as alterações feitas ao documento, incluindo se este for eliminado. Pode especificar se pretende receber alertas por e-mail ou por mensagem de texto e com que frequência.

Para definir um alerta no SharePoint:
  1. Selecione o documento na biblioteca.

  2. Selecione Ficheiros>Alertar-me>Definir alerta ou Página > > Alertar-me>Definir alerta neste documento.

  3. Selecione as opções pretendidas na caixa de diálogo Novo Alerta e, em seguida, selecione OK.

Para obter mais detalhes sobre como definir alertas, consulte o artigo Criar um alerta ou subscrever um Feed RSS.

Seguir sites para facilitar a sua localização mais tarde

Se for membro de vários sites de equipa na sua organização, poderá querer começar a segui-los para facilitar o acesso aos mesmos. Quando está a seguir um site de equipa, este fica listado na sua página Sites. Ao seguir sites, pode navegar rapidamente para as bibliotecas destes sites a partir do OneDrive para Empresas, conforme descrito na secção seguinte.

Para começar a seguir um site:
  1. Aceda ao site que pretende começar a seguir.

  2. Selecione Seguir a partir do lado direito do cabeçalho.

    Siga um site no SharePoint Online e adicione a ligação à sua página Sites no Office 365.

Para obter mais informações, consulte o Vídeo: Seguir um site do SharePoint.

Aceder a bibliotecas de documentos em sites de equipa que está a seguir

No OneDrive para Empresas, pode mostrar uma lista de sites de equipa que está a seguir no Office 365 e, em seguida, navegar para bibliotecas de documentos nesses sites.

  1. Na barra de Ação Rápida, selecione Pastas de Sites. Verá uma lista de todos os sites que está a seguir:

    Selecione as Pastas de Sites na Barra de Ação Rápida no Office 365 para visualizar a lista de sites do SharePoint Online que está a seguir.
  2. Selecione um site na lista para ver as bibliotecas de documentos no site.

    Selecione um site na lista de Pastas de Sites do Office 365 para visualizar as bibliotecas de documentos presentes nesse site.

Consulte Também

Ver e editar o seu perfil no Office Delve

Vídeo: Copiar ou mover bibliotecas de ficheiros com a opção Abrir com o Explorador

Criar pastas, bibliotecas e subsites

Localizar ficheiros perdidos ou em falta no OneDrive

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