Noções básicas da base de dados

Importante : Este artigo foi traduzido automaticamente, consulte a exclusão de responsabilidade. Veja este artigo em inglês aqui para ter uma referência.

Este artigo fornece-lhe uma breve descrição geral sobre bases de dados: o que são, a razão pela qual poderá utilizar uma e a função dos diferentes elementos de uma base de dados. A terminologia está adaptada às bases de dados do Microsoft Access, mas os conceitos aplicam-se a todos os produtos relacionados com base de dados.

Neste artigo

O que é uma base de dados?

Os elementos de uma base de dados do Access

O que é uma base de dados?

Uma base de dados é uma ferramenta para recolher e organizar informações. Bases de dados podem armazenar informações sobre pessoas, produtos, encomendas ou mais nada. Iniciar muitas bases de dados como uma lista num programa de processamento de texto ou numa folha de cálculo. À medida que a lista cresce maior, despedimentos e inconsistências começam a aparecer nos dados. Os dados torna-se difícil compreender no formulário de lista e, existem formas limitadas de procurar ou no subconjuntos de dados de saída para revisão. Assim que começam a estes problemas que seja apresentado, é uma boa ideia para transferir os dados numa base de dados criado por um sistema de gestão de base de dados (DBMS), tal como o Access.

Uma base de dados informático é um contentor de objetos. Uma base de dados pode conter mais de uma tabela. Por exemplo, um inventário rastreio sistema que utiliza três tabelas é não três bases de dados, mas uma base de dados que contém três tabelas. A menos que tenha sido especificamente concebido para utilizar dados ou código de outra origem, base de dados Access armazena respectivas tabelas num único ficheiro, juntamente com outros objetos, tais como formulários, relatórios, macros e módulos. Bases de dados criados no formato do Access 2007 (que também é utilizado pelo Access, 2016, o Access 2013 e o Access 2010) têm a extensão de ficheiro. accdb e bases de dados criadas em formatos anteriores do Access tem a extensão de ficheiro. mdb. Pode utilizar o Access 2016, o Access 2013, o Access 2010 ou do Access 2007 para criar ficheiros nos formatos de ficheiro anteriores (por exemplo, o Access 2000 e o Access 2002-2003).

Ao utilizar o Access, pode:

  • Adicionar novos dados a uma base de dados, como um novo item num inventário

  • Editar dados existentes na base de dados, como alterar a localização atual de um item

  • Eliminar informações, por exemplo, quando um item é vendido ou retirado

  • Organizar e visualizar os dados de várias formas diferentes

  • Partilhar os dados com outras pessoas através de relatórios, mensagens de e-mail, intranet ou a Internet

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Os elementos de uma base de dados do Access

As secções seguintes são breves descrições das partes de uma base de dados típico do Access.

Tabelas

Formulários

Relatórios

Consultas

Macros

Módulos

Tabelas

imagem de botão O aspeto de uma base de dados é semelhante a uma folha de cálculo, na qual os dados são armazenados em linhas e colunas. Por esta razão, costuma ser bastante fácil importar os dados de uma folha de cálculo para uma base de dados. A principal diferença entre armazenar os seus dados numa folha de cálculo e armazená-los numa base de dados é a forma como os dados estão organizados.

Para obter a maior flexibilidade de uma base de dados, os dados precisam de ser organizados em tabelas para que não ocorram redundâncias. Por exemplo, se armazenar informações sobre funcionários, cada funcionário apenas deverá ter de ser introduzido uma vez numa tabela que esteja configurada para receber dados de funcionários. Os dados sobre produtos serão armazenados numa tabela específica e os dados sobre sucursais serão armazenados noutra tabela. Este processo é denominado normalização.

Cada linha na tabela corresponde a um registo. Os registos são onde as informações individuais são armazenadas. Cada registo consiste num ou mais campos. Os campos correspondem às colunas numa tabela. Por exemplo, pode ter uma tabela denominada "Funcionários", em que cada registo (linha) contém informações sobre um funcionário diferente e cada campo (coluna) contém um tipo de informação diferente, tal como o nome, apelido, endereço, etc. Os campos devem ser designados como um determinado tipo de dados, seja texto, data ou hora, número ou outro tipo.

Outra forma de descrever registos é imaginando um catálogo de fichas de biblioteca à moda antiga. Cada ficha no arquivo corresponde a um registo na base de dados. Cada informação numa ficha individual (autor, título, etc.) corresponde a um campo na base de dados.

Para mais informações sobre tabelas, consulte o artigo Introdução às tabelas.

Formulários

imagem de botão Os formulários permitem-lhe criar um interface de utilizador no qual pode introduzir e editar os seus dados. Os formulários contêm frequentemente botões de comando e outros controlos que desempenham várias tarefas. Pode criar uma base de dados sem utilizar formulários ao editar os seus dados nas folhas de dados da tabela. Contudo, a maioria dos utilizadores de bases de dados preferem utilizar os formulários para visualizar, introduzir e editar dados nas tabelas.

Pode programar botões de comando para determinar que dados aparecem no formulário, abrir outros formulários ou relatórios ou desempenhar várias outras tarefas. Por exemplo, pode ter um formulário denominado "Formulário de Clientes" no qual trabalha com dados de clientes. O formulário de clientes pode ter um botão que abre um formulário de encomenda no qual pode efetuar uma nova encomenda para esse cliente.

Os formulários também lhe permitem controlar a forma como os outros utilizadores interagem com a base de dados. Por exemplo, pode criar um formulário que mostra apenas certos campos e permite que apenas certas operações possam ser desempenhadas. Isto ajuda-o a proteger os dados e a assegurar que os dados são introduzidos adequadamente.

Para mais informações sobre formulários, consulte o artigo Introdução aos formulários.

Relatórios

Imagem de botão Os relatórios são utilizados para formatar, resumir e apresentar dados. Um relatório, normalmente, responde a uma questão específica, como "Quanto dinheiro recebemos de cada cliente este ano?" ou "Em que cidades estão localizados os nossos clientes?". Cada relatório pode ser formatado para que apresente as informações da forma mais legível possível.

Um relatório pode ser executado a qualquer altura e refletirá sempre os dados atuais na base de dados. Os relatórios são geralmente formatados para poderem ser impressos mas também podem ser visualizados no ecrã, exportados para outro programa ou enviados como um anexo a uma mensagem de e-mail.

Para mais informações sobre relatórios, consulte o artigo Introdução aos relatórios.

Consultas

imagem de botão As consultas podem desempenhar várias funções diferentes numa base de dados. A sua função mais comum é a de obtenção de dados específicos das tabelas. Os dados que pretende visualizar estão normalmente distribuídos pelas várias tabelas e as consultas permitem-lhe visualizá-los uma única folha de dados. Para além disso, tendo em conta que o utilizador normalmente não pretende visualizar todos os registos de uma só vez, as consultas permitem-lhe adicionar critérios para "filtrar" os dados de modo a visualizar apenas os registos que pretende.

Algumas consultas são "atualizáveis", o que significa que pode editar os dados nas tabelas subjacentes através da folha de dados da consulta. Caso esteja a trabalhar numa consulta atualizável, lembre-se de que as suas alterações estão de facto a ser efetuadas nas tabelas, não apenas na folha de dados da consulta.

Existem dois tipos de consultas base: consultas de seleção e consultas de ação. Uma consulta de seleção obtém os dados e disponibiliza-os para utilização. Pode visualizar os resultados da consulta no ecrã, imprimi-los ou copiá-los para a área de transferência. Em alternativa, pode utilizar o resultado de uma consulta como a origem do registo para um formulário ou relatório.

Uma consulta de ação, como o nome indica, desempenha uma tarefa com os dados. As consultas de ação podem ser utilizadas para criar novas tabelas, adicionar dados a tabelas existentes, atualizar dados ou eliminar dados.

Para mais informações sobre consultas, consulte o artigo Introdução às consultas.

Macros

imagem de botão As macros no Access podem ser entendidas como uma linguagem de programação simplificada que pode utilizar para adicionar funcionalidade a uma base de dados. Por exemplo, pode anexar uma macro a um botão de comando num formulário de modo a que a macro seja executada sempre que o botão é clicado. As macros contêm ações que desempenham tarefas, tais como a abertura de um relatório, a execução de uma consulta ou o fecho da base de dados. A maior parte das operações que executa manualmente pode ser automatizada através de macros, o que permite poupar tempo de uma forma extraordinária.

Para mais informações sobre macros, consulte o artigo Introdução à programação do Access.

Módulos

imagem de botão Os módulos, como macros, são objetos que pode utilizar para adicionar funcionalidades a sua base de dados. Considerando que criar macros no Access ao selecionar a partir de uma lista de ações de macros, tem de escrita módulos no Visual Basic for Applications (VBA) linguagem de programação. Um módulo é uma coleção de declarações, demonstrações e procedimentos armazenados em conjunto como uma unidade. Um módulo pode ser um módulo de classe ou um módulo padrão. Módulos de classe estão anexados aos formulários ou relatórios e normalmente contenham procedimentos que são específicos para o formulário ou relatório que estão anexadas. Os módulos padrão contêm procedimentos gerais que não estão associados a qualquer outro objeto. Módulos padrão estão listados em módulos no painel de navegação, Considerando que não são módulos de classe.

Para mais informações sobre módulos, consulte o artigo Introdução à programação do Access.

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