Introdução aos relatórios

Importante : Este artigo foi traduzido automaticamente, consulte a exclusão de responsabilidade. Veja este artigo em inglês aqui para ter uma referência.

Normalmente, ao utilizar uma base de dados, os relatórios são utilizados para ver, formatar e resumir dados. Por exemplo, poderá criar um relatório tipo lista para apresentar os números de telefone de todos os seus contactos ou um relatório de resumo para totalizar as vendas da sua empresa em diferentes regiões e períodos de tempo.

Este artigo fornece uma descrição geral dos relatórios no Microsoft Access 2010 e apresenta funcionalidades de relatório novas e alteradas. Este artigo também explica como criar um relatório, como ordenar, agrupar e resumir dados e como pré-visualizar e imprimir um relatório.

Encontrará é muito mais fácil criar relatórios significativos se a sua base de dados tiver uma estrutura de tabela bem concebida e relações. Para obter uma introdução para planear e estruturar uma base de dados, consulte o artigo princípios básicos da estrutura de base de dados.

Neste artigo

Descrição Geral

Quais são as novidades

Criar um novo relatório

Adicionar agrupamento, ordenação ou totais

Realçar valores utilizando formatação condicional

Obter um aspeto profissional com Temas

Adicionar imagens

Pré-visualizar e imprimir um relatório

Descrição Geral

Um relatório é um objeto de base de dados utilizado para apresentar e resumir dados. Os relatórios fornecem uma forma de distribuir ou arquivar instantâneos dos seus dados, seja através da impressão, conversão para ficheiros PDF ou XPS ou exportação para outros formatos de ficheiro.

Relatório de empregados em Pré-visualizar

Os relatórios fornecem informações detalhadas sobre registos individuais, resumos de vários registos ou ambos. Também pode utilizar os relatórios do Access para criar etiquetas para mailings ou outros efeitos.

É possível criar relatórios “desvinculados” que não apresentam dados mas, para efeitos deste artigo, partimos do princípio de que um relatório está vinculado a uma origem de dados, tal como uma tabela ou consulta.

Relatórios de cliente vs. Relatórios Web

O Access 2010 fornece uma nova funcionalidade que permite criar uma “base de dados Web” através da publicação de uma base de dados do Access num servidor do SharePoint com o Access Services. Ao criar uma base de dados Web, os relatórios do Access são compostos no browser utilizando o SQL Server Reporting Services. Esta conversão coloca algumas limitações às funcionalidades que podem ser utilizadas nos relatórios que pretende compor no browser. No entanto, se não estiver preocupado com a composição do relatório no browser, poderá utilizar o conjunto completo de funcionalidades fornecidos pelo designer de relatórios do Access.

Partes de um relatório

No Access, a estrutura de um relatório é dividida em secções. Numa base de dados do cliente, pode ver o relatório na vista de estrutura para ver as secções. Esquema Vista, as secções não estão tão óbvias, mas ainda estão lá e podem ser selecionados ao utilizar a lista pendente no grupo seleção no separador Formatar. Para criar relatórios úteis, é necessário compreender como funciona a cada secção. Por exemplo, a secção pela qual escolhe colocar um controlo calculado determina a forma como o Access calcula os resultados. A lista seguinte é um resumo dos tipos de secção e respectivas utilizações:

  • Cabeçalho de relatório    Esta secção é impressa apenas uma vez, no início do relatório. Utilize o cabeçalho de relatório para obter informações que possam aparecer normalmente numa página de rosto, como um logótipo, um título ou uma data. Quando colocar um controlo calculado que utiliza a função de agregação de soma no cabeçalho de relatório, é a soma calculada para todo o relatório. Cabeçalho de relatório é impresso antes do cabeçalho da página.

  • Cabeçalho da página    Esta secção é impressa na parte superior de cada página. Por exemplo, utilize um cabeçalho de página para repetir o título do relatório em todas as páginas.

  • Cabeçalho do grupo    Esta secção é impressa no início de cada novo grupo de registos. Utilize o cabeçalho do grupo para imprimir o nome do grupo. Por exemplo, num relatório agrupado por produto, utilize o cabeçalho do grupo para imprimir o nome do produto. Quando colocar um controlo calculado que utiliza a função de agregação de soma no cabeçalho do grupo, é a soma para o grupo actual. Pode ter várias secções de cabeçalho de grupo num relatório, dependendo quantos níveis de agrupamento que adicionou. Para mais informações sobre a criação de grupo cabeçalhos e rodapés, consulte a secção Adicionar agrupamento, ordenação ou totais.

  • Detalhe    Esta secção é impressa uma vez por cada linha na origem do registo. Este é o local onde coloca os controlos que compõem o corpo principal do relatório.

  • Rodapé do grupo    Esta secção é impressa no final de cada grupo de registos. Utilize um rodapé de grupo para imprimir informações de resumo para um grupo. Pode ter várias secções de rodapé do grupo num relatório, dependendo quantos níveis de agrupamento que adicionou.

  • Rodapé de página    Esta secção é impressa no final de cada página. Utilize um rodapé de página para imprimir números de página ou informações específicas de cada página.

  • Rodapé do relatório    Esta secção é impressa apenas uma vez, no final do relatório. Utilize o rodapé de relatório para imprimir totais do relatório ou outras informações de resumo para todo o relatório.

Nota : Na vista de estrutura, o rodapé de relatório é apresentado abaixo do rodapé de página. No entanto, todas as outras vistas (vista de esquema, por exemplo, ou quando o relatório é impresso ou pré-visualizado), o rodapé de relatório aparece acima o rodapé de página, apenas após a última grupo rodapé ou de detalhe linha na página final.

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Novidades

A criação de um relatório no Access 2010 é um processo muito semelhante à criação de um relatório no Access 2007. Contudo, no Access 2010 existem algumas novas funcionalidades relativamente aos relatórios:

  • Partilhada a Galeria de imagens    No Access 2010, pode agora anexar uma imagem a uma base de dados e, em seguida, utilizar a imagem nos vários objetos. Atualizar a única imagem atualiza-lo onde for utilizado ao longo de toda a base de dados.

  • Temas do Office    No Access 2010, pode utilizar agora padrão temas do Microsoft Office para aplicar concebido profissionalmente conjuntos de tipos de letra e cores a todos os seus formulários do Access e relatórios ao mesmo tempo.

  • Formatação condicional mais eficazes    Access 2010 inclui ferramentas mais eficientes para realçar dados num relatório. Pode adicionar até 50 regras de formatação condicional para cada controlo ou grupo de controlos e, em relatórios de cliente, pode adicionar barras de dados para comparar os dados de registos.

  • Esquemas mais flexíveis    No Access 2010, o método de estrutura predefinido para os relatórios do é coloque os controlos nos esquemas. Estes grelhas de ajuda alinhar e dimensionar facilmente os controlos e são necessários para todos os relatórios que pretende para compor num browser. Apesar de esquemas próprios não são novas no Access 2010, existem algumas alterações para as formas na qual pode utilizá-los para mover, alinhar e redimensionar os controlos. Para obter mais informações, consulte o vídeo de Introdução aos esquemas de formulário e relatório.

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Criar um novo relatório

Passo 1: escolher uma origem de registos

A origem de registos de um relatório pode ser uma tabela, uma consulta nomeada ou uma consulta incorporada. A origem de registos tem de conter todas as linhas e colunas de dados que pretende apresentar no relatório.

Para obter mais informações sobre a criação de tabelas ou consultas, consulte os artigos Introdução às tabelas ou Introdução às consultas.

Para mais informações sobre como criar e selecionar origens de registos, consulte o artigo definir a origem de registo para um relatório.

Passo 2: escolher uma ferramenta de relatório

As ferramentas de relatório estão localizadas no separador Criar do friso, no grupo Relatórios. A tabela seguinte descreve resumidamente a função de cada ferramenta:

Relatórios compatíveis com a Web

Os relatórios criados através destas ferramentas são compatíveis com a funcionalidade Publicar no Access Services e serão compostos num browser. Tenha em atenção que os objetos compatíveis com a Web são indicados pelo globo no ícone do objeto.

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Ferramenta

Descrição

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Relatório

Cria um relatório em forma de tabela simples com todos os campos na origem de registos que selecionou no Painel de Navegação.

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Relatório em branco

Abre um relatório em branco na vista de Esquema e apresenta o painel de tarefas Lista de Campos. O Access cria uma consulta da origem de registos à medida que arrasta os campos da Lista de Campos para o relatório.

Para mais informações sobre a publicar a funcionalidade de serviços do Access, consulte o artigo criar uma base de dados do Access para partilhar na Web.

Relatórios de cliente

Os relatórios criados utilizando estas ferramentas não são compatíveis com a funcionalidade Publicar no Access Services. Adicionar relatórios de cliente a uma base de dados Web não impedirá a base de dados de ser publicada, mas os relatórios de cliente não estarão disponíveis no browser. No entanto, pode utilizar uma relatório de cliente quando a base de dados for aberta no Access.

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Ferramenta

Descrição

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Relatório

Cria um relatório em forma de tabela simples com todos os campos na origem de registos que selecionou no Painel de Navegação.

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Estrutura do Relatório

Abre um relatório em branco na vista de Estrutura à qual podem ser adicionados apenas os campos e controlos pretendidos.

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Relatório em branco

Abre um relatório em branco na vista de Esquema e apresenta o painel de tarefas Lista de Campos. À medida que arrasta os campos da Lista de Campos para o relatório, o Access cria uma consulta incorporada e armazena-a na propriedade Origem dos Registos do relatório.

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Assistente de Relatórios

Apresenta um assistente de vários passos que permite especificar campos, níveis de agrupamento/ordenação e opções de esquema. O assistente cria um relatório com base nas seleções efetuadas.

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Rótulos

Apresenta um assistente que permite selecionar tamanhos de etiqueta personalizados ou padrão, bem como os campos que pretende apresentar e como pretende que sejam ordenados. O assistente cria o relatório de etiqueta baseado nas seleções efetuadas.


Passo 3: criar o relatório

  1. Clique no botão relativo à ferramenta que pretende utilizar. Se for apresentado um assistente, siga os passos no assistente e clique em Concluir na última página.

    O Access apresenta o relatório na vista de Esquema.

  2. Formate o relatório até ter o aspeto pretendido:

    • Redimensione os campos e etiquetas selecionando-os e arrastando as extremidades até terem o tamanho pretendido.

    • Mova um campo selecionando-o (e a sua etiqueta, se estiver presente) e, em seguida, arraste-o para a nova localização.

    • Clique com o botão direito do rato num campo e utilize os comandos no menu de atalho para intercalar ou dividir as células, eliminar ou selecionar campos e executar outras tarefas de formatação.

      Além disso, pode utilizar as funcionalidades descritas nas seguintes secções para tornar o seu relatório mais atrativo e legível.

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Adicionar agrupamento, ordenação ou totais

A forma mais rápida de adicionar agrupamento, ordenação ou totais a um relatório consiste em clicar com o botão direito do rato no campo ao qual pretende aplicar o grupo, ordenação ou total e, em seguida, clicar no comando pretendido no menu de atalho.

Também pode adicionar agrupamento, ordenação ou totais utilizando o painel Grupo, Ordenação e Total enquanto o relatório estiver aberto na vista de Esquema ou na vista de Estrutura:

  1. Se o painel Grupo, Ordenação e Total ainda não estiver aberto, no separador Estrutura, no grupo Agrupar e Totais, clique em Agrupar e Ordenar.

  2. Clique em Adicionar um grupo ou Adicionar uma ordenação e, em seguida, selecione o campo no qual pretende agrupar ou ordenar.

  3. Clique em Mais numa linha de agrupamento ou ordenação para definir mais opções e para adicionar totais.

Para obter informações mais detalhadas sobre como agrupar, ordenar e totais, consulte o artigo criar um relatório agrupado ou de resumo.

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Realçar valores utilizando formatação condicional

O Access 2010 inclui ferramentas mais poderosas para realçar dados num relatório. Pode adicionar até 50 regras de formatação condicional a cada controlo ou grupo de controlos e, nos relatórios de cliente, pode adicionar barras de dados para comparar dados entre registos.

Para adicionar formatação condicional :

  1. Abra o relatório na vista de Esquema clicando com o botão direito do rato no relatório no Painel de Navegação e, em seguida, clicando em Vista de Esquema.

  2. Selecione todos os controlos para o qual pretende aplicar a formatação condicional. Para selecionar vários controlos, mantenha premida a tecla SHIFT ou CTRL e clique nos controlos que pretende.

  3. No separador Formatar, no grupo Formatação de Controlos, clique em Formatação Condicional.

    O Access abre a caixa de diálogo Gestor de Regras de Formatação Condicional.

  4. Na caixa de diálogo Gestor de Regras de Formatação Condicional, clique em Nova Regra.

  5. Na caixa de diálogo Nova Regra de Formatação, selecione um valor em Selecione um tipo de regra::

    • Para criar uma regra que é avaliada para cada registo individualmente, selecione Verificar valores no registo atual ou utilizar uma expressão.

    • Para criar uma regra que compara registos através de barras de dados, clique em Comparar com outros registos.

Nota :  A opção Comparar com outros registos não está disponível nas bases de dados Web.


  1. Em Edite a descrição da regra:, especifique a regra que determinará quando a formatação deve ser aplicada, bem como a formatação pretendida quando são satisfeitos os critérios da regra.

  2. Clique em OK para regressar à caixa de diálogo Gestor de Regras de Formatação Condicional.

  3. Para criar uma regra adicional para este controlo ou conjunto de controlos, repita este procedimento a partir do passo 4. Caso contrário, clique em OK para fechar a caixa de diálogo.

Para mais informações sobre a adição de formatação condicional a um relatório, consulte o vídeo condicional formatação em relatórios de utilização.

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Obter um aspeto profissional com Temas

Pode agora aplicar Temas do Office 2010 a uma base de dados do Access que o ajudam a criar um estilo consistente nos seus documentos do Office.

Importante : Se escolher um tipo de letra, cor ou Tema do Office, este é aplicado a todos os formulários e relatórios na sua base de dados (não apenas aquele no qual está a trabalhar).

  1. Abra um relatório na vista de esquema clicando no painel de navegação e, em seguida, clicando em esquema VER.

  2. No separador estrutura, no grupo temas, selecione o tema, cor ou tipo de letra que pretende:

    Imagem do friso

    • Utilize a galeria Tema para definir em simultâneo as cores e tipos de letra para um esquema pré-concebido.

    • Utilize as galerias Cores ou Tipos de Letra para definir cores e tipos de letra de forma independente.


Para obter mais informações sobre como utilizar temas do Office, consulte o vídeo faça do seu formulários do Access e relatórios mais consistente e apelativo com temas do Office.

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Adicionar imagens

Normalmente, no Access, as imagens têm sido vinculadas a controlos de imagem individuais em formulários ou relatórios. Para alterar uma imagem utilizada frequentemente que tenha sido utilizada em vários formulários e relatórios, cada controlo de imagem teve de ser editado manualmente. No entanto, no Access 2010 é agora possível anexar uma vez uma imagem a uma base de dados e, em seguida, utilizar a imagem em vários objetos. A atualização individual da imagem atualiza-a onde quer que seja utilizada em toda a base de dados. Isto é muito útil para imagens como logótipos de empresas ou imagens de fundo utilizados em toda a base de dados.

Adicionar uma imagem

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no relatório ao qual pretende adicionar a imagem e, em seguida, clique em Vista de Esquema.

  2. Clique no relatório onde pretende adicionar a imagem.

  3. No separador Estrutura, no grupo Controlos, clique em Inserir Imagem.

  4. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Utilizar uma imagem existente    Se já estiver a imagem que pretende na galeria, clique em para adicioná-la ao relatório.

    • Carregar uma nova imagem    Na parte inferior da galeria, clique em Procurar. Na caixa de diálogo Inserir imagem, navegue para a imagem que pretende utilizar e, em seguida, clique em Abrir.

      O Access adiciona a imagem selecionada ao relatório.

Adicionar uma imagem de fundo

Nota :  Não é possível adicionar imagens de fundo a relatórios compatíveis com a Web.

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no relatório ao qual pretende adicionar a imagem de fundo e, em seguida, clique em Vista de Esquema.

  2. No separador Formatar, no grupo Fundo, clique em Imagem de Fundo.

  3. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Utilizar uma imagem existente    Se já estiver a imagem que pretende na galeria, clique em para adicioná-la ao relatório.

    • Carregar uma nova imagem    Na parte inferior da galeria, clique em Procurar. Na caixa de diálogo Inserir imagem, navegue para a imagem que pretende utilizar e, em seguida, clique em Abrir.

      O Access adiciona a imagem selecionada ao relatório.

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Pré-visualizar e imprimir um relatório

Pré-visualizar um relatório

  1. Abra o relatório que pretende pré-visualizar ou simplesmente selecione-o no Painel de Navegação.

  2. No separador Ficheiro, clique em Imprimir e, em seguida, clique em Pré-visualizar.

    O Access abre o relatório no modo Pré-visualizar. Pode utilizar os comandos no separador Pré-visualizar para executar qualquer uma das seguintes ações:

    • Imprimir o relatório;

    • Ajustar o esquema ou tamanho da página;

    • Ampliar ou reduzir ou ver vários páginas em simultâneo;

    • Atualizar os dados no relatório;

    • Exportar o relatório para outro formato de ficheiro.

  3. Para regressar à área de trabalho da base de dados, no separador Pré-visualizar, no grupo Fechar a Pré-visualização, clique em Fechar a Pré-visualização.

Imprimir um relatório

Além de imprimir a partir do modo Pré-visualizar, também pode imprimir um relatório sem o pré-visualizar:

  1. Abra o relatório que pretende pré-visualizar ou simplesmente selecione-o no Painel de Navegação.

  2. No separador Ficheiro, clique em Imprimir.

    • Para enviar o relatório diretamente para a impressora predefinida sem definir as opções da impressora, clique em Impressão Rápida.

    • Para abrir uma caixa de diálogo onde possa selecionar uma impressora, especifique o número de cópias, etc., e clique em Imprimir.

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Nota : Exclusão de Responsabilidade da Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por um sistema informático sem intervenção humana. A Microsoft fornece estas traduções automáticas para ajudar utilizadores que não falam inglês a desfrutarem de conteúdos acerca dos produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Uma vez que o artigo foi traduzido de forma automática, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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