Introdução às bibliotecas

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Uma biblioteca é uma localização num site onde é possível criar, reunir, actualizar e gerir ficheiros com membros de equipa. Cada biblioteca apresenta uma lista de ficheiros e informações chave sobre os ficheiros, o que ajuda as pessoas a utilizar os ficheiros em conjunto.

Pode personalizar bibliotecas de várias formas. Pode controlar a forma como os documentos são visualizados, registados, geridos e criados. Pode registar versões, incluindo o número e o tipo de versões e pode limitar as pessoas que podem ver documentos antes de serem aprovados.

Pode escolher de vários tipos de bibliotecas, dependendo dos tipos de ficheiros que pretende armazenar e como planeia utilizá-los.

A biblioteca de documentos partilhados é criada quando o Microsoft Windows SharePoint Services cria um novo site. Pode começar a utilizar esta biblioteca de imediato, personalizá-la ou criar outras bibliotecas.

Seguem-se algumas formas para trabalhar com bibliotecas e fazer com que sejam mais úteis para o grupo:

  • Criar e gerir vistas     Pode utilizar uma vista para ver os itens numa biblioteca mais importantes e que melhor se adequam a um propósito. O conteúdo da biblioteca real não muda, mas os ficheiros são organizados ou filtrados para que sejam mais fáceis de localizar e procurar de uma forma significativa.

  • Aprovação necessária do documento     Pode especificar para que seja necessária a aprovação de um documento. Os documentos permanecem num estado pendente até serem aprovados ou rejeitados por alguém que tenha permissão. Pode controlar quais os grupos de utilizadores que podem ver um documento antes de ser aprovado.

  • Controlar versões     Se precisar de manter versões anteriores dos ficheiros, bibliotecas podem ajudá-lo a controlar, armazenar e restaurar os ficheiros. Pode escolher controlar todas as versões da mesma forma. Ou pode optar por designar algumas versões como principais, tal como adicionar um novo capítulo a um manual e algumas versões como secundárias, tal como corrigir um erro de ortografia. Para ajudar a gerir espaço de armazenamento, opcionalmente, pode escolher o número de cada tipo de versão que pretende armazenar.

    Por exemplo, uma agência de viagens pode utilizar uma biblioteca de documentos para gerir os seus ficheiros. Enquanto que os membros de equipa desenvolvem numa nova proposta de vendas, registam versões secundárias do ficheiro. Se se enganarem numa versão, podem repor a versão anterior. Quando terminarem a proposta, podem criar uma versão principal e publicá-la para aprovação pelo departamento jurídico e pelo director. Quando o ficheiro é aprovado, outros colaboradores da empresa podem ver o ficheiro.

  • Exigir a saída de ficheiros     Quando exigir a saída de um ficheiro, garantir que apenas uma pessoa pode editar o ficheiro até que seja dada entrada. Exigir que seja dada saída de documentos, várias pessoas impede que façam alterações ao mesmo tempo, que pode criar conflitos de edição e conduzir a ambiguidade. Dar saída que exigem também pode ajudar a lembrar os membros de equipa para adicionar um comentário quando verificar a um ficheiro, para que mais facilmente pode controlar o que mudou em cada versão.

  • Manter-se informado sobre as alterações    As bibliotecas no Windows SharePoint Services 3.0 suportam a tecnologia RSS, para que os membros do grupo de trabalho possam receber automaticamente actualizações. RSS permite às pessoas receber e visualizar actualizações ou feeds de novidades e informação numa localização consolidada. Também pode criar alertas de correio electrónico, para que seja notificado quando os ficheiros são alterados.

  • Editar ficheiros offline     Se preferir trabalhar nos ficheiros no disco rígido, pode dar saída e trabalhar offline, se utilizar uma aplicação que seja compatível com o Windows SharePoint Services 3.0, como o Microsoft Office system de 2007.

  • Trabalhar com uma biblioteca a partir de um programa de correio electrónico     Ao utilizar um programa de correio electrónico compatível com o Windows SharePoint Services 3.0, como o Microsoft Office Outlook 2007, pode ficar com a informação importante. Pode ler, editar e procurar ficheiros a partir do programa de correio.

  • Copiar documentos facilmente para outra localização     Pode enviar facilmente um ficheiro para outra localização num site do Windows SharePoint Services 3.0. Quando actualiza o documento original, pode escolher para que lhe seja perguntado se pretende actualizar o ficheiro nas outras localizações.

  • Definir tipos de conteúdo     Se o seu grupo funciona com vários tipos de ficheiros, como folhas de cálculo, apresentações e documentos, pode aumentar a funcionalidade da sua biblioteca de ativação e definindo vários tipos de conteúdo. Tipos de conteúdo adicionar flexibilidade e consistência ao longo de várias bibliotecas. Cada tipo de conteúdo pode especificar um modelo e fluxo de trabalho processos.

    Por exemplo, um departamento de vendas pode ter modelos para relatórios de vendas, documentos padrão, orçamentos e apresentações. Cada modelo contém o logótipo da empresa e a missão. Quando as pessoas criam um novo ficheiro a partir da biblioteca de documentos, podem seleccionar qual o modelo a utilizar.

  • Especificar permissão única     Pode especificar a permissão única para uma biblioteca ou mesmo um ficheiro numa biblioteca.

  • Criar fluxos de trabalho     Uma biblioteca de documentos ou tipo de conteúdo pode utilizar fluxos de trabalho que a organização definiu para processos comerciais, como revisão ou aprovação do documento de gestão.

O tipo de biblioteca que utilizar depende os tipos de ficheiros que estão a partilhar:

  • Biblioteca de documentos     Para muitos tipos de ficheiro, incluindo documentos e folhas de cálculo, utilize uma biblioteca de documentos. Pode armazenar outros tipos de ficheiros numa biblioteca de documentos, apesar de alguns tipos de ficheiro bloqueados por motivos de segurança. Quando trabalha com os programas que são compatíveis com o Windows SharePoint Services, pode criar os ficheiros a partir da biblioteca. Por exemplo, a equipa de marketing poderá ter as suas próprias biblioteca para planeamento materiais, notícias e publicações.

  • Biblioteca de imagens     Para partilhar uma colecção de imagens digitais ou gráficos, utilize uma biblioteca de imagens. Apesar de imagens podem ser armazenadas em outros tipos de bibliotecas do SharePoint, bibliotecas de imagens tem várias vantagens. Por exemplo, a partir de uma biblioteca de imagens pode ver as imagens numa apresentação de diapositivos, transferir imagens para o seu computador e editar imagens com programas de gráficos que são compatíveis com o Windows SharePoint Services. Considere criar uma biblioteca de imagens se a equipa de volta de gráficos, tais como logótipos e imagens corporativas ou se pretende guardar imagens de eventos da equipa ou inicia do produto.

  • Biblioteca de páginas Wiki     Para criar uma coleção de páginas wiki ligada, utilize uma biblioteca de páginas wiki. Um wiki permite várias pessoas recolher informações de manutenção de rotina num formato fácil de criar e modificar. Pode adicionar às suas páginas wiki de biblioteca que contêm imagens, tabelas, hiperligações e as hiperligações internas. Por exemplo, se a sua equipa cria um site de wiki para um projeto, o site pode armazenar sugestões e truques numa série de páginas que ligar umas às outras.

  • Biblioteca de formulários     Se precisar de gerir um grupo de formulários comerciais baseado em XML, utilize uma biblioteca de formulários. Por exemplo, a sua organização poderá querer utilizar uma biblioteca de formulários para relatórios de despesas. Configurar uma biblioteca de formulários requer um editor de XML ou o programa de estruturação XML é compatível com o Windows SharePoint Services, como o Microsoft Office InfoPath.

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