Introdução à utilização de fluxos de trabalho com formulários do InfoPath

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Neste artigo

O que são fluxos de trabalho?

Formas de utilizar fluxos de trabalho com formulários do InfoPath

Fluxos de trabalho que estão incluídos no Office SharePoint Server 2007

Suporte para fluxos de trabalho personalizados no Office SharePoint Server 2007 ou no Windows SharePoint Services 3.0

Passos envolvidos na utilização de fluxos de trabalho

Iniciar um fluxo de trabalho num documento ou item

O que são fluxos de trabalho?

Um fluxo de trabalho, por vezes, é descrito como uma série de tarefas que produzir um resultado. No contexto da Microsoft produtos e tecnologias SharePoint, um fluxo de trabalho é definido com mais precisão como a circulação automatizada de documentos ou itens através de uma sequência específica das ações ou tarefas que estão relacionados com um processo empresarial. Fluxos de trabalho podem ser utilizados de forma consistente gerir processos de negócio comuns dentro de uma organização, permitindo que as organizações anexar a lógica empresarial a documentos ou itens numa lista do SharePoint ou biblioteca. Lógica empresarial que mostra basicamente é um conjunto de instruções que especifica e controla as ações que deverá acontecer num documento ou item.

Fluxos de trabalho podem simplificar o custo e o tempo necessário para coordenar os processos de negócio comuns, tais como revisão do documento ou aprovação projecto, gerir e controlar tarefas humanas que com estes processos. Por exemplo, num site de Microsoft Office SharePoint Server 2007, pode adicionar um fluxo de trabalho para biblioteca de documentos que encaminha um documento a um grupo de pessoas para aprovação. Quando o autor do documento inicia este fluxo de trabalho num documento nessa biblioteca, o fluxo de trabalho cria documento tarefas aprovação, atribui essas tarefas para os participantes de fluxo de trabalho e, em seguida, envie correio electrónico alertas de mensagem para os participantes que incluem instruções da tarefa e uma ligação para o documento a aprovar. Enquanto o fluxo de trabalho está em curso, o fluxo de trabalho proprietário (neste caso, o autor do documento) ou os participantes de fluxo de trabalho podem verificar a página Estado do fluxo de trabalho para ver quais os participantes tenham concluíram as suas tarefas de fluxo de trabalho. A página Estado do fluxo de trabalho está disponível ao clicar em estado do fluxo de trabalho para um documento ou item na biblioteca de documentos. Quando os participantes concluir as tarefas de fluxo de trabalho, as extremidades de fluxo de trabalho e o proprietário é automaticamente notificado que o fluxo de trabalho está concluído.

A ilustração seguinte mostra o processo de fluxo de trabalho de aprovação.

Fluxograma do fluxo de trabalho Aprovação

Fluxos de trabalho não apenas suportam a processos de trabalho manual existentes mas também expandir as formas na qual as pessoas podem colaborar e trabalhar com documentos, listas e bibliotecas. Os utilizadores do site podem iniciar e participar em fluxos de trabalho utilizando personalizáveis formulários que estão acessíveis a partir do documento ou item numa lista do SharePoint ou biblioteca. Estes formulários personalizáveis são páginas do SharePoint que ajudar os utilizadores para rever ou efetuar alterações ao fluxo de trabalho. Para além disso, a funcionalidade de fluxo de trabalho do Office SharePoint Server 2007 intimamente está integrada com o Microsoft Office system de 2007. As seguintes tarefas de fluxo de trabalho podem ser executadas num site do Office SharePoint Server 2007 ou diretamente no determinados programas que fazem parte do versão Office de 2007:

  • Ver a lista de fluxos de trabalho disponíveis para um documento ou item.

  • Iniciar um fluxo de trabalho num documento ou item.

  • Ver, editar ou reatribuir uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho.

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Formas de utilizar fluxos de trabalho com formulários do InfoPath

Pode criar formulários do Microsoft Office InfoPath que apresentam dados específicos que corresponde para o estado atual de um fluxo de trabalho. Pode fazê-lo ao criar um modelo de formulário para utilizar regras que iniciem ações no formulário de com base no estado do fluxo de trabalho. Isto pode simplificar os processos que as pessoas utilizam para preencher formulários. Por exemplo, pode estruturar formulários para apresentar um só de leitura vista quando o estado de um fluxo de trabalho for concluída e, por isso, os dados no formulário de não devem ser alterados.

Também pode utilizar regras para tornar os formulários responder aos fluxos de trabalho de outras formas. Por exemplo, pode utilizar uma regra para apresentar uma mensagem de caixa de diálogo com instruções que são específicas a um Estado de fluxo de trabalho específica.

Nota: Caixas de diálogo não irão aparecer automaticamente em modelos de formulário compatível com o browser que os utilizadores preencher num browser.

Fluxos de trabalho tem de ser adicionados a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para que fiquem disponíveis para utilização em formulários do InfoPath. Os tipos de fluxo de trabalho disponíveis para um site variam, dependendo do tipo de site, se os fluxos de trabalho estão ativados e se os fluxos de trabalho personalizados foram criados ao utilizar Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Contacte o administrador do farm para determinar quais fluxos de trabalho estão instalados e pronto para o seu site.

Cada fluxo de trabalho é definido pelo Estados distintos com nomes descritivos, tal como Em curso. Os nomes para os Estados variam consoante o tipo de fluxo de trabalho. Por exemplo, um fluxo de trabalho de aprovação — que se encontra disponível no servidores a executar o Microsoft Office SharePoint Server 2007 — inclui um Estado para Em curso, Cancelado e concluídas. Estados de um fluxo de trabalho de três Estados — que se encontra disponível no Windows SharePoint Services 3.0 — pode ser definida pela pessoa que adiciona o fluxo de trabalho para uma biblioteca ou lista, Considerando que outros fluxos de trabalho utilizam Estados padrão, como o estado de Em curso indicadas anteriormente. Apesar do nome descritivo está visível para os utilizadores, os Estados de fluxo de trabalho são representados através de programação por valores numéricos. Para estruturar um modelo de formulário para responder a um Estado de fluxo de trabalho específicos, tem de conhecer o valor numérico para o estado do fluxo de trabalho que pretende utilizar. Isto acontece porque o InfoPath utiliza o valor numérico do fluxo de trabalho para iniciar uma ação, tais como mudança vistas.

Fluxos de trabalho incluídos nos sites do SharePoint

Os fluxos de trabalho seguintes abordam cenários de negócio comuns e estão incluídos no Windows SharePoint Services 3.0 e Office SharePoint Server 2007.

Fluxos de trabalho incluídos nos Windows SharePoint Services 3.0

O fluxo de trabalho de três Estados está incluído nos sites Windows SharePoint Services 3.0 e Office SharePoint Server 2007. O fluxo de trabalho de três Estados pode ser utilizado para gerir processos de negócio que requerem às organizações controlem um grande volume de problemas ou itens, tais como problemas de suporte de clientes, oportunidades potenciais ou tarefas do projeto.

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Fluxos de trabalho incluídos nos Office SharePoint Server 2007

Um site de Office SharePoint Server 2007 também inclui os seguintes fluxos de trabalho que abordam cenários de negócio comuns:

  • Aprovação     Este fluxo de trabalho encaminha um formulário a um grupo de pessoas para aprovação. Por predefinição, o fluxo de trabalho de aprovação está associado com o tipo de conteúdo de documento, que significa que é disponibilizada automaticamente nas bibliotecas de documentos. Uma versão do fluxo de trabalho aprovação também está associada, por predefinição, com a biblioteca de páginas num site de publicação, e o fluxo de trabalho pode ser utilizado para gerir o processo de aprovação de publicação de páginas Web.

  • Recolher comentários     Este fluxo de trabalho encaminha um formulário a um grupo de pessoas para comentários. Os revisores podem fornecer comentários, que são compilado, em seguida e enviados para a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho. Por predefinição, o fluxo de trabalho recolher comentários está associado com o tipo de conteúdo de documento, que significa que o tipo de conteúdo do documento é disponibilizado automaticamente nas bibliotecas de documentos.

  • Recolher assinaturas    Este fluxo de trabalho encaminha um documento a partir do Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 ou Microsoft Office Excel 2007 a um grupo de pessoas para recolher as suas assinaturas digitais. Este fluxo de trabalho deve ser iniciado num programa Microsoft Office system de 2007. Por predefinição, o fluxo de trabalho recolher assinaturas está associado com o tipo de conteúdo de documento, que significa que é disponibilizada automaticamente nas bibliotecas de documentos. No entanto, o fluxo de trabalho recolher assinaturas só está disponível para documentos do Office que contêm um ou mais linhas de assinatura Office Microsoft.

    Nota: Este fluxo de trabalho não está disponível para utilização com formulários do InfoPath.

  • Aprovação de eliminação     Este fluxo de trabalho, que suporta processos de gestão de registos, gere a validade de documento e retenção ao permitir os participantes decidir se pretendem reter ou eliminar documentos expirados. O fluxo de trabalho de aprovação de eliminação destina-se para utilizar principalmente dentro de um site de centro de registos.

  • Aprovação de grupos     Este fluxo de trabalho é semelhante ao fluxo de trabalho aprovação, mas utiliza uma biblioteca de documentos designados e oferece uma vista personalizada dos processos aprovação em que um utilizador está a participar. Este fluxo de trabalho fornece um organograma hierárquico a partir do qual selecionar os aprovadores e o fluxo de trabalho permite que os aprovadores utilizar um controlo de carimbo de data / em vez de uma assinatura. Esta solução só está disponível para versões do leste asiático do Office SharePoint Server 2007.

  • Gestão de traduções    Este fluxo de trabalho gere o processo de tradução manuais documento através da criação de cópias do documento para ser convertidos e por atribuir tarefas de tradução aos tradutores. Este fluxo de trabalho só está disponível para bibliotecas de gestão de traduções.

Cada um dos acima dos fluxos de trabalho pode ser personalizada para a sua organização de várias formas. Por exemplo, quando adiciona um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para o tornar disponível para utilização em documentos ou itens, pode personalizar as listas de tarefas e listas de histórico, onde as informações sobre o fluxo de trabalho estão armazenadas.

Quando um utilizador inicia um fluxo de trabalho num documento ou item, dependendo do tipo de fluxo de trabalho, o utilizador poderá ter a opção personalizar ainda mais o fluxo de trabalho ao especificar a lista de participantes, uma data para conclusão e instruções da tarefa.

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Suporte para fluxos de trabalho personalizados no Windows SharePoint Services 3.0 ou Office SharePoint Server 2007

A organização poderá optar por desenvolver e implementar fluxos de trabalho personalizados que sejam únicos aos processos de negócio na sua organização. Fluxos de trabalho podem ser tão simples ou tão complexas como exigem os processos de negócio numa organização. Os programadores podem criar fluxos de trabalho que são iniciados por utilizadores do site ou que possam criar fluxos de trabalho iniciar automaticamente com base num evento específico, tal como quando um item de lista do SharePoint ou de um formulário numa biblioteca de documentos é criado ou alterado. Se a sua organização tiver desenvolvido e implementado fluxos de trabalho personalizados, estes fluxos de trabalho poderão estar disponíveis para utilização no seu site.

Consoante as pessoas envolvidas na criação do fluxo de trabalho, existem duas formas em que os fluxos de trabalho personalizados podem ser criados para Windows SharePoint Services 3.0 ou Office SharePoint Server 2007:

  • Programadores de software profissional     Os programadores de software profissional podem criar fluxos de trabalho, utilizando o Microsoft Visual Studio 2005 extensões para Windows Workflow Foundation. Estes fluxos de trabalho contêm atividades de fluxo de trabalho e de código personalizadas. Depois de um programador profissional cria um fluxo de trabalho personalizado, um administrador do servidor pode implementar desse fluxo de trabalho através de vários sites.

  • Designers da Web    Designers da Web podem estruturar fluxos de trabalho sem código para utilização numa determinada lista ou biblioteca ao utilizar um programa de Web design compatível com o Windows SharePoint Services, tal como Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Estes fluxos de trabalho são criados a partir de uma lista das atividades de fluxo de trabalho disponíveis e o Web designer, quem cria uma das seguintes fluxos de trabalho pode implementá-lo diretamente para a lista ou biblioteca de documentos em que será utilizada.

Se pretende implementar um fluxo de trabalho personalizado, contacte o administrador do farm para obter informações sobre recursos disponíveis na sua organização. Para mais informações sobre como desenvolver fluxos de trabalho personalizados para Windows SharePoint Services 3.0, consulte o Centro de programadores do Windows SharePoint Services no MSDN. Para mais informações sobre como desenvolver fluxos de trabalho personalizados para Office SharePoint Server 2007, consulte o artigo Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, que se encontra disponível a partir do Portal do Microsoft Office SharePoint Server 2007 para programadores, no MSDN.

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Passos envolvidos na utilização de fluxos de trabalho

Existem vários passos envolvidos na utilização de um fluxo de trabalho num documento ou item. Cada passo foi concebido para ser efetuada por indivíduos na diferentes funções. Por exemplo, um administrador do site pode adicionar um fluxo de trabalho a uma biblioteca de documentos, um criador de conteúdo pode iniciar um fluxo de trabalho ou modificar um fluxo de trabalho em curso e revisor um documento ou um aprovador pode concluir a tarefa de fluxo de trabalho.

A secção seguinte explica os seguintes processos associados à utilização de fluxos de trabalho:

  • Adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo

  • Iniciar um fluxo de trabalho num documento ou item

  • Modificar um fluxo de trabalho em curso

  • Concluir tarefas de fluxo de trabalho

  • Controlar o estado dos fluxos de trabalho

Adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo

Antes de um fluxo de trabalho pode ser utilizado, tem de ser adicionada a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Precisa de gerir listas permissões para adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Na maioria dos casos, os administradores de sites ou indivíduos que gerir listas ou bibliotecas execute esta tarefa.

A disponibilidade de um fluxo de trabalho num site varia, dependendo do local onde é adicionado:

  • Se adicionar um fluxo de trabalho diretamente a uma lista ou biblioteca, este fica disponível apenas para os itens nessa lista ou biblioteca.

  • Se adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de lista (uma instância de um tipo de conteúdo de site que foi adicionado a uma determinada lista ou biblioteca), este fica disponível apenas para os itens desse tipo de conteúdo numa lista ou biblioteca específica com a qual esse tipo de conteúdo está associado.

  • Se adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, esse fluxo de trabalho está disponível para todos os itens desse tipo de conteúdo em todas as listas e bibliotecas às quais uma instância desse tipo de conteúdo de site foi adicionada. Se pretender que um fluxo de trabalho esteja amplamente disponível nas listas ou bibliotecas numa coleção de sites para itens de um tipo de conteúdo específico, é a forma mais eficiente para obter esse resultado ao adicionar esse fluxo de trabalho diretamente para um tipo de conteúdo de site.

Quando adiciona um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, pode personalizar o fluxo de trabalho para a sua respetiva localização ao especificar uma das seguintes opções:

  • O nome para a instância do fluxo de trabalho.

  • A lista de tarefas onde estão armazenadas os tarefas relacionadas com o fluxo de trabalho.

  • A lista de histórico que regista todos os eventos relacionados com o fluxo de trabalho.

  • A forma que pretende que o fluxo de trabalho ser iniciado.

  • Opções adicionais que sejam específicas ao fluxo de trabalho. Por exemplo, como as tarefas são encaminhadas para os participantes, que circunstâncias concluem o fluxo de trabalho e que ações ocorrem depois do fluxo de trabalho está concluída.

Nota: Quando adiciona um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, pode disponibilizá-lo para documentos ou itens numa determinada localização. Não está a iniciar o fluxo de trabalho real. Encontre ligações para mais informações sobre a adição de fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou tipos de conteúdo na secção Consulte também.

Iniciar um fluxo de trabalho num documento ou item

Depois de um fluxo de trabalho é adicionado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, pode iniciar o fluxo de trabalho num documento ou item nessa localização (se o fluxo de trabalho estiver configurado para permitir para ser iniciado manualmente). Para iniciar um fluxo de trabalho, selecione o fluxo de trabalho que pretende a partir da lista de fluxos de trabalho disponíveis para o documento ou item. Se for necessário, também poderá ter preencher um formulário com as informações que necessita do fluxo de trabalho. Dependendo da forma como o fluxo de trabalho foi concebido e configurado, ao iniciar o fluxo de trabalho poderá ter a opção para continuar a personalizar ao especificar estas opções como participantes, data de conclusão e instruções da tarefa.

Modificar um fluxo de trabalho em curso

Depois de um fluxo de trabalho foi iniciado, poderá ter de efetuar alterações ao mesmo. Por exemplo, poderá ter de adicionar mais participantes ou um participante de fluxo de trabalho poderá ter de reatribuir tarefa da outra pessoa ou solicitar uma alteração ao documento ou item que é o foco do fluxo de trabalho. Pode modificar alguns dos fluxos de trabalho predefinidos que estão incluídos no Office SharePoint Server 2007 enquanto o fluxo de trabalho estiver em curso. Se a sua organização tiver desenvolvido e implementado um fluxo de trabalho personalizado, a capacidade de alterar o fluxo de trabalho enquanto este estiver em curso depende como foi concebido.

Concluir tarefas de fluxo de trabalho

Qualquer evento de fluxo de trabalho que necessita de interação manual é representado por uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando uma tarefa é atribuída a um participante de fluxo de trabalho, o destinatário de tarefa pode concluir a tarefa ou pode pedir alterações ao fluxo de trabalho ao editar o formulário de tarefa de fluxo de trabalho associado. No Office SharePoint Server 2007, os participantes de fluxo de trabalho podem concluir tarefas de fluxo de trabalho no site do SharePoint ou diretamente dentro de um programa do Microsoft Office 2007 — tal como Microsoft Office InfoPath 2007. Quando um participante de fluxo de trabalho for concluída uma tarefa de fluxo de trabalho ou solicita uma alteração ao fluxo de trabalho, o servidor é-lhe pedido para mover o estado do fluxo de trabalho para o passo seguinte no fluxo de trabalho.

Controlar o estado de um fluxo de trabalho

Os proprietários de fluxo de trabalho e os participantes podem seguir o progresso de um fluxo de trabalho ao selecionar a página de estado que está associada ao fluxo de trabalho, no site do SharePoint. Página Estado do inclui informações de estado sobre tarefas de fluxo de trabalho que não são concluídas. Também inclui informações de histórico que são relevantes para o fluxo de trabalho.

Office SharePoint Server 2007 também inclui ferramentas que fornecem uma agregação análise da história de um fluxo de trabalho de relatórios. As organizações podem utilizar este análise para localizar áreas em processos de que necessita para ser melhorado ou para determinar se é um grupo de reunião as metas de desempenho para um processo empresarial determinado. Office SharePoint Server 2007 inclui vários relatórios predefinidos Microsoft Excel que podem ser utilizados com qualquer fluxo de trabalho. Para além disso, as informações do histórico de fluxo de trabalho estão disponíveis como uma origem de dados de lista do SharePoint que pode ser utilizada e analisada noutros programas, tais como Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007, ou num processo empresariais personalizadas monitorização solução.

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