Inserir uma folha de dados num formulário

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Numa folha de dados é uma vista simple de dispostos em linhas e colunas de dados. Se clicar duas vezes numa tabela no painel de navegação, Access apresenta a tabela como uma folha de dados. Devido a sua apresentação compacta de dados, folhas de dados funcionam bem quando forem utilizados como subformulários para apresentar os dados do lado "muitos" de um relação um-para-muitos. Este artigo descreve como pode adicionar folhas de dados aos seus formulários no Access.

O que pretende fazer?

Ver um exemplo de uma folha de dados num formulário

Arrastar e largar numa folha de dados um formulário

Inserir uma folha de dados um formulário existente utilizando a vista de esquema

Inserir uma folha de dados um formulário existente utilizando a vista de estrutura

Compreender as diferenças entre um formulário dividido e um formulário que contenha uma folha de dados

Ver um exemplo de uma folha de dados num formulário

Imaginemos que pretende criar um formulário que mostre e também todos os produtos dentro das categorias de dados sobre as categorias de produtos. Os dados na tabela categorias representam do lado "um" da relação e os dados na tabela produtos representam do lado "muitos" da relação. Cada categoria pode ter vários produtos.

Formulário com subformulário

1. O formulário principal mostra os dados do lado "um" da relação.

2. a folha de dados mostra os dados do lado "muitos" da relação.

Arrastar e largar numa folha de dados um formulário

A forma mais rápida de adicionar uma folha de dados existente num formulário é abrir o formulário na vista de estrutura e, em seguida, clique em, mantenha premido e arraste um formulário de folha de dados existente a partir do painel de navegação para a área de estrutura do formulário.

Se configurar as relações corretamente antes de iniciar este procedimento, o Access define automaticamente a Ligar campos subordinados e as propriedades de Ligar campos principais com os valores corretos que irão ligam o formulário principal para a folha de dados.

As propriedades do meu ligar campos subordinados e ligar campos principais estão em branco

Se o Access não pode determinar como associar o controlo de subformulário ao formulário principal, deixa as propriedades de Ligar campos subordinados e Ligar campos principais do controlo de subformulário em branco. Tem de definir estas propriedades manualmente.

Inserir uma folha de dados um formulário existente utilizando a vista de esquema

Se já tiver definido as relações entre tabelas na base de dados, pode adicionar rapidamente uma folha de dados a um formulário existente utilizando a vista de esquema. Quando adiciona um campo a partir do lado "muitos" de uma relação a um formulário que é baseado no lado "um" da relação, o Access cria automaticamente uma folha de dados para apresentar os registos relacionados.

  1. Abra o formulário existente na vista de esquema clicando no painel de navegação e, em seguida, clicando em Vista de esquema no menu de atalho.

    Se não for apresentado o painel Lista de campos:

    • Prima Alt+F8.

      —ou—

      No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.

      Nota que o painel Lista de campos divide as tabelas em secções: campos disponíveis para esta vista e, abaixo, campos disponíveis em tabelas relacionadas. Na parte inferior do painel Lista de campos , todas as outras tabelas que não estarem diretamente relacionados com a tabela principal são listadas em campos disponíveis noutras tabelas.

  2. Na secção de campos disponíveis em tabelas relacionadas , expanda a tabela que contém o primeiro campo que pretende na sua folha de dados e arraste o campo para o formulário. O Access cria uma folha de dados e adiciona o campo para a mesma.

  3. Para adicionar campos adicionais para a nova folha de dados, primeiro tem de clicar na folha de dados para o selecionar. Tenha em atenção que o Access redispõe painel Lista de campos para que os campos disponíveis para a folha de dados são na parte superior. A partir da secção de campos disponíveis para esta vista , arraste os campos que pretende para a folha de dados. À medida que arrasta cada campo na folha de dados, o Access desenha uma barra de inserção para mostrar-lhe onde o campo será inserido quando libertar o botão do rato.

  4. Continue a adicionar campos para o formulário principal ou a folha de dados ao clicar pela primeira vez no formulário principal ou folha de dados para o selecionar e, em seguida, arrastar o campo a partir do painel Lista de campos .

Secção de campos disponíveis noutras tabelas do painel Lista de campos contém tabelas que não estão diretamente relacionadas com a tabela ou consulta que o formulário selecionado é baseado no. Se tiver definido todas as relações de tabela válido na janela Relações, em seguida, os campos na secção de campos disponíveis noutras tabelas não estão ser selecções válidas para o formulário que estiver a criar. Se arrastar um campo a partir desta secção ao formulário, o Access apresenta a caixa de diálogo Especificar relação . Tem de introduzir o campo ou campos que se relacionam com as duas tabelas umas às outras antes de continuar. Se efetuar o seguinte, o painel Lista de campos já não será ordenado em secções de acordo com as relações predefinidas. Poderá ser melhor clicar em Cancelar esta caixa de diálogo e reexaminar em vez disso, as relações de tabela. Para mais informações acerca das relações, consulte o artigo criar, editar ou eliminar uma relação.

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Inserir uma folha de dados um formulário existente utilizando a vista de estrutura

Utilize este procedimento para adicionar uma folha de dados que é baseada diretamente numa tabela ou consulta para um formulário existente na vista de estrutura.

  1. Abra o formulário na vista de estrutura clicando com o botão direito do rato no painel de navegação e, em seguida, clicando em Vista de estrutura.

  2. No separador estrutura , no grupo controlos , se a ferramenta de Utilizar assistentes de controlo estiver selecionada, clique em-lo para que não está selecionada.

    Imagem de botão

    Por que motivo?

    Se for utilizado, o Assistente de controlo de subformulário cria um objeto de formulário separado e baseia o controlo de subformulário no objeto formulário. Por outro lado, este procedimento cria uma folha de dados que se baseia diretamente numa tabela ou consulta em vez de um formulário.

  3. No separador Estrutura, no grupo Controlos, clique no botão Subformulário/Subrelatório.

  4. Na grelha de estrutura de formulário, clique onde pretende que a folha de dados a ser inserida.

  5. Reposicionar e redimensione o controlo de subformulário ao arrastar as alças no suaves e cantos do controlo.

  6. Edite o rótulo anexado para o controlo de subformulário ao clicar primeiro a etiqueta, duplo clique na mesma para selecionar o seu texto e, em seguida, escrever uma nova etiqueta. Se preferir eliminar a etiqueta, clique na etiqueta de uma vez e, em seguida, prima DELETE.

  7. Se a folha de propriedades ainda não estiver apresentada, prima F4 para a apresentar.

  8. Se o controlo de subformulário atualmente não estiver seleccionado, clique em-uma vez para selecioná-la.

  9. No separador dados da folha de propriedades, clique na lista pendente de Objeto de origem e, em seguida, clique na tabela ou consulta que pretende apresentar na folha de dados. Por exemplo, se pretender apresentar os dados da tabela Encomendas, clique em Table.Orders.

  10. Se configurar as relações corretamente antes de iniciar este procedimento, o Access define automaticamente a Ligar campos subordinados e as propriedades de Ligar campos principais com os valores corretos que irão ligam o formulário principal para a folha de dados.

    As propriedades do meu ligar campos subordinados e ligar campos principais estão em branco

    Se o Access não pode determinar como associar o controlo de subformulário ao formulário principal, deixa as propriedades de Ligar campos subordinados e Ligar campos principais do controlo de subformulário em branco. Deverá definir essas propriedades manualmente efetuando o seguinte:

    1. Abra o formulário principal na vista de estrutura.

    2. Clique uma vez no controlo de subformulário para selecioná-la.

    3. Se a folha de propriedades não estiver atualmente apresentada, prima F4.

    4. No separador dados da folha de propriedades, clique em () ao lado da caixa de propriedade Ligar campos subordinados .

      Aparece a caixa de diálogo Ligador de Campos do Subformulário.

    5. Nas listas pendentes com Campos principais e Subordinados campos , selecione os campos que pretende ligar formulários com. Se não tiver a certeza de que os campos a utilizar, clique em Sugerir para ter acesso determinar os campos de ligação. Quanto terminar, clique em OK.

      Se não vir o campo que pretende utilizar para ligar os formulários, poderá ter de editar a origem dos registos do formulário principal ou subordinado para Certifique-se de que o campo está na mesma. Por exemplo, se o formulário for baseado numa consulta, certifique-se que o campo ligação está presente nos resultados da consulta.

    6. Guarde o formulário principal e mude para vista de formulário para confirmar que o formulário funciona como esperado.

  11. Guarde o formulário ao clicar em Guardar na Barra de ferramentas de acesso rápido de ou ao premir CTRL + S.

  12. Mude para vista de Formulário e confirme que a folha de dados funciona conforme esperado.

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Compreender as diferenças entre um formulário dividido e um formulário que contenha uma folha de dados

Um formulário que contenha uma folha de dados apresenta os dados de origens de dados diferentes (mas normalmente relacionadas). Por exemplo, um formulário pode mostrar apenas os funcionários e pode ter uma folha de dados que mostra todas as tarefas atribuídas a cada empregado. Na folha de dados tem uma origem de dados diferente a partir do formulário que contém-lo. Por outro lado, um formulário dividido tem duas secções (um formulário e uma folha de dados), mas os mesmos dados são apresentados em ambas as secções. As duas secções controlar entre si e dar-lhe duas vistas diferentes dos seus dados ao mesmo tempo.

Para obter mais informações sobre como criar e trabalhar com um formulário dividido, consulte o artigo criar um formulário dividido.

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