Inserir subtotais numa lista de dados numa folha de cálculo

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Pode calcular automaticamente subtotais e totais gerais numa lista de uma coluna com o comando subtotal .

Importante: Os subtotais não são suportados em tabelas do Excel. O comando subtotal irá aparecer em cinza se estiver a trabalhar com uma tabela do Excel. Para adicionar subtotais numa tabela, primeiro tem de converter a tabela num intervalo de dados normal e, em seguida, adicionar o SUBTOTAL. Tenha em atenção que isto irá remover toda a funcionalidade da tabela dos dados, exceto a formatação da tabela. Em alternativa, pode criar uma tabela dinâmica.

Ao inserir subtotais:

  • Subtotais     são calculadas com um função de resumo, tal como soma ou média, utilizando a função SUBTOTAL. Pode apresentar mais do que um tipo de função de resumo para cada coluna.

  • Totais gerais     são derivadas de dados de detalhe, não dos valores dos subtotais. Por exemplo, se utilizar a função de resumo média , a linha total geral apresenta uma média de todas as linhas de detalhes da lista e não uma média dos valores nas linhas de subtotal.

Exemplo de subtotais automáticos

Se o livro estiver definido para calcular automaticamente as fórmulas , o comando subtotal recalcula os valores de subtotal e total geral automaticamente à medida que edita os dados de detalhes. O comando subtotal também destaca a lista para que possa apresentar e ocultar as linhas de detalhe para cada subtotal.

Nota: Se filtrar dados que contenham subtotais, os seus subtotais poderão aparecer ocultos. Para mostrá-las novamente, desmarque todos os filtros para obter mais informações sobre a aplicação de filtros, consulte o guia de introdução : filtrar dados utilizando um filtro automático.

  1. Certifique-se de que cada coluna num intervalo de dados para a qual pretende calcular subtotais tem uma etiqueta na primeira linha, contém fatos semelhantes em cada coluna e que o intervalo não inclui linhas ou colunas em branco.

  2. Selecione uma célula do intervalo.

  3. Execute um dos seguintes procedimentos:

    Inserir um nível de subtotais

    Pode inserir um nível de subtotais para um grupo de dados, conforme apresentado no seguinte exemplo.

    Exemplo de subtotais automáticos

    1. em cada alteração na coluna esporte...

    2.... Subtotal da coluna vendas.

    1. Para ordenar a coluna que contém os dados que pretende agrupar, selecione essa coluna e, em seguida, no separador dados , no grupo filtro de & de ordenação, clique em ordenar de a a Z ou ordenar de z a a.

    2. No separador dados , no grupo destaques, clique em subtotal.

      Friso do Outlook

      É apresentada a caixa de diálogo subtotal.

    3. Na caixa em cada alteração em , clique na coluna a subtotalizar. Por exemplo, ao utilizar o exemplo acima, selecionar esporte.

    4. Na caixa de função utilizar , clique na função de resumo que pretende utilizar para calcular os subtotais. Por exemplo, ao utilizar o exemplo acima, selecione soma.

    5. Na caixa Adicionar subtotal a , selecione a caixa de verificação de cada coluna que contém os valores que pretende subtotalizar. Por exemplo, ao utilizar o exemplo acima, selecione vendas.

    6. Se pretender uma quebra de página automática após cada subtotal, selecione a caixa de verificação quebra de página entre grupos .

    7. Para especificar uma linha de resumo acima da linha de detalhes, desmarque a caixa de verificação Resumo abaixo dos dados . Para especificar uma linha de resumo abaixo da linha de detalhes, selecione a caixa de verificação Resumo abaixo dos dados . Por exemplo, ao utilizar o exemplo acima, desmarque a caixa de verificação.

    8. Opcionalmente, pode utilizar novamente o comando Subtotais ao repetir os passos de um a sete para adicionar mais subtotais com funções de resumo diferentes. Para evitar a substituição dos subtotais existentes, desmarque a caixa de verificação substituir subtotais atuais .

    Inserir níveis aninhados de subtotais

    Pode inserir subtotais de grupos internos aninhados nos grupos externos correspondentes, conforme apresentado no seguinte exemplo.

    Exemplo de subtotais externos e aninhados

    1. em cada alteração na coluna de região externa...

    2.... subtotale as vendas para essa região e, a cada alteração, para a coluna interior e esporte.

    1. Para ordenar a coluna que contém os dados que pretende agrupar, selecione essa coluna e, em seguida, no separador dados , no grupo filtro de & de ordenação, clique em ordenar de a a Z ou ordenar de z a a.

    2. Insira os subtotais externos.

      Como inserir os subtotais externos

      1. No separador dados , no grupo destaques, clique em subtotal.

        Friso do Outlook

        É apresentada a caixa de diálogo subtotal.

      2. Na caixa em cada alteração em , clique na coluna dos subtotais exteriores. Por exemplo, ao utilizar o exemplo acima, clico em região.

      3. Na caixa de função utilizar , clique na função de resumo que pretende utilizar para calcular os subtotais. Por exemplo, ao utilizar o exemplo acima, selecione soma.

      4. Na caixa Adicionar subtotal a , selecione a caixa de verificação de cada coluna que contém os valores que pretende subtotalizar. No exemplo acima, selecione vendas.

      5. Se pretender uma quebra de página automática após cada subtotal, selecione a caixa de verificação quebra de página entre grupos .

      6. Para especificar uma linha de resumo acima da linha de detalhes, desmarque a caixa de verificação Resumo abaixo dos dados . Para especificar uma linha de resumo abaixo da linha de detalhes, selecione a caixa de verificação Resumo abaixo dos dados . Por exemplo, ao utilizar o exemplo acima, desmarque a caixa de verificação.

      7. Opcionalmente, pode utilizar novamente o comando Subtotais ao repetir os passos de 1 a seis para adicionar mais subtotais com funções de resumo diferentes. Para evitar a substituição dos subtotais existentes, desmarque a caixa de verificação substituir subtotais atuais .

    3. Insira os subtotais aninhados.

      Como inserir os subtotais aninhados

      1. No separador dados , no grupo destaques, clique em subtotal.

        Friso do Outlook

        É apresentada a caixa de diálogo subtotal.

      2. Na caixa em cada alteração em , clique na coluna subtotal aninhada. Por exemplo, ao utilizar o exemplo acima, selecionar esporte.

      3. Na caixa de função utilizar , clique na função de resumo que pretende utilizar para calcular os subtotais. Por exemplo, ao utilizar o exemplo acima, selecione soma.

        Selecione outras opções pretendidas.

      4. Desmarque a caixa de verificação substituir subtotais atuais .

    4. Repita o passo anterior para mais subtotais aninhados, trabalhando a partir dos subtotais mais externos em.

Sugestão: Para apresentar um resumo apenas dos subtotais e dos totais gerais, clique no um dois três símbolos de destaque junto aos números de linha. Utilize os símbolos caixa com sinal de adição e menos para mostrar ou ocultar as linhas de detalhes de subtotais individuais.

  1. Selecione uma célula no intervalo que contenha subtotais.

  2. No separador dados , no grupo destaques, clique em subtotal.

    Friso do Outlook

  3. Na caixa de diálogo subtotal, clique em remover tudo.

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