Impressão em série utilizando uma folha de cálculo do Excel

A impressão em série é utilizada para criar vários documentos ao mesmo tempo. Estes documentos têm um esquema, formatação, texto e imagens idênticos. Apenas as secções específicas de cada documento variam e são personalizadas. Os documentos que o Word pode criar com a impressão em série incluem etiquetas, cartas, envelopes e e-mails em massa. Existem três documentos envolvidos no processo de impressão em série:

  • O seu documento principal

  • A sua origem de dados

  • O seu documento de impressão em série

Pode saber mais sobre como utilizar dados do Excel para impressões em série no seguinte vídeo que faz parte de um curso de formação – Levar a impressão em série até ao nível seguinte

Passo 1: preparar os dados no Excel para a impressão em série

O passo mais importante no processo de impressão em série é configurar e preparar os seus dados. Irá utilizar a sua folha de cálculo do Excel como a origem de dados da lista de destinatários.

Eis algumas sugestões para preparar os seus dados para uma impressão em série Certifique-se de que:

  • Os nomes das colunas na sua folha de cálculo correspondem aos nomes dos campos que pretende inserir na impressão em série. Por exemplo, para tratar os leitores pelo nome próprio, precisará de colunas separadas para o nome próprio e apelido.

  • Todos os dados a ser intercalados estão presentes na primeira folha da sua folha de cálculo.

  • As entradas de dados com percentagens, moedas e códigos postais estão formatadas corretamente na folha de cálculo para que o Word consiga ler os valores da forma certa.

  • A folha de cálculo do Excel a ser utilizada na impressão em série está armazenada no seu computador local.

  • As alterações ou adições à sua folha de cálculo estão concluídas antes que esta seja ligada ao seu documento de impressão em série no Word.

Notas: 

  • Pode importar informações da sua folha de cálculo do Excel ao importar informações a partir de um ficheiro de valores separados por vírgula (.csv) ou ficheiro de texto (.txt) e utilizar o Assistente de Importações de Texto para criar uma nova folha de cálculo.

  • Para obter mais informações, consulte o artigo Preparar a origem de dados do Excel para uma impressão em série no Word.

Passo 2: começar a impressão em série

  1. No Word, selecione Ficheiro > Novo > Documento em branco.

  2. No separador Correio, no grupo Iniciar Impressão em Série, selecione Iniciar Impressão em Série e, em seguida, selecione o tipo de impressão que pretende fazer.

    Captura de ecrã a mostrar o separador Correio no Word, com o comando Iniciar Impressão em Série e a lista de opções disponíveis para o tipo de impressão em série que pretende executar.

  3. Selecione Selecionar Destinatários > Utilizar uma Lista Existente.

    Captura de ecrã do separador Correio do Word, a mostrar o comando Selecionar Destinatários com a opção Utilizar uma Lista Existente selecionada.

  4. Procure a folha de cálculo do Excel e, em seguida, selecione Abrir.

  5. Se o Word lhe pedir, selecione Folha1$ > OK.

    Nota: Agora a folha de cálculo do Excel está ligada ao documento de impressão em série que está a criar no Word.


Editar a lista de correio

Pode limitar as pessoas que receberão o seu correio.

  1. Selecione Editar Lista de Destinatários.

    Captura de ecrã a mostrar o separador Correio no Word, com o comando Editar Lista de Destinatários realçado.

  2. Na caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série, desmarque a caixa de verificação junto ao nome de qualquer pessoa que não queira que receba o seu correio.

    Selecione as linhas clicando nas caixas de verificação

    Nota: Também pode ordenar e filtrar a lista para ser mais fácil encontrar nomes e moradas. Para obter mais informações sobre como ordenar e filtrar itens, consulte o artigo Ordenar e filtrar os dados de uma impressão em série.

Passo 3: inserir um campo de intercalação

Pode inserir um ou mais campos de impressão em série que retirem as informações da sua folha de cálculo para o seu documento.

Para inserir um bloco de endereços de um envelope, uma etiqueta, uma mensagem de e-mail ou uma carta

  1. No separador Correio, no grupo Escrever e Inserir Campos, selecione Bloco de Endereços.

    Campo de impressão em série Inserir Bloco de Endereços

  2. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereços, selecione um formato para o nome do destinatário como aparecerá no envelope.

    Opções do bloco de endereços

  3. Selecione OK.

  4. Clique em Ficheiro > Guardar.

Para inserir uma linha de saudações numa mensagem de e-mail ou uma carta

  1. No separador Correio, no grupo Escrever e Inserir Campos, selecione Linha de Saudações.

    Captura de ecrã a mostrar o separador Correio no Word, com o comando Saudação realçado.

  2. Na caixa de diálogo Inserir Linha de Saudações, faça o seguinte:

    • No formato da Linha de Saudação, altere a saudação, se necessário, ao escolher a saudação (Caro/a é a predefinição), o formato do nome do destinatário e a pontuação final (a vírgula é a predefinição).

      e

    • Em Linha de saudação para nomes de destinatários não válidos, selecione uma opção na lista de saudações.

  3. Selecione OK.

  4. Clique em Ficheiro > Guardar.

Para inserir dados a partir de uma folha de cálculo numa mensagem de e-mail ou carta

  1. No separador Correio, no grupo Escrever e Inserir Campos, selecione Inserir Campo de Impressão em Série.

  2. Na caixa de diálogo Inserir Campo de Impressão em Série, em Campos, escolha o nome de um campo (o nome da coluna na sua folha de cálculo) e, em seguida, selecione Inserir.

  3. Repita o passo 2 se necessário e selecione Fechar quando terminar.

  4. Clique em Ficheiro > Guardar.

Para obter mais informações sobre como adicionar campos a partir da sua folha de cálculo ao documento de impressão em série, consulte o artigo Inserir campos de impressão em série. Se estiver interessado em saber mais sobre as opções para configurar mensagens de e-mail, consulte o artigo Impressão em série no Word.

Passo 4: pré-visualizar e concluir a impressão em série

Após inserir os campos de impressão em série que pretende, pré-visualize os resultados para confirmar se os conteúdos estão corretos. Em seguida, pode concluir o processo de impressão em série.

  1. No separador Correio, selecione Pré-visualizar Resultados.

    Captura de ecrã a mostrar o separador Correio no Word e o grupo Pré-visualizar Resultados.

  2. Selecione o botão de registo Seguinte Botão Registo seguinte para os resultados de pré-visualização da impressão em série ou Anterior Botão Registo anterior para os resultados de pré-visualização da impressão em série para navegar pelos registos na sua origem de dados e ver como os registos aparecerão no documento.

  3. No grupo Concluir, selecione Concluir e Intercalar e selecione Imprimir Documentos ou Enviar Mensagens de E-mail.

    Captura de ecrã a mostrar o separador Correio no Word, com o comando Concluir e Intercalar e as respetivas opções.

Step 5: guardar a impressão em série

Quando guarda o documento de impressão em série, este permanece associado à origem de dados. Pode reutilizar o documento de impressão em série para o seu próximo envio de correio em massa.

  • Abra o documento de impressão em série e selecione Sim quando o Word lhe perguntar se pretende manter a associação.

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