Guia para estruturar relatórios

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o Access fornece-lhe um número de ferramentas que o ajudam a criar rapidamente relatórios atrativos e fáceis de ler que apresentam os dados de forma mais adequada às necessidades dos seus utilizadores. Pode utilizar os comandos no separador criar para criar um relatório simples com um único clique. Pode utilizar o assistente de relatórios para criar um relatório mais complicado ou pode criar um relatório ao adicionar todos os elementos de dados e formatação. Seja qual for o método que escolher, provavelmente irá efetuar pelo menos algumas alterações à estrutura do relatório para o tornar apresentar os dados da forma que pretende. Este artigo descreve o processo geral de estruturação de um relatório e, em seguida, mostra-lhe como adicionar elementos de estrutura específicos ao relatório.

Neste artigo

Decidir como esquematizar o seu relatório

Utilizar esquemas de controlo para alinhar os seus dados

Adicionar ou remover secções de relatórios ou cabeçalhos de página e rodapé

Sugestões para formatar tipos de dados diferentes

Decidir como esquematizar o seu relatório

Ao estruturar um relatório, primeiro tem de considerar como pretende que os dados sejam incorporados na página e como os dados são armazenados na base de dados. Durante o processo de estruturação, poderá até descobrir que a disposição dos dados nas tabelas não irá permitir que crie o relatório pretendido. Isto pode ser uma indicação de que as tabelas não estão normalizadas, isto significa que os dados não são armazenados da forma mais eficiente.

Criar um esboço do seu relatório

Este passo não é obrigatório, o que significa que o assistente de relatórios do Access ou a ferramenta de relatórios (ambas estão disponíveis no separador criar , no grupo relatórios ) fornecem um design inicial suficiente para o seu relatório. No enTanto, se optar por estruturar o seu relatório sem utilizar estas ferramentas, poderá ser útil fazer um esboço áspero do seu relatório num pedaço de papel ao desenhar uma caixa onde cada campo passa e escreve o nome do campo em cada caixa. Em alternativa, pode utilizar programas como o Word ou o Visio para criar um maqueta do relatório. Independentemente do método que utilizar, certifique-se de que inclui linhas suficientes para indicar a forma como os dados são repetidos.

desenho preliminar sobreposto ao formulário concluído

Por exemplo, pode utilizar uma linha para informações do produto e, em seguida, várias linhas de repetição para as vendas desse produto e, por fim, uma linha de totais de vendas para o produto. Em seguida, a sequência repete o próximo produto e assim sucessivamente até ao final do relatório. Em alternativa, talvez o seu relatório seja uma lista simples dos dados na tabela, neste caso, o seu esboço pode conter apenas uma série de linhas e colunas.

Nota: Esta técnica também é muito útil se estiver a estruturar um relatório para outra pessoa. Neste caso, a outra pessoa pode desenhar o esboço antes de começar a trabalhar.

Depois de criar o seu esboço, determine que tabela ou tabelas contêm os dados que pretende apresentar no relatório. Se todos os dados estiverem contidos numa única tabela, pode basear o seu relatório diretamente nessa tabela. Com mais frequência, os dados que pretende estão armazenados em várias tabelas que tem de reunir numa consulta, antes de o poder apresentar no relatório. A consulta pode ser incorporada na propriedade OrigemDoRegistro do relatório ou pode criar uma consulta separada, guardada e basear o relatório.

Decidir que dados colocar em cada secção do relatório

Cada relatório tem uma ou mais secções de relatório. A secção uma que está presente em todos os relatórios é a secção detalhe. Esta secção é repetida uma vez para cada registo na tabela ou consulta na qual o relatório está baseado. As outras secções são opcionais e repetidas com menos frequência e são normalmente utilizadas para apresentar informações comuns a um grupo de registos, uma página do relatório ou o relatório completo.

A tabela seguinte descreve onde cada secção se encontra e como é que a secção é normalmente utilizada.

Section

Localização

Conteúdos típicos

Secção do cabeçalho do relatório

É apresentado apenas uma vez, na parte superior da primeira página do relatório.

  • Título do relatório

  • Afeta

  • Data atual

Secção rodapé do relatório

É apresentado após a última linha de dados, por cima da secção rodapé de página na última página do relatório.

RePortar totais (somas, contagens, médias, etc.)

Secção de cabeçalho da página

É apresentado na parte superior de cada página do relatório.

  • Título do relatório

  • Número de página

Secção rodapé de página

É apresentado na parte inferior de cada página do relatório.

  • Data atual

  • Número de página

Secção de cabeçalho de grupo

Aparece imediatamente antes de um grupo de registos.

O campo que está a ser agrupado

Secção rodapé de grupo

Aparece imediatamente após um grupo de registos.

Totais de grupos (somas, contagens, médias, entre outros)

Para obter informações sobre como adicionar ou remover secções de cabeçalho e rodapé de relatório ou secções de cabeçalho e rodapé de página, consulte a secção Adicionar ou remover o relatório ou as secções de cabeçalho e rodapé da página neste artigo. Pode adicionar secções de cabeçalho e rodapé de grupo ao utilizar o painel grupo, ordenação e total na vista de esquema ou na vista de estrutura.

Decidir como dispor os dados de detalhe

A maioria dos relatórios é organizada num esquema de tabela ou empilhado, mas o Access dá-lhe a flexibilidade de utilizar praticamente qualquer disposição de registos e campos que pretenda.

Esquema de tabela    Um esquema de tabela é semelhante a uma folha de cálculo. As etiquetas estão na parte superior e os dados são alinhados em colunas por baixo das etiquetas. Tabulação refere-se à aparência do tipo de tabela dos dados. Este é o tipo de relatório que o Access cria ao clicar em relatório no grupo relatórios do separador criar . O esquema de tabela é um bom para utilizar se o seu relatório tiver um número relativamente pequeno de campos que pretende apresentar num formato de lista simples. A ilustração seguinte mostra um relatório de funcionário que foi criado com um esquema de tabela.

Relatório de empregados num esquema de tabela

Esquema emPilhado    Um esquema empilhado é semelhante a um formulário que é preenchido quando abre uma conta bancária ou faz uma compra a partir de um revendedor online. Cada parte dos dados é rotulada e os campos são empilhados uns sobre os outros. Este esquema é útil para relatórios que contêm demasiados campos a apresentar num formato de tabela, ou seja, a largura das colunas excederia a largura do relatório. A ilustração seguinte mostra um relatório de funcionário que foi criado através de um esquema empilhado.

Relatório de funcionários num esquema empilhado

Nota: No assistente de relatórios, este esquema é referido como um esquema de colunas.

Esquema misturado    Pode misturar elementos de esquemas tabulares e empilhados. Por exemplo, para cada registo, pode ordenar alguns dos campos numa linha horizontal na parte superior da secção detalhe e dispor outros campos a partir do mesmo registo em um ou mais esquemas empilhados por baixo da linha superior. A ilustração seguinte mostra um relatório de funcionário que foi criado através de um esquema misto. Os campos ID, apelido e nome do nome são ordenados num esquema de controlo de tabela e os campos cargo e telefone da empresa são ordenados num esquema empilhado. Neste exemplo, as linhas de grelha são utilizadas para fornecer uma separação visual dos campos de cada funcionário.

Relatório de empregados com um esquema misto

Esquema justificado    Se utilizar o assistente de relatórios para criar o relatório, pode optar por utilizar um esquema justificado. Este esquema utiliza a largura total da página para apresentar os registos o mais compacta possível. Naturalmente, pode obter os mesmos resultados sem utilizar o assistente de relatórios, mas pode ser um processo de painstaking para alinhar os campos exatamente. A ilustração seguinte mostra um relatório de funcionário criado com o esquema justificado do assistente de relatórios.

Relatório de funcionários com um esquema justificado

O esquema justificado é um bom esquema a utilizar se estiver a apresentar um grande número de campos no relatório. No exemplo anterior, se utilizar um esquema de tabela para apresentar os mesmos dados, os campos ultrapassam a margem da página. Se utilizar um esquema empilhado, cada registo ocupa muito mais espaço vertical, o que desperdiça o papel e torna o relatório mais difícil de ler.

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Utilizar esquemas de controlo para alinhar os seus dados

Os esquemas de controlo são guias que pode adicionar a um relatório enquanto está aberto na vista de esquema ou na vista de estrutura. o Access adiciona automaticamente esquemas de controlo quando utiliza o assistente de relatórios para criar um relatório ou quando cria um relatório ao clicar em relatório no grupo relatórios do separador criar . Um esquema de controlo é como uma tabela, cada célula do qual pode conter uma etiqueta, uma caixa de texto ou qualquer outro tipo de controlo. A ilustração seguinte mostra um esquema de controlo de tabela num relatório.

Esquema de controlo de tabela básico

As linhas laranjas indicam as linhas e colunas do esquema de controlo e estão visíveis apenas quando o relatório está aberto na vista de esquema ou na vista de estrutura. Os esquemas de controlo ajudam-no a obter um alinhamento uniforme dos dados em linhas e colunas e tornam mais fácil adicionar, redimensionar ou remover campos. Ao utilizar as ferramentas na tabela e grupos de posições no separador dispor (disponível na vista de esquema ou vista de estrutura), pode alterar um tipo de esquema de controlo para outro e pode remover controlos de esquemas para que possa posicionar o botão controlos onde quiser no relatório.

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Adicionar ou remover secções de relatórios ou cabeçalhos de página e rodapé

Tal como mencionado anteriormente neste artigo, os cabeçalhos e rodapés são secções de relatórios que pode utilizar para apresentar informações comuns a todo o relatório ou para cada página de um relatório. Por exemplo, pode adicionar uma secção rodapé de página para apresentar um número de página na parte inferior de cada página ou pode adicionar uma secção de cabeçalho de relatório para apresentar um título para o relatório inteiro.

Adicionar secções de relatório ou cabeçalho de página e rodapé

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na relatório que pretende alterar e, em seguida, clique em Vista Estrutura no menu de atalho.

  2. Verifique as secções que já se encontram no relatório. As secções são separadas por barras horizontais sombreadas denominadas seletores de secção. A etiqueta em cada seletor de secção indica o que é a secção diretamente abaixo da mesma.

    Relatório na vista de estrutura

    Cada relatório tem uma secção detalhe e também pode conter cabeçalho do relatório, cabeçalho da página, rodapé de página e secções do rodapé do relatório. Além disso, se existirem níveis de agrupamento no relatório, poderá ver cabeçalhos ou rodapés de grupo (como o ficheiro como cabeçalho mostrado na ilustração anterior). Por predefinição, os cabeçalhos e rodapés de grupo são nomeados utilizando o nome ou expressão do campo que é a base do grupo. Neste caso, o nome do campo de agrupamento é "arquivar como".

  3. Para adicionar secções de cabeçalho e rodapé de página ou de cabeçalho e rodapé de relatório ao seu relatório, clique com o botão direito do rato em qualquer seletor de secção e, em seguida, clique em cabeçalho/rodapé de página ou cabeçalho/rodapé de relatório no menu de atalho.

    Atenção: Se a secção já estiver presente no relatório, o Access irá avisá-lo de que elimina a secção existente e os controlos nela contidos.

    Agora pode mover controlos existentes ou adicionar novos controlos às novas secções.

o Access adiciona sempre as secções de cabeçalho e rodapé de página e relatório em pares. Ou seja, não pode adicionar uma secção de cabeçalho de página ou de relatório sem adicionar também a secção de rodapé correspondente. Se não necessitar de ambas as secções, não pode eliminar uma secção, mas pode redimensionar a secção não utilizada para uma altura de zero (0) para evitar adicionar espaçamento vertical extra ao relatório. Posicione o ponteiro na parte inferior da secção não utilizada até que se transforme numa seta de duas pontas Seta de dois lados e, em seguida, arraste para cima até a secção estar oculta. Se existirem controlos na secção, tem de eliminá-los antes de poder ocultar completamente a secção.

Remover secções de relatórios ou cabeçalhos de página e rodapé

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na relatório que pretende alterar e, em seguida, clique em Vista Estrutura no menu de atalho.

  2. Clique com o botão direito do rato em qualquer seletor de secção e, em seguida, clique em cabeçalho/rodapé de página ou cabeçalho/rodapé do relatório .

Se estiver a remover um par de cabeçalhos e rodapés e essas secções contiverem controlos, o Access avisa-o de que a eliminação das secções também elimina os controlos e que não poderá anular a ação. Clique em Sim para remover as secções e eliminar os controlos ou clique em não para cancelar a operação.

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Sugestões para formatar tipos de dados diferentes

Quando cria um relatório com a ferramenta relatório (disponível no separador criar , no grupo relatórios ) ou utilizando o assistente de relatórios, o Access adiciona os campos ao relatório e cria o controlo mais adequado para apresentar cada campo, com base no tipo de dados do campo. Se estiver a adicionar campos a um relatório, o método preferido é arrastar cada campo da lista de campos para o relatório. Tal como no assistente de relatórios ou na ferramenta de relatório , o Access cria o controlo mais adequado para cada campo, consoante o tipo de dados do campo. Para a maioria dos tipos de dados, o controlo mais adequado (predefinido) para utilizar é a caixa de texto.

As secções seguintes fornecem sugestões sobre como formatar alguns dos tipos de dados em casos especiais.

Campos de valores múltiplos    O controlo predefinido para um campo de valor múltiplo é uma caixa de combinação. Isto pode parecer uma escolha estranha para um controlo num relatório, uma vez que não pode clicar na seta numa caixa de combinação num relatório. No enTanto, no contexto de um relatório, uma caixa de combinação comporta-se como uma caixa de texto. A seta está visível apenas na vista de estrutura.

Se o campo contiver múltiplos valores, estes valores são separados por vírgulas. Se a caixa de combinação não for larga o suficiente para apresentar todos os valores numa linha e a propriedade PodeAmpliar da caixa de combinação estiver definida como Sim, os valores são moldados para a linha seguinte. Caso contrário, os valores são truncados. Para definir a propriedade PodeAmpliar para um controlo, abra o relatório na vista de estrutura ou na vista de esquema, clique no controlo e, em seguida, prima F4 para apresentar a folha de propriedades do controlo. A propriedade PodeAmpliar está localizada no separador Formatar e no separador tudo da folha de propriedades do controlo.

Campos Rich Text    O controlo predefinido para um campo de Rich Text é uma caixa de texto. Se a caixa de texto não for larga o suficiente para apresentar todos os valores de uma linha e a propriedade PodeAmpliar da caixa de texto estiver definida como Sim, os valores são moldados para a linha seguinte. Caso contrário, os valores são truncados. Para definir a propriedade PodeAmpliar para um controlo, abra o relatório na vista de estrutura ou na vista de esquema, clique no controlo e, em seguida, prima F4 para apresentar a folha de propriedades do controlo. A propriedade PodeAmpliar está localizada no separador Formatar e no separador tudo da folha de propriedades do controlo.

Um campo de texto formatado ajuda-O a formatar texto de várias formas. Por exemplo, várias palavras num campo podem ser sublinhadas e várias outras palavras no mesmo campo podem estar em itálico. No entanto, pode ainda definir um estilo de formatação geral para a caixa de texto que contém o texto formatado. A formatação da caixa de texto aplica-se apenas ao texto que não foi formatado especificamente com a formatação de texto formatado.

Definir estilos de formatação para uma caixa de texto que apresenta um campo de texto formatado

  1. Clique com o botão direito do rato no painel de navegação e, em seguida, clique em vista de esquema no menu de atalho.

  2. Clique na caixa de texto que apresenta o campo de texto formatado e, em seguida, no separador Formatar , no grupo tipo de letra , clique no estilo de formatação que pretende aplicar.

    o Access aplica a formatação a todo o texto no campo RTF que ainda não tinha esse tipo (mas não o valor) de formatação aplicado numa vista que suporte a introdução de dados, como a vista de folha de dados para uma tabela ou consulta, ou vista de formulário para um formulário. Por exemplo, se uma parte do texto no campo estiver formatada com uma cor de tipo de letra vermelha e aplicar uma cor de tipo de letra azul à caixa de texto, o Access transforma todo o texto azul, exceto o que foi formatado individualmente como vermelho. Como outro exemplo, se uma parte do texto no campo estiver formatada com um tamanho de tipo de letra de 11 pontos e aplicar um tamanho de tipo de letra de 14 pontos à caixa de texto, o Access aplica o tamanho do tipo de letra de 14 pontos a todo o texto, exceto o que foi formatado individualmente em 11 poin TS.

    Campos de anexo    Os campos de anexo utilizam um controlo especial que não é utilizado para qualquer outro tipo de dados. Pode anexar múltiplos ficheiros a um registo utilizando um único campo de anexo, mas o campo só pode apresentar informações sobre um anexo de cada vez. Por predefinição, o controlo de anexo apresenta um ícone ou uma imagem, consoante o tipo de ficheiro do anexo atualmente apresentado pelo controlo. Se pretender, pode definir as propriedades do controlo de anexo para que todos os ficheiros anexados sejam apresentados como ícones ou para que o campo apresente apenas um ícone de clipe e o número de anexos. Pressupondo que já utiliza um controlo de anexo no seu relatório, pode utilizar o seguinte procedimento para ajustar as propriedades do controlo para diferentes usos do controlo.

Definir as propriedades de visualização de um campo de anexo

  1. Clique com o botão direito do rato no painel de navegação e, em seguida, clique em vista de esquema no menu de atalho.

  2. Clique no controlo de anexo. Se a folha de propriedades ainda não tiver sido apresentada, prima F4 para a apresentar. Na folha de propriedades, clique no separador Formatar .

    Utilize a seguinte tabela como um guia para definir as propriedades do controlo de anexo.

    Propriedade

    Definição

    Apresentar como

    • Imagem/ícone apresenta gráficos como imagens e todos os outros ficheiros como ícones. Esta é a predefinição.

    • Ícone apresenta todos os ficheiros como ícones.

    • O clipe de reclipe apresenta um ícone de clipe seguido do número de anexos entre parênteses.

    Imagem preDefinida

    Para efetuar uma imagem predefinida no controlo de anexo quando não existirem ficheiros anexados, clique em Botão do Construtor na caixa de propriedades, procure a imagem pretendida e, em seguida, clique em abrir.

    Nota: A imagem predefinida não será apresentada se a propriedade apresentar como estiver configurada para o clipe.

    Alinhamento de imagens

    Selecione o alinhamento que pretende a partir da lista. A predefinição é centrar. Ajustar esta definição pode produzir resultados inesperados, dependendo da definição da propriedade modo tamanho da imagem .

    Modo de tamanho da imagem

    Esta definição só estará disponível se a propriedade apresentar como estiver definida como imagem/ícone.

    • O clip apresenta a imagem no tamanho real. A imagem é recortada se for demasiado grande para se ajustar dentro do controlo.

    • Alongar alongar a imagem para preencher todo o controlo.

      Nota: A menos que o controlo de anexo seja igual ao tamanho exato da imagem, utilizar esta definição irá distorcer a imagem, tornando-a apresentada vertical ou horizontalmente.

    • A pré-visualização mostra a imagem o maior possível sem recortar ou distorcer a imagem. Esta é a predefinição.

  3. Se estiver a utilizar o controlo para apresentar gráficos, ajuste o tamanho do controlo de anexo de forma a poder ver a quantidade de detalhes que pretende.

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