Gestão de projectos para além do Excel

Pode admiti-lo — até agora tem estado a utilizar uma folha de cálculo do Microsoft Excel para gerir projectos e não sabe muito bem porque deveria mudar. Acontece a muitos.

É tentador começar com um plano de projecto no Excel, porque ajuda a listar rapidamente todos os projectos, dispó-los de acordo com o pretendido e até criar uma espécie de vista Gráfico Gantt. Porém, uma folha de cálculo chega aos seus limites quando é necessário calcular alterações ao projecto.

Quando se encontra confrontado com a gestão simultânea de vários projectos, agendas interrompidas e recursos partilhados, a actualização de uma agenda numa folha de cálculo torna-se uma tarefa praticamente impossível. Com um motor de agendamento dinâmico, ferramentas de gestão de recursos e suporte para uma melhor comunicação, o Microsoft Project pode ajudá-lo a vencer este desafio.

O que pretende fazer?

Beneficiar de uma gestão de recursos a nível de toda a empresa

Deixar o Project calcular o efeito de alterações de datas

Utilizar métodos de relatório flexíveis

Integrar o Excel

Beneficiar de uma gestão de recursos a nível de toda a empresa

Quando utilizar uma folha de cálculo para controlar os projectos, o que acontece quando um único recurso estiver atribuído a vários projectos? Terá de gerir os recursos fora do plano do projecto, ou manualmente ou com um programa de outros fabricantes. Muitas vezes, os recursos acabam por ficar sobreatribuição e será necessário gastar tempo na tentativa de reagendar o trabalho.

Com o Microsoft Project Professional, todos os projectos da organização dispõem de um agrupamento de recursos central a nível de toda a empresa. Isto permite aos gestores de projectos consultar rapidamente a disponibilidade de um recurso, antes de o atribuir a uma tarefa.

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Deixar o Project calcular o efeito de alterações de datas

Pressupondo que está a controlar um projecto numa folha de cálculo. Este projecto inclui uma tarefa que não poderá ser iniciada até que um projecto diferente produza um material a entregar específico. Este material a entregar está agendado para estar disponível no dia 18 de Junho. No dia 25 de Junho ainda está à espera do material. Quanto tempo irá necessitar para actualizar a folha de cálculo com uma nova data para a tarefa que depende deste material a entregar? Eventualmente, não irá demorar muito se a tarefa estiver agendada no fim do projecto, mas se estiver agendada no início? E se o projecto abranger bem mais de 50 tarefas? Mais de 100 tarefas?

O Project pode ajudá-lo a ajustar rapidamente a agenda do projecto e as atribuição de recursos através de um motor de agendamento dinâmico. Processa as alterações de data e os efeitos subsequentes de forma totalmente integrada, tendo em conta todas as dependências, materiais a entregar e atribuições de recursos. O Project não apenas recalcula automaticamente a agenda, como também destaca as datas que alterou, de forma a que possa rapidamente ver o efeito de cada alteração da agenda.

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Utilizar métodos de relatório flexíveis

Terá uma reunião ad-hoc com o gestor daqui há dez minutos para discutir o estado do projecto. Pretende apresentar um relatório sobre os progressos do projecto, mas a tão curto prazo, o melhor que consegue fazer é imprimir a folha de cálculo e esperar que os dados sejam correctos. Gostava de proporcionar ao gestor um relatório mais composto do projecto, mas isto simplesmente não é possível num prazo tão curto utilizando uma folha de cálculo.

Com o Project, poderá gerar rapidamente um relatório visual que utiliza um modelo que, por sua vez, exporta os dados para uma Relatório de tabela dinâmica no Excel ou para um Diagrama Dinâmico no Microsoft Visio Professional. Poderá escolher quais os campos que pretende destacar no relatório, incluindo quaisquer campos personalizados que configurou para o projecto, e apresentar um relatório limpo e conciso para a reunião com a gestão.

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Integrar o Excel

Exportando os dados do projecto para o Excel, poderá continuar a utilizar as funcionalidades eficientes da folha de cálculo, enquanto aproveita o Project para controlar a agenda e os recursos do projecto. Também poderá importar ou incorporar dados do Excel no plano de projecto.

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Aplica-se a: Project 2010, Project 2010 Standard



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