Gestão de projectos para além do Excel

Importante : Este artigo foi traduzido automaticamente, consulte a exclusão de responsabilidade. Veja este artigo em inglês aqui para ter uma referência.

Pode admiti-lo — até agora tem estado a utilizar uma folha de cálculo do Microsoft Excel para gerir projectos e não sabe muito bem porque deveria mudar. Acontece a muitos.

É tentador para iniciar um plano de projecto no Excel, porque-ajudá-lo rapidamente todos os seus projetos da lista, dispô-las como pretende que-las e par criam algo que se assemelha uma vista Gráfico Gantt. Mas uma folha de cálculo determinado breve quando chegar para calcular as alterações ao seu projeto.

Quando se encontra confrontado com a gestão simultânea de vários projectos, agendas interrompidas e recursos partilhados, a actualização de uma agenda numa folha de cálculo torna-se uma tarefa praticamente impossível. Com um motor de agendamento dinâmico, ferramentas de gestão de recursos e suporte para uma melhor comunicação, o Microsoft Project pode ajudá-lo a vencer este desafio.

O que pretende fazer?

Tirar partido da gestão de recursos ao nível da empresa

Deixe que o Project calcular o efeito das alterações de data

Utilizar métodos de comunicação flexíveis

Integrar com o Excel

Beneficiar de uma gestão de recursos a nível de toda a empresa

Quando utilizar folhas de cálculo para controlar projetos, o que acontece quando um único recurso está atribuído a vários projetos? Tem de gerir recursos fora do seu plano do projeto, manualmente ou com um programa de terceiros. Recursos com frequência conclui inadvertidamente com sobrecarga e pode passam muito tempo a tentar reagendar o trabalho.

Todos os projetos na sua organização utilizar o Microsoft Project Server, podem desenhar a partir de um agrupamento de recursos central de toda a empresa. Permite que os gestores de projeto ver rapidamente o disponibilidade de um recurso antes de atribuir esse recurso a uma tarefa.

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Deixar o Project calcular o efeito de alterações de datas

Digamos que tenha sido rastreio um projeto numa folha de cálculo. Este projeto tem uma tarefa que não é possível iniciar até um projecto diferente produz um específico material a entregar. Que material a entregar está agendada para ser efetuado num 18 de Junho. Está agora 25º de Junho, e ainda está à espera para a mesma. Quanto tempo vai demorar para atualizar a sua folha de cálculo com uma nova data para a tarefa da qual depende do que material a entregar? Talvez não tempo se a tarefa estiver perto do final do projeto, mas o que acontece se é perto do início? E o que acontece se o projeto tiver bem mais de 50 tarefas? Superior a 100 tarefas?

Project pode ajudá-lo rapidamente ajustar as atribuições de agenda e de recursos do projeto com o seu motor de agendamento dinâmica. Esta trata uma alteração de data e os seus efeitos de forma totalmente integrada, gestão de contas para todas as dependências, materiais a entregar e as atribuições de recursos. Não só-são recalculadas automaticamente a agenda, mas projeto também realça as datas-alterado para que pode ver rapidamente o efeito de cada shift agenda.

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Utilizar métodos de relatório flexíveis

Terá uma reunião ad-hoc com o gestor daqui há dez minutos para discutir o estado do projecto. Pretende apresentar um relatório sobre os progressos do projecto, mas a tão curto prazo, o melhor que consegue fazer é imprimir a folha de cálculo e esperar que os dados sejam correctos. Gostava de proporcionar ao gestor um relatório mais composto do projecto, mas isto simplesmente não é possível num prazo tão curto utilizando uma folha de cálculo.

Com o Project, pode rapidamente gerar um relatório visual que utiliza um modelo que exporta os dados para um diagrama dinâmico no Microsoft Visio Professional. Pode escolher quais os campos que pretende realçar no relatório, incluindo os campos personalizados que configurou para o seu projeto, e apresentar um relatório simples e conciso para a sua reunião com a gestão de.

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Integrar o Excel

Exportando os dados do projecto para o Excel, poderá continuar a utilizar as funcionalidades eficientes da folha de cálculo, enquanto aproveita o Project para controlar a agenda e os recursos do projecto. Também poderá importar ou incorporar dados do Excel no plano de projecto.

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Nota : Exclusão de Responsabilidade da Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por um sistema informático sem intervenção humana. A Microsoft fornece estas traduções automáticas para ajudar utilizadores que não falam inglês a desfrutarem de conteúdos acerca dos produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Uma vez que o artigo foi traduzido de forma automática, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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