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Os riscos num projeto são determinados por dois aspetos:
Ou Risco=Impacto x probabilidade Por exemplo, um gestor de projeto poderá pensar que imprimir um relatório final do projeto poderá ter o risco de existir uma falha de energia antes da impressão. Mas porque uma falha de energia é improvável, o risco pode ser ignorado. Um risco mais razoável para o qual planear pode ser a indisponibilidade de uma loja de impressões para um relatório de acionistas mais complexo e de alta qualidade. Para este risco, o gestor de projetos deverá agendar mais tempo para a impressão do relatório. Para ver mais artigos desta série de guias de instruções de gestão de projetos, consulte as Informações gerais da gestão de projetos. |
Sugestões de gestão de projetos antes de começar . . .
Exemplos de atividades de alto risco
Eis algumas atividades e eventos típicos que podem aumentar o risco num projeto.
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Atividades de Risco |
Descrição |
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Tarefas críticas |
Tome atenção às tarefas que estão no caminho crítico. Possuem mais riscos porque têm o maior impacto na data de fim do projeto. |
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Tarefas de fornecedor |
Quando tem um contrato com um fornecedor, peça relatórios de progresso mais frequentes ou detalhados do que pediria aos seus próprios membros de equipa. As tarefas de fornecedor que ocorrem no final de um projeto possuem mais riscos que as tarefas de fornecedor noutras alturas. Os fornecedores incluem tanto as pessoas contratadas fora da sua empresa bem como os empregados de outras áreas da sua empresa. Porque ambos estão mais fora do seu controlo do que as pessoas na sua própria equipa, ambos devem ser tratados da mesma forma em termos de risco para o resultado de um projeto. |
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Membros de equipa inexperientes |
Atribuir trabalho a funcionários inexperientes no fim do projeto coloca em risco a data de fim do projeto porque os funcionários poderão precisar de mais tempo inicial. Minimize o risco ao agendar tempo inicial suficiente para os novos funcionários. |
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Projetos cuja duração é superior a um ano |
Os projetos que duram mais do que um ano possuem mais fatores desconhecidos e, como tal, contêm mais riscos resultantes da disponibilidade dos recursos, alterações tecnológicas, alterações no mercado e assim sucessivamente. |
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Demasiadas tarefas a ocorrer ao mesmo tempo |
Verifique se existe um número excessivo de tarefas agendadas para o mesmo tempo. Mesmo se essas tarefas forem executadas por pessoas diferentes, a ocorrência de demasiadas tarefas ao mesmo tempo cria riscos para o seu projeto, especialmente no fim do projeto. |
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Estruturar uma agenda na ordem correta |
Os gestores de projetos iniciantes cometem o erro de ligar as tarefas antes de as destacarem. Esta ação pode levar a confusão e muitos retrocessos. Ao iniciar um novo projeto, faça uma lista e agrupe tarefas primeiro para poder ver o âmbito completo do projeto e os seus materiais a entregar. Em seguida, pode começar a ligar tarefas para chegar à agenda ideal. |
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Ignorar o passado |
Se não efetuar um registo dos erros dos projetos, provavelmente irá repeti-los em projetos futuros. Os projetos muitas vezes terminam com documentos de fecho com o objetivo de minimizar os riscos repetidos em projetos futuros. |
Como gerir os riscos
Eis alguns truques de profissão que os gestores de projetos utilizam para gerir riscos de projetos.
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Evitar o risco |
Se uma atividade do projeto resulta em consequências graves, evitar a mesma é uma boa política. Por exemplo, a utilização de um processo de fabrico ao mesmo tempo para dois materiais a entregar pode colocar o tempo do projeto em risco. Em alternativa, um gestor de projetos pode evitar o risco ao utilizar o processo de fabrico sequencialmente. |
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Mitigar o risco |
Encontre formas de reduzir a probabilidade de um risco. Por exemplo, poderá decidir utilizar um processo de fabrico simplificado e de melhor compreensão do que um processo mais inovador e com maiores custos que demore demasiado tempo a instalar. |
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Transferir o risco |
Controle os riscos ao transferi-los para um fornecedor externo. Por exemplo, se a documentação de um subsistema de computador for demasiado grande no âmbito dos recursos internos para concluir a tempo, delegue partes da mesma a um fornecedor externo. |
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Aprenda com os riscos |
Nem todos os riscos são maus. Os riscos também podem abrir portas de oportunidades. Por exemplo, se depois de explorar os riscos no seu projeto, apercebe-se de que um subsistema de software que está a ser desenvolvido como parte de um processo de fabrico maior é, por si só, comercializável, poderá decidir atribuir novamente um maior desenvolvimento do subsistema aos seus melhores engenheiros. Retirar engenheiros experientes de um projeto cria riscos adicionais no seu projeto, mas neste caso pode ser balanceado pelas oportunidades ganhas. |
Faça a gestão dos riscos
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Se quiser controlar o progresso da sua agenda com o objetivo de descobrir tarefas que são um risco, tem de saber mais sobre a definição de linhas de base para o seu projeto. |
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Reveja a eficiência com que os seus recursos estão a ser utilizados no seu projeto e se precisa de fazer ajustes aos recursos sobreatribuídos ou subalocados. |
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Veja atualizações de tarefas de membros da equipa para perceber onde os riscos estão. Pode controlar o progresso rapidamente através do gráfico Gantt ou pode utilizar uma análise avançada de valor ganho. |
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Mostre as tarefas que têm o maior impacto na data de conclusão do projeto. Analise estas tarefas primeiro para encontrar riscos na sua agenda. |
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Os riscos num projeto não podem ser vistos apenas com uma vista. Sinta-se à vontade em explorar os riscos do projeto ao utilizar várias vistas. |
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A análise do valor ganho ajuda-o a detetar riscos de progresso ao fazer perguntas como: "Olhando para a quantidade de trabalho feito até agora neste projeto, quanto dinheiro devíamos ter gasto?" ou "Vamos terminar a tempo?" |
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Quando gere um projeto para riscos, terá de mover as tarefas na agenda. Todos os projetos consomem tempo, dinheiro ou âmbitos. |
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Quando planeia o risco e ajusta a sua agenda, o Project pode mover tarefas inesperadamente. Compreenda o grande "Porquê?" por trás do poderoso motor de agendamento do Project. |
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Depois de introduzir os custos do projeto, examine-os para certificar-se de que não criou riscos no seu orçamento. |
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