Dez principais formas de limpar os seus dados

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Palavras com erros ortográficos, stubborns espaços à direita, prefixos indesejados, casos incorretos e carateres não imprimíveis fazem uma primeira impressão incorreta. Além disso, esta não é uma lista completa de formas como os seus dados podem ficar sujos. Acumule as mangas. É a altura de algumas das suas folhas de cálculo com o Microsoft Excel.

Nem sempre tem controlo sobre o formato e o tipo de dados que importou a partir de uma origem de dados externa, como uma base de dados, ficheiro de texto ou página Web. Antes de poder analisar os dados, tem frequência de eliminá-los. Felizmente, o Excel tem muitas funcionalidades para o ajudar a obter dados com o formato preciso que pretende. Por vezes, a tarefa é simples e existe uma funcionalidade específica que lhe é a tarefa. Por exemplo, pode utilizar facilmente o verificador ortográfico para limpar palavras com erros ortográficos em colunas que contenham comentários ou descrições. Em alternativa, se pretender remover linhas duplicadas, pode fazê-lo rapidamente ao utilizar a caixa de diálogo remover duplicados .

Em outras ocasiões, poderá ter de manipular uma ou mais colunas com uma fórmula para converter os valores importados em novos valores. Por exemplo, se pretender remover espaços à direita, pode criar uma nova coluna para limpar os dados utilizando uma fórmula, preenchendo a nova coluna, convertendo as fórmulas da nova coluna em valores e, em seguida, removendo a coluna original.

Os passos básicos para limpar dados são os seguintes:

  1. Importar os dados de uma origem de dados externa.

  2. Crie uma cópia de segurança dos dados originais num livro separado.

  3. Certifique-se de que os dados estão num formato tabular de linhas e colunas com: dados semelhantes em cada coluna, todas as colunas e linhas visíveis e nenhuma linha em branco no intervalo. Para obter os melhores resultados, utilize uma tabela do Excel.

  4. Faça tarefas que não exijam a manipulação de colunas primeiro, como a verificação ortográfica ou a utilização da caixa de diálogo Localizar e substituir .

  5. Em seguida, faça tarefas que requeiram a manipulação de colunas. Os passos gerais para a manipulação de uma coluna são:

    1. Insira uma nova coluna (B) junto à coluna original (A) que precisa de limpeza.

    2. Adicione uma fórmula que irá transformar os dados na parte superior da nova coluna (B).

    3. Preencha a fórmula na nova coluna (B). Numa tabela do Excel, é criada automaticamente uma coluna calculada com os valores preenchidos.

    4. Selecione a nova coluna (B), copie-a e, em seguida, Cole os valores na nova coluna (B).

    5. Remova a coluna original (A), que converte a nova coluna de B para A.

Para limpar periodicamente a mesma origem de dados, considere gravar uma macro ou escrever código para automatizar todo o processo. Também existem vários suplementos externos escritos por fornecedores de terceiros, listados na secção fornecedores de terceiros , que pode considerar utilizar se não tiver o tempo ou os recursos para automatizar o processo por si próprio, se não tiver tempo ou recursos para automatizar o processo.

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Descrição

Descrição geral da ligação a dados (de importação)

Descreve todas as formas de importar dados externos para o Office Excel.

Preencher dados automaticamente em células de folhas de cálculo

Mostra como utilizar o comando preenchimento .

Criar e formatar tabelas

redimensionar uma tabela ao adicionar ou remover linhas e colunas

utilizar colunas calculadas numa tabela do Excel

Mostrar como criar uma tabela do Excel e adicionar ou eliminar colunas ou colunas calculadas.

Criar uma macro

Mostra várias formas de automatizar tarefas repetitivas através de uma macro.

Pode utilizar um verificador ortográfico para não apenas encontrar palavras com erros ortográficos, mas para localizar valores que não são utilizados de forma consistente, como os nomes de produtos ou empresas, adicionando esses valores a um dicionário personalizado.

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Descrição

Verificar a ortografia e gramática

Mostra como corrigir palavras com erros ortográficos numa folha de cálculo.

Utilizar dicionários personalizados para adicionar palavras ao verificador ortográfico

Explica como utilizar dicionários personalizados.

As linhas duplicadas são um problema comum quando importa dados. É aconselhável filtrar valores exclusivos primeiro para confirmar que os resultados são os que pretende antes de remover valores duplicados.

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Descrição

Filtrar por valores exclusivos ou remover valores duplicados

Apresenta dois procedimentos intimamente relacionados: como filtrar linhas exclusivas e como remover linhas duplicadas.

Pode pretender remover uma cadeia de entrelinha comum, tal como uma etiqueta seguida por dois pontos e espaço, ou um sufixo, como uma expressão parenthetic no fim da cadeia de texto que é obsoleta ou desnecessária. Pode fazê-lo encontrando ocorrências desse texto e, em seguida, substituindo-o por sem texto ou outro texto.

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Descrição

Verificar se uma célula contém texto (sem distinção entre maiúsculas e minúsculas)

Verifique se uma célula contém texto (sensível às maiúsculas e minúsculas)

Mostrar como utilizar o comando Localizar e várias funções para encontrar texto.

Remover carateres do texto

Mostra como utilizar o comando substituir e várias funções para remover o texto.

Localizar ou substituir texto e números numa folha de cálculo

Mostrar como utilizar as caixas de diálogo Localizar e substituir .

Localizar, PROCURARB

procurar, LOCALIZARB

substituir, SUBSTITUIRB

substituir


à esquerda, ESQUERDAB à direita, DIREITAB


Len, caratb mid, MidB

Estas são as funções que pode utilizar para realizar várias tarefas de manipulação de cadeias, tais como localizar e substituir uma subcadeia dentro de uma cadeia, extrair partes de uma cadeia ou determinar o comprimento de uma cadeia.

Por vezes, o texto é incluído num conjunto misto, principalmente quando se trata do caso do texto. Ao utilizar uma ou mais das funções de três casos, pode converter texto em letras minúsculas, como endereços de e-mail, letras maiúsculas, como códigos de produto, ou maiúsculas/minúsculas, tais como nomes ou títulos de livros.

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Descrição

Alterar as maiúsculas/minúsculas do texto

Mostra como utilizar as funções de três casos.

LOWER

Converte todas as letras maiúsculas numa cadeia de texto em letras minúsculas.

Mai ÚSCULA

Coloca a primeira letra do texto em maiúscula e todas as outras letras do texto depois de qualquer caráter diferente de uma letra. Converte todas as outras letras para minúsculas.

UPPER

Converte texto em letras maiúsculas.

Por vezes, os valores de texto contêm carateres à esquerda, à direita ou múltiplos carateres de espaço incorporados (Unicode s valores do conjunto de carateres 32 e 160) ou carateres não imprimíveis (valores do conjunto de carateres Unicode para 31, 127, 129, 141, 143, 144 e 157). Estes carateres podem, por vezes, causar resultados inesperados ao ordenar, filtrar ou procurar. Por exemplo, na origem de dados externa, os utilizadores podem fazer erros tipográficos ao adicionar inadvertidamente carateres de espaço extra, ou os dados de texto importados a partir de origens externas poderão conter carateres não imprimíveis incorporados no texto. Uma vez que estes carateres não são facilmente percebidos, os resultados inesperados podem ser difíceis de compreender. Para remover estes carateres indesejados, pode utilizar uma combinação das funções cortar, limpar e substituir.

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Descrição

Mostra como remover todos os espaços e carateres não imprimíveis do conjunto de carateres Unicode.

CODIFICAR

Devolve o código numérico do primeiro caráter de uma cadeia de texto.

Nova

Remove os primeiros carateres não imprimíveis do 32 no código ASCII de 7 bits (valores de 0 a 31) a partir do texto.

TRIM

Remove o caráter de espaço ASCII de 7 bits (valor 32) do texto.

Pode utilizar a função substituir para substituir os carateres Unicode de valor superior (valores 127, 129, 141, 143, 144, 157 e 160) com os carateres ASCII de 7 bits para os quais as funções arrumar e CLEAN foram criadas.

Existem dois problemas principais com números que podem exigir a limpeza dos dados: o número foi importado inadvertidamente como texto e o símbolo negativo tem de ser alterado para o padrão para a sua organização.

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Descrição

Converter números guardados como texto em números

Mostra como converter números formatados e armazenados em células como texto, o que pode causar problemas com cálculos ou produzir ordens de ordenação confusas, para formato de número.

DINHEIRO

Converte um número em formato de texto e aplica um símbolo de moeda.

TEXT

Converte um valor em texto num formato de número específico.

CORRIGIDO

Arredonda um número para o número especificado de casas decimais, formata o número em formato decimal utilizando um ponto e vírgulas e devolve o resultado como texto.

VALUE

Converte uma cadeia de texto que representa um número num número.

Uma vez que existem tantas formatações de data diferentes e porque estes formatos podem ser confundidos com códigos de peças numerados ou outras cadeias que contenham marcas ou hífens, as datas e as horas com frequência têm de ser convertidas e reformatadas.

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Descrição

Alterar a interpretação do sistema de datas, formato ou de dois dígitos do ano

Descreve a forma como o sistema de datas funciona no Office Excel.

Converter horas

Mostra como converter entre diferentes unidades de tempo.

Converter datas armazenadas como texto para datas

Mostra como converter datas que estão formatadas e armazenadas em células como texto, o que pode causar problemas com cálculos ou produzir ordens de ordenação confusas, até ao formato de data.

DATA

Devolve o número de série sequencial que representa uma data específica. Se o formato das células correspondia a Geral antes da introdução da fórmula, o resultado é formatado como uma data.

DATA.VALOR

Converte uma data representada por texto num número de série.

TIME

Devolve o número decimal para uma determinada hora. Se o formato das células correspondia a Geral antes da introdução da fórmula, o resultado é formatado como uma data.

VALOR.TEMPO

Devolve o número decimal da hora representado por uma cadeia de texto. O número decimal é um valor que varia de 0 (zero) a 0,99999999, que representa as horas de 0:00:00 (12:00:00 AM) a 23:59:59 (11:59:59).

Uma tarefa comum após importar dados a partir de uma origem de dados externa é intercalar duas ou mais colunas numa só ou dividir uma coluna em duas ou mais colunas. Por exemplo, pode querer dividir uma coluna que contenha um nome completo num nome próprio e apelido. Em alternativa, poderá querer dividir uma coluna que contenha um campo de endereço em colunas separadas de rua, cidade, região e código postal. O inverso também pode ser verdadeiro. Pode querer unir uma coluna nome próprio e apelido numa coluna nome completo ou combinar colunas de endereço separadas numa coluna. Valores comuns adicionais que podem exigir a fusão de uma coluna ou divisão em múltiplas colunas incluem códigos de produto, caminhos de ficheiro e endereços de protocolo Internet (IP).

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Descrição

Combinar o nome

próprio e o apelidocombinar texto e números

combinar texto com uma data ou hora

Combine duas ou mais colunas com uma função

Mostrar exemplos típicos de combinação de valores de duas ou mais colunas.

Dividir texto em colunas diferentes com o Assistente de Conversão de Texto para Colunas

Mostra como utilizar este assistente para dividir colunas com base em vários delimitadores comuns.

Dividir o texto em colunas diferentes com funções

Mostra como utilizar as funções esquerda, média, direita, procurar e LEN para dividir uma coluna nome em duas ou mais colunas.

Combinar ou dividir os conteúdos de células

Mostra como utilizar a função CONCATENAr, o & (e comercial) e o assistente de conversão de texto para colunas.

Unir células ou dividir células unidas

Mostra como utilizar as células de impressãoem série, intercalar e unir e centrar comandos.

CONCATENAR

Une duas ou mais cadeias de texto numa só cadeia de texto.

A maior parte das funcionalidades de análise e formatação no Office Excel pressupõe que os dados existem numa tabela unidimensional única e simples. Por vezes, poderá querer fazer com que as linhas se tornem colunas e as colunas transformam-se em linhas. Em outras ocasiões, os dados não estão ainda estruturados num formato tabular e precisa de uma forma de transformar os dados de um formato tabular num formato tabular.

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Descrição

TRANSPOR

Devolve um intervalo vertical de células como um intervalo horizontal ou vice-versa.

Ocasionalmente, os administradores de bases de dados utilizam o Office Excel para localizar e corrigir os erros correspondentes quando duas ou mais tabelas são unidas. Isto poderá envolver a reconciliação de duas tabelas de diferentes folhas de cálculo, por exemplo, para ver todos os registos em ambas as tabelas ou para comparar tabelas e localizar linhas que não correspondam.

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Descrição

Procurar valores numa lista de dados

Apresenta formas comuns de procurar dados ao utilizar as funções de pesquisa.

PESQUISA

Devolve um valor a partir de um intervalo de uma linha ou de uma coluna ou de uma matriz. A função proc tem duas formas de sintaxe: o formulário de vetor e a forma de matriz.

PROCH

Procura um valor na linha superior de uma tabela ou numa matriz de valores e, em seguida, devolve um valor na mesma coluna a partir de uma linha especificada na tabela ou matriz.

PROCV

Procura um valor na primeira coluna de uma matriz de tabela e devolve um valor na mesma linha de outra coluna na matriz de tabelas.

INDEX

Devolve um valor ou a referência a um valor a partir de uma tabela ou intervalo. Existem duas formas da função índice: o formulário de matriz e o formulário de referência.

MATCH

Devolve a posição relativa de um item numa matriz que corresponde a um valor especificado numa ordem especificada. Utilize CORRESP em vez de uma das funções PROC quando necessitar da posição de um item num intervalo em vez do item propriamente dito.

COMPENSA

Devolve uma referência a um intervalo que é um número especificado de linhas e colunas de uma célula ou de um intervalo de células. A referência que é devolvida pode ser uma única célula ou um intervalo de células. É possível especificar o número de linhas e o número de colunas a ser devolvido.

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