Devo guardar os meus documentos no OneDrive para Empresas ou num site de equipa?

É uma tentação guardar todos os seus documentos no OneDrive para Empresas. A ligação para a sua biblioteca do OneDrive para Empresas encontra-se sempre na parte superior da página, pronta a ser utilizada para carregar ou criar um documento do OneDrive para Empresas. No entanto, também tem de pensar em quem pode ou não ter acesso aos documentos que guarda no OneDrive para Empresas. Se um documento for um esforço de colaboração relacionado com um projeto, talvez seja uma boa ideia guardá-lo num site de equipa.

Qual é a diferença entre o OneDrive para Empresas e um site de equipa do SharePoint

O OneDrive para Empresas é um local no qual pode armazenar ficheiros do seu computador na nuvem para depois lhes aceder a partir de qualquer dispositivo ou partilhá-los com outras pessoas. Como parte integrante do Office 365 ou do SharePoint Server, o OneDrive para Empresas permite-lhe atualizar e partilhar os seus ficheiros em qualquer lugar e trabalhar em documentos do Office com outras pessoas em simultâneo.

Um site de equipa do SharePoint é um lugar onde os utilizadores podem colaborar em ficheiros, documentos e ideias. Foi concebido de forma a facilitar a comunicação bidirecional entre membros de equipa. O SharePoint oferece um conjunto completo de bibliotecas de documentos, listas de tarefas, calendários, fluxos de trabalho, wikis e outras funcionalidades que ajudam as equipas a comunicar e a colaborar.

Tanto no OneDrive para Empresas como num site de equipa do SharePoint, os seus ficheiros são armazenados na nuvem. Pode sincronizar o OneDrive para Empresas ou o SharePoint com o seu computador. Consulte Sincronizar os seus ficheiros do OneDrive para Empresas ou Sincronizar bibliotecas de sites com o seu computador para obter mais informações.

Quando deve guardar documentos no OneDrive para Empresas

  • Quando não tiver intenção de partilhá-los.
    Por predefinição, os documentos que coloca no OneDrive para Empresas são privados, a menos que os coloque na pasta Partilhado com Todos. Isto torna o OneDrive para Empresas a sua melhor opção para fazer rascunhos de documentos ou de documentos pessoais que mais ninguém precisa de ver.

  • Quando tiver intenção de partilhar ficheiros individualmente com um âmbito ou ciclo de vida limitado.
    Por exemplo, está a escrever uma publicação de blogue que pode não estar associada a um projeto e quer que alguns colegas a revejam antes de publicar. Neste caso, é esperado que as pessoas utilizem o documento uma vez, sem precisar de armazenamento ou informações contextuais adicionais. Só precisam de uma ligação para o documento e de uma permissão de edição.

  • Não é possível identificar um site de equipa existente ao qual pertence o seu documento e o utilizador não tem em mente que o propósito do documento garante a criação de um novo documento.

Quando deve guardar documentos na biblioteca de um site de equipa

  • O utilizador pretende que os membros da equipa reconheçam o documento como sendo relevante para um projeto em curso.

  • O utilizador pretende distribuir a propriedade e permissões por um conjunto maior de pessoas. Se um documento for importante para o sucesso de um projeto, a existência de outras pessoas, para além de si, que não possam controlar o que acontece no site é uma boa ideia.

  • O utilizador quer que as permissões sejam garantidas num site, em vez de em documentos individuais. Se as pessoas tiverem acesso ao site de equipa, então têm acesso aos documentos armazenados no site.

  • Já estão guardados outros documentos relacionados com projetos na biblioteca do site de equipa e já é esperado que sejam encontrados aí.

  • O utilizador pretende criar um fluxo de trabalho de entrada que atribua o documento a alguém.

Se tiver uma pequena empresa, é uma boa ideia configurar o seu armazenamento e partilha de ficheiros para poder utilizar o seu OneDrive para Empresas e o seu site de equipa do Office 365 em conjunto. Consulte este tutorial sobre como personalizar o seu site de equipa. O tutorial inclui passos sobre como pode promover o seu site de equipa, de forma a que os seus membros de equipa possam navegar rapidamente entre a respetiva pasta do OneDrive para Empresas e o seu site de equipa do Office 365.

Mover um documento do OneDrive para Empresas para sites de equipa

Por vezes, a relevância dos documentos individuais cresce e estes tornam-se importantes para um projeto. Quando tal acontecer, é possível que faça sentido movê-los do OneDrive para Empresas para um site de equipa.

A mudança de um documento do OneDrive para Empresas para a biblioteca de um site de equipa é uma operação manual. É possível copiar, cortar ou colar o documento. A maneira mais fácil de mover ficheiros entre bibliotecas é através do Explorador. Na biblioteca, clique no separador Biblioteca e, em seguida, selecione Abrir com o Explorador.

abrir com o comando explorador no separador biblioteca do friso

Eis um pequeno vídeo de formação que mostra a mudança de documentos:

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Se estiver a utilizar o SharePoint Online ou o SharePoint 2016 no local, poderá não ver a opção Sites num menu na parte superior da página. Clique no iniciador de aplicações Ícone do iniciador de aplicações e, em seguida, clique em Sites ou SharePoint.

Resolução de problemas com a mudança de documentos do OneDrive para Empresas

É necessário ter em atenção algumas questões ao mover documentos do OneDrive para Empresas para a biblioteca de um site de equipa:

  • As hiperligações para o documento original deixaram de funcionar porque eliminou o documento no OneDrive para Empresas. É possível que o utilizador queira partilhar o documento que moveu para o site de equipa para dar às pessoas no site uma ligação atualizada e que funcione.

  • Caso as pessoas tenham seguido o documento original, as ligações nos respetivos newsfeeds para esse documento deixarão de funcionar. Para restaurar esta associação, as pessoas terão de seguir o documentona sua nova localização.

  • É aconselhável substituir o documento original no OneDrive para Empresas por um que forneça apenas uma ligação para o novo ficheiro e que indique a nova localização do mesmo.

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