Criar vistas de tabela dinâmica ou PivotChart numa base de dados do ambiente de trabalho do Access

Pode utilizar as vistas de Tabela Dinâmica e de Gráfico Dinâmico quando precisa de fazer análises de dados interativas ou de criar gráficos dinâmicos e interativos. Este artigo descreve os passos necessários para criar e personalizar as duas vistas.

O que pretende fazer?

Obter informações sobre as vistas de Tabela Dinâmica

Exemplo da vista de Tabela Dinâmica

Ver dados detalhados

Ver itens individuais

Criar uma vista de Tabela Dinâmica

Passo 1: criar uma consulta

Passo 2: abrir a consulta na vista de Tabela Dinâmica

Passo 3: adicionar campos de dados à vista de Tabela Dinâmica

Adicionar campos de linha

Adicionar campos de coluna

Adicionar campos de detalhes

Adicionar campos de filtro

Mover um campo

Eliminar um campo

Passo 4: adicionar campos de detalhes calculados e campos de total à vista

Adicionar campos de detalhes calculados

Adicionar campos de total

Passo 5: alterar legendas de campos e formatar dados

Passo 6: filtrar, ordenar e agrupar dados

Estruturar uma vista de Gráfico Dinâmico

Diferenças entre a vista de Tabela Dinâmica e a vista de Gráfico Dinâmico

Exemplos de vistas de Gráfico Dinâmico

Criar uma vista de Gráfico Dinâmico

Passo 1: mudar para a vista de Gráfico Dinâmico

Passo 2: adicionar e remover campos na vista de Gráfico Dinâmico

Adicionar um campo

Eliminar um campo

Passo 3: agrupar, filtrar e ordenar os dados

Agrupar dados

Filtrar dados

Ordenar dados

Passo 4: alterar o tipo de gráfico

Passo 5: adicionar uma legenda

Passo 6: editar e formatar texto

Títulos dos eixos

Etiquetas de dados

Passo 7: formatar a área de desenho

Obter informações sobre as vistas de Tabela Dinâmica

As Tabelas Dinâmicas são tabelas interativas que agregam e comparam rapidamente grandes quantidades de dados. Pode rodar as linhas e as colunas para ver diferentes resumos da origem de dados e pode apresentar os detalhes relativos a áreas de interesse. Utilize uma Tabela Dinâmica se pretender analisar totais relacionados, especialmente se a lista de números a somar for extensa e quiser comparar vários factos relativamente a cada um desses números.

Exemplo da vista de Tabela Dinâmica

O exemplo abaixo mostra uma consulta de dados de faturação na vista de Tabela Dinâmica. Esta vista mostra apenas os valores resumidos.

Vista de Tabela Dinâmica

O campo País está filtrado para mostrar dados exclusivamente dos Estados Unidos.

O campo Região Personalizada é um campo de grupo personalizado. Os campos de grupo personalizados permitem-lhe agrupar os itens da forma que acha mais prático analisar os dados. Aqui, os itens Cidade estão agrupados em duas categorias: Costa Ocidental e Resto do País.

Valor Total da Transação mostra, como valor percentual, o valor total das transações efetuadas por um representante de vendas em cada uma das regiões.

N.º de Transações mostra o número de transações efetuadas por um representante de vendas em cada uma das regiões.

No exemplo anterior, pode comparar facilmente os dados ao nível de vários delegados comerciais e regiões. Dado que a tabela é interativa, pode alterar rapidamente os filtros, os totais e o nível de detalhe apresentado, para analisar os seus dados de diversas formas.

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Ver dados detalhados

Pode clicar no sinal de mais (+) à direita do representante de vendas ou abaixo de uma região para ver registos detalhados individuais. O exemplo seguinte mostra os dados detalhados de Susana Oliveira.

Ver dados detalhados

Estes campos de detalhes existem na origem de registos subjacente.

Os campos de detalhes calculados utilizam uma expressão baseada noutros campos de detalhes.

Estas transações individuais foram efetuadas pela Susana Oliveira na região Costa Ocidental.

Os campos de resumo e os dados aparecem na parte inferior da vista.

Pode clicar no sinal de menos (-) à direita do representante de vendas ou de uma região para ocultar os dados de detalhes correspondentes.

Nota: Ocultar os dados detalhados melhora o desempenho da vista de Tabela Dinâmica.

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Ver itens individuais

Se a área de uma coluna tiver vários campos, pode clicar no sinal de mais (+) ou no sinal de menos (-) à esquerda de um item para mostrar ou ocultar itens de nível inferior. Por exemplo, para apresentar dados resumidos ou detalhados relativos a cada cidade da Costa Ocidental, clique no sinal de mais (+) à esquerda de Costa Ocidental.

O exemplo que se segue mostra os valores resumidos para cada cidade no grupo Costa Ocidental.

Ver itens individuais

Os itens do campo Cidade estão agrupados no grupo personalizado Costa Ocidental.

Dados resumidos para Sines.

Clicar aqui mostra os clientes situados em Sines e os dados resumidos de cada cliente.

Clicar aqui mostra os dados detalhados para Sines.

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Criar uma vista de Tabela Dinâmica

Também pode criar vistas de Tabela Dinâmica ou de Gráfico Dinâmico para consultas, tabelas e formulários do Access. No âmbito deste artigo, explicaremos como criar uma vista de Tabela Dinâmica e uma vista de Gráfico Dinâmico para consultas do Access.

Passo 1: Criar uma consulta

Se ainda não tem uma consulta para utilizar na vista de Tabela Dinâmica, crie uma:

  • No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Assistente de Consultas se precisar de ajuda para criar a consulta ou em Estruturar Consulta se pretender criá-la sozinho.

Quando adicionar campos à grelha da consulta, certifique-se de que inclui:

  • Os campos que contêm os dados que quer resumir (por exemplo, valores em moeda ou outros dados numéricos).

  • Os campos que quer utilizar para comparar os dados, como funcionário, região ou data.

Se planear contar itens na Tabela Dinâmica, deverá também incluir um campo de ID exclusivo para os itens que quer contar. Por exemplo, para contar o número de faturas, a consulta deverá incluir o ID da tabela da fatura.

Para obter mais informações sobre a criação de consultas, consulte o artigo Introdução às consultas.

Passo 2: Abrir a consulta na vista de Tabela Dinâmica

  1. Se a consulta ainda não estiver aberta, faça duplo clique nela no Painel de Navegação.

  2. No separador Base, no grupo Vistas, clique em Ver e, em seguida, clique em Vista de Tabela Dinâmica.

    O Access mostra uma vista de Tabela Dinâmica sem campos nem dados.

Passo 3: Adicionar campos de dados à vista de Tabela Dinâmica

Neste passo, vai adicionar os campos que compõem os cabeçalhos das linhas e colunas da vista de Tabela Dinâmica, bem como os campos de detalhes e de filtro. Para tal, a Lista de Campos tem de estar visível.

  • Se a Lista de Campos não estiver visível, no separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Lista de Campos.

Adicionar campos de linha

Os campos de linha são os campos que formam as linhas da Tabela Dinâmica. Nos exemplos no início deste artigo, esse campo éRepresentante de Vendas.

Para adicionar um campo de linha:

  • Arraste o campo da Lista de Campos para a área marcada com Largar Campos de Linha Aqui na Tabela Dinâmica.

Como alternativa, pode adicionar o campo de filtro através do seguinte procedimento:

  1. Selecione o campo na Lista de Campos.

  2. Na parte inferior da Lista de Campos, selecione Área da Linha na lista pendente e clique em Adicionar a.

Adicionar campos de coluna

Como o nome indica, os campos de coluna são aqueles que formam as colunas da Tabela Dinâmica. Nos exemplos no início deste artigo, os campos de colunas eramCidade e IDdoCliente.

Para adicionar um campo de coluna:

  • Arraste o campo da Lista de Campos para a área marcada como Largar Campos de Coluna Aqui na Tabela Dinâmica.

Como alternativa, pode adicionar o campo de filtro através do seguinte procedimento:

  1. Selecione o campo na Lista de Campos.

  2. Na parte inferior da Lista de Campos, selecione Área da Coluna na lista pendente e clique em Adicionar a.

Adicionar campos de detalhes

Os campos de detalhes são os que compõem as células detalhadas da Tabela Dinâmica. Nos exemplos no início deste artigo, os campos de detalhes sãoNome do Produto, Preço Unitário e Quantidade.

Para adicionar campos de detalhes:

  • Arraste o campo da Lista de Campos para a área marcada como Largar Totais ou Campos de Detalhes Aqui na Tabela Dinâmica.

Como alternativa, pode adicionar o campo de filtro através do seguinte procedimento:

  1. Selecione o campo na Lista de Campos.

  2. Na parte inferior da Lista de Campos, selecione Área Detalhada na Lista pendente e clique em Adicionar a.

Adicionar campos de filtro

Os campos de filtro são opcionais. Adicionar filtros permite-lhe filtrar toda a Tabela Dinâmica por valores. Por exemplo, no primeiro exemplo no início deste artigo, foi adicionado o campo País como campo de filtro. Como resultado, é possível filtrar toda a Tabela Dinâmica por países específicos.

Para adicionar um campo de filtro:

  • Arraste o campo da Lista de Campos para a área marcada com Largar Campos de Filtros Aqui na Tabela Dinâmica.

Como alternativa, pode adicionar o campo de filtro através do seguinte procedimento:

  1. Selecione o campo na Lista de Campos.

  2. Na parte inferior da Lista de Campos, selecione Área do Filtro na lista pendente e clique em Adicionar a.

Mover campos

  • Arraste o nome do campo para a localização pretendida. Certifique-se de que arrasta o nome do campo (por exemplo, Representante de Vendas) e não um dos valores do campo.

Eliminar um campo

  • Selecione o nome do campo que pretende eliminar e, no separador Estrutura, no grupo Campo Ativo, clique em Remover Campo.

    Nota: Esta ação remove o campo da vista, mas este continua disponível na origem de dados subjacente.

Passo 4: Adicionar campos de detalhes calculados e campos de total à vista

Adicionar campos de detalhes calculados

  1. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Fórmulas e, em seguida, clique em Criar Campo de Detalhes Calculado.

    O Access mostra uma caixa de diálogo Propriedades.

  2. Na caixa de diálogo Nome, escreva um nome para o campo calculado.

  3. Na caixa maior abaixo da caixa Nome, escreva o cálculo que pretende efetuar, como, por exemplo,

    Preço Unitário * Quantidade

    Sugestão:  Enquanto escreve o cálculo, pode utilizar a lista pendente e o botão Inserir Referência Para na parte inferior da caixa de diálogo Propriedades para adicionar campos ao cálculo.

  4. Clique em Alterar. O Access adiciona o campo calculado à lista de campos.

  5. Repita os passos 2 a 4 para outros campos calculados que pretenda criar.

  6. Feche a caixa de diálogo Propriedades.

  7. Adicione o campo calculado à Tabela Dinâmica de acordo com as instruções na secção Adicionar campos de detalhes.

Adicionar campos de total

  1. Certifique-se de que as células de detalhes estão apresentadas. Selecione uma etiqueta de cabeçalho de coluna e, no separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Mostrar Detalhes.

  2. Selecione um dos valores de detalhes para os quais pretende adicionar um total.

  3. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Cálculo Automático e, em seguida, clique no tipo de total que pretende adicionar.

  4. Repita o passo 3 para os outros tipos de totais que quer acrescentar.

Passo 5: Alterar legendas de campos e formatar dados

  1. Na Tabela Dinâmica, selecione a etiqueta do campo que quer alterar.

  2. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Propriedades.

  3. Na caixa de diálogo Propriedades, clique no separador Legendas.

  4. Na caixa de diálogo Legenda, escreva a sua legenda e prima ENTER.

  5. Defina outras opções de formatação para as legendas.

  6. Na caixa de diálogo Propriedades, clique no separador Formatar.

  7. Utilize os comandos no separador Formatar para ordenar os dados e para formatar o texto e as células.

  8. Se a Tabela Dinâmica contiver linhas de total, clique em Ocultar Detalhes no separador Estrutura para ocultar os campos de detalhes e mostrar apenas os campos de total.

  9. Repita os passos 3 a 7 para definir legendas e formatos nos campos de total.

Sugestão:  Para mostrar os totais como percentagem de um total geral, selecione um dos totais e, no separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Mostrar Como e selecione o total geral que pretende comparar (total da linha, total da coluna e assim sucessivamente).

Passo 6: Filtrar, ordenar e agrupar dados

  • Para filtrar dados, clique na seta pendente junto ao nome de um campo e selecione as caixas de verificação para obter a filtragem que pretende.

  • Para agrupar dados:

    1. Na Tabela Dinâmica, clique nos valores que pretende agrupar. Por exemplo, para agrupar várias cidades, clique na primeira cidade e mantenha premida a tecla CTRL enquanto clica nas outras cidades a agrupar.

    2. Clique com o botão direito do rato num dos valores selecionados e clique em Agrupar Itens.

      O Access cria um nível de grupo personalizado. Pode alterar a legenda e a formatação do grupo com o procedimento descrito na secção Passo 5: Alterar legendas de campos e formatar dados.

Depois de adicionar um nível de agrupamento, pode selecionar o grupo e utilizar os comandos Expandir Campo e Fechar Campo no separador Estrutura para ver ou ocultar os campos individuais no grupo, respetivamente.

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Estruturar uma vista de Gráfico Dinâmico

Diferenças entre a vista de Tabela Dinâmica e a vista de Gráfico Dinâmico

Os esquemas dos Gráficos Dinâmicos e das Tabelas Dinâmicas são semelhantes, exceto que, por predefinição, as vistas de Tabela Dinâmica mostram detalhes dos dados, ao passo que as vistas de Gráfico Dinâmico mostram totais ou resumos de dados (regra geral, sob a forma de somas ou contagens).

Do mesmo modo, em vez de áreas de linhas e colunas, as vistas de Gráfico Dinâmico mostram áreas de séries e categorias. As séries são grupos de pontos de dados relacionados e, normalmente, são representados na legenda através de uma cor específica. As categorias consistem num ponto de dados de cada série e, por norma, são representados por uma categoria no eixo (x) de categoria.

As alterações que efetuar ao esquema de uma tabela, consulta ou formulário noutras vistas são independentes do esquema do objeto nas vistas de Tabela Dinâmica ou Gráfico Dinâmico. Contudo, as alterações de esquema que fizer na vista de Tabela Dinâmica, como mover um campo da área de linha para a área de coluna, são refletidas na vista de Gráfico Dinâmico e vice-versa.

Exemplos de vistas de Gráfico Dinâmico

O primeiro exemplo de vista de Gráfico Dinâmico mostra os cinco representantes de vendas que apresentaram mais vendas (conforme indicado pelos preços unitários totais) nos Estado Unidos, entre 1996 e 1998. Cada marcador de dados estende-se para o valor no eixo (y) dos valores que representa a soma dos preços das unidades vendidas.

Total de Vendas de Preço Unitário

Na área do filtro, o campo País está filtrado para mostrar apenas preços unitários nos EUA.

A área de dados mostra os totais dos preços unitários vendidos.

A área de desenho fornece um fundo para os marcadores de dados.

As linhas de grelha permitem ver mais facilmente onde são colocados os marcadores de dados no eixo dos valores.

Este marcador de dados representa um ponto de categoria (neste caso, representante de vendas) composto por três pontos de séries (neste caso, os anos 1996, 1997 e 1998).

A área das séries contém o campo de série Data da Encomenda. Foi adicionada uma legenda à direita deste gráfico, que aparece diretamente abaixo do campo de séries.

A área da categoria consiste em etiquetas de categorias; neste caso, as etiquetas de categorias são os nomes dos delegados comerciais.

A etiqueta do valor do eixo fornece um ponto de referência para cada marcador de dados.

O mesmo gráfico pode ser "dinamizado" ou manipulado para mostrar diferentes conjuntos de análises, conforme mostrado no próximo exemplo, que compara os cinco principais países/regiões em que foram feitas encomendas. (Tenha em conta que, neste exemplo, o campo Representante de Vendas está, agora, na área do filtro, ao passo que o campo País está na área de categoria).

Vendedor e País

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Criar uma vista de Gráfico Dinâmico

As instruções que se seguem partem do princípio de que concluiu os passos anteriores para criar uma vista de Tabela Dinâmica.

Passo 1: mudar para a vista de Gráfico Dinâmico

No separador Estrutura, no grupo Vistas, clique em Ver e, em seguida, clique em Vista de Gráfico Dinâmico.

Passo 2: adicionar e remover campos na vista de Gráfico Dinâmico

Neste passo, pode adicionar ou remover campos do gráfico. Quando remover campos de um gráfico, os dados continuam disponíveis na lista de campos, mas não aparecem no gráfico.

Adicionar campos

  • Para adicionar campos, arraste-os da Lista de Campos para uma das "zonas de colocação" no gráfico. Em alternativa, pode selecionar os campos na lista de campos e, na parte inferior da Lista de Campos, selecionar a área a área à qual pretende adicioná-los e, em seguida, clicar em Adicionar a.

    • Se não vir as zonas de colocação, no separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Zonas de Colocação.

    • Se não vir a Lista de Campos, no separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Lista de Campos.

Eliminar um campo

  • Para eliminar um campo, selecione a respetiva etiqueta no gráfico e prima a tecla DELETE. Em alternativa, pode arrastar o campo para fora do gráfico.

Passo 3: Agrupar, filtrar e ordenar os dados

Para tornar um gráfico mais legível, é, muitas vezes, aconselhável agrupar, filtrar e ordenar os dados. Por exemplo, nos exemplos no início desta secção, as datas das encomendas estão agrupadas por anos, pelo que é mais fácil ver resumos de cada ano rapidamente, em vez de ter de analisar a data de cada encomenda individual. Do mesmo modo, os dados estão filtrados para mostrar os cinco delegados comerciais com os montantes de vendas mais elevados. Por fim, os marcadores de dados estão ordenados pelo valor total em ordem crescente, o que faz com que seja fácil ver os cinco delegados comerciais com mais e menos vendas.

Agrupar dados

  1. Selecione o nome de um campo no gráfico.

  2. Se a caixa de diálogo Propriedades ainda não estiver visível, clique com o botão direito do rato no nome do campo e clique em Propriedades.

  3. Na caixa de diálogo Propriedades, clique no separador Filtrar e Agrupar.

  4. Em Agrupamento, na lista Agrupar itens por, selecione a opção de agrupamento que pretende. Por exemplo, num campo de data, pode clicar em Anos. Num campo de texto, pode agrupar por carateres iniciais, como, por exemplo, os 3 primeiros carateres de um nome.

Filtrar dados

  1. Selecione um marcador de dados no gráfico.

  2. Se a caixa de diálogo Propriedades ainda não estiver visível, clique com o botão direito do rato no marcador de dados e clique em Propriedades.

  3. No separador Filtrar e Agrupar da caixa de diálogo Propriedades, em Filtragem, selecione o tipo de filtragem e o número de itens que pretende apresentar. Por exemplo, para ver os cinco principais itens, selecione Principal, na lista Mostrar o, e escreva 5 na caixa de diálogo Itens.

Ordenar dados

  • Clique com o botão direito do rato num marcador de dados no gráfico, aponte para Ordenar e clique na opção de ordenação que pretende.

Passo 4: Alterar o tipo de gráfico

  1. Clique com o botão direito do rato numa área do gráfico e clique em Alterar Tipo de Gráfico.

  2. Na caixa de diálogo Propriedades, na lista à esquerda, selecione um tipo de gráfico geral.

  3. Na lista à direita, selecione o tipo específico de gráfico que pretende utilizar.

Passo 5: Adicionar legendas

  1. Clique numa área em branco do gráfico.

  2. No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Legenda.

Passo 6: Editar e formatar texto

Títulos dos eixos

  1. Selecione o título do eixo que pretende formatar.

  2. Se a caixa de diálogo Propriedades ainda não estiver visível, clique com o botão direito do rato e clique em Propriedades.

  3. Na caixa de diálogo Propriedades, clique no separador Formatar e, na caixa de diálogo Legenda, escreva o texto que pretende apresentar.

  4. Em Formato do texto, no mesmo separador, selecione as opções de formatação que deseja.

Etiquetas de dados

  1. Clique numa etiqueta de dados (por exemplo, uma das categorias no eixo (x) das categorias).

  2. Clique novamente na etiqueta para selecionar todas as etiquetas no eixo.

  3. Se a caixa de diálogo Propriedades ainda não estiver visível, clique com o botão direito do rato numa das etiquetas e clique em Propriedades.

  4. Na caixa de diálogo Propriedades, clique no separador Formatar e selecione as opções de formatação que deseja.

Passo 7: Formatar a área de desenho

  1. Clique na área de desenho para selecioná-la. A área de desenho é a caixa que contém os marcadores de dados.

  2. Se a caixa de diálogo Propriedades ainda não estiver visível, clique com o botão direito do rato na área de desenho e clique em Propriedades.

  3. Na caixa de diálogo Propriedades, clique no separador Limite/Preenchimento.

  4. Selecione as opções de formatação que pretende aplicar à área de desenho.

  5. Selecione uma linha de grelha no gráfico.

  6. Na caixa de diálogo Propriedades, clique no separador Linha/Marcador.

  7. Selecione as opções de formatação que pretende aplicar às linhas de grelha.

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