Criar uma base de dados do Access para partilhar na Web

Pode utilizar o Access 2010 e os Serviços do Access, um componente do SharePoint, para criar aplicações de bases de dados Web. Isto ajuda-o a:

  • Proteger e gerir o acesso a dados

  • Partilhar dados numa organização inteira ou através da Internet

    Note:  É necessário ter uma conta de utilizador para utilizar uma base de dados Web. Não é suportado o acesso anónimo.

  • Criar aplicações de base de dados que não necessitam do Access para serem utilizadas

Este artigo fornece uma descrição geral da estrutura da base de dados Web do Access. Para uma introdução à estrutura da base de dados do ambiente de trabalho, consulte os artigos Criar uma nova base de dados do ambiente de trabalho e Princípios básicos da estrutura de bases de dados.

Neste artigo

Descrição Geral

Criar uma base de dados Web

Publicar e sincronizar alterações à aplicação

Descrição Geral

O Access 2010 e os Serviços do Access (um componente opcional do SharePoint) fornecem uma plataforma para criar bases de dados que pode utilizar na Web. Pode estruturar e publicar bases de dados Web com o Access 2010 e o SharePoint e as pessoas que tiverem contas do SharePoint utilizam a base de dados Web num browser.

Como funciona

Quando publica uma base de dados Web, os Serviços do Access criam um site do SharePoint que contém a base de dados. Todos os dados e objetos da base de dados são movidos para as listas do SharePoint nesse site. O seguinte vídeo demonstra o processo.

O seu browser não suporta vídeo. Instalar o Microsoft Silverlight, o Adobe Flash Player ou o Internet Explorer 9.

Depois de a publicar, os visitantes do SharePoint podem utilizar a sua base de dados, consoante as permissões que tenham para utilizar o site do SharePoint.

  • Controlo Total    Permite-lhe efetuar alterações aos dados e à estrutura.

  • Contribuição    Permite-lhe efetuar alterações aos dados, mas não à estrutura.

  • Leitura    Permite-lhe ler dados, mas não permite efetuar qualquer alteração.

Pode abrir a base de dados Web no Access, rever a estrutura e, em seguida, sincronizar as suas alterações e guardá-las, efetivamente, no site do SharePoint. O seguinte vídeo demonstra como fazer uma alteração estrutural após ter publicado a sua base de dados Web.

O seu browser não suporta vídeo. Instalar o Microsoft Silverlight, o Adobe Flash Player ou o Internet Explorer 9.

Também pode utilizar a base de dados Web offline, utilizar a versão offline e, em seguida, sincronizar as alterações aos dados e à estrutura quando voltar a estar online.

Note: Para criar uma base de dados Web, tem de ter permissões de Controlo Total no site do SharePoint onde quer publicá-la. Para obter mais informações sobre as permissões do SharePoint, consulte a secção Consulte Também.

Os formulários e relatórios são executados no browser

Os formulários, relatórios e a maior parte das macros são executados no browser. Deste modo, o Access pode atualizar dados no ecrã sem ter de refazer a página inteira.

Pode criar um formulário para ajudar as pessoas a navegar na aplicação. Um novo controlo, o controlo de Navegação, facilita a adição de botões de navegação padrão do estilo Web a um formulário com este objetivo.

Note: O Painel de Navegação (a funcionalidade que utiliza no Access para navegar pelos objetos numa base de dados) não está disponível num browser.

Os dados são armazenados em listas do SharePoint

Todas as tabelas transformam-se em listas do SharePoint e os registos tornam-se itens de lista. Deste modo, pode utilizar as permissões do SharePoint para controlar o acesso à base de dados Web, bem como tirar partido de outras capacidades do SharePoint

Security Note:  A cadeia de carateres de ligação para tabelas ligadas não está encriptada, incluindo o nome de utilizador e a palavra-passe, no caso de essa informação ter sido guardada (e o destino da ligação suportar contas de utilizador). Numa base de dados que tenha uma ligação para uma lista do SharePoint e a ligação incluir o nome de utilizador e a palavra-passe, um utilizador mal intencionado poderia alterar a lista de destino da ligação utilizando as credenciais guardadas. Mesmo que as credenciais não estejam guardadas com a cadeia de carateres de ligação, um utilizador mal intencionado poderia alterar as permissões no site SharePoint com a ajuda de um colaborador que já tenha permissões suficientes. Tenha cuidado ao partilhar cópias de uma base de dados que contenha ligações para listas numa base de dados Web publicada.

As consultas e as macros de dados são executadas no servidor

Todo o processamento SQL ocorre no servidor, o que ajuda a melhorar o desempenho da rede ao limitar o tráfego a conjuntos de resultados.

Intranet ou Internet

Pode publicar no seu próprio servidor SharePoint na intranet ou na Internet. A Microsoft disponibiliza uma solução do SharePoint alojada com acesso à Internet.

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Criar uma base de dados Web

Esta secção descreve novas funcionalidades chave e fornece passos para as tarefas de estrutura básicas que necessita que necessita de concluir para criar uma base de dados Web.

Nesta secção

Antes de começar

Considerar a utilização de um modelo

Começar com uma base de dados Web em branco

Estruturar uma tabela Web

Adicionar um campo calculado

Configurar regras de validação de dados

Criar uma relação entre duas tabelas Web

Modificar um campo de pesquisa na vista de Folha de Dados

Manter a integridade dos dados utilizando macros de dados

Criar uma consulta na Web

Criar um formulário Web

Criar um relatório Web

Criar um formulário de Navegação e defini-lo como o formulário predefinido para ser apresentado ao iniciar

Antes de começar

Existem algumas tarefas que deverá efetuar antes de começar a estruturar a base de dados Web. Além disso, existem diferenças de estrutura entre bases de dados Web e bases de dados de ambiente de trabalho que deve conhecer, especialmente se for um programador experiente do Access.

  • Determinar o objetivo da base de dados    Tenha um plano claro, de modo a poder tomar boas decisões quando estiver a planear detalhes de estrutura.

  • Localizar e organizar as informações necessárias    Não pode utilizar tabelas ligadas numa base de dados Web. Quaisquer dados que pretenda utilizar que não tenham origem na base de dados terão de ser importados antes da publicação. Se organizar os dados antes de começar a estruturá-los, pode evitar ter de reajustar a estrutura para acomodar desafios de dados inesperados.

  • Identificar o site SharePoint que irá utilizar para publicar    Não pode publicar sem o SharePoint. Se pretender testar a estrutura num browser enquanto a concebe (o que é aconselhável), tem de publicá-la primeiro.

  • Planear a segurança    Pode tirar partido da segurança do SharePoint para controlar o acesso à base de dados Web. Planeie a segurança antecipadamente para poder incorporá-la na sua estrutura.

Diferenças de estrutura entre bases de dados de ambiente de trabalho e Web

Algumas funcionalidades de bases de dados que utiliza numa base de dados de ambiente de trabalho não estão disponíveis com os Serviços do Access. No entanto, existem novas funcionalidades que suportam muitos dos mesmo cenários que as funcionalidades de ambiente de trabalho.

A tabela seguinte lista as funcionalidades só de ambiente de trabalho e a nova funcionalidade que ajuda a suportar o mesmo cenário.

Cenário

Funcionalidade só de ambiente de trabalho

Nova funcionalidade

Estruturar objetos da base de dados

Vista de Estrutura

Vista de Folha de Dados Melhorada; Vista de Esquema

Rever dados resumidos, tais como somas, médias e grupos

Funções de grupo

Macros de dados; funções de grupo em relatórios

Programar eventos

VBA

Macros e macros de dados; Nova experiência de estruturação de macros com o IntelliSense

Navegar para um objeto da base de dados

Painel de Navegação

Controlo de navegação ou outro elemento de formulário

Important: Pode criar muitos objetos de cliente numa base de dados Web, mas não é possível utilizá-los num browser. No entanto, estes fazem parte da base de dados Web e podem ser utilizados no Access 2010 no computador. As pessoas podem abrir a base de dados Web no Access e, em seguida, utilizar os objetos de cliente. Esta é uma forma eficaz de partilhar uma base de dados e também abre novas oportunidades para trabalhar em conjunto na Web. O SharePoint trata de eventuais problemas de simultaneidade.

Funcionalidades só de ambiente de trabalho sem equivalência nos Serviços do Access

Note: A lista seguinte não é exclusiva.

  • Consultas união

  • Consultas cruzadas

  • Controlos de sobreposição em formulários

  • Relações da tabela

  • Formatação condicional

  • Diversas ações e expressões de macros

Considerar a utilização de um modelo

Ao determinar o que a aplicação deve fazer, considere se um modelo de base de dados funcionaria. Os modelos de base de dados são aplicações criadas previamente que pode utilizar tal como estão ou modificar de acordo com as suas necessidades em particular.

Pode rever os modelos disponíveis no separador Novo na vista Backstage. Para obter mais informações acerca dos modelos que estão incluídos no Access 2010, consulte o artigo Selecionar e utilizar um modelo do Access.

Começar com uma base de dados Web em branco

  • No separador Ficheiro, clique em Novo.

    O separador Novo na vista Backstage

O separador Ficheiro abre a vista Backstage, uma nova parte da interface do Access onde pode encontrar comandos que se aplicam a uma base de dados completa, tal como Publicar no SharePoint.

Na vista Backstage, o separador Novo tem comandos para criar uma base de dados.

As funcionalidades do separador Novo na vista Backstage

1. Em Modelos Disponíveis, clique em Base de Dados Web em Branco.

2. Reveja o nome proposto para o ficheiro na caixa Nome do Ficheiro e o caminho para o ficheiro da base de dados, listados em baixo. Pode alterar o nome do ficheiro ao escrever na caixa Nome do Ficheiro.

3. Para alterar o caminho, clique ícone de pasta junto à caixa Nome do Ficheiro para procurar uma localização onde colocar o ficheiro da base de dados.

4. Clique em Criar. A sua nova base de dados Web é aberta e apresenta uma nova tabela vazia.

Estruturar uma tabela Web

Utilize a vista de Folha de Dados para estruturar uma tabela Web.

Ao criar uma base de dados Web em branco pela primeira vez, o Access cria uma nova tabela e abre-a na vista de Folha de Dados. Pode utilizar os comandos no separador Campos e no separador Tabela para adicionar campos, índices, regras de validação e macros de dados  – uma nova funcionalidade que lhe permite alterar os dados com base em eventos.

Após editar e utilizar a nova tabela, é possível que queira criar mais tabelas.

Criar uma nova tabela Web

Com a sua base de dados Web aberta:

  • No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

Quando cria uma tabela pela primeira vez, esta tem um só campo: um campo de ID de Numeração Automática. Pode adicionar novos campos para armazenar os itens de informação necessários ao assunto da tabela. Por exemplo, é aconselhável adicionar um campo que armazene a data em que começa a controlar algo.

Adicionar um campo da galeria de campos

Pode escolher entre uma variedade de campos pré-formatados e adicioná-los à sua tabela ao utilizar a galeria de campos.

  • No separador Campos, no grupo Adicionar e Eliminar, clique no tipo de campo pretendido.

Adicionar um campo ao clicar na folha de dados

  1. Com a tabela aberta, clique em Clique para Adicionar e, em seguida, selecione um tipo de campo.

  2. Atribua um nome ao campo que reflita o respetivo conteúdo.

    Tip: Para alterar o nome de um campo existente, faça duplo clique no nome do campo.

  3. Repita para cada campo que pretende criar.

Alterar propriedades de campo

A formatação e as propriedades determinam o comportamento de um campo, tal como o tipo de dados que pode armazenar. Pode alterar estas definições de modo a que o campo se comporte da forma pretendida.

  1. Selecione o campo que tem a formatação e as propriedades que pretende alterar.

  2. No friso, clique no separador Campos.

  3. Utilize os comandos dos grupos Formatação e Propriedades para alterar as definições.

Adicionar um campo calculado

Pode adicionar um campo que apresenta um valor que é calculado a partir de outros dados da mesma tabela. Os dados de outras tabelas não podem ser utilizados como a origem para os dados calculados. Algumas expressões não são suportadas pelos campos calculados.

  1. Com a tabela aberta, clique em Clique para Adicionar.

  2. Aponte para Campo Calculado e, em seguida, clique no tipo de dados pretendido para o campo.

    É apresentado o Construtor de Expressões.

  3. Utilize o Construtor de Expressões para criar o cálculo do campo. Lembre-se de que só pode utilizar outros campos da mesma tabela como origens de dados para o cálculo. Para obter Ajuda na utilização do Construtor de Expressões, consulte o artigo Utilizar o Construtor de Expressões.

Configurar regras de validação de dados

Pode utilizar uma expressão para validar dados introduzidos na maioria dos campos. Também pode utilizar uma expressão para validar dados introduzidos numa tabela, o que pode ser útil se pretender validar dados introduzidos num campo que não suporte a validação ou se pretender validar dados introduzidos em campos baseados no valor de outros campos da tabela. Para uma explicação mais completa sobre a validação, consulte o artigo Restringir a introdução de dados utilizando uma regra de validação.

Também pode especificar a mensagem que é apresentada quando uma regra de validação, conhecida como mensagem de validação, impede a introdução de dados.

Configurar uma mensagem e regra de validação de campo

  1. Selecione o campo ao qual pretende adicionar uma regra de validação.

  2. No friso, clique no separador Campos.

  3. No grupo Validação de Campo, clique em Validação e, em seguida, clique em Regra de Validação de Campo.

    É apresentado o Construtor de Expressões.

  4. Utilize o Construtor de Expressões para criar a sua regra de validação. Para obter Ajuda na utilização do Construtor de Expressões, consulte o artigo Utilizar o Construtor de Expressões.

  5. No grupo Validação de Campo, clique em Validação e, em seguida, clique em Mensagem de Validação de Campo.

  6. Escreva a mensagem que pretende apresentar quando os dados introduzidos não são válidos e, em seguida, clique em OK.

Configurar uma mensagem e regra de validação de registo

Pode utilizar uma regra de validação de registo para evitar registos duplicados ou exigir que uma determinada combinação de factos sobre o registo seja verdadeira, tal como [Data de Início] é maior do que 1 de janeiro de 2010 e menor do que [Data de Fim]

  1. Abra a tabela à qual pretende adicionar uma regra de validação.

  2. No friso, clique no separador Campos.

  3. No grupo Validação de Campo, clique em Validação e, em seguida, clique em Regra de Validação de Registo.

    É apresentado o Construtor de Expressões.

  4. Utilize o Construtor de Expressões para criar a sua regra de validação. Para obter Ajuda na utilização do Construtor de Expressões, consulte o artigo Utilizar o Construtor de Expressões.

  5. No grupo Validação de Campo, clique em Validação e, em seguida, clique em Mensagem de Validação de Registo.

  6. Escreva a mensagem que pretende apresentar quando os dados introduzidos não são válidos e, em seguida, clique em OK.

Criar uma relação entre duas tabelas Web

Para criar uma relação numa base de dados Web, pode utilizar o assistente de pesquisas para criar um campo de pesquisa. O campo de pesquisa é incluído na tabela que se encontra no lado "muitos" da relação e aponta para a tabela que se encontra no lado "um" da relação.

Criar um campo de pesquisa na vista de Folha de Dados

  1. Abra a tabela que pretenda que esteja no lado "muitos" da relação.

  2. Clique na seta junto de Clique para Adicionar e, em seguida, clique em Pesquisa e Relação.

  3. Siga os passos do Assistente de Pesquisas para criar o campo de pesquisa.

Modificar um campo de pesquisa na vista de Folha de Dados

  1. Abra a tabela que contém o campo de pesquisa que pretende modificar.

  2. Execute um dos seguintes procedimentos:

    • No separador Campos, no grupo Propriedades, clique em Modificar Pesquisas.

    • Clique com o botão direito do rato no campo de pesquisa e, em seguida, clique em Modificar Pesquisas.

  3. Siga os passos do Assistente de Pesquisas.

Manter a integridade dos dados utilizando macros de dados

Pode implementar atualizações e eliminações em cascata através de macros de dados. Pode utilizar os comandos existentes no separador Tabela para criar macros incorporadas que modificam dados. O vídeo seguinte mostra-lhe os passos básicos.

O seu browser não suporta vídeo. Instalar o Microsoft Silverlight, o Adobe Flash Player ou o Internet Explorer 9.

Para obter mais informações sobre como criar macros de dados, consulte o artigo Criar uma macro de dados.

Criar uma consulta na Web

Pode utilizar uma consulta como a origem de dados para formulários e relatórios. As consultas são executadas no servidor, ajudando a reduzir o tráfego na rede.

Por exemplo, suponha que utiliza uma base de dados Web para controlar contribuições de caridade. Pretende ver quem doou dinheiro durante um evento. Pode utilizar uma consulta para selecionar os dados e prepará-los para serem utilizados nos formulários e relatórios.

Note: Este procedimento utiliza o modelo de contribuições de caridade como exemplo. Pode segui-lo se criar uma nova base de dados utilizando o modelo de base de dados de contribuições de caridade.

  1. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Consulta.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, faça duplo clique em cada tabela que pretender incluir e, em seguida, clique em Fechar.

    Neste exemplo, faça duplo clique em Constituintes, Donativos, Eventos e ParticipantesEvento.

  3. Crie todas as associações necessárias arrastando campos de um objeto para outro na janela de estrutura da consulta.

    Neste exemplo, arraste o campo ID a partir de Constituintes para o campo IDConstituinteDoador em Donativos e, em seguida, arraste o campo IDConstituinteDoador a partir de Donativos para o campo IDConstituinte em ParticipantesEvento.

  4. Adicione os campos que pretende utilizar. Pode arrastar os campos para a grelha, ou pode fazer duplo clique num campo para o adicionar.

    Neste exemplo, adicione Evento a partir da tabela Eventos, DataDonativo a partir da tabela Donativos e Saudação, NomePróprio e Apelido a partir da tabela Constituintes.

  5. Adicione todos os critérios que pretender aplicar.

    Neste exemplo, pretende limitar DataDonativo para se situar entre a DataInício e a DataFim do evento. Na grelha de estrutura da consulta, na linha Critérios em DataDonativo, escreva >=[DataInício] E <=[DataFim].

Criar um formulário Web

Os formulários são a principal forma de introduzir e editar dados na base de dados Web e também são úteis para rever dados. Os formulários são executados no browser, ajudando a otimizar o desempenho. Quando abre um formulário, o browser obtém os dados necessários a partir do servidor do SharePoint. Pode filtrar e ordenar os dados no formulário sem ter de obter novamente os dados a partir do servidor.

Tip: Para um melhor desempenho, limite os registos obtidos pelos formulários e relatórios principais.

  1. Selecione uma tabela ou consulta para utilizar como origem de dados.

    Note: Se pretender criar um formulário não vinculado, ignore este passo.

  2. No separador Criar, no grupo Formulários, clique num dos seguintes botões:

    • Formulário    Crie um formulário simples que mostre um registo de cada vez, utilizando o objeto selecionado como origem de dados.

      Note: Se estiver a criar um formulário não vinculado, este botão não está disponível.

    • Múltiplos itens    Crie um formulário que mostre vários registos de cada vez, utilizando o objeto selecionado como origem de dados.

      Note: Se estiver a criar um formulário não vinculado, este botão não está disponível.

    • Formulário em branco    Crie um formulário sem nada.

    • Folha de Dados    Crie um formulário com um aspeto e um comportamento semelhantes a uma folha de dados, utilizando o objeto selecionado como origem de dados.

      Note: Se estiver a criar um formulário não vinculado, este botão não está disponível.

Criar um relatório Web

Os relatórios são a principal forma de rever ou imprimir dados a partir da base de dados Web. Os relatórios são executados no browser, ajudando a otimizar o desempenho. Quando abre um relatório, o browser obtém os dados necessários a partir do servidor do SharePoint. Pode filtrar e ordenar os dados no relatório sem ter de obter novamente os dados a partir do servidor.

Tip: Para um melhor desempenho, limite os registos obtidos pelos formulários e relatórios principais.

  1. Selecione uma tabela ou consulta para utilizar como origem de dados.

  2. No separador Criar, no grupo Relatórios, clique num dos seguintes botões:

    • Relatório    Crie um relatório básico utilizando o objeto selecionado como origem de dados.

    • Relatório Em Branco    Crie um relatório sem nada.

Criar um formulário de Navegação e defini-lo como o formulário predefinido para ser apresentado ao iniciar

As pessoas necessitam de uma forma de navegar na aplicação. Lembre-se de que o Painel de Navegação não está disponível num browser. Para as pessoas utilizarem objetos da sua base de dados, tem de lhes proporcionar uma forma de o fazer. Pode criar um formulário de Navegação e especificar que seja apresentado sempre que alguém abrir a sua aplicação num browser. Além disso, se não especificar a apresentação de um formulário quando a aplicação for iniciada, não será apresentado nenhum formulário, tornando difícil a utilização da aplicação por parte das outras pessoas.

Tip: Poderá pretender aguardar até ao fim para criar o formulário de Navegação, de modo a poder adicionar todos os objetos ao formulário quando o criar.

  1. No friso, clique no separador Criar.

  2. No grupo Formulários, clique em Navegação e, em seguida, selecione um esquema de navegação a partir da lista.

  3. Para adicionar um item, arraste-o a partir do Painel de Navegação para o controlo de Navegação.

    Note: Só pode adicionar formulários e relatórios a um controlo de Navegação.

  4. Adicione quaisquer outros controlos pretendidos ao corpo do formulário de Navegação. Por exemplo, poderá pretender fornecer a funcionalidade de pesquisa em todos os formulários adicionando alguns controlos ao formulário de Navegação.

Definir o formulário de navegação como o formulário de apresentação na Web predefinido

  1. No separador Ficheiro, em Ajuda, clique em Opções.

  2. Na caixa de diálogo Opções do Access, clique em Base de Dados Actual.

  3. Em Opções da Aplicação, clique em Formulário de Apresentação na Web e, em seguida, selecione o formulário pretendido na lista.

    Note:  Não tem de selecionar o formulário de navegação como o formulário de apresentação na Web. Pode especificar qualquer formulário Web.

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Publicar e sincronizar alterações à aplicação

Publicar uma base de dados Web

Pode ver um vídeo deste processo na secção Descrição Geral.

  1. No separador Ficheiro, clique em Guardar e Publicar e, em seguida, clique em Publicar no Access Services.

  2. Clique em Executar Verificador de Compatibilidade.
    botão executar verificador de compatibilidade na vista backstage do access
    O verificador de compatibilidade ajuda-o a certificar-se de que a sua base de dados será corretamente publicada. Se encontrar algum problema, deve resolvê-los antes de fazer a publicação.

    Note:  Se for detetado algum problema, o Access armazena-o numa tabela chamada Problemas de Compatibilidade Web. Cada linha da tabela tem uma ligação a informações de resolução de problemas.

  3. Em Publicar no Access Services, preencha o seguinte:

    • Na caixa URL do Servidor, escreva o endereço Web do servidor do SharePoint no qual quer publicar a base de dados. Por exemplo, http://Contoso/.

    • Na caixa Nome do Site, escreva um nome para a base de dados Web. Este nome será acrescentado ao URL do Servidor para produzir o URL da aplicação. Por exemplo, se o URL do Servidor for http://Contoso/ e o Nome do Site for CustomerService, o URL será http://Contoso/CustomerService.

  4. Clique em Publicar no Access Services.

Sincronizar uma base de dados Web

Depois de efetuar alterações de estrutura ou colocar uma base de dados offline, poderá pretender efetuar a sincronização. A sincronização resolve as diferenças entre o ficheiro de base de dados no computador e o site SharePoint.

Pode ver um vídeo deste processo na secção Descrição Geral.

  1. Abra a base de dados Web no Access e faça as alterações de estrutura.

  2. Quando terminar, clique no separador Ficheiro e, em seguida, clique em Sincronizar Tudo.
    Botão Sincronizar Tudo na vista Backstage do Access

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