Criar tabelas numa base de dados

Criar tabelas numa base de dados

Importante : Este artigo foi traduzido automaticamente, consulte a exclusão de responsabilidade. Veja este artigo em inglês aqui para ter uma referência.

Quando cria uma base de dados do Access, armazena os seus dados em tabelas – listas com base no assunto que contêm linhas e colunas. Por exemplo, pode criar uma tabela Contactos para armazenar uma lista de nomes, endereços e números de telefone ou uma tabela Produtos para armazenar informações sobre produtos.

Este artigo explica como criar uma tabela, como adicionar campos a uma tabela e como definir a chave primária de uma tabela. Também explica como definir propriedades do campo e da tabela.

Uma vez que as outras objetos de base de dados dependem fortemente por isso, tabelas, deverá começam sempre a estrutura de uma base de dados através da criação das respetivas tabelas e, em seguida, criar quaisquer outros objetos. Antes de criar tabelas, cuidadosamente considere seus requisitos e determinar todas as tabelas que necessita. Para obter uma introdução para planear e estruturar uma base de dados, consulte o artigo princípios básicos da estrutura de base de dados.

Neste artigo

Descrição Geral

Criar uma nova tabela

Adicionar um campo a uma tabela

Guardar uma tabela

Descrição Geral

Uma tabela é um objeto de base de dados que utiliza para armazenar dados sobre um assunto específico, tal como funcionários ou produtos. Uma tabela é composta por registos e campos.

Cada registo contém dados sobre uma instância do assunto da tabela, tal como um funcionário específico. Normalmente, um registo também se denomina uma linha ou uma instância.

Cada campo contém dados sobre um aspeto do assunto da tabela, tal como o nome próprio ou o endereço de e-mail. Normalmente, um campo também se denomina uma coluna ou um atributo.

Um registo consiste em valores de campo, tal como Contoso, Ltd ou alguem@exemplo.com. Normalmente, um valor de campo também se denomina um facto.

Tabela Clientes no Access a mostrar o esquema de registos e campos

1. Um registo

2. Um campo

3. Um valor de campo

Uma base de dados do Access pode conter várias tabelas, cada uma a armazenar informações sobre um assunto diferente. Cada tabela pode conter vários campos de tipos de dados diferentes, como texto, números, datas e hiperligações.

Propriedades da tabela e do campo

As tabelas e os campos também têm propriedades que pode definir para controlar as respetivas características ou comportamento.

Folhas de propriedades da tabela e do campo
Uma tabela aberta na vista de Estrutura.

1. Propriedades da tabela

2. Propriedades do campo

Numa base de dados do Access, as propriedades da tabela são atributos de uma tabela que afetam o aspeto ou o comportamento da tabela como um todo. As propriedades da tabela são definidas na folha de propriedades da tabela na vista de Estrutura. Por exemplo, pode definir a propriedade Vista Predefinida de uma tabela para especificar como a tabela é apresentada por predefinição.

Uma propriedade do campo aplica-se a um campo específico numa tabela e define uma das características do campo ou um aspeto do comportamento do campo. Pode definir algumas propriedades na vista de Folha de dados. Também pode definir uma propriedade do campo na vista de Estrutura ao utilizar o painel Propriedades do Campo.

Tipos de dados

Cada campo tem um tipo de dados. O tipo de dados de um campo indica o tipo de dados que o campo armazena, como grandes quantidades de texto ou ficheiros anexados.

Definição do tipo de dados

Um tipo de dados é uma propriedade do campo, mas difere de outras propriedades do campo da seguinte forma:

  • Define o tipo de dados de um campo na grelha de estrutura da tabela e não no painel Propriedades do Campo.

  • O tipo de dados de um campo determina outras propriedades que o campo tem.

  • Tem de definir o tipo de dados de um campo quando cria o campo.

    Pode criar um novo campo no Access ao introduzir dados numa nova coluna na vista Folha de Dados. Quando cria um campo ao introduzir dados na vista de Folha de Dados, o Access atribui automaticamente um tipo de dados ao campo com base no valor introduzido. Se nenhum outro tipo de dados estiver implícito, o Access define o tipo de dados como Texto. Se necessário, pode alterar o tipo de dados ao utilizar o Friso.

Exemplos de deteção automática de tipos de dados

A seguinte tabela mostra como funciona a deteção automática de tipos de dados na vista de Folha de Dados.

Se introduzir:

O Access cria um campo com um tipo de dados de:

Guilherme

Texto

http://www.contoso.com

Pode utilizar um prefixo de protocolo IP (Internet Protocol) válido. Por exemplo, http://, https:// e mailto: são prefixos válidos.

Hiperligação

1

Número, Número Inteiro Longo

50 000

Número, Número Inteiro Longo

50 000,99

Número, Duplo

50000,389

Número, Duplo

12/67

Os formatos de data e hora reconhecidos são os da região do utilizador.

Data/Hora

31 de dezembro de 2016

Data/Hora

10:50:23

Data/Hora

10:50

Data/Hora

17:50

Data/Hora

12,50 €

O símbolo de moeda reconhecido é o da região do utilizador.

Moeda

21,75

Número, Duplo

123,00%

Número, Duplo

3,46E+03

Número, Duplo

Relações da tabela

Apesar de cada tabela armazenar dados sobre um assunto diferente, normalmente as tabelas numa base de dados do Access armazenam dados sobre assuntos que estão relacionados entre si. Por exemplo, uma base de dados pode conter:

  • Uma tabela de clientes que lista os clientes da sua empresa e respetivos endereços.

  • Uma tabela de produtos que lista os produtos que vende, incluindo os preços e imagens de cada item.

  • Uma tabela de encomendas que controla as encomendas dos clientes.

Uma vez que armazena dados sobre assuntos diferentes em tabelas separadas, precisa de uma forma de associar os dados para que possa combinar facilmente os dados relacionados dessas tabelas separadas. Para ligar os dados armazenados em tabelas diferentes, pode criar relações. Uma relação é uma ligação lógica entre duas tabelas que especificam campos que as tabelas têm em comum.

Chaves

Os campos que fazem parte de uma relação de tabelas denominam-se chaves. Normalmente, uma chave consiste num campo, mas pode consistir em mais de um campo. Existem dois tipos de chaves:

  • Chave primária   : uma tabela só pode ter uma chave primária. Uma chave primária consiste num ou mais campos que identificam exclusivamente cada registo armazenado na tabela. Muitas vezes, existe um número de identificação exclusivo, como um número de ID, um número de série ou um código, que serve como uma chave primária. Por exemplo, pode ter uma tabela Clientes onde cada cliente tem um número de ID de cliente exclusivo. O campo de ID do cliente é a chave primária da tabela Clientes. Quando a chave primária contém mais do que um campo, normalmente é composta por campos pré-existentes que, em conjunto, fornecem valores exclusivos. Por exemplo, pode utilizar uma combinação do apelido, nome próprio e data de nascimento como a chave primária de uma tabela sobre pessoas.

  • Chave externa   : uma tabela também pode ter uma ou mais chaves externas. Uma chave externa contém valores que correspondem a valores da chave primária de outra tabela. Por exemplo, poderá ter uma tabela Encomendas, na qual cada encomenda tem um número de ID de cliente que corresponde a um registo numa tabela Clientes. O campo ID do cliente é uma chave externa da tabela Encomendas.

A correspondência de valores entre campos de chave constitui a base de uma relação de tabelas. Utilize uma relação de tabelas para combinar dados de tabelas relacionadas. Por exemplo, suponha que tem uma tabela Clientes e uma tabela Encomendas. Na tabela Clientes, cada registo é identificado pelo campo de chave primária ID.

Para associar cada encomenda a um cliente, adicione um campo de chave externa à tabela Encomendas que corresponda ao campo de ID da tabela Clientes e, em seguida, crie uma relação entre as duas chaves. Quando adicionar um registo à tabela Encomendas, utilize um valor para o ID de cliente que provenha da tabela Clientes. Sempre que quiser ver quaisquer informações sobre o cliente de uma encomenda, utilize a relação para identificar os dados da tabela Clientes que correspondem aos registos na tabela Encomendas.

Uma relação de tabelas do Access, apresentada na janela Relações
Uma relação de tabelas, apresentada na janela Relações.

1. Uma chave primária, identificada pelo ícone de chave junto ao nome do campo.

2. Uma chave externa – note a ausência do ícone de chave.

Vantagens da utilização de relações

Manter os dados separados em tabelas relacionadas produz as seguintes vantagens:

  • Consistência    Uma vez que cada item de dados é registado apenas uma vez, numa tabela, existe uma menor possibilidade de ambiguidade ou inconsistência. Por exemplo, o utilizador armazena o nome de um cliente só uma vez, numa tabela sobre clientes, em vez de o armazenar várias vezes (e, potencialmente, de forma inconsistente) numa tabela que contém dados de encomendas.

  • Eficiência    Registar os dados num só local significa que utiliza menos espaço no disco. Além disso, as tabelas mais pequenas tendem a fornecer dados mais rapidamente do que as tabelas maiores. Finalmente, se não utilizar tabelas separadas para assuntos separados, irá introduzir valores nulos (a ausência de dados) e redundância nas tabelas, sendo que ambos podem desperdiçar espaço e dificultar o desempenho.

  • Compreensão    A estrutura de uma base de dados é mais fácil de compreender se os assuntos estiverem adequadamente separados em tabelas.

Sugestão : Planeie as suas tabelas tendo as relações em mente. Pode utilizar o Assistente de Pesquisas para criar um campo de chave externa se a tabela que contém a chave primária correspondente já existir. O Assistente de Pesquisas cria a relação automaticamente.

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Criar uma nova tabela

Um base de dados simples, como uma lista de contactos, poderá utilizar uma só tabela. No entanto, muitas bases de dados utilizam várias tabelas. Quando cria uma nova base de dados, cria um novo ficheiro no seu computador que age como um contentor para todos os objetos na sua base de dados, incluindo as suas tabelas.

Pode criar uma tabela ao criar uma nova base de dados, ao inserir uma tabela numa base de dados existente ou ao incorporar ou ao ligar a uma tabela de outra origem de dados – tal como um livro do Microsoft Excel, um documento do Microsoft Word, um ficheiro de texto ou outra base de dados. Quando cria uma nova base de dados em branco, é inserida automaticamente uma nova tabela vazia. Em seguida, pode introduzir dados na tabela para começar a definir os campos.

O que pretende fazer?

Criar uma nova tabela numa nova base de dados

Criar uma nova tabela numa base de dados existente

Importar ou ligar para criar uma tabela

Utilizar um site do SharePoint para criar uma tabela

Definir a chave primária de uma tabela

Definir as propriedades de uma tabela

Criar uma nova tabela numa nova base de dados

  1. Clique em Ficheiro > Novo. Se estiver a utilizar o Access 2007, clique no Botão do Microsoft Office > Novo.

  2. Na caixa Nome de Ficheiro, escreva um nome de ficheiro para a nova base de dados.

  3. Para navegar para uma localização diferente para guardar a base de dados, clique no ícone da pasta.

  4. Clique em Criar.

    A nova base de dados é aberta, é criada uma nova tabela denominada Tabela1, que é aberta na vista de Folha de Dados.

Criar uma nova tabela numa base de dados existente

  1. Clique em Ficheiro > Abrir. Se estiver a utilizar o Access 2007, clique no Botão do Microsoft Office > Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, selecione a base de dados que quer abrir e, em seguida, clique em Abrir.

  3. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

    É inserida uma nova tabela na base de dados e a tabela é aberta na vista de Folha de Dados.

Importar ou ligar para criar uma tabela

Pode criar uma tabela ao importar ou ligar a dados armazenados noutro local. Pode importar ou ligar a dados numa folha de cálculo do Excel, lista do SharePoint, ficheiro XML, outra base de dados do Access, pasta do Microsoft Outlook, etc.

Quando importar dados, cria uma cópia dos dados numa nova tabela na base de dados atual. As alterações subsequentes aos dados de origem não terão efeito nos dados importados e as alterações aos dados importados não afetarão os dados de origem. Depois de ligar a uma origem de dados e de importar os dados, poderá utilizar os dados importados sem ligar à origem. Pode alterar a estrutura de uma tabela importada.

Quando liga a dados, cria uma tabela ligada na base de dados atual que representa uma ligação direta às informações existentes armazenadas noutro local. Quando alterar dados numa tabela ligada, está a alterá-los na origem. Sempre que os dados são alterados na origem, essa alteração é apresentada na tabela ligada. Tem de poder ligar à origem de dados sempre que utilizar uma tabela ligada. Não pode alterar a estrutura de uma tabela ligada.

Nota : Não pode editar dados numa folha de cálculo do Excel através de uma tabela ligada. Como solução, importe os dados de origem para uma base de dados do Access e, em seguida, ligue à base de dados a partir do Excel.

Criar uma nova tabela ao importar ou ligar a dados externos

  1. Clique em Ficheiro > Abrir. Se estiver a utilizar o Access 2007, clique no Botão do Microsoft Office > Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, selecione e abra a base de dados na qual quer criar uma nova tabela.

  3. No separador Dados Externos, no grupo Importar e Ligar, clique numa das origens de dados disponíveis. Se estiver a utilizar o Access 2007, as origens de dados estão no grupo Importar.

    Imagem do Friso do Access

  4. Siga as instruções das caixas de diálogo que aparecem em cada passo.

    O Access cria a nova tabela e apresenta-a no Painel de Navegação.

Também pode importar ou ligar a uma lista do SharePoint ao utilizar um comando no separador Criar.

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Utilizar um site do SharePoint para criar uma tabela

Pode criar uma tabela na sua base de dados importada de ou ligada a uma lista do SharePoint. Também pode criar uma nova lista do SharePoint utilizando um modelo predefinido. Os modelos predefinidos no Access incluem Contactos, Tarefas, Problemas e Eventos.

  1. Clique em Ficheiro > Abrir. Se estiver a utilizar o Access 2007, clique no Botão do Microsoft Office > Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, selecione a base de dados na qual quer criar uma nova tabela e, em seguida, clique em Abrir.

  3. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Listas do SharePoint.

  4. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Criar uma lista do SharePoint baseada num modelo

      1. Clique em Contactos, Tarefas, Problemas ou Eventos.

      2. Na caixa de diálogo Criar Nova Lista, insira o URL do site do SharePoint onde quer criar a lista.

      3. Introduza um nome para a nova lista e a sua descrição nas caixas Especifique um nome para a nova lista e Descrição.

      4. Para abrir a tabela ligada após ter sido criada, selecione a caixa de verificação Abrir a lista depois de concluído (selecionada por predefinição).

    • Criar uma nova lista personalizada

      1. Clique em Personalizar.

      2. Na caixa de diálogo Criar Nova Lista, insira o URL do site do SharePoint onde quer criar a lista.

      3. Introduza um nome para a nova lista e a sua descrição nas caixas Especifique um nome para a nova lista e Descrição.

      4. Para abrir a tabela ligada após ter sido criada, selecione a caixa de verificação Abrir a lista depois de concluído (selecionada por predefinição).

    • Importar os dados de uma lista existente

      1. Clique em Lista do SharePoint Existente.

      2. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos, escreva o URL para o site SharePoint que contém os dados que pretende importar.

      3. Clique em Importar os dados de origem para uma nova tabela da base de dados atual e, em seguida, clique em Seguinte.

      4. Selecione a caixa de verificação junto a cada lista do SharePoint que pretende importar.

    • Ligar a uma lista existente

      1. Clique em Lista do SharePoint Existente.

      2. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos - Site SharePoint, escreva o URL para o site SharePoint que contém a lista à qual pretende ligar.

      3. Clique em Ligar à origem de dados criando uma tabela ligada e, em seguida, clique em Seguinte.

      4. Selecione a caixa de verificação junto a cada lista do SharePoint à qual pretende ligar.

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Definir a chave primária de uma tabela

A menos que tenha uma razão específica para não o fazer, deve especificar uma chave primária para uma tabela. O Access cria automaticamente um índice para a chave primária, que pode ajudar a melhorar o desempenho da base de dados. O Access também garante que cada registo tem um valor no campo de chave primária e que esse valor é sempre exclusivo. Os valores exclusivos são cruciais, caso contrário não existe uma forma fiável de distinguir uma linha específica de outras linhas.

Quando cria uma nova tabela na vista de Folha de Dados, o Access cria automaticamente uma chave primária e atribui-lhe um nome do campo de ID e o tipo de dados Numeração Automática.

Na vista de Estrutura, pode alterar ou remover a chave primária ou definir a chave primária para uma tabela que não tem uma.

Determinar que campos utilizar como uma chave primária

Por vezes, poderá já ter dados que quer utilizar como uma chave primária. Por exemplo, poderá ter números de ID existentes para os seus funcionários. Se criar uma tabela para controlar as informações dos funcionários, pode optar por utilizar um ID de funcionário existente como a chave primária da tabela. Em alternativa, o ID de funcionário só é exclusivo em combinação com o ID do departamento, sendo necessário utilizar ambos os campo como a chave primária. Um bom candidato a chave primária tem as seguintes características:

  • Cada registo tem um valor exclusivo para o campo ou combinação de campos.

  • O campo ou combinação de campos nunca está vazio ou é nulo, tem sempre um valor.

  • Os valores não são alterados.

Se não existirem dados adequados para utilizar como uma chave primária, pode criar um novo campo para utilizar como uma chave primária. Quando cria um novo campo para utilizar como uma chave primária, defina o tipo de dados do campo para Numeração Automática para ajudar a garantir que cumpre as três características na lista anterior.

Definir ou alterar a chave primária

  1. Selecione a tabela cuja chave primária quer definir ou alterar.

  2. No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Estrutura.

  3. Na grelha de estrutura da tabela, selecione o campo ou campos que quer utilizar como a chave primária.

    Para selecionar um campo, clique no seletor de linha correspondente ao campo pretendido.

    Para selecionar mais do que um campo, mantenha a tecla Ctrl premida e, em seguida, clique no seletor de linha correspondente a cada campo.

  4. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Chave Primária.

    Grupo Ferramentas do Separador Estrutura do Friso

    Um indicador de chave é apresentado à esquerda do campo ou campos que especificar como a chave primária.

Remover a chave primária

  1. Selecione a tabela cuja chave primária quer remover.

  2. No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Estrutura.

  3. Clique no seletor de linha correspondente à chave primária atual. Se a chave primária for constituída por múltiplos campos, mantenha a tecla Ctrl premida e, em seguida, clique no seletor de linha correspondente a cada campo.

  4. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Chave Primária.

    Grupo Ferramentas do Separador Estrutura do Friso

    O indicador de chave é removido do campo ou campos que tenham sido especificados anteriormente como chave primária.

Nota : Quando guarda uma nova tabela sem definir uma chave primária, o Access pede-lhe para criar um novo campo para a chave primária. Se clicar em Sim, o Access criará um campo de ID que utiliza o tipo de dados Numeração Automática para fornecer um valor exclusivo para cada registo. Se a sua tabela já incluir um campo de Numeração Automática, o Access irá utilizá-lo como a chave primária. Se clicar em Não, o Access não adicionará um campo e não será definida uma chave primária.

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Definir as propriedades de uma tabela

Além de definir os campos de propriedades, também pode definir propriedades que se aplicam a uma tabela inteira ou a registos inteiros.

  1. Selecione a tabela cujas propriedades pretende definir.

  2. No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Estrutura.

  3. No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Folha de Propriedades.

    Grupo Mostrar/Ocultar no separador Estrutura no Access

    A folha de propriedades da tabela é apresentada.

  4. Na folha de propriedades, clique no separador Geral.

  5. Clique na caixa à esquerda da propriedade que quer definir e, em seguida, introduza uma definição para a propriedade.

    Propriedades da tabela disponíveis

    Utilizar esta propriedade da tabela

    Para

    Apresentar Vistas no Site do SharePoint

    Especificar se as vistas baseadas na tabela podem ser apresentadas num site SharePoint.

    Nota : Os efeitos desta definição dependem da definição da propriedade da base de dados Apresentar Todas as Vistas no Site SharePoint.

    Subfolha de Dados Expandida

    Expandir todas as subfolhas de dados quando abre a tabela.

    Altura da Subfolha de Dados

    Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Se quiser que a janela da subfolha de dados se expanda para apresentar todas as linhas, deixe esta propriedade definida como 0".

    • Se pretender controlar a altura da subfolha de dados, introduza a altura pretendida em polegadas.

    Orientação

    Definir a orientação da vista consoante o idioma seja de leitura da esquerda para a direita ou da direita para a esquerda.

    Descrição

    Fornecer uma descrição da tabela. Esta descrição irá aparecer em descrições para a tabela.

    Vista Predefinida

    Definir Folha de Dados, Tabela Dinâmica ou Gráfico Dinâmico como a vista predefinida quando abrir a tabela. Tenha em atenção que as opções Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico foram removidas do Access, desde o Access 2013.

    Regra de Validação

    Introduzir uma expressão que tenha de ser verdadeira sempre que adicionar ou alterar um registo.

    Texto de Validação

    Introduzir uma mensagem que é apresentada quando um registo violar a expressão na propriedade Regra de validação.

    Filtrar

    Definir critérios para apresentar apenas linhas com correspondência na vista de Folha de Dados.

    Ordenar Por

    Selecionar um ou mais campos para especificar a sequência de ordenação predefinida das linhas na vista de Folha de Dados.

    Nome da Subfolha de Dados

    Especificar se uma subfolha de dados deverá aparecer na vista de Folha de Dados e, se for o caso, qual a tabela ou consulta que deve fornecer as linhas na subfolha de dados.

    Ligar Campos Subordinados

    Listar os campos da tabela ou consulta utilizados para a subfolha de dados que correspondem à propriedade Ligar campos principais especificada para a tabela.

    Ligar Campos Principais

    Listar os campos da tabela que correspondem à propriedade Ligar campos subordinados especificada para a tabela.

    Filtrar Ao Carregar

    Aplicar automaticamente os critérios de filtragem na propriedade Filtro (definindo como Sim) quando a tabela for aberta na vista de Folha de Dados.

    Ordenar Por Ao Carregar

    Aplicar automaticamente os critérios de ordenação na propriedade Ordenar por (definindo como Sim) quando a tabela for aberta na vista de Folha de Dados.

    Sugestão : Para ter mais espaço para introduzir ou editar uma definição na caixa de propriedade, prima Shift+F2 para apresentar a caixa Zoom. Se estiver a definir a propriedade Regra de validação com uma expressão e quiser ajuda sobre como criá-la, clique em Botão do Construtor junto à caixa da propriedade Regra de Validação para apresentar o Construtor de Expressões.

  6. Para guardar as suas alterações, prima Ctrl+G.

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Inserir, adicionar ou criar um novo campo numa tabela

Cada dado que pretende controlar é armazenado num campo. Por exemplo, numa tabela de contactos, crie campos para o Apelido, Nome Próprio, Número de Telefone e Endereço. Numa tabela de produtos, crie campos para o Nome do Produto, ID do Produto e Preço.

Antes de criar campos, tente separar os dados em partes mais pequenas. É muito mais fácil combinar dados posteriormente do que dividi-los. Por exemplo, em vez de um campo Nome Completo, considere criar campos separados para Apelido e Nome Próprio. Em seguida, pode facilmente procurar ou ordenar por Nome Próprio, Apelido ou ambos. Se quiser criar um relatório, ordenar, procurar ou efetuar um cálculo com base num item de dados, coloque esse item individual num campo.

Depois de criar um campo, também pode definir propriedades do campo para controlar o seu aspeto e comportamento.

O que pretende fazer?

Adicionar um campo ao introduzir dados

Ao criar uma nova tabela ou abrir uma tabela existente na vista de Folha de Dados, pode adicionar um campo à tabela introduzindo dados na coluna Adicionar Novo Campo da folha de dados.

Folha de Dados no Access com a coluna Adicionar Novo Campo

1. Introduza dados na coluna Adicionar Novo Campo.

  1. Crie ou abra uma tabela na vista de Folha de Dados ao clicar com o botão direito do rato na tabela que quer no Painel de Navegação e, em seguida, ao clicar em Vista de Folha de Dados no menu de atalho.

  2. Na coluna Adicionar Novo Campo, introduza o nome do campo que quer criar.

    Utilize um nome descritivo para que o campo seja mais fácil de identificar.

  3. Introduza dados no novo campo.

Adicionar um campo através de um modelo de campo

Por vezes, é mais fácil escolher a partir de uma lista de campos predefinida que corresponde às suas necessidades do que criar manualmente um campo. Pode utilizar a lista Mais Campos no Access 2010, 2013 ou 2016, ou o painel de tarefas Modelos de Campo no Access 2007 para escolher a partir de uma lista de modelos de campo. Um modelo de campo é um conjunto predefinido de características e propriedades que descreve um campo. A definição do modelo de campo inclui um nome de campo, um tipo de dados, uma definição para a propriedade Formato do campo e outras propriedades do campo.

Se estiver a utilizar o Access 2010, 2013 ou 2016, siga estes passos.

  1. No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Folha de Dados.

  2. No separador Campos, no grupo Adicionar e Eliminar, clique em Mais Campos.

    Captura de ecrã do grupo Adicionar e Eliminar no separador do friso Campos.

  3. Selecione um campo na lista Mais Campos para inserir a nova coluna. O Access coloca o campo à direita da coluna onde o cursor se encontra atualmente. Se escolher uma das opções de campo no cabeçalho Acesso Rápido, tais como Endereço, o Access cria múltiplos campos na tabela para incluir as várias partes de um endereço.

Se estiver a utilizar o Access 2007, siga estes passos.

  1. No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Folha de Dados.

  2. No separador Folha de Dados, no grupo Campos e Colunas, clique em Novo Campo.

    Imagem do Friso do Access

  3. Selecione um ou mais campos no painel Modelos de Campo e, em seguida, arraste-os para a tabela onde quer inserir a nova coluna.

Definir as propriedades do campo

Depois de criar um campo, pode definir propriedades do campo para controlar o aspeto e o comportamento.

Por exemplo, ao definir as propriedades do campo, pode:

  • Controlar o aspeto dos dados num campo

  • Ajudar a evitar a introdução de dados incorreta num campo

  • Especificar valores predefinidos para um campo

  • Ajudar a acelerar a pesquisa e a ordenação num campo

Pode definir algumas das propriedades do campo disponíveis enquanto trabalha na vista de Folha de Dados. Contudo, para ter acesso e definir a lista completa de propriedades do campo, tem de utilizar a vista de Estrutura.

Definir as propriedades do campo na vista de Folha de Dados

Pode mudar um nome de um campo, alterar o tipo de dados, alterar a propriedade Formato e alterar algumas das restantes propriedades enquanto trabalha na vista de Folha de Dados.

Abrir uma tabela na vista de Folha de Dados

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela que pretende abrir.

  2. No menu de atalho, clique em Vista de Folha de Dados.

Mudar o nome de um campo

Quando adicionar um campo ao introduzir dados na vista de Folha de Dados, o Access atribui automaticamente um nome genérico ao campo. O Access atribui o nome Campo1 ao primeiro campo novo, Campo2 ao segundo campo novo e assim sucessivamente. Por predefinição, o nome de um campo é utilizado como a sua etiqueta sempre que o campo for apresentado, tal como o cabeçalho de uma coluna numa folha de dados. Mudar o nome dos campos, de modo a terem nomes mais descritivos, facilita a sua utilização quando o utilizador visualiza ou edita registos.

  1. Clique com o botão direito do rato no cabeçalho do campo cujo nome pretende mudar (por exemplo, Campo1).

  2. No menu de atalho, clique em Mudar o Nome do Campo. Se estiver a utilizar o Access 2007, clique em Mudar o Nome da Coluna no menu de atalho.

  3. Introduza o novo nome no cabeçalho do campo.

    Os nomes de campos podem ter até 64 carateres (letras ou números), incluindo espaços.

Alterar o tipo de dados de um campo

Quando criar um campo ao introduzir dados na vista de Folha de Dados, o Access examina esses dados para determinar o tipo de dados apropriado para o campo. Por exemplo, se introduzir 01/01/2017, o Access reconhece os dados como uma data e define o tipo de dados para o campo como Data/Hora. Se o Access não conseguir determinar o tipo de dados, o tipo de dados é definido como Texto por predefinição (Texto Breve se estiver a utilizar o Access 2016).

O tipo de dados do campo determina as outras propriedades do campo que pode definir. Por exemplo, só pode definir a propriedade Acrescentar Apenas para um campo que tenha o tipo de dados Hiperligação ou o tipo de dados Memo (Texto Longo se estiver a utilizar o Access 2016).

Poderão existir situações em que pretenda alterar manualmente o tipo de dados de um campo. Por exemplo, imagine que tem números de divisões que parecem datas, tais como 10/2017. Se introduzir 10/2017 num novo campo na vista de Folha de Dados, a funcionalidade de deteção automática de tipo de dados seleciona o tipo de dados Data/Hora para o campo. Uma vez que os números de divisões são etiquetas, e não datas, deverão utilizar o tipo de dados Texto. Utilize o seguinte procedimento para alterar o tipo de dados de um campo.

  1. No Friso, clique no separador Campos. Se estiver a utilizar o Access 2007, clique no separador Folha de Dados.

  2. Na lista Tipo de Dados, no grupo Formatação, selecione o tipo de dados que pretende. Se estiver a utilizar o Access 2007, na lista Tipo de Dados, no grupo Tipo de Dados e Formatação, selecione o tipo de dados que pretende.

    Que tipos de dados estão disponíveis?

    Consulte Tipos de dados para bases de dados de ambiente de trabalho do Access para obter uma lista completa dos tipos de dados disponíveis nas bases de dados do Access.

    Nota : O tamanho máximo de um ficheiro de base de dados do Access é 2 GB.

    Sugestões acerca de tipos de dados

    • Para otimizar o desempenho, deve utilizar o Tamanho do Campo mais adequado quando cria um campo de Texto ou Número. Por exemplo, se espera armazenar códigos postais com um comprimento previsível, especifique esse comprimento como o tamanho do campo. Pode especificar o tamanho do campo ao definir um valor na caixa de propriedade Tamanho do Campo. Para obter mais informações, consulte a secção Definir outras propriedades do campo.

    • Para números de telefone, números de peças e outros números que não quer utilizar para cálculos matemáticos, deve selecionar o tipo de dados Texto em vez do tipo de dados Número. Um valor numérico que é armazenado como texto pode ser ordenado e filtrado mais logicamente.

Alterar o formato de um campo

Além de determinar o tipo de dados de um novo campo, o Access também pode definir a propriedade Formato para o campo, dependendo do que for introduzido. Por exemplo, se introduzir 10:50, o Access define o tipo de dados como Data/Hora e a propriedade Formato como Hora Normal. Para alterar manualmente a propriedade Formato de um campo, execute o seguinte procedimento:

  1. No Friso, clique no separador Campos. Se estiver a utilizar o Access 2007, clique no separador Folha de Dados.

  2. Na lista Formato, no grupo Formatação, introduza o formato que pretende. Se estiver a utilizar o Access 2007, na lista Formato, no grupo Tipo de Dados e Formatação, introduza o formato que pretende.

    Nota : A lista Formato pode não estar disponível para alguns campos (por exemplo, Texto), dependendo do tipo de dados do campo.

Definir outras propriedades do campo

  1. Na vista de Folha de Dados, clique no campo para o qual pretende definir a propriedade.

  2. Se estiver a utilizar o Access 2010, 2013 ou 2016, no separador Campos, nos grupos Propriedades, Formatação ou Validação de Campo, selecione as propriedades que pretende.

  3. Se estiver a utilizar o Access 2007, no separador Folha de Dados, no grupo Tipo de Dados e Formatação, selecione as propriedades que pretende.

Definir as propriedades do campo na vista de Estrutura

Pode definir uma propriedade do campo enquanto trabalha com uma tabela na vista de Estrutura. Na vista de Estrutura, define o tipo de dados de um campo na grelha de estrutura da tabela e define outras propriedades no painel Propriedades do Campo.

Abrir uma tabela na vista de Estrutura

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela.

  2. No menu de atalho, clique em Vista de Estrutura.

Alterar o tipo de dados de um campo

  1. Na grelha de estrutura da tabela, localize o campo para o qual pretende alterar o tipo de dados.

  2. Na coluna Tipo de Dados, selecione um tipo de dados da lista.

    Que tipos de dados estão disponíveis?

    Consulte Tipos de dados para bases de dados de ambiente de trabalho do Access para obter uma lista completa dos tipos de dados disponíveis nas bases de dados do Access.

    Nota : O tamanho máximo de um ficheiro de base de dados do Access é 2 GB.

    Sugestões acerca de tipos de dados

    • Para números de telefone, números de peças e outros números que não quer utilizar para cálculos matemáticos, deve selecionar o tipo de dados Texto em vez do tipo de dados Número. Um valor numérico que é armazenado como texto pode ser ordenado e filtrado mais logicamente, mas não pode ser utilizado facilmente em cálculos.

    • Para os tipos de dados Texto e Número, pode especificar o tamanho do campo ou o tipo de dados mais precisamente ao definir um valor na caixa de propriedade Tamanho do Campo.

Definir outras propriedades do campo

  1. Na grelha de estrutura da tabela, selecione o campo para o qual pretende definir propriedades. O Access apresenta as propriedades deste campo no painel Propriedades do Campo.

    O tipo de dados do campo determina as propriedades que pode definir.

  2. No painel Propriedades do Campo, introduza as definições pretendidas para cada propriedade ou prima F6 e, em seguida, utilize as teclas de setas para selecionar uma propriedade.

    Que propriedades do campo estão disponíveis?

    Consulte Introdução aos tipos de dados e propriedades de campo para obter uma lista completa das propriedades de campo disponíveis para cada tipo de dados em bases de dados do Access.

    Nota : Nem todas as propriedades estão disponíveis para cada campo. O tipo de dados de um campo determina que propriedades tem.

  3. Para fornecer mais espaço para introduzir ou editar uma definição da propriedade na caixa da propriedade, prima Shift+F2 para apresentar a caixa Zoom.

    Sugestão : Se estiver a introduzir uma máscara de introdução ou uma expressão de validação e quiser ajuda para criá-la, clique em Botão do Construtor junto à caixa da propriedade para apresentar o construtor adequado.

  4. Para guardar as suas alterações, prima Ctrl+G.

Guardar uma tabela

Após criar ou modificar uma tabela, deve guardar a sua estrutura. Quando guardar uma tabela pela primeira vez, atribua-lhe um nome que descreva os dados que contém. Pode utilizar até 64 carateres alfanuméricos, incluindo espaços. Por exemplo, pode atribuir o nome Clientes, Inventário de Peças ou Produtos a uma tabela.

Sugestão : Deve escolher uma convenção de nomenclatura para os objetos na sua base de dados e utilizá-la de forma consistente.

  1. Se estiver a utilizar o Access 2010, 2013 ou 2016, clique em Ficheiro > Guardar ou prima Ctrl+G.

  2. Se estiver a utilizar o Access 2007, clique no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clique em Guardar ou prima Ctrl+G.

  3. Se estiver a guardar a tabela pela primeira vez, escreva um nome para a mesma e, em seguida, clique em OK.

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Nota : Exclusão de Responsabilidade da Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por um sistema informático sem intervenção humana. A Microsoft fornece estas traduções automáticas para ajudar utilizadores que não falam inglês a desfrutarem de conteúdos acerca dos produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Uma vez que o artigo foi traduzido de forma automática, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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