Criar e utilizar Listas de Chamadas no Business Contact Manager

Importante : Este artigo foi traduzido automaticamente, consulte a exclusão de responsabilidade. Veja este artigo em inglês aqui para ter uma referência.

Uma das tarefas mais importantes quando se tem um negócio é manter o contacto com clientes reais e potenciais. Muitas vezes, uma simples chamada telefónica é a melhor forma de o fazer.

Pretende dar seguimento com oportunidades potenciais que tenham dado os respetivos cartões de visita ou informações para a esquerda na sua página web, clientes de chamada que pretendiam saber quando forem encontrados itens de saída de cotações ou falar com contas actuais ou contactos profissionais que estão em atraso com os respetivos pagamentos.

Este artigo descreve como trabalhar com e medir a eficácia das listas de chamadas no Business Contact Manager para Outlook, com detalhes sobre como criar listas de destinatários de destino e ligar scripts e como controlar as suas atividades e os resultados.

O que pretende fazer?

Promover o seu negócio através de chamadas telefónicas

Abrir uma lista de chamadas

Modificar a lista de chamada

Promover o seu negócio através de chamadas telefónicas

Com Business Contact Manager para Outlook, pode reunir uma lista de chamadas a partir do contas e contactos profissionais, criar um script de chamada e controlar os resultados de cada chamada telefónica. Também pode criar uma lista de chamadas a partir de nomes num relatório. Para obter informações sobre a criação de uma lista de chamadas a partir de um relatório, consulte o artigo utilizar relatórios e gráficos no Business Contact Manager.

Uma lista de chamadas também é uma essenciais atividade de marketing e pode fazer parte de uma campanha de marketing.

Para controlar os resultados de uma atividade de lista de chamada, tem de registar o nome da atividade no campo de iniciadas por de cada registo de conta, contacto profissional, oportunidade potencial ou Oportunidade gerado pela atividade. Além disso, registe as informações de custos orçamentados e reais nas páginas Detalhes e Registar do registo da lista de chamada.

Em seguida, para ver os resultados da sua lista de chamada, utilize a página de Registar do formulário de lista da chamada. Se a lista de chamada fizer parte de uma campanha de marketing, os resultados gerais da campanha podem ser controlados no separador analisar de Marketing área de trabalho.

Criar uma lista de chamadas

Uma lista de chamadas Business Contact Manager para Outlook é mais do que apenas uma lista de nomes e números. É um sistema que ajuda a ser poised e pronto no telemóvel e ajuda-o controlar os resultados de cada conjunto de chamadas.

A lista de destinatários para uma actividade de marketing só pode incluir um tipo de registo, Contas ou Contactos Profissionais. Os Contactos Profissionais e as Oportunidades podem estar na mesma lista, uma vez que o registo de Oportunidade Potencial se baseia no tipo de registo de Contacto Profissional.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Marketing.

  2. No Friso, no separador base, no grupo Novo, clique no botão de Lista de chamadas Ícone Lista de Chamadas .

  3. No formulário de lista de chamada, em atividade, no campo nome, introduza um nome para a lista de chamada, tal como "Califórnia potenciais clientes".

    registo lista de chamadas

    Nota : Se esta lista de chamada faz parte de uma campanha de marketing, na caixa de texto campanha, escreva o nome da campanha ou clique na seta para selecionar o nome de uma campanha existente. Se não fizer parte de uma campanha, a lista de chamada estará anexado as atividades de atual predefinido campanha de marketing.

  4. Na secção lista de destinatários, clique no tipo de registo que pretende contactar com a sua lista de chamadas, Todas as contas, todos os contactos profissionais e oportunidades potenciais, Todos os contactos profissionais ou Oportunidades potenciais todos os.

    Como alternativa, clique numa das seguintes opções:

    • Pasta de Pesquisa. Escolha uma Pasta de Pesquisa que contenha uma lista de destinatários pré-filtrada para criar uma lista personalizada. O nome do campo é alterado para Lista Personalizada depois de seleccionar uma pasta.

    • Actividade de Marketing Existente. Escolha a lista de destinatários utilizada para uma actividade de marketing anterior.

    • Nova Lista. Abra a caixa de diálogo Filtrar Contactos Profissionais e seleccione os critérios para filtrar a lista.

      Também pode criar uma lista de destinatários a partir de um relatório. Para mais informações, consulte o artigo utilizar relatórios e gráficos no Business Contact Manager.

      Se tiver criado novos tipos de registo baseados no tipo de Conta, irão ser apresentados na lista de Todas as Contas. Se tiver criado novos tipos de registo baseados no tipo de Contacto Profissional, irão ser apresentados na lista de Todos os Contactos Profissionais e Oportunidades Potenciais.

  5. Para editar a lista seleccionada filtrando-a, clique em Rever e Filtrar.

    Para mais informações sobre a filtragem de uma lista, consulte o tópico sobre como filtrar registos no Business Contact Manager.

  6. No Friso, no separador base, no grupo Mostrar, clique em Detalhes para abrir a página de detalhes de atividade. Se quiser, introduza valores para o código de campanha, custo orçamentado, data de início, data de fim e comentários.

    Para regressar à página principal do formulário de lista de chamada, no Friso, no separador de Marketing, no grupo Mostrar, clique em Geral.

  7. Obter informações sobre cada destinatário é apresentada na página geral, em Detalhes do destinatário. Para alterar quais as secções de aparecer o registo, clique de botão de Selecionar secções Botão Selecionar Secções e, em seguida, selecione as secções que pretende apresentar.

  8. Se pretendido, pode criar um script para tornar as suas chamadas consistentes, e para se certificar de que aborda todos os pontos pretendidos. Além disso, um script permite-lhe seguir os tópicos e ajustar rapidamente a sua abordagem quando as conversações por telefone não correm conforme o esperado.

    Criar um script de chamada

    • No Friso, no grupo tipo de Registo de chamadas, clique em Script de chamada Ícone Lista de Chamadas .

    • Para criar um script para as suas chamadas, efectue um dos seguintes procedimentos:

      • Escreva o script na janela Script de Chamada.

      • No grupo Acções, clique em Carregar Conteúdo Ícone de Script de carregamento e, em seguida, navegue para um documento já guardado.

      • Copie e cole um script de outro documento.

        O script irá ser apresentado no Registo de Chamadas de cada destinatário.

        Lista de chamadas com script

        Nota : Se editar o script na secção de registo de chamadas do registo da lista de chamada, estará a alterar apenas a versão do script para o destinatário selecionado. Para editar o script para todas as chamadas, tem de clicar Script de chamada Ícone Lista de Chamadas no Friso e, em seguida, edite o script na janela de Script de chamada.

  9. Se pretender, pode utilizar a funcionalidade Outlook categorização para adicionar uma categoria de cor para a lista de chamada. No Friso, no separador Marketing, no grupo etiquetas, clique em categorizar e, em seguida, clique numa categoria de cor.

  10. Para começar a fazer as chamadas imediatamente, pode começar com o nome próprio na lista. Caso contrário, guarde a lista de chamada.

Antes de fazer chamadas frias, pesquisa do fazer não chamar registo nacional e regulamentos FCC na www.fcc.gov/cgb/donotcall/. As regras não chamar não são aplicadas às empresas com as quais um consumidor tenha uma relação de negócio existente.

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Abrir uma lista de chamadas

Poderá ter de retome o trabalho numa lista de chamada se não foram conseguir ligar a todos numa sessão ou poderá ter de efetuar alterações à lista de destinatários ou o script.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Marketing.

  2. No separador Listas de chamadas no painel de lista, faça duplo clique sobre a lista de chamada que pretende abrir.

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Modificar a lista de chamada

Listas de chamadas são fáceis para tornar e modificar. Pode alterar o tipo de registos que aparecem na lista, pode otimizar a lista de filtragem ou ao selecionar os destinatários e pode alterar o script para todas ou algumas dos destinatários.

  1. Abrir a lista de chamada que pretende modificar.

  2. Para efetuar alterações à lista de chamada, siga as instruções no artigo criar uma lista de chamadas.

Importante : Não é possível modificar uma lista de chamadas depois de alterar o estado de chamada para qualquer registo na lista. Em vez disso, a lista de chamadas com o botão direito e, em seguida, clique em atingir com a lista de chamadas para criar uma nova lista de chamadas com base num já existente.

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Fazer e controlar as suas chamadas através de uma lista de chamada

  1. Abrir ou Criar uma lista de chamadas.

    Em lista de destinatários, está realçado o primeiro nome na lista.

    Lista de destinatários da lista de chamadas sem chamadas efetuadas

    Nota : Os nomes apresentados são do campo Arquivar Como no registo de origem. O nome apresentado em Detalhes do destinatário é do campo Nome Completo.

  2. Utilizar o número de telefone em Detalhes do destinatário, ligar ao contacto.

  3. Abra o script. No Friso, no grupo Registo de Chamadas, clique em Script de Chamada. Quando comunicar com o contacto, leia o script de uma forma natural ou, se não existir nenhum script, diga a sua mensagem.

    Nota : Se editar o script na secção de registo de chamadas do registo da lista de chamada, irá alterar o script apenas para o destinatário selecionado.

  4. Em Registo de chamadas, em Duração total, clique ou introduza a duração da chamada telefónica. Também pode cronometrar a chamada telefónica automaticamente.

    Para cronometrar a chamada automaticamente

    1. No Friso, no grupo tipo de Registo de chamadas, clique em Iniciar o temporizador Iniciar o ícone de temporizador quando começar a sua chamada ou retomá-la após uma pausa.

    2. Clique em Interromper o cronómetro Ícone de temporizador colocar em pausa quando existe uma quebra de na chamada ou quando tiver terminado a chamada.

      A duração da chamada é gravada em Registo de chamadas, na caixa Duração total. Também pode clicar ou introduzir a duração da chamada manualmente.

  5. Para adicionar notas na sua conversação no Friso, no grupo Registo de chamadas, clique em Adicionar carimbo de data / hora e, em seguida, escreva os comentários na caixa onde o script é apresentado.

    Nota : Para alterar o aspecto do texto, no Friso, clique no separador Formatar Texto para utilizar os comandos de formatação. Para adicionar ficheiros, imagens ou tabelas, clique no separador Inserir.

  6. Durante ou depois de concluída a chamada, no Friso, no separador Marketing, no grupo Acções de Destinatários, clique numa ou mais das seguintes opções:

    • Novo Item do histórico para adicionar um item do histórico de comunicações como uma nota de negócio, tarefa, ficheiro ou mensagem de correio electrónico para o registo do destinatário. Um novo registo de telefone é automaticamente criado para o destinatário pela lista de chamada.

    • Seguimento para adicionar um sinalizar de seguimento ao registo, ou para marcar um item de seguimento como concluído com a opção Marcar como Concluída.

    • Abrir para apresentar o registo do destinatário.

    • Página Web para apresentar a página Web associada ao registo do Destinatário, se disponível.

  7. No final da chamada, na secção Estado de chamadas, atualize o registo. Não chamado está selecionada por predefinição. Clique das seguintes caixas de verificação:

    1. Deixou mensagem

    2. Chamada concluída

    3. Não telefonar

      Importante : Não é possível modificar uma lista de chamadas depois de alterar o estado da chamada para qualquer registo na lista. No entanto, pode, criar uma nova lista de chamada, que é um duplicado de uma lista de chamadas existente. A lista de chamada de Marketing área de trabalho com o botão direito e, em seguida, clique em atingir com a lista de chamadas.

  8. Se um destinatário pedir ser reencaminhado desativar a sua lista de chamadas, selecione a caixa de verificação não telefonar. A conta ou contacto profissional será marcado como não chamar da lista de destinatários de e, na página Detalhes do registo de conta ou contacto profissional. Este destinatário não pode ser incluído nas listas de futuro chamada.

  9. Clique em Guardar e Seguinte para efectuar as seguintes alterações:

    1. Guarde as alterações como um registo de chamadas no histórico de comunicações do registo seleccionado e avance para o registo seguinte a contactar.

    2. Interromper o temporizador e registar a duração total da chamada no registo de telefone.

    3. Indica o estado da chamada na lista de destinatários.

      Lista de chamadas com duas chamadas efetuadas

      1 - à esquerda, uma mensagem. 2 – chamada concluída. 3 – não chame. 4 – destinatário atual.

      Nota : Embora o estado seja actualizado na Lista de destinatários quando guarda o registo, as opções apresentadas na secção Estado da Chamada têm de ser alteradas manualmente.

  10. Quando tiver chamado todas as pessoas na lista, feche a atividade. No Friso, no grupo de Marketing, clique em Marcar como fechada.

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Medir a eficácia das suas listas de chamada de marketing

Pode criar listas de chamadas e de scripts para fins de muitos. Quando estiver a fazer chamadas de marketing, se quiser saber os resultados do seu trabalho. Reveja os resultados de uma lista de chamadas na página registo da lista de chamada.

  1. Abrir uma lista de chamadas.

  2. No Friso, no separador base, no grupo Mostrar, clique em Registar Ícone da página Monitorizar .

  3. Na página Registar, reveja os seguintes itens:

    • Em resultados de atividade, pode ver informações de resumo para iniciadas oportunidades potenciais, oportunidades iniciadas, iniciadas contas, Contactos iniciados, registos de chamadas iniciados e esperado receita para a atividade. Cada campo também tem um botão Mostrar relatório que apresenta um relatório detalhado dos dados para esse campo.

      Nota : Obter informações sobre a página de registar, incluindo a receita prevista, são atualizadas quando os registos de conta, contacto profissional, oportunidade potencial ou oportunidade incluem o nome da lista de chamadas no campo iniciado por.

    • Na área Informações de actividade, pode actualizar as seguintes informações:

      • Custo real    Introduza o custo real da lista de chamadas, para que pode calcular o retorno do investimento.

      • Fechado    Selecione esta caixa de verificação para indicar que a lista de chamada tenha sido concluída e a atividade está agora fechada. Desmarque a caixa de verificação para reativar a lista de chamadas.

    • Na secção Destinatários, pode rever a lista de chamadas efectuadas e, se pretendido, pode criar um registo de Oportunidade directamente a partir do registo do destinatário. Clique simplesmente no nome na lista e, em seguida, clique em Iniciar Oportunidade.

      Nota : Também pode criar um registo de oportunidade a partir da lista de destinatários na página Geral da lista de chamada. Selecione um nome a partir da lista de destinatários, em seguida, no Friso, no separador Marketing, no grupo Ações do destinatário, clique em Novo Item do histórico Novo ícone de Item do histórico e, em seguida, clique em oportunidade.

  4. Clique em Guardar e fechar Guarde e feche o ícone .

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Nota : Exclusão de Responsabilidade da Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por um sistema informático sem intervenção humana. A Microsoft fornece estas traduções automáticas para ajudar utilizadores que não falam inglês a desfrutarem de conteúdos acerca dos produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Uma vez que o artigo foi traduzido de forma automática, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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