Criar e personalizar tipos de registo e listas

Importante : Este artigo foi traduzido automaticamente, consulte a exclusão de responsabilidade. Veja este artigo em inglês aqui para ter uma referência.

Com Business Contact Manager para Outlook, pode personalizar os formulários ao adicionar os campos que são importantes para o seu negócio, remover campos que não precisa e mover campos para realçar as informações que são mais importantes para si. Pode criar novos formulários, adicionar listas, personalizar relatórios, modificar fases de vendas e conduzir critérios de pontuação, selecione campos para os cartões de contacto e personalizar o Friso.

Este artigo aborda a criar e personalizar formulários e criar e editar listas.

Nota : Apenas o proprietário da base de dados pode personalizar formulários.

Consulte os seguintes artigos para obter informações sobre a personalização de relatórios; modificar fases de vendas, actividades de vendas e lembretes; a alteração critérios; de pontuação da oportunidade potencial Escolher campos para cartões de contacto; e personalizar o Friso:

O que pretende fazer?

Criar um novo tipo de registo

Personalizar um formulário

Criar um novo tipo de registo

Business Contact Manager para Outlook inclui um número de diferentes tipos de formulários personalizáveis ou tipos de registo, incluindo Conta, Contacto Profissional, oportunidade potencial, Oportunidade e Projeto de Negócio.

Pode utilizar os formulários predefinidos sem alterá-las ou pode criar novos tipos de registo de acordo com as necessidades da sua empresa.

Também pode modificar formulários ao adicionar e remover campos. Para obter informações, consulte o artigo Adicionar ou remover campos neste artigo.

Novos tipos de registo tem de ser com base no tipo de registo de conta ou contacto profissional. Como registos podem ser ligados e as informações que são partilhadas entre elas são preservadas na quaisquer novos tipos de registo criados por si.

Exemplo: Grossista bicicletas cria tipos de registo personalizados

Um grossista bicicletas tem de criar os registos de arquivo e arquivo de funcionário.

Cada arquivo de compra a partir do grossista tem vários empregados que são responsáveis por comprar. O grossista bicicletas vende para muitas lojas, cada uma com o seu próprio conjunto de empregados que tomar decisões de compras. O grossista tem de associar cada funcionário arquivo os respetivos arquivo específico para ver a lista de empregados e qualquer comunicação com os empregados da loja durante a revisão obter informações sobre um arquivo.

Para fazer isto, o grossista cria um registo de loja que é baseado no tipo de registo de conta e cria um registo de loja colaborador que é baseado no tipo de registo contacto profissional. O grossista escolhe basear o registo de loja um registo de conta, porque os registos de conta apresentam uma lista de contactos profissionais relacionados e todos os itens do histórico de comunicações de cada uma dos contactos profissionais.

Criar um tipo de registo personalizados

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique no separador Business Contact Manager.

  3. Clique no botão Personalizar e, em seguida, clique em Personalizar tipos de registo.

  4. Na caixa de diálogo Personalizar tipos de registo, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Clique em Novo tipo de contacto de negócio para criar um novo formulário que é baseado no tipo de registo contacto profissional.

    • Clique em Novo tipo de conta para criar um novo formulário que é baseado no tipo de registo de conta.

      A caixa de diálogo Personalizar tipos de registo com o botão novo tipo de contacto de negócio e o botão de novo tipo de conta destacada.

      • Se precisar de um novo tipo de registo para indivíduos, selecione Novo tipo de contacto de negócio.

      • Se precisar de um novo tipo de registo para organizações ou para grupos dentro de uma organização maior, selecione o Tipo da nova conta. Todos os itens de comunicações a partir de qualquer registo que está associado a uma conta estão listados na histórico de comunicações do registo de conta. Para mais informações sobre registos de conta, consulte o artigo armazenam informações sobre as suas contas no Business Contact Manager.

  5. Na caixa de diálogo Novo tipo de contacto de negócio ou Novo tipo de conta, escreva um nome singular e plural para o novo tipo de registo.

  6. Opcionalmente, clique em Procurar para alterar o ícone que será apresentado em cada registo desse tipo.

  7. Clique em OK.

    O novo tipo de registo é incluído na lista de tipos de registo na caixa de diálogo Personalizar tipos de registo.

    O novo tipo de registo inclui todas as páginas predefinidas e campos da conta ou contacto profissional que baseia o novo tipo de registo. Não inclui quaisquer páginas personalizadas ou campos que adicionou a outras formas. Para personalizar a forma, alterando os campos e páginas, consulte a secção seguinte, Personalizar um formulário.

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Personalizar um formulário

Pode personalizar formulários de várias formas. Pode adicionar ou remover páginas, secções e campos. Pode reorganizar os campos de uma forma que faça sentido para a sua empresa.

Nota : Apenas o proprietário da base de dados pode personalizar formulários.

Pode exportar os formulários personalizados para que possam partilhá-los com outras pessoas. Para obter mais informações sobre como exportar, consulte Exportar registos de negócio a partir do Business Contact Manager.

Importante : Quaisquer alterações que efetuar a um formulário irão alterar todos os registos desse tipo. Por exemplo, se remover um campo a partir do formulário de contacto profissional, removerá esse campo a partir de todos os registos de contacto profissional.

Nesta secção

Eliminar um formulário

Criar ou editar listas

Abrir um formulário para uma personalização mais

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique no separador Business Contact Manager.

  3. Clique no botão Personalizar e, em seguida, clique em Personalizar tipos de registo.

  4. A partir da lista, clique no tipo de registo que pretende personalizar e, em seguida, clique no botão Personalizar o formulário.

    A caixa de diálogo Personalizar tipos de registo com o botão Personalizar formulário destacado.

    Também pode personalizar qualquer forma tiver aberto. No Friso, no grupo Personalizar, clique no botão de Esquema do formulário.

É aberta uma versão personalizável do formulário. Agora pode adicionar ou remover páginas, secções e campos ou reorganizar secções e campos do formulário.

Página Geral é apresentada por predefinição. Para apresentar uma página diferente, no separador Personalizar, no grupo páginas, clique em Mostrar e, em seguida, clique no nome da página.

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Criar uma nova página

Pode criar até quatro páginas adicionais para qualquer forma. Por predefinição, a maior parte dos formulários incluem as páginas Geral, Detalhes e Histórico.

  1. Abrir um formulário para uma personalização mais.

  2. No separador Personalizar, no grupo páginas, clique em Mostrar Ícone de apresentação e, em seguida, clique em página 1 de utilizador ou uma das outras páginas do utilizador.

    É apresentada uma página em branco.

    Nota : Se o nome da página termina com (oculto), a página estiver oculto por predefinição. Terá de desativar a funcionalidade de ocultar possam introduzir dados nesta página do formulário.

  3. Se a página estiver oculto, desative a funcionalidade de ocultar para mostrar a página. No grupo páginas, clique em Ocultar Ocultar o ícone

    Nota : Para verificar que a página está já não oculta, no grupo páginas, clique em Mostrar. Se a página que selecionou já não inclui (oculto) depois do nome da página, em seguida, está visível.

Agora pode mudar o nome da sua página ou adicionar secções e campos ao mesmo. Consulte o artigo Adicionar ou remover secções e Adicionar ou remover campos neste artigo para obter mais informações.

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Atribuir um nome ou mudar o nome de uma página

  1. No separador Personalizar, no grupo páginas, clique em Mostrar e, em seguida, clique na página que pretende mudar o nome.

  2. No grupo páginas, clique em Mudar o nome de página Mudar o nome de ícone .

  3. Na caixa nome da página, escreva o novo nome e, em seguida, clique em OK.

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Adicionar ou remover secções

Obter informações sobre como um formulário estão organizadas em secções. Por exemplo, no formulário de contacto profissional, existe uma secção de números de telefone que inclui os campos de número de telefone diferente, tal como empresas e base.

O ecrã Esquema do Formulário do Contacto Profissional com a secção Números de Telefone selecionada.

Adicionar uma secção

  1. Abrir um formulário para uma personalização mais.

  2. No separador Personalizar, no grupo esquema, clique em Adicionar secção ícone adicionar grupo .

  3. Na caixa Nome da secção, escreva um nome para a secção e, em seguida, clique em OK.

    Se quiser alterar a largura de uma secção, selecione a secção. No separador Personalizar, clique em largura Ícone de largura ou estreitas Ícone estreita .

Remover uma secção

  1. Clique na secção que pretende remover.

    Sugestão : Uma secção tem o nome de uma secção com uma linha horizontal junto ao nome. Para selecionar uma secção, clique em sobre ou junto do nome da secção.

    A secção Números de Telefone selecionada

  2. No separador Personalizar, no grupo esquema, clique em Remover Ícone Remover .

    Notas : 

    • Os campos que são nesta secção são removidos, mas não serão eliminados da sua base de dados do Business Contact Manager. Se pretender adicionar os campos novamente para o formulário, consulte o artigo Adicionar um campo neste artigo. Remover campos não elimina os campos ou os dados que contêm. Quaisquer dados introduzidos nos campos continua a ser são guardados na base de dados, a menos que a Eliminar permanentemente os campos.

    • Quando remove uma secção, é eliminado da sua base de dados do Business Contact Manager. Os campos que foram incluídos na secção não são eliminados juntamente com a secção. Se pretender adicionar a secção novamente, pode adicionar uma secção com o mesmo nome e, em seguida, adicione os campos novamente para o formulário nessa secção.

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Adicionar ou remover campos

Pode adicionar diferentes tipos de campos no Business Contact Manager para Outlook que precisa para a sua empresa. O tipo de campo que adicionar determina o tipo de informações que podem ser introduzidas ou seleccionados no campo.

Por exemplo, se pretender escrever informações numa caixa de texto, pode adicionar um campo de texto Se quiser clicar num item de uma lista, pode Adicionar uma lista previamente povoada (também conhecido como uma lista pendente); Se pretende ligar ou associar um registo a outro registo, pode Adicionar um campo de relação.

Uma florista poderá criar um campo de texto com o nome "Flor favoritas" onde pessoas têm de escrever o tipo de flores no campo e um especialista em aquecimento poderá criar num campo denominado "Forno modelo" com uma lista para escolher a partir de. Para mais informações sobre listas, consulte o artigo criar ou editar listas neste artigo.

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Adicionar um campo

  1. Abrir um formulário para uma personalização mais.

    Sugestão : Antes do próximo passo, clique na secção onde pretende adicionar o campo. Se o campo não é onde que pretende que fique, pode arrastá-la para outra secção Depois de ter adicionado-lo.

  2. No separador Personalizar, no grupo esquema, clique em Adicionar campos Ícone Adicionar Campo .

  3. Na caixa de diálogo Adicionar campos, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Na lista, clique dos campos listados e, em seguida, clique em Adicionar ao formulário.

      A caixa de diálogo Adicionar Campos

    • Para criar um novo campo ou adicionar um campo lhe já criadas para outro formulário, clique em Novo.

      Na caixa de diálogo criar um novo campo, efetue um dos seguintes procedimentos:

      Criar um novo campo    

      1. Escreva um nome para o campo na caixa Nome do campo.

      2. Na lista tipo de dados, clique no tipo de dados que o campo irá conter, por exemplo, o número.

      Para este tipo de dados

      Selecione este tipo de dados

      Palavras ou frases até 96 caracteres

      Texto

      Números com ou sem uma vírgula decimal

      Número

      Percentagens

      Percentagem

      Preços, rendimentos ou quaisquer outros dados relacionados com moeda

      Moeda

      Respostas a perguntas simples, tais como sim ou não, activado ou desactivado, ou verdadeiro ou falso

      Sim/Não

      Informações de data ou hora em qualquer um dos formatos disponíveis no Outlook

      Data/Hora

      Números inteiros

      Inteiro

      Uma lista de itens (valores) para poupar tempo ou manter a consistência entre formulários preenchida

      Lista pendente

      Endereço Web

      URL

      Uma ligação para outro registo na base de dados

      Relação

      Nota : Não é possível alterar o tipo de dados de um campo depois de criar o campo. Se pretende alterar o tipo de dados, eliminar o campo e, em seguida, adicione uma nova com o tipo de dados que pretende.

      1. Se necessário, na lista formato, clique num formato para os dados no campo.

        Nota : Alguns dos tipos de dados têm apenas um formato.

      2. Clique em OK.

        O campo que criou aparece na lista na caixa de diálogo Adicionar campos.

      3. Para adicionar o campo ao formulário, na caixa de diálogo Adicionar campos, clique no campo e, em seguida, clique em Adicionar ao formulário.

      Adicionar um campo a partir de um formulário diferente    

      1. Clique na opção de Adicionar um campo a partir de um formulário diferente.

      2. Clique num campo a partir da lista e, em seguida, clique em OK.

        Nota : Tem de ter criado um campo para que seja apresentada nesta lista.

        O campo que selecionou é apresentada na lista na caixa de diálogo Adicionar campos.

      3. Para adicionar o campo ao formulário, na caixa de diálogo Adicionar campos, clique no campo e, em seguida, clique em Adicionar ao formulário.

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Adicionar um campo de relação

Utilize um campo de relação para associar registos relacionados. Todos os registos que foram associados a um registo específico estão listados no registo selecionado, que é conhecido como o registo de destino da mesma forma que um registo de conta lista todos os contactos de profissionais que estão ligadas à mesma.

Pode ligar os registos do mesmo tipo, bem como os registos de ligação que são diferentes.

Por exemplo, da base de dados de negócio de exemplo criar uma ligação bicicletas de revenda armazena com os fornecedores cujas bicicletas lojas de retalho conter, faria:

  • Abra o tipo de registo de fornecedor para uma personalização mais. O campo de relação será adicionado para este tipo de registo.

    A caixa de diálogo Personalizar tipos de registo da base de dados de negócio de exemplo com o tipo de registo de fornecedor selecionado.

  • Adicione um campo de relação denominado Lojas com o tipo de registo de fornecedor com lojas como o tipo de registo de destino e Nomes de fabricantes , como o nome do campo de destino.

    Notas : 

    • Adicionar um campo de relação ao tipo de registo de ter também cria uma tabela que lista os registos relacionados no registo de destino. Neste exemplo, os registos de fornecedor (registos ter) tem um campo de relação que utilizar para criar uma ligação para armazenar registos. Os registos de arquivo (registos de destino) tem uma tabela que lista os registos de fornecedor que estão ligados às mesmas.

    • A tabela ou campo de destino, não é editável. Para alterar os registos relacionados, utilize o campo de relação. Neste exemplo, vá para o registo de fornecedor para remover um arquivo ou para adicionar outro arquivo. Isto altera a lista de fornecedores na tabela nos registos relacionados loja.

    Criar um novo campo de relação para criar uma caixa de diálogo novo campo.

  • Utilizar o campo de relação os registos de fornecedor a ligação da bicicleta de revenda armazenar registos para os registos do fornecedor.

    Um registo de fornecedor com lojas listadas no campo lojas relação.

  • Verifique se o campo de destino da bicicleta de revenda armazenar registos para ver a lista de fornecedores de bicicletas para esses lojas.

    Um registo de loja com uma lista de fornecedores de bicicletas à loja.

Para obter informações sobre a base de dados de negócio de exemplo, consulte Acerca da Aventura Lavor e a base de dados de negócio de exemplo.

Como adicionar um campo de relação

  1. Abrir um formulário para uma personalização mais.

  2. No separador Personalizar, no grupo esquema, clique em Adicionar campos Ícone Adicionar Campo .

  3. Na caixa de diálogo Adicionar campos, clique em Novo.

    A caixa de diálogo Adicionar Campos

  4. Na caixa de diálogo criar um novo campo, na caixa nome do campo, escreva o nome do campo relação.

  5. Na lista tipo de dados, clique em relação.

  6. Na lista tipo de registo de destino, clique no tipo de registo que pretende associar o registo selecionado para.

    Nota : Se o tipo de registo de destino for igual ao tipo de registo que está a personalizar, o nome do campo e o nome do campo de destino têm de ser diferentes.

  7. Na caixa nome do campo de destino, escreva o nome do campo de destino.

    Nota : O nome do campo de destino é o nome da tabela que lista todos os registos relacionados associados ao tipo de registo de destino.

  8. Clique em OK.

    O campo que selecionou é apresentada na lista na caixa de diálogo Adicionar campos.

  9. Para adicionar o campo ao formulário, na caixa de diálogo Adicionar campos, clique no campo que apresenta a relação na coluna Tipo de dados e, em seguida, clique em Adicionar ao formulário.

    Nota : O campo que lista relação na coluna Tipo de dados é o campo de entrada de dados. O campo que apresenta a lista de destino de relação na coluna Tipo de dados é automaticamente adicionado ao tipo de registo de destino e é a tabela que lista todos os registos relacionados que introduziu para o campo de relação.

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Remover um campo

  1. Abrir um formulário para uma personalização mais.

  2. Clique no campo que pretende remover do formulário.

    Nota : Campos obrigatórios, como o nome da conta não podem ser removidos.

  3. No separador Personalizar, no grupo esquema, clique em Remover Ícone Remover ou prima a tecla DELETE.

    Nota : O campo e quaisquer dados nela contidos podem ser adicionados novamente para o formulário, porque o campo ainda é armazenado na sua base de dados do Business Contact Manager. O campo também pode ser adicionado a outras formas de Adicionar campos na caixa de diálogo.

Eliminar permanentemente um campo

Aviso : Se eliminar um campo na caixa de diálogo Adicionar campos de, permanentemente está a eliminar o campo e irá perder quaisquer dados que foram introduzidos para esse campo. Se remover ou eliminar um campo a partir de um formulário, está apenas a eliminar o campo do formulário. Se adicionar o campo novamente para o formulário, em seguida, pode aceder aos dados.

  1. Abrir um formulário para uma personalização mais.

  2. No separador Personalizar, no grupo esquema, clique em Adicionar campos Ícone Adicionar Campo .

  3. Na caixa de diálogo Adicionar campos, clique no campo que pretende eliminar e, em seguida, clique em Eliminar.

    Nota : Pode eliminar apenas permanentemente um campo se não for utilizado no quaisquer outras formas.

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Mudar o nome de secções e campos de edição

Pode mudar o nome de qualquer secção num formulário, mas só pode mudar o nome campos criados por si.

Pode editar campos alterando-los e ao alterar o formato dos dados que podem ser selecionados no campo.

Nota : Não é possível alterar o tipo de dados de um campo. Pode eliminar o campo e, em seguida, adicione um novo com o tipo de dados que pretende.

  1. Abrir um formulário para uma personalização mais.

  2. Clique na secção ou campo ao qual pretende mudar o nome ou editar.

    Nota : Apenas pode mudar o nome campos criados por si.

  3. No separador Personalizar, no grupo esquema, clique em Editar campo ou secção O Ícone Editar Campo ou Secção .

  4. Efectue um dos seguintes procedimentos

    • Mudar o nome de uma secção     Na caixa de diálogo Editar uma secção, escreva um nome diferente para a secção.

    • Editar um nome de campo que criou     Na caixa de diálogo Editar um campo, escreva um nome diferente para o campo.

      Se pretender alterar o formato dos dados que são permitidos no campo, na caixa formato, clique num formato diferente. Alguns tipos de campo têm apenas uma opção de formatação.

Dispor itens num formulário

Num formulário personalizável, pode mover as secções numa página ou movê-las para uma página diferente e reorganizar os campos.

Mover uma secção ou reordenar campos numa página

  1. Abrir um formulário para uma personalização mais.

  2. Clique na secção ou campo que pretende mover.

    Uma secção tem o nome de uma secção com uma linha horizontal junto ao nome. Para selecionar uma secção, clique em sobre ou junto do nome da secção.

    A secção Números de Telefone selecionada

  3. Arraste o campo ou uma secção para uma nova localização na página ou utilize as teclas de seta no teclado para mover a secção ou campo.

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Mover uma secção para outra página

  1. Clique na secção que pretende mover.

    A secção Números de Telefone selecionada

  2. No separador Personalizar, no grupo esquema, clique em Mover para Mover ícone .

  3. Na caixa de diálogo Mover para a página, clique na página à qual pretende mover a secção e, em seguida, clique em OK.

    Nota : Se uma página estiver oculto, terá de desativar a funcionalidade de ocultar possam introduzir dados na página. No separador Personalizar, no grupo Mostrar, clique na página. No grupo páginas, clique em Ocultar Ocultar o ícone .

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Eliminar um formulário

Aviso : Se eliminar um tipo de registo, irá perder quaisquer dados que foram introduzidos para esse tipo de registo.

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique no separador Business Contact Manager e, em seguida, clique no botão Personalizar.

  3. Clique em Personalizar tipos de registo.

  4. Na caixa de diálogo Personalizar tipos de registo, clique num tipo de registo criados por si.

    Nota : Pode eliminar apenas tipos de registo criados por si. Não pode eliminar os tipos de registo predefinidos.

  5. Clique em Eliminar o tipo de registo.

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Criar ou editar listas

Quando introduz os mesmos dados num formulário com frequência, é conveniente e mais consistente para criar uma lista que pode escolher a partir de.

Criar uma lista

  1. Abrir um formulário para uma personalização mais.

  2. No separador Personalizar, no grupo esquema, clique em Adicionar campos Ícone Adicionar Campo .

  3. Na caixa de diálogo Adicionar campos, clique em Novo.

  4. Na lista tipo de dados, selecione a lista pendente.

    Nota : Para obter uma lista, a única opção de formato também é lista pendente.

  5. Clique em OK.

  6. Adicione itens à sua lista.

    Como?

    1. Na caixa de diálogo Editar listas, clique em Adicionar para adicionar um item (um valor) à lista.

    2. Na caixa de diálogo Adicionar Item, na caixa nome do Item, escreva o nome do valor.

    3. Clique em OK.

      Na caixa de diálogo Editar listas, na coluna valor, é apresentado o item que adicionou.

    4. Para adicionar outro item à lista, repita este processo.

  7. Para mover um item para cima ou para baixo na lista, clique no valor que pretende mover e, em seguida, clique para cima ou para baixo o botão de seta.

  8. Para selecionar um item a ser o valor predefinido do campo, clique no valor e, em seguida, clique no botão de Predefinir.

    Se existir um item que será utilizado com mais frequência, pode torná-la o valor predefinido para poupar tempo quando são concluir um formulário.

  9. Clique em OK.

Editar uma lista

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique no separador Business Contact Manager e, em seguida, clique no botão Personalizar.

  3. Clique em Editar listas.

  4. Na caixa de diálogo Editar listas, clique na lista que pretende editar.

    Quando seleciona uma lista, os itens na lista aparecem na coluna valor.

    A caixa de diálogo Editar Listas

  5. Efetue um dos seguintes passos para editar a lista:

    Adicionar um valor para a lista     Clique no botão Adicionar, escreva o nome do item e, em seguida, clique em OK.

    Mudar o nome de um valor     Clique num item e, em seguida, clique no botão Mudar o nome. Escreva o novo nome e, em seguida, clique em OK.

    Remover um valor ou substituí-lo com outro valor     Clique num item e, em seguida, clique no botão Eliminar. Se pretende substituir o valor, selecione outro valor na lista e, em seguida, clique em OK. Se pretender removê-lo, clique em OK.

    Mover um valor para cima ou para baixo na lista     Clique num item e, em seguida, clique em cima ou para baixo o botão de seta.

    Tornar o valor predefinido de um item     Clique no item e, em seguida, clique no botão Predefinir.

  6. Quando tiver concluído todas as alterações, na caixa de diálogo Editar listas, clique em OK.

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Nota : Exclusão de Responsabilidade da Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por um sistema informático sem intervenção humana. A Microsoft fornece estas traduções automáticas para ajudar utilizadores que não falam inglês a desfrutarem de conteúdos acerca dos produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Uma vez que o artigo foi traduzido de forma automática, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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