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Criar e personalizar listas e tipos de registo

Importante : Este artigo é convertida de máquina, a exclusão de responsabilidade. Localize Verifique a versão inglesa do presente artigo aqui para referência.

Com Business Contact Manager para Outlook, pode personalizar os formulários, adicionando campos que são relevantes para a sua empresa, remover campos que não necessita e mover campos para realçar as informações mais importantes para si. Pode criar novos formulários, adicionar listas, personalizar relatórios, modificar fases de venda e conduzir os critérios de pontuação, escolher campos para as fichas de contacto e personalizar o Friso.

Este artigo aborda a criação e personalização de formulários e criar e editar listas.

Nota : Apenas o proprietário da base de dados pode personalizar os formulários.

Consulte os seguintes artigos para obter informações sobre como personalizar relatórios; modificar fases de venda, actividades de vendas e lembretes; alterar critérios; de pontuação da oportunidade potencial Escolher campos para cartões de contacto; e personalizar o Friso:

O que pretende efectuar?

Criar um novo tipo de registo

Personalizar um formulário

Criar um novo tipo de registo

Business Contact Manager para Outlook inclui um número de diferentes tipos de formulários personalizáveis ou tipos de registo, incluindo Conta, Contacto Profissional, oportunidade potencial, Oportunidade e Projeto de Negócio.

Pode utilizar os formulários predefinidos sem os alterar, ou pode criar novos tipos de registo para se adequar às necessidades da sua empresa.

Também pode modificar formulários adicionando e removendo campos. Para obter informações, consulte Adicionar ou remover campos , posteriormente neste artigo.

Novos tipos de registo devem basear-se no tipo de registo de conta ou contacto profissional. Como registos podem ser ligados e as informações que são partilhadas entre elas são mantidas em novos tipos de registo que criar.

Exemplo: Grossista de bicicletas cria tipos de registo personalizados

Um grossista de bicicleta necessita para criar registos de arquivo e o arquivo de empregado.

Cada arquivo que compra o grossista tem vários empregados que sejam responsáveis pela aquisição. O grossista de bicicletas vende para muitas lojas, cada um com um conjunto próprio de empregados que tomar decisões de compras. O grossista necessita de associar cada empregado do arquivo de seu arquivo específico para ver a lista de empregados e qualquer comunicação com os empregados de arquivo ao rever informações sobre um arquivo.

Para tal, o grossista cria um registo de arquivo que se baseia o tipo de registo de conta e cria um registo de empregado do arquivo que se baseia o tipo de registo de contacto profissional. O grossista opta por basear o registo do arquivo um registo de conta, porque os registos de conta apresentam uma lista de contactos profissionais relacionados e todos os itens do histórico de comunicações de cada um dos contactos profissionais.

Criar um tipo de registo personalizado

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique no separador Business Contact Manager.

  3. Clique no botão Personalizar e, em seguida, clique em Personalizar tipos de registo.

  4. Na caixa de diálogo Personalizar tipos de registo, efectue um dos seguintes procedimentos:

    • Clique em Novo tipo de contacto de negócio para criar um novo formulário que se baseia o tipo de registo de contacto profissional.

    • Clique em Novo tipo de conta para criar um novo formulário baseado no tipo de registo conta.

      The Customize Record Types dialog box with the New Business Contact Type button and the New Account Type button outlined.

      Notas : 

      • Se necessitar de um novo tipo de registo de pessoas singulares, escolha Novo tipo de contacto de negócio.

      • Se necessitar de um novo tipo de registo para as organizações ou grupos dentro de uma organização de maiores dimensões, escolha Novo tipo de conta. São listados todos os itens de comunicação de qualquer registo que está ligado a uma conta no histórico de comunicações de registo de conta. Para mais informações sobre registos de conta, consulte armazenam informações sobre as contas no Business Contact Manager.

  5. Na caixa de diálogo Novo tipo de contacto de negócio ou Novo tipo de conta, escreva um nome singular e plural para o novo tipo de registo.

  6. Opcionalmente, clique em Procurar para alterar o ícone que irá aparecer em cada registo desse tipo.

  7. Clique em OK.

    O tipo de registo novo está incluído na lista de tipos de registo na caixa de diálogo Personalizar tipos de registo.

    Nota : O novo tipo de registo inclui todas as páginas predefinidas e campos da conta ou contacto profissional que basear o novo tipo de registo. Não inclui quaisquer páginas personalizadas ou campos que adicionou a outras formas. Para personalizar o formulário, alterando as páginas e campos, consulte a secção seguinte, Personalizar um formulário.

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Personalizar um formulário

Pode personalizar formulários de várias formas. Pode adicionar ou remover campos, secções e páginas. Pode reorganizar os campos de uma forma que faz sentido para a sua empresa.

Nota : Apenas o proprietário da base de dados pode personalizar os formulários.

Pode exportar os formulários personalizados para que possa partilhar com outros utilizadores. Para mais informações sobre como exportar, consulte exportar os registos de negócio do Business Contact Manager.

Importante : Quaisquer alterações efectuadas a um formulário vão alterar todos os registos desse tipo. Por exemplo, se remover um campo a partir do formulário de contacto profissional, irá remover esse campo de todos os registos de contacto profissional.

Nesta secção

Eliminar um formulário

Criar ou editar listas

Abrir um formulário para personalização

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique no separador Business Contact Manager.

  3. Clique no botão Personalizar e, em seguida, clique em Personalizar tipos de registo.

  4. Na lista, clique no tipo de registo que pretende personalizar e, em seguida, clique no botão Personalizar formulário.

    the customize record types dialog box with the customize form button outlined.

    Sugestão : Também pode personalizar qualquer forma abertas. No Friso, no grupo Personalizar, clique no botão de Esquema de formulário.

Abre uma versão personalizável do formulário. Agora pode adicionar ou remover páginas, secções e campos ou reorganizar as secções e campos do formulário.

Nota : Por predefinição, é apresentada a página ' Geral. Para apresentar uma página diferente, no separador Personalizar, no grupo de páginas, clique em Mostrar e, em seguida, clique no nome da página.

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Criar uma nova página

Pode criar até quatro páginas adicionais de qualquer forma. Por predefinição, a maioria dos formulários incluem as páginas Geral, Detalhes e o Histórico.

  1. Abrir um formulário para personalização.

  2. No separador Personalizar, no grupo de páginas, clique em Mostrar Show icon e, em seguida, clique em página 1 do utilizador ou uma das outras páginas do utilizador.

    É apresentada uma página em branco.

    Nota : Se o nome da página termina com (oculto), a página está oculta por predefinição. Terá de desactivar a funcionalidade ocultar para conseguir introduzir dados nesta página do formulário.

  3. Se a página estiver oculta, desactive a funcionalidade ocultar para mostrar a página. No grupo de páginas, clique em Ocultar Hide icon

    Nota : Para verificar que a página já não está oculto, no grupo de páginas, clique em Mostrar. Se a página que seleccionou já não inclui (oculto) após o nome da página, é visível.

Agora pode mudar o nome da página ou adicionar campos e secções. Consulte Adicionar ou remover secções e Adicionar ou remover campos , posteriormente neste artigo para obter mais informações.

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O nome ou mudar o nome de uma página

  1. No separador Personalizar, no grupo de páginas, clique em Mostrar e, em seguida, clique na página que deseja renomear.

  2. No grupo de páginas, clique em Mudar o nome de página Rename icon.

  3. Na caixa nome da página, escreva o novo nome e, em seguida, clique em OK.

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Adicionar ou remover secções

Informações num formulário são organizadas em secções. Por exemplo, no formulário de contacto profissional, existe uma secção de números de telefone que inclui campos de número de telefone diferente, tal como o negócio e de casa.

The Business Contact Form Layout screen with the Phone numbers section selected.

Adicionar uma secção

  1. Abrir um formulário para personalização.

  2. No separador Personalizar, no grupo de esquema, clique em Adicionar secção Ícone Adicionar Grupo.

  3. Na caixa de Nome de secção, escreva um nome para a secção e, em seguida, clique em OK.

    Nota : Se pretender alterar a largura de uma secção, seleccione a secção. No separador Personalizar, clique em grande Narrow icon de estreito.

Remover uma secção

  1. Clique na secção que pretende remover.

    Sugestão : Uma secção tem um nome de secção com uma linha horizontal junto do nome. Para seleccionar uma secção, clique em ou perto o nome da secção.

    The selected Phone numbers section

  2. No separador Personalizar, no grupo de esquema, clique em Remover do Remove icon.

    Notas : 

    • Quaisquer campos nesta secção são removidos, mas não são eliminados da base de dados do Business Contact Manager. Se pretender adicionar campos ao formulário, consulte Adicionar um campo , posteriormente neste artigo. Remoção de campos não elimina os campos ou os dados que contêm. Quaisquer dados que foi introduzidos nos campos ainda são guardados na base de dados, a menos que elimine permanentemente os campos.

    • Quando remove uma secção, é eliminada da base de dados Business Contact Manager. Os campos que foram incluídos na secção não são eliminados juntamente com a secção. Se pretender adicionar a secção novamente, pode adicionar uma secção com o mesmo nome e, em seguida, voltar a adicionar os campos do formulário nessa secção.

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Adicione ou remova campos.

Pode adicionar diferentes tipos de campos Business Contact Manager para Outlook que necessita para a sua empresa. O tipo de campo que adicionou determina o tipo de informações que podem ser introduzidos ou seleccionados no campo.

Por exemplo, se desejar escrever informações numa caixa de texto, pode adicionar um campo de texto; Se pretender clicar num item de uma lista, pode Adicionar uma lista preenchida previamente (também conhecido como uma lista pendente); Se pretender ligar ou associar um registo a outro registo, pode Adicionar um campo de relação.

Uma florista poderá criar um campo de texto chamado "Favoritos flor" em que as pessoas têm que escrever o tipo de flor no campo e um especialista de aquecimento pode criar um campo denominado "O modelo do forno" com uma lista para escolher a partir de. Para mais informações acerca de listas, consulte criar ou editar listas , posteriormente neste artigo.

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Adicionar um campo

  1. Abrir um formulário para personalização.

    Sugestão : Antes do próximo passo, clique na secção onde pretende adicionar o campo. Se o campo não onde pretende que seja, pode arrastá-lo para outra secção Depois de ter adicionado.

  2. No separador Personalizar, no grupo de esquema, clique em Adicionar campos Ícone Adicionar Campo.

  3. Na caixa de diálogo Adicionar campos, execute um dos seguintes procedimentos:

    • Na lista, clique dos campos listados e, em seguida, clique em Adicionar ao formulário.

      The Add Fields dialog box

    • Para criar um novo campo ou adicionar um campo é já criado para outro formulário, clique em Novo.

      Na caixa de diálogo criar um novo campo, efectue um dos seguintes procedimentos:

      Criar um novo campo    

      1. Escreva um nome para o campo na caixa Nome do campo.

      2. Na lista tipo de dados, clique no tipo de dados que o campo irá conter, por exemplo, o número.

      Para este tipo de dados

      Seleccione este tipo de dados

      Palavras ou frases até 96 caracteres

      Texto

      Números com ou sem uma vírgula decimal

      Número

      Percentagens

      Percentagem

      Preços, rendimentos ou quaisquer outros dados relacionados com moeda

      Moeda

      Respostas a perguntas simples, tais como sim ou não, activado ou desactivado, ou verdadeiro ou falso

      Sim/Não

      Informações de data ou hora em qualquer um dos formatos disponíveis no Outlook

      Data/Hora

      Números inteiros

      Inteiro

      Uma lista de itens (valores) para poupar tempo ou a manter consistência entre formulários preenchida previamente

      Lista pendente

      Endereço Web

      URL

      Uma hiperligação para outro registo na base de dados

      Relação

      Nota : Não é possível alterar o tipo de dados de um campo depois de criar o campo. Se pretender alterar o tipo de dados, elimine o campo e, em seguida, adicione um novo com o tipo de dados que pretende.

      1. Se necessário, na lista formato, clique num formato para os dados no campo.

        Nota : Alguns dos tipos de dados têm apenas um formato.

      2. Clique em OK.

        O campo que criou aparece na lista na caixa de diálogo Adicionar campos.

      3. Para adicionar o campo ao formulário, na caixa de diálogo Adicionar campos, prima o campo ' e, em seguida, clique em Adicionar ao formulário.

      Adicionar um campo de outro formulário    

      1. Clique na opção de Adicionar um campo de outro formulário.

      2. Clique num campo da lista e, em seguida, clique em OK.

        Nota : Tem de ter criado um campo para que seja apresentado nesta lista.

        O campo seleccionado aparece na lista na caixa de diálogo Adicionar campos.

      3. Para adicionar o campo ao formulário, na caixa de diálogo Adicionar campos, prima o campo ' e, em seguida, clique em Adicionar ao formulário.

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Adicionar um campo de relação

Utilize um campo de relação para ligar a registos relacionados. Todos os registos que foram ligados a um determinado registo estão listados no registo seleccionado, que é conhecido como o registo de destino, da mesma forma que um registo de conta lista todos os contactos profissionais que estão ligados.

Nota : Pode associar registos do mesmo tipo, bem como ligar os registos que são diferentes.

Por exemplo, numa base de dados de negócio de exemplo ligar a bicicleta de revenda armazena com os fornecedores cujas bicicletas beneficiarem de lojas de retalho, faria:

  • Abra o tipo de registo do fornecedor de personalização. O campo de relação será adicionado a este tipo de registo.

    The Customize Record Types dialog box in the Sample Business database with the Vendor record type selected.

  • Adicione um campo de relação denominado Lojas de revenda para o tipo de registo de fornecedor, com arquivos como o tipo de registo de destino e Nomes de fabricantes , como o nome do campo de destino.

    Notas : 

    • Também adicionar um campo de relação para o tipo de registo de origem cria uma tabela que lista os registos relacionados no registo de destino. Neste exemplo, os registos de fornecedor (registos de origem) tem um campo de relação que pode utilizar para ligar para armazenar registos. Os registos de arquivo (registos de destino) tem uma tabela que lista os registos de fornecedor que estão ligados às mesmas.

    • A tabela ou campo de destino, não é editável. Para alterar os registos relacionados, utilize o campo de relação. Neste exemplo, vá para o registo de fornecedor para remover um arquivo ou para adicionar outro arquivo. Isto altera a lista de fornecedores da tabela em registos relacionadas de arquivo.

    Creating a new relationship field in the Create a New Field dialog box.

  • Utilizar o campo de relação de registos de fornecedores para ligar a bicicleta de revenda armazenar registos para os registos de fornecedor.

    A vendor record with stores listed in the Retail Stores relationship field.

  • Verifique o campo de destino da bicicleta de revenda armazenar registos para ver a lista de fornecedores de bicicletas para os arquivos.

    A store record with a list of vendors that supply bicycles to the store.

Para obter informações sobre a base de dados de negócio de exemplo, consulte sobre Adventure Works e a base de dados de negócio de exemplo.

Como adicionar um campo de relação

  1. Abrir um formulário para personalização.

  2. No separador Personalizar, no grupo de esquema, clique em Adicionar campos Ícone Adicionar Campo.

  3. Na caixa de diálogo Adicionar campos, clique em Novo.

    The Add Fields dialog box

  4. Na caixa de diálogo criar um novo campo, na caixa nome do campo, escreva o nome do campo de relação.

  5. Na lista tipo de dados, clique em relação.

  6. Na lista tipo de registo de destino, clique no tipo de registo que pretende ligar o registo seleccionado.

    Nota : Se o tipo de registo de destino é o mesmo que o tipo de registo que estiver a personalizar, o nome do campo e o nome do campo de destino tem de ser diferente.

  7. Na caixa de nome de campo de destino, escreva o nome do campo de destino.

    Nota : O nome do campo de destino é o nome da tabela que lista todos os registos relacionados associados ao tipo de registo de destino.

  8. Clique em OK.

    O campo seleccionado aparece na lista na caixa de diálogo Adicionar campos.

  9. Para adicionar o campo ao formulário, na caixa de diálogo Adicionar campos, clique no campo que apresenta a relação na coluna Tipo de dados e, em seguida, clique em Adicionar ao formulário.

    Nota : O campo que apresenta a relação na coluna Tipo de dados é o campo de entrada de dados. O campo que apresenta a lista de destino de relação na coluna Tipo de dados é adicionado automaticamente ao tipo de registo de destino e é a tabela que lista todos os registos relacionados que introduziu para o campo de relação.

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Remover um campo

  1. Abrir um formulário para personalização.

  2. Clique no campo que pretende remover do formulário.

    Nota : Campos obrigatórios, como o nome da conta, não podem ser removidos.

  3. No separador Personalizar, no grupo de esquema, clique em Remover Remove icon ou prima a tecla DELETE.

    Nota : O campo e quaisquer dados que contém podem ser adicionados novamente para o formulário, porque o campo ainda é armazenado na base de dados do Business Contact Manager. O campo também pode ser adicionado a outras formas de Adicionar campos na caixa de diálogo.

Eliminar permanentemente um campo

Aviso : Se eliminar um campo da caixa de diálogo Adicionar campos, que está a eliminar permanentemente o campo e perderá quaisquer dados que foi introduzidos nesse campo. Se remover ou eliminar um campo de um formulário, está a eliminar apenas o campo do formulário. Se adicionar o campo novamente para o formulário, em seguida, pode aceder aos dados.

  1. Abrir um formulário para personalização.

  2. No separador Personalizar, no grupo de esquema, clique em Adicionar campos Ícone Adicionar Campo.

  3. Na caixa de diálogo Adicionar campos, clique no campo que pretende eliminar e, em seguida, clique em Eliminar.

    Nota : Pode eliminar permanentemente apenas um campo se não for utilizada em quaisquer outros formulários.

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Mudar o nome de secções e campos de edição

Pode mudar o nome de qualquer secção num formulário, mas pode apenas mudar o nome de campos que tenha criado.

Pode editar campos mudando os respectivos e alterando o formato dos dados que podem ser seleccionados no campo.

Nota : Não é possível alterar o tipo de dados de um campo. Pode eliminar o campo e, em seguida, adicione um novo com o tipo de dados que pretende.

  1. Abrir um formulário para personalização.

  2. Clique na secção ou campo que pretende mudar o nome ou editar.

    Nota : Só pode mudar o nome campos que tenha criado.

  3. No separador Personalizar, no grupo de esquema, clique em Editar campo ou secção The Edit Field or Section Icon.

  4. Efectue um dos seguintes procedimentos

    • Mudar o nome de uma secção     Na caixa de diálogo Editar uma secção, escreva um nome diferente para a secção.

    • Editar um nome de campo que tenha criado     Na caixa de diálogo Editar um campo, escreva um nome diferente para o campo.

      Se pretender alterar o formato dos dados que são permitidos no campo, na caixa formato, clique num formato diferente. Alguns tipos de campo têm apenas uma opção de formatação.

Dispor itens num formulário

Um formulário personalizável, pode mover as secções de uma página ou movê-los para uma página diferente e reorganizar os campos.

Mover uma secção ou reordenar campos numa página

  1. Abrir um formulário para personalização.

  2. Clique na secção ou campo que pretende mover.

    Sugestão : Uma secção tem um nome de secção com uma linha horizontal junto do nome. Para seleccionar uma secção, clique em ou perto o nome da secção.

    The selected Phone numbers section

  3. Arraste a secção ou campo para uma nova localização na página ou utilize as teclas de seta no teclado para mover a secção ou campo.

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Mover uma secção para outra página

  1. Clique na secção que pretende mover.

    The selected Phone numbers section

  2. No separador Personalizar, no grupo de esquema, clique em Mover para Move icon.

  3. Na caixa de diálogo Ir para página, clique na página à qual pretende mover a secção e, em seguida, clique em OK.

    Nota : Se uma página estiver oculto, terá de desactivar a funcionalidade ocultar para conseguir introduzir dados na página. No separador Personalizar, no grupo Mostrar, clique na página. No grupo de páginas, clique em Ocultar Hide icon.

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Eliminar um formulário

Aviso : Se eliminar um tipo de registo, irá perder quaisquer dados que tiver sido introduzidos esse tipo de registo.

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique no separador Business Contact Manager e, em seguida, clique no botão Personalizar.

  3. Clique em Personalizar tipos de registo.

  4. Na caixa de diálogo Personalizar tipos de registo, clique num tipo de registo que tenha criado.

    Nota : Só pode eliminar tipos de registo que tenha criado. Não é possível eliminar os tipos de registo predefinido.

  5. Clique em Eliminar o tipo de registo.

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Criar ou editar listas

Quando introduzir frequentemente os mesmos dados num formulário, é conveniente e mais consistente para criar uma lista que pode seleccionar a partir.

Criar uma lista

  1. Abrir um formulário para personalização.

  2. No separador Personalizar, no grupo de esquema, clique em Adicionar campos Ícone Adicionar Campo.

  3. Na caixa de diálogo Adicionar campos, clique em Novo.

  4. Na lista tipo de dados, seleccione a lista pendente.

    Nota : Para obter uma lista, a única opção de formato é também lista pendente.

  5. Clique em OK.

  6. Adicione itens à lista.

    Como?

    1. Na caixa de diálogo Editar listas, clique em Adicionar para adicionar um item (valor) à lista.

    2. Na caixa de diálogo Adicionar Item, na caixa nome do Item, escreva o nome do valor.

    3. Clique em OK.

      Na caixa de diálogo Editar listas, na coluna valor, o item adicionado aparece.

    4. Para adicionar outro item à lista, repita este processo.

  7. Para mover um item para cima ou para baixo na lista, clique no valor que pretende mover e, em seguida, clique em cima ou para baixo para botão de seta.

  8. Para escolher um item para ser o valor predefinido no campo, clique no valor e, em seguida, clique no botão Predefinir.

    Nota : Se existir um item que será utilizado mais frequentemente, é possível que o valor predefinido para poupar tempo quando está a concluir um formulário.

  9. Clique em OK.

Editar uma lista

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique no separador Business Contact Manager e, em seguida, clique no botão Personalizar.

  3. Clique em Editar listas.

  4. Na caixa de diálogo Editar listas, clique na lista que pretende editar.

    Quando seleccionar uma lista, os itens na lista aparecem na coluna valor.

    The Edit Lists dialog box

  5. Execute um dos seguintes passos para editar a lista:

    Adicionar um valor à lista     Clique no botão Adicionar, escreva o nome do item e, em seguida, clique em OK.

    Mudar o nome de um valor     Clique num item e, em seguida, clique no botão Mudar o nome. Escreva o novo nome e, em seguida, clique em OK.

    Remover um valor ou substituí-lo com outro valor     Clique num item e, em seguida, clique no botão Eliminar. Se pretender substituir o valor, seleccione outro valor na lista e, em seguida, clique em OK. Se pretender removê-lo, clique em OK.

    Mover um valor para cima ou para baixo na lista     Clique num item e, em seguida, clique em cima ou para baixo o botão de seta.

    Tornar o valor predefinido de um item     Clique no item e, em seguida, clique no botão Predefinir.

  6. Quando tiver concluído todas as alterações, na caixa de diálogo Editar listas, clique em OK.

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Nota : Exclusão de Responsabilidade da Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por um sistema informático sem intervenção humana. A Microsoft fornece estas traduções automáticas para ajudar utilizadores que não falam inglês a desfrutarem de conteúdos acerca dos produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Uma vez que o artigo foi traduzido de forma automática, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.



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