Criar e ligar tarefas com o Project 2007

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Ao Carl Chatfield e Tomás botas

Carl Chatfield é uma certificada Project Management Professional (PMP) com extenso dados de conhecimento da Microsoft Office Project, bem como problemas específicos da eficiência de utilização.

Tomás botas trabalhou anteriormente como um profissional de suporte do Office Project para vários anos. Miguel possui conhecimentos aprofundados técnicos sobre o software.

Carl e Tomás são os autores do Microsoft Project 2000 Step by Step, o Microsoft Project versão 2002 Step by Step, o Microsoft Office Project 2003 Step by Step e o Microsoft Office Project 2007 Step by Step, tudo a partir de Prima da Microsoft.

Neste artigo

Introduzir tarefas

Estimar durações

Organizar tarefas em fases

Ligar tarefas

As tarefas são mais básicos blocos modulares de qualquer projecto — tarefas representam o trabalho de ser executadas para realizar os objetivos do projeto. Tarefas descrevem o trabalho de projeto em termos de sequência, duração e requisitos de recursos. Existem dois níveis de tarefas — tarefas de resumo, as quais resumir ou "Agregar" durações e os custos de tarefas e subtarefas — que compõem em conjunto os eventos significativos vida de um projeto. Este artigo fornece uma introdução à alguns conceitos chave sobre tarefas que irão ajudá-lo utilizar Microsoft Office Project 2007.

Introduzir tarefas

Project 2007 podem ser utilizados para controlar tarefas relacionadas com um projeto que está a gerir. Para introduzir tarefas para um projeto, comece por iniciar Project 2007 se ainda não estiver em execução. Depois de abrir o projeto que está a trabalhar, escreva a primeira tarefa na célula diretamente abaixo do cabeçalho de coluna do Nome da tarefa e, em seguida, prima ENTER.

introduzir tarefas num projeto

Por exemplo, se estiver a utilizar Project 2007 para controlar as tarefas necessárias para um projeto de vídeo, poderá começar introduzindo pré-produção na primeira célula. Em seguida, introduza as tarefas restantes por baixo do nome da tarefa, premindo ENTER após cada nome da tarefa:

Desenvolver script

Desenvolver quadros de produção

Escolha localizações

Mantenha a tecla auditions

Produção

Ensaiar

Fazer vídeo

Imagens de registo

Project 2007 atribui uma duração de um dia para a nova tarefa e o ponto de interrogação indica que este é uma duração estimada. É apresentada uma barra de tarefas correspondentes de comprimento de um dia no gráfico Gantt. Por predefinição, a data de início da tarefa é igual a data de início do projeto.

barra de tarefas num gráfico gantt

Sugestão: Para além de escrever a informação de tarefa diretamente na Project 2007, pode desenvolver listas de tarefas noutras aplicações e, em seguida, importá-los para Project 2007. Por exemplo, Project 2007 instala um modelo do Excel com o nome Microsoft Project tarefa importar modelo de lista, que o utilizador ou outras pessoas possam completar e, em seguida, importá Project 2007 com a estrutura adequada. No Excel, este modelo aparece no separador de Folha de cálculo soluções da caixa de diálogo de modelos. Também pode importar a lista de tarefas do Outlook para um plano de projeto. Na Project 2007, no menu Ferramentas, clique em Importar tarefas do Outlook.

Definir as tarefas à direita para a direita do material a entregar

Cada projeto tem um objetivo ultimate ou intenção: a razão que foi iniciado o projeto. Esta opção é denominada a de projeto do material a entregar. Este material a entregar é normalmente um produto, tal como um comerciais TV, ou um serviço ou evento, tal como uma sessão de formação de software. Definir as tarefas à direita para criar o para a direita do material a entregar é uma competências essenciais para o Gestor de projetos. As listas de tarefas que cria no Project 2007 deverão descrever todos o trabalho necessário e apenas o trabalho necessário para concluir o projeto com êxito.

No desenvolvimento de listas de tarefas, poderá achar útil para distinguir âmbito do produto a partir do âmbito do projeto. Âmbito do produto descreve as funções do material a entregar do projeto, funcionalidades e qualidade. Por exemplo, se o material a entregar for uma TV comercial, o âmbito de produto pode incluir o comprimento, o assunto e a audiência. Âmbito do projeto, por outro lado, descreve o trabalho necessário para a prestação produto ou serviço. No nosso cenário, o âmbito do projeto inclui tarefas detalhadas relacionados com a criação de uma TV comercial tal como a exploração auditions, Fotografar o vídeo, editá-la e assim sucessivamente.

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Estimar durações

Uma tarefa duração é a quantidade de tempo que esperava irá demorar até para concluir a tarefa. Project 2007 pode trabalhar com as durações das tarefas que variam entre minutos e meses. Dependendo do âmbito do projeto, que irá provavelmente pretende trabalhar com as durações das tarefas na escala de horas, dias e semanas.

Por exemplo, um projeto poderá ter um calendário do projeto com o tempo definido como 8: 00 através de 5 P.M. com quebra de uma hora almoço segunda a sexta-feira, sair do tempo de descanso definido como noites e os fins de semana de trabalho. Se estimar a que uma tarefa demorará 16 horas do tempo de trabalho, pode introduzir respetiva duração como 2d para agendar o trabalho durante dois dias de trabalho de oito horas. Ao iniciar a tarefa 8: 00 no sexta-feira, que deve, em seguida, esperar que não seria ser concluída até às 5 P.M. no seguinte segunda-feira. Nenhum trabalho seria ser agendado sobre o fim de semana porque Sábado e Domingo tiverem sido definido como o tempo de descanso.

Sugestão: Para saber qual a duração geral de um projeto, calcular a diferença entre a data mais antiga do início e a data de conclusão mais recente das tarefas que compõem-lo. A duração de projeto também é afetada pela outros fatores, tal como relações de tarefas. Uma vez que Project 2007 distinga entre o tempo de trabalho e de descanso, duração de uma tarefa não seja necessariamente se relacionam com o tempo decorrido.

Sugestão: Pode agendar tarefas a ocorrer durante o tempo de trabalho e de descanso. Para fazer isto, atribua uma duração decorrida a uma tarefa. Introduza duração decorrida dele antecedendo mostrado a abreviatura duração com um "e". Por exemplo, escreva 3ed para indicar os três dias decorridos. Poderá utilizar uma duração decorrida para uma tarefa que não controlar diretamente mas que assim é fundamental ao seu projeto. Por exemplo, poderá ter de deitar betão foundation e Remover formulários foundation as tarefas num projeto de construção. Se Sim, também poderá querer uma tarefa chamada aguardar betão Curar uma vez que não pretende remover os formulários até betão tem cured. A tarefa aguardar betão Curar deve ter uma duração decorrida porque betão irá Curar através de um intervalo contíguo de dias, se estiverem a trabalhar ou dias de descanso. Se o betão leva-o até 48 horas para Curar, pode introduzir a duração para essa tarefa como 2dd, agendar a tarefa para iniciar em sexta-feira, em 9: 00 e esperá-lo de estar concluída por Domingo 9: 00 Na maioria dos casos, no entanto, irá trabalhar com durações nonelapsed no Project 2007.

Project 2007 utiliza valores padrão para os minutos e as horas de durações: um minuto é igual a 60 segundos e uma hora é igual a 60 minutos. No entanto, pode definir durações não padrão para os dias, semanas e meses para o seu projeto. Para efetuar esta ação, no menu Ferramentas, clique no comando Opções e, na caixa de diálogo Opções, clique no separador calendário, ilustrado aqui.

caixa de diálogo opções

Como lhe fornecidos com as durações das tarefas precisas?

Deverá tomar em consideração duas regras gerais quando estimar as durações das tarefas.

  • Em geral frequentemente a duração de projeto relacionado com duração de tarefa projetos longos tendem para ter tarefas com durações mais longa do que tarefas resumindo projetos.

  • Se a controlar o progresso contra plano do projeto, tem de considerar o nível de detalhe que pretende aplicar para as tarefas do projeto. Se tiver um projeto com várias ano, por exemplo, não poderá práticos ou até mesmo possíveis controlar tarefas que são medidas em minutos ou horas. Em geral, deve medir as durações das tarefas no nível de detalhe ou controlo que é importante para si, mas não inferior mais baixo.

Para os seus projetos reais, muitas vezes será de estimar durações de tarefas. Boas fontes de estimativas de duração da tarefa incluem:

  • Informações no histórico de projetos semelhantes, anteriores.

  • Calcula a partir das pessoas que irão concluir as tarefas.

  • Parecer especializado das pessoas que têm gerido projectos semelhantes.

  • Padrões de profissionais ou industriais organizações que realizar projetos parecido com o seu.

Para projetos complexos, provavelmente pretende combinar estas e outras origens para estimar as durações das tarefas. Porque estimativas de duração da tarefa imprecisas são uma fonte principal de risco qualquer projeto, fazer estimativas boas é bem vale gasto.

Um geral regra útil a ter em conta chama-se a regra 8/80. Esta regra sugere essa tarefa durações entre oito horas (ou um dia) e 80 horas (10 dias úteis ou duas semanas) são geralmente dimensionado de modo a duração de uma fácil. Tarefas menos do que um dia poderão ser demasiado granulares e tarefas mais de duas semanas poderão ser demasiado tempo a gerir corretamente. Existem várias razões pelas legítimas interromper esta regra, mas as suas orientações são património considerar para a maioria das tarefas no seus projetos.

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Organizar tarefas em fases

É útil organizar os grupos de tarefas estreitamente relacionados encontram-que representam uma parte de trabalho do projeto para fasesprincipal. Durante a revisão um plano de projeto, observar fases de tarefas ajuda o utilizador e outros pensar em termos de itens de trabalho principais e os itens de trabalho detalhadas. Por exemplo, é comum dividir um projeto de filme ou de vídeo em principais fases de trabalho como pré-produção, produção e pós de produção. Criar fases ao avançar ou diminuir a hierarquia das tarefas. Também pode fechar uma lista de tarefas em fases, tanto quanto pode trabalhar com um destaque no Word. No Project 2007, fases são representadas por tarefas de resumo.

Uma tarefa de resumo comporta-se de forma diferente a partir de outras tarefas. Não é possível editar a respetiva duração, data de início ou outros valores calculados diretamente porque esta informação está derivada ou "agregada" a partir das tarefas de detalhe, denominadas subtarefas (estes são apresentados com avanço em tarefas de resumo). Project 2007 calcula a duração de uma tarefa de resumo, como o intervalo de tempo a partir da data de início mais antiga para a mais recente data de conclusão de subtarefas.

Planeamento descendente e de baixo para cima

As duas abordagens mais comuns para redigir fases e tarefas estão de planeamento descendente e de baixo para cima.

  • Planeamento descendente.     Identifica os produtos do projeto ou fases principais antes de preencher as tarefas necessárias para concluir as fases. Projectos complexos podem ter várias camadas de fases. Esta abordagem funciona de geral para específico.

  • Planeamento de baixo para cima.     Identifica como muitos inferior nível tarefas detalhadas possível antes organizá-las em grupos lógicos, denominados fases ou tarefas de resumo. Esta abordagem funciona do específico para geral.

Criar tarefas exatas e fases para projetos mais complexos requer uma combinação de planeamento descendente e de baixo para cima. É comum para o Gestor de projetos estabelecido para começar, abrangentes fases de um projeto (descendente) e para os recursos que execução o projeto para fornecer que o detalhadas tarefas preenchem cada fase (parte inferior de segurança).

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Ligar tarefas

Projetos requerem tarefas a ser executado por uma ordem específica. Por exemplo, a tarefa de as filmagens uma cena têm de ser concluída antes da tarefa de edição a cena filmed pode ocorrer. Estas duas tarefas têm uma conclusão para início relação (também denominado uma ligação ou dependência) que tem dois aspetos:

  • A segunda tarefa deve ocorrer mais tarde do que a primeira tarefa; Esta é uma sequência.

  • A segunda tarefa só pode ocorrer se a primeira tarefa é concluída; Esta é uma dependência.

No Project 2007, a primeira tarefa ("película a cena") é denominada a predecessora porque-precede tarefas que dependem. A segunda tarefa ("a cena filmed editar") é denominada a tarefa sucessora porque ser bem sucedida no qual é dependente de tarefas. Qualquer tarefa pode ser uma predecessora para um ou mais das tarefas sucessoras. Da mesma forma, qualquer tarefa pode ser uma sucessora para um ou mais das tarefas predecessoras.

Que representa relações de tarefas e que processam as alterações ao início agendado e datas de conclusão são uma área na qual a utilização de um motor de agendamento, tal como Project 2007, na verdade paga desativar. Por exemplo, pode alterar as durações das tarefas ou adicionar ou remover tarefas a partir de uma cadeia de tarefas ligadas e Project 2007 reagendar tarefas em conformidade.

Relações de tarefas aparecem de várias formas no Project 2007:

  • Nas vistas de gráfico Gantt e diagrama de rede, as relações de tarefas aparecem como as linhas que ligam tarefas.

  • Em tabelas, tal como a tabela de entrada, números das tarefas predecessoras de ID aparecem nos campos de tarefa predecessora das tarefas sucessoras.

Criar relações de tarefas ao criar ligações entre tarefas. Quando tarefas são introduzidas pela primeira vez, por predefinição são todas agendadas para iniciar o mesmo dia — data de início do projeto. No entanto, pode utilizar diferentes métodos para criar ligações entre várias tarefas. Por exemplo, pode criar uma dependência de conclusão para início entre duas tarefas ao clicar em Ligar tarefas no menu Editar.

Sugestão: Para criar dependência de conclusão para início, pode clicar no botão de Ligar tarefas na barra de ferramentas padrão.

A figura abaixo mostra que, quando tarefas 2 e 3 estão ligadas com uma relação de conclusão para início, Project 2007 alterado a data de início de tarefa 3 para o dia útil seguinte após a conclusão da tarefa 2 (ignorar o fim de semana). A duração da tarefa de resumo de produção pré crescia correspondente.

tarefas ligadas com uma relação de conclusão para o início

Sugestão: Para desassociar tarefas, selecione as tarefas que pretende desligar e, em seguida, clique no botão Desligar tarefas na barra de ferramentas padrão. Também pode clicar em Desligar tarefas no menu Editar. Se desassociar uma tarefa que esteja dentro de uma cadeia de tarefas ligadas com relações de conclusão para início, Project 2007 restabelece as ligações entre as tarefas restantes.

Pode ligar tarefas várias outras formas, incluindo:

  • Ligar a várias tarefas ao mesmo tempo

  • Ligar duas tarefas em que uma tarefa é a predecessora da outra tarefa

  • Ligar um grupo de tarefas restantes e, em seguida, liga duas tarefas de resumo

Sugestão: Quando trabalha com tarefas de resumo, ou pode ligar tarefas de resumo diretamente (conforme fez acima) ou ligar a tarefa mais recente na primeira fase com a tarefa mais próxima na segunda fase. O resultado final agendamento é a mesma quer situação. Sem circunstâncias, no entanto, pode liga uma tarefa de resumo para um das suas próprias subtarefas. Fazê-lo pretende criar um problema de agendamento circular e, consequentemente, Project 2007 não lhe permiti-lo.

Sugestão: Também pode criar uma relação de conclusão para início entre direita de tarefas no gráfico Gantt. Aponte para barra de tarefas da tarefa antecessora até o ponteiro muda para uma estrela de quatro pontas. Em seguida, arraste o ponteiro do rato para cima ou para baixo para a barra de tarefas da tarefa sucessora. Enquanto está a arrastar o ponteiro do rato para criar uma relação de tarefa, a imagem do ponteiro muda para uma ligação de cadeia.

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