Bibliotecas de documentos do SharePoint IV: Sugestões e truques

Descrição Geral

Documento a rodar sobre o dedo

A sua empresa utiliza um site do Windows SharePoint Services 3.0 ou utiliza o Microsoft Office SharePoint Server 2007? Utiliza bibliotecas de documentos para partilhar ficheiros? Se sim, este curso, o quarto de uma série de cursos sobre bibliotecas de documentos do SharePoint, fornece algumas sugestões úteis para trabalhar com o seu browser e nos programas do Office 2007.

Depois de concluir este curso, saberá:

  • Descubra sugestões no seu browser, tal como se inscrever para receber alertas de correio electrónico ou como mover, mudar o nome e eliminar ficheiros.

  • Descubra sugestões no Microsoft Office Word 2007, Excel 2007 e PowerPoint 2007, tal como editar um ficheiro sem iniciar o seu browser.

Este curso inclui:

  • Duas lições personalizadas.

  • Um teste breve no final de cada lição; os testes não são classificados.

  • Um cartão de referência rápida que pode utilizar fora do curso.

Antes de assistir a este curso, deve ter:

  • A capacidade de adicionar e editar ficheiros de uma biblioteca do SharePoint.

  • A capacidade de dar saída de ficheiros de uma biblioteca do SharePoint.

Ou assistir a Bibliotecas de documentos I e Bibliotecas de documentos II.

A sua empresa utiliza um site do Windows SharePoint Services 3.0 ou utiliza o Microsoft Office SharePoint Server 2007? Utiliza bibliotecas de documentos para partilhar ficheiros? Se sim, este curso, o quarto de uma série de cursos sobre bibliotecas de documentos do SharePoint, fornece algumas sugestões úteis para trabalhar com o seu browser e nos programas do Office 2007.

Para mais informações sobre este curso, consulte o texto existente em Objectivos e Acerca deste curso ou consulte o índice. Em seguida, clique em Seguinte para iniciar a primeira lição.

Sugestões para trabalhar com o seu browser

[Untitled] Palavras-chave introduzidas na caixa de procura

Uma animação que mostra como procurar ficheiros numa biblioteca.

Comecemos com uma sugestão sobre como localizar ficheiros mais facilmente. Suponhamos que está a trabalhar com esta biblioteca. Necessita de um determinado ficheiro e sabe que esse ficheiro contém o nome Shu Ito. Mas não se consegue lembrar em que ficheiro se encontra.

É muito demorado abrir os ficheiros um a um. Uma forma melhor de localizar o ficheiro é utilizar a caixa Procurar.

Clique em Reproduzir para ver uma animação que lhe mostra como procurar ficheiros numa biblioteca. Nota: algumas empresas podem optar por desactivar esta funcionalidade.

Obter alertas de correio electrónico para alterações

[Untitled] Menu com o comando Alertar-me seleccionado

Uma animação que mostra como se inscrever para obter um alerta de correio electrónico.

Se desejar ser informado quando alguém editar um ficheiro do seu interesse, inscreva-se para obter um alerta. Quando alguém alterar esse ficheiro, a biblioteca envia-lhe uma mensagem de correio electrónico a notificá-lo sobre a alteração. Clique em Reproduzir para ver uma animação sobre como configurar um alerta de correio electrónico para um ficheiro.

Enviar uma hiperligação para um ficheiro de biblioteca de documentos

[Untitled] Menu com o submenu Enviar Para e o comando Enviar uma Hiperligação por Correio Electrónico seleccionados

Uma animação sobre como enviar uma hiperligação para um ficheiro de biblioteca.

Depressa, tem de avisar alguém sobre uma nova apresentação do PowerPoint que adicionou à biblioteca da sua equipa. Pretende enviar-lhe uma mensagem de correio electrónico com uma hiperligação para a apresentação. Como é que faz isso? Coloque o ponteiro sobre o ficheiro, clique em Enviar Para e, em seguida, clique em Enviar uma Hiperligação por Correio Electrónico. Clique em Reproduzir para ver uma animação deste processo.

Mudar o nome de ficheiros de biblioteca de documentos

[Untitled] Menu com a opção Editar Propriedades seleccionada

Uma animação sobre como mudar o nome de um ficheiro.

Relativamente a questões práticas como, por exemplo, mudar o nome de um ficheiro. Já está habituado a fazer isso no Windows, não é verdade? Ora bem, é também muito provável que o tenha de fazer numa biblioteca de documentos. Para tal, coloque o ponteiro por cima do ficheiro e clique em Editar Propriedades. Em seguida, mude o nome do ficheiro de acordo com as suas necessidades. Clique em Reproduzir para ver uma animação sobre como efectuar este procedimento.

Criar uma pasta da biblioteca de documentos

[Untitled] Menu Novo com a opção Pasta seleccionada

Uma animação sobre como criar uma pasta numa biblioteca.

Uma outra questão prática que também é certamente do seu interesse: criar pastas. Terá sem dúvida de o fazer para que a sua biblioteca fique mais organizada. Para criar uma nova pasta, utilize o botão Novo. Nesta animação, iremos criar uma pasta para todas as apresentações existentes nesta biblioteca. Clique em Reproduzir para ver a animação. Gostaria de saber como mover os ficheiros para a nova pasta? Isto é explicado na página seguinte.

Utilizar o Explorador do Windows para ver ficheiros

[Untitled] Ficheiro a ser movido para a pasta na janela Documentos Partilhados

Uma animação sobre como utilizar o Explorador do Windows para mover um ficheiro para uma pasta numa biblioteca.

Trabalhar com ficheiros num browser pode ser um pouco enfadonho. Quando faz muito trabalho de gestão de ficheiros (gerir pastas, mudar o nome de ficheiros, etc.) fica perceber a lógica do Explorador do Windows. Ora bem, pode voltar a ter essa sensação apesar de trabalhar com uma biblioteca num browser. Clique em Abrir com o Explorador do Windows no menu Acções. Em seguida, poderá ver os ficheiros e as pastas do mesmo modo que os costuma ver no seu computador. É também aqui que pode mover ficheiros para dentro de outras pastas, se tiver necessidade de o fazer. Clique em Reproduzir para ver como fazê-lo.

Eliminar ficheiros e recuperá-los

[Untitled] Menu com a opção Eliminar seleccionada

Uma animação sobre como eliminar um ficheiro e recuperá-lo, se necessário.

Falámos sobre como criar pastas, mudar o nome de ficheiros e movê-los. Mas como é que se elimina um ficheiro? Coloque o ponteiro sobre o ficheiro e, em seguida, clique em Eliminar no meu que aparece. O ficheiro é colocado na Reciclagem. Normalmente, os ficheiros armazenados na Reciclagem durante mais de 30 dias será automaticamente eliminados. No entanto, o seu administrador pode alterar esta definição. Clique em Reproduzir para ver uma animação sobre como eliminar um ficheiro e utilizar a Reciclagem.

Teste os seus conhecimentos

Conclua o seguinte teste para se assegurar de que compreende o material. As respostas são confidenciais e os resultados do teste não são classificados.

Como é que pode mudar o nome de um ficheiro armazenado numa biblioteca?

Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office, clique em Guardar Como e, em seguida, guardar com um nome diferente.

Incorrecto. Se o tivesse feito não estaria a mudar o nome do ficheiro; estaria a guardá-lo como um ficheiro separado. E não é necessário dar uma volta tão grande apenas para mudar o nome. Tente novamente.

Coloque o ponteiro sobre o nome do ficheiro, clique no menu de seta para baixo que surge e, em seguida, clique em Editar Propriedades.

Correcto. É esta a forma correcta de mudar o nome de um ficheiro numa biblioteca do SharePoint.

Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e clique em Servidor.

Não, lamentamos. O submenu Servidor é muito útil mas não contém um comando para mudar nomes. Tente novamente.

Coloque o ponteiro sobre o nome do ficheiro na biblioteca, clique na seta para baixo que surge e, em seguida, clique em Mudar o Nome.

É natural pensar-se que é possível mudar o nome desta forma, mas não é. Tente novamente.

Como pode eliminar um ficheiro que está armazenado numa biblioteca?

Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e clique em Eliminar.

Lamentamos mas o comando Eliminar não está disponível aqui. Tente novamente.

Coloque o ponteiro sobre o nome do ficheiro, clique na seta para baixo que surge e, em seguida, clique em Enviar para a Reciclagem.

Quase, mas não é bem isso. Existe uma Reciclagem mas não foi isso que seleccionou.

Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office, clique em Servidor e, em seguida, clique em Enviar para a Reciclagem.

Incorrecto. Não é possível eliminar o ficheiro utilizando o submenu Servidor. Tente novamente.

Coloque o ponteiro sobre o nome do ficheiro na biblioteca, clique na seta para baixo que surge e, em seguida, clique em Eliminar.

Sim, está correcto. Elimina um ficheiro no browser e não dentro do programa que utilizou para o editar.

A única forma de mover um ficheiro de uma pasta para outra é utilizar o Explorador do Windows.

Verdadeiro. Esta é a única forma de o fazer.

Sim, esta afirmação está correcta. Para utilizar o Explorador do Windows, vá para a sua biblioteca. No menu Acções, clique em Abrir com o Explorador do Windows.

Falso. Pode também apontar para o ficheiro, clicar na seta para baixo, clicar em Enviar Para e, em seguida, clicar em Outra Localização.

Errado, apesar de nesta pergunta termos sido um pouco traiçoeiros, talvez até injustos. Mas pode utilizar o comando Enviar Para para enviar uma cópia do ficheiro (insistimos: uma cópia do ficheiro) para outra biblioteca. N entanto, não é este o procedimento correcto para mover um ficheiro de um lugar para outro.

Se eliminou acidentalmente um ficheiro, onde é que o pode ir buscar de volta?

Na parte inferior esquerda da página, clique na hiperligação para a Reciclagem.

Exactamente. Muitas pessoas pensam que quando um ficheiro é eliminado, não pode ser recuperado. Não se esqueça que a Reciclagem existe, caso venha a necessitar.

Na parte inferior direita da página, clique na hiperligação para a Reciclagem.

Lamentamos mas não é aqui que se encontra a Reciclagem. Tente novamente.

Na parte inferior esquerda da página, clique na hiperligação para Itens Eliminados.

Incorrecto. Tem outro nome. Tente novamente.

Na parte inferior direita da página, clique na hiperligação para Itens Eliminados.

Incorrecto. Tem outro nome. Tente novamente.

Sugestões para trabalhar no Word, Excel e PowerPoint 2007

[Untitled] URL introduzido na caixa de diálogo Abrir

Uma animação sobre como abrir um ficheiro de biblioteca a partir do Word, do Excel e do PowerPoint 2007.

Vamos agora mostrar-lhe como editar um ficheiro sem ter de abrir o seu browser. Pode utilizar o comando Abrir da mesma forma que o faz para abrir documentos no seu computador. Em vez de navegar até uma pasta no computador, pode introduzir o URL para a sua biblioteca. Clique em Reproduzir para ver uma animação sobre como abrir um ficheiro de biblioteca a partir do PowerPoint.

Nota    Se não souber o URL para a sua biblioteca, peça à pessoa responsável pelo seu site para lho indicar.

Descobrir os comandos da biblioteca de documentos no seu programa

Menu Botão do Microsoft Office, submenu Servidor, comando Dar Saída e comando Ver Histórico de Versões

No menu Botão do Microsoft Office, clique no submenu Servidor para ver os comandos da biblioteca.

Se tiver aberto um ficheiro de biblioteca de documentos em modo só de leitura e necessitar de lhe dar entrada ou saída, pode fazê-lo sem ir ao seu browser. Basta clicar no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office, clicar em Servidor e, em seguida, serão aqui apresentados os comandos.

Nota    O submenu Servidor só é apresentado quando tem um ficheiro aberto que esteja na biblioteca e não no seu computador local.

Ver sempre a localização de um ficheiro

[Untitled] A caixa Localização do Documento é apresentada depois de personalizar as opções do Excel

Uma animação sobre como adicionar a Localização do Documento à parte superior da janela do programa Word, Excel e PowerPoint 2007.

Consulte esta folha de cálculo. Consegue saber em que biblioteca se encontra? Não. E não seria útil saber? Seria, especialmente se trabalhar com mais do que uma biblioteca.

Para encontrar a localização de um documento, pode adicionar o comando Localização do Documento ao Word, Excel e PowerPoint 2007. Pode fazê-lo através da janela Opções de cada programa. Quando terminar, a localização do documento será sempre apresentada na parte superior. Clique em Reproduzir para ver uma animação sobre como o fazer.

Enviar um ficheiro para uma biblioteca por correio electrónico

Ficheiro anexado a uma mensagem de correio electrónico, mensagem a ser enviada e ficheiro adicionado à biblioteca

Algumas bibliotecas podem aceitar a recepção de correio electrónico.

Eis uma outra boa sugestão, embora não se aplique apenas ao Word, Excel e PowerPoint 2007. Pode utilizar esta sugestão em qualquer programa de correio electrónico. No entanto, esta apenas funciona se a pessoa responsável pelo seu site tiver configurado a biblioteca para aceitar a recepção de correio electrónico.

Eis como funciona. Anexe um documento a uma mensagem de correio electrónico, envie a mensagem de correio electrónico a uma biblioteca de documentos e o anexo é automaticamente adicionado à biblioteca, tal como se mostra aqui. Para saber se a sua biblioteca aceita a recepção de correio electrónico, pergunte à pessoa responsável pelo seu site. Se, de facto, aceitar correio electrónico, obtenha o endereço de correio electrónico da biblioteca e assim já pode começar.

Conclua o seguinte teste para se assegurar de que compreende o material. As respostas são confidenciais e os resultados do teste não são classificados.

Como é que pode abrir um ficheiro de biblioteca utilizando o Word, Excel ou PowerPoint 2007?

Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office, clique em Servidor e, em seguida, clique em Abrir.

Não, lamentamos. O comando Servidor existe, de facto. Mas não pode clicar neste comando em Abrir. Tente novamente.

Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e clique em Servidor. Clique em Os meus locais na rede no lado esquerdo e, em seguida, faça duplo clique na biblioteca no lado direito.

Incorrecto. Apesar de a utilização da opção Os meus locais na rede ser útil, não a consegue obter desta forma. Tente novamente.

Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office, clique em Abrir, introduza o URL da sua biblioteca e, em seguida, faça duplo clique no ficheiro pretendido.

Correcto. E note que a opção Os Meus Locais na Rede está disponível à esquerda quando efectua este procedimento. Clique nesta e verá os locais na rede recentes, incluindo as suas bibliotecas do SharePoint.

Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office, clique em Abrir, introduza o URL para o seu site e, em seguida, faça duplo clique no ficheiro pretendido.

Incorrecto. Tem de avançar um passo ou alterar ligeiramente o URL. Tente novamente.

Como é que pode dar saída de um ficheiro a partir do Word, Excel ou PowerPoint 2007?

Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office, clique em Abrir, introduza o URL para a sua biblioteca e, em seguida, clique com o botão direito do rato no ficheiro e escolha Dar Saída.

Incorrecto. Esta é uma óptima maneira de abrir um ficheiro para o editar. Mas não pode dar saída desta forma. Tente novamente.

Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office, clique em Servidor, introduza o URL para a sua biblioteca e, em seguida, clique com o botão direito do rato no ficheiro e escolha Dar Saída.

Lamentamos mas está errado. Não pode introduzir um URL depois de clicar no submenu Servidor. Não é possível clicar com o botão direito do rato num ficheiro e escolher Dar Saída. Tente novamente.

Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office, clique em Servidor e, em seguida, clique em Dar Saída.

Correcto. É aqui que pode aceder ao comando Dar Saída a partir do Word, Excel ou PowerPoint 2007.

Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office, clique em Servidor e, em seguida, clique em Gestão de Documentos.

Incorrecto. Pode aceder desta forma ao painel de tarefas Gestão de Documentos, mas este painel de tarefas não lhe permite dar saída do ficheiro. No entanto, contém outros itens que são úteis para trabalhar com bibliotecas de documentos. Tente novamente.

Para ver a localização de um ficheiro do SharePoint, clique no menu Ficheiro e, em seguida, clique em Propriedades. É fácil esquecer-se, mas é a única forma.

Verdadeiro.

Incorrecto. Pode adicionar o comando Localização do Documento à parte superior do Word, Excel ou PowerPoint 2007. Consulte a animação apresentada anteriormente neste curso ou o Cartão de Referência Rápida no final do mesmo.

Falso.

Correcto. Pode adicionar o comando Localização do Documento à parte superior do Word, Excel ou PowerPoint 2007. Consulte a animação apresentada anteriormente neste curso ou o Cartão de Referência Rápida no final do mesmo.

Pode anexar um ficheiro a uma mensagem de correio electrónico e esse anexo é automaticamente adicionado à biblioteca independentemente da forma como a biblioteca está configurada.

Verdadeiro.

Incorrecto, esta afirmação não é verdadeira. A pessoa responsável pelo servidor do seu site tem de configurar a biblioteca para que esta aceite a recepção de correio electrónico.

Falso.

Sim, esta afirmação é falsa. Existe um procedimento de configuração especial que o seu administrador do servidor tem de efectuar para que uma biblioteca receba anexos de correio electrónico.

Comentários

Cartão de referência rápida

Consulte também:

Abrir um ficheiro a partir de uma biblioteca no Microsoft® Office Word, Excel® ou PowerPoint® 2007

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e, em seguida, clique em Abrir.

  2. Na caixa Nome do ficheiro, escreva o URL da sua biblioteca.

    Nota    Certifique-se de que escreve apenas a parte necessária do URL (tudo o que está antes de Formularios/TodosOsItens.aspx).

  3. Faça duplo clique no ficheiro que pretende abrir.

Dar saída de um ficheiro de uma biblioteca utilizando o Word, o Excel ou o PowerPoint 2007

  1. Abra primeiro o ficheiro. Clique no nome correspondente na biblioteca e, em seguida, clique em Só de Leitura.

  2. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office, clique em Servidor e, em seguida, clique em Dar Saída.

Adicionar o comando de localização do documento à parte superior do Word, Excel ou PowerPoint 2007

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office, clique em Opções do Nome do Programa e, em seguida, clique em Personalizar.

  2. Na lista Escolher comandos de, seleccione Todos os Comandos.

  3. Clique em Localização do Documento e, em seguida, clique em Adicionar.

Inscrever-se para obter alertas de correio electrónico para um documento

  1. Vá para a página que contém a lista ou a biblioteca com o item ou ficheiro da lista ao qual pretende adicionar um alerta.

  2. Coloque o ponteiro sobre o ficheiro, clique na seta para baixo e, em seguida, clique em Alertar-me.

  3. Na secção Enviar alertas para, confirme se o endereço de correio electrónico de destino está correcto.

  4. Na secção Enviar Alertas para Estas Alterações, especifique se pretende ser notificado quando o item ou ficheiro for alterado ou eliminado ou clique em Todas as alterações para ser notificado sempre que ocorrer qualquer tipo de alteração.

  5. Na secção Quando Enviar Alertas, clique numa opção que reflicta quantas vezes deseja ser notificado sobre alterações.

  6. Clique em OK.

Enviar a alguém uma hiperligação para um ficheiro de biblioteca

  1. Coloque o ponteiro sobre o nome do ficheiro, clique na seta para baixo e, em seguida, clique em Enviar Para.

  2. Clique em Enviar uma Hiperligação por Correio Electrónico.

    O seu programa de correio electrónico é iniciado e aparece uma mensagem com a hiperligação para o ficheiro.

Mudar o nome de um ficheiro

  1. Coloque o ponteiro sobre o nome do ficheiro, clique no menu de seta para baixo que surge e, em seguida, clique em Editar Propriedades.

  2. Na caixa do nome, escreva um novo nome para o ficheiro.

  3. Clique em OK.

Criar uma pasta numa biblioteca

  1. Vá para a biblioteca utilizando o seu browser.

  2. No menu Novo, clique em Nova Pasta.

    Nota     A pessoa que criou a biblioteca poderá ter especificado que não podem ser criadas pastas na biblioteca. Se for este o caso, o comando Nova Pasta não estará disponível.

  3. Escreva um nome para a pasta e, em seguida, clique em OK.

Utilize o Explorador do Windows para mover ficheiros e efectuar outras operações

  1. No menu Acções, clique em Abrir com o Explorador do Windows.

  2. Aqui pode mover ficheiros de uma pasta para outra. Pode também copiar, colar, mudar o nome e arrastar e largar ficheiros utilizando esta janela.

    Nota    Poderá ter de actualizar a biblioteca para ver os ficheiros movidos ou cujo nome foi mudado recentemente.

Como eliminar um ficheiro

  1. Coloque o ponteiro sobre o nome do ficheiro, clique na seta para baixo e, em seguida, clique em Eliminar.

  2. Clique em OK.

Recuperar um ficheiro eliminado da Reciclagem

  1. No canto inferior esquerdo da página, clique em Reciclagem.

  2. Seleccione um ou mais ficheiros que pretenda restaurar.

  3. Em seguida, clique em Restaurar Selecção na parte superior da lista de ficheiros.

    Nota    Poderá ter de actualizar a biblioteca para ver o ficheiro restaurado recentemente.

Aplica-se a: Word 2007



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