Bibliotecas de documentos do SharePoint II: Tudo sobre como dar saída

Descrição Geral

Ícone para dar saída

A sua empresa utiliza o site do Windows SharePoint Services 3.0 ou utiliza o Microsoft Office SharePoint Server 2007? Se for o caso, deve assistir ao segundo curso sobre bibliotecas de documentos. Aprenderá o processo de dar saída de um ficheiro de modo a que fique apenas disponível para sua utilização. Também irá aprender o processo de dar entrada de ficheiros, para além de outros detalhes úteis.

Não tem a versão Office de 2007? Pode transferir uma versão de avaliação gratuita por 60 dias ou comprá-la agora mesmo.

Depois de concluir este curso, saberá:

  • Saber o objectivo de dar saída e dar entrada de um ficheiro.

  • Dar saída e dar entrada de um ficheiro.

  • Saber onde é que um ficheiro com saída dada fica armazenado.

Este curso inclui:

  • Uma lição passo-a-passo.

  • Um teste breve no final de cada lição; os testes não são classificados.

  • Um cartão de referência rápida que pode utilizar fora do curso.

Deve ser capaz de adicionar e editar ficheiros numa biblioteca do SharePoint ou assista a Bibliotecas de documentos do SharePoint I: Introdução à partilha de ficheiros.

A sua empresa utiliza o site do Windows SharePoint Services 3.0 ou utiliza o Microsoft Office SharePoint Server 2007? Se for o caso, deve assistir ao segundo curso sobre bibliotecas de documentos. Aprenderá o processo de dar saída de um ficheiro de modo a que fique apenas disponível para sua utilização. Também irá aprender o processo de dar entrada de ficheiros, para além de outros detalhes úteis.

Para mais informações sobre este curso, consulte o texto existente em Objectivos e Acerca deste curso ou consulte o índice. Em seguida, clique em Seguinte para iniciar a primeira lição.

Como dar saída e dar entrada de ficheiros

Mãos que tentam alcançar ficheiros numa biblioteca

A saída é importante quando as bibliotecas ficam ocupadas.

Quando o utilizador e os seus colaboradores se habituarem a trabalhar com a biblioteca do SharePoint, torna-se no ponto central de desenvolvimento da actividade. As pessoas estarão sempre a abrir e a editar ficheiros! Deste modo, a situação poderá ficar confusa se várias pessoas tentarem editar ao mesmo tempo um único ficheiro.

Pode sempre clicar no nome do ficheiro e escolher Editar, tal como foi explicado no curso, Bibliotecas de documentos do SharePoint I: Introdução à partilha de ficheiros. Mas em situações de muito trabalho como esta, se for necessário trabalhar num ficheiro durante mais de 15 minutos, recomendamos que dê saída do ficheiro antecipadamente. Este procedimento irá reservar o ficheiro para poder utilizá-lo de modo a que outras pessoas não possam efectuar alterações no mesmo enquanto estiver a trabalhar.

Existem outras vantagens que serão explicadas neste curso.

Clique em Seguinte para obter todas as informações sobre a acção de dar saída.

O processo geral

Ficheiro com saída dada para uma pessoa, ficheiro a ser utilizado, ficheiro com entrada dada

Como funciona a acção de dar saída.

Como é que funciona a saída de um ficheiro para utilização no Word 2007, Excel 2007 ou PowerPoint 2007? Segue-se uma explicação geral.

1. Dar saída do ficheiro. Neste ponto, o ficheiro está reservado apenas para sua utilização.

2. Editar e guardar. Pode editar o ficheiro clicando no respectivo nome na biblioteca. Quando o ficheiro abre, trabalha no mesmo e guarda as vezes que forem necessárias. No entanto, quando guardar, as alterações ainda não serão visualizadas pelos outros utilizadores.

3. Dar entrada do ficheiro. Quando dá entrada do ficheiro, as alterações que efectuou serão visualizadas pelos outros utilizadores que também poderão editar o ficheiro.

Como dar saída e dar entrada de um ficheiro

[Untitled] Pede ao utilizador para dar entrada do ficheiro depois de fechá-lo

Uma animação sobre como dar saída de um ficheiro.

Para dar saída de um ficheiro para utilização no Word 2007, Excel 2007 ou PowerPoint 2007, coloque o ponteiro sobre o nome do ficheiro, clique na seta para baixo que é apresentada e, em seguida, clique em Dar Saída. Em seguida, edite o ficheiro clicando no respectivo nome. Quando fechar o ficheiro, ser-lhe-á pedido para dar entrada do mesmo.

Mas vamos observar na prática. A Ellen Adams necessita de editar o documento de Estratégia de Marketing da Contoso. Uma vez que outras pessoas poderão tentar editar o documento ao mesmo tempo, ela dá saída do documento antes de editá-lo. Clique em Reproduzir para ver como é que ela o faz.

Onde o ficheiro está localizado

Ponteiro clicando no comando Dar Saída e, em seguida, clicando na caixa de verificação Utilizar a minha pasta de rascunhos local

A caixa de verificação Utilizar a minha pasta de rascunhos local determina onde é que o ficheiro está localizado.

Poderá estar a pensar, "Onde é que está o ficheiro com saída dada?" É uma boa pergunta.

Se seleccionar a caixa de verificação Utilizar a minha pasta de rascunhos local, mostrada nesta imagem, o ficheiro será armazenado no computador. Um pouco mais à frente informaremos sobre a localização exacta.

Se não seleccionar esta caixa de verificação, o ficheiro permanecerá no servidor enquanto estiver com saída dada.

Em qualquer um dos casos, o ficheiro estará reservado para sua utilização e as alterações que efectuar não serão visualizadas por outros utilizadores antes de dar entrada do ficheiro. No entanto, entre as duas opções, recomendamos que seleccione a caixa de verificação Utilizar a minha pasta de rascunhos local. Porquê? Clique em Seguinte para saber a resposta.

Acção de dar saída utilizando a pasta Rascunhos do SharePoint

Ficheiro com saída dada para uma pasta, ficheiro a ser utilizado, ficheiro com entrada dada

Acção de dar saída utilizando a pasta Rascunhos do SharePoint.

Segue-se a descrição do processo que ocorre quando selecciona a caixa de verificação Utilizar a minha pasta de rascunhos local:

1. Quando dá saída do ficheiro, este é armazenado numa pasta no computador. Se estiver a utilizar o Microsoft Windows XP, é dada saída do ficheiro para Os Meus Documentos\Os Meus Rascunhos do SharePoint. E no Windows Vista, é dada saída para Documentos\Rascunhos do SharePoint. Isto pode ser muito útil quando utiliza um portátil. Pode trabalhar com o ficheiro enquanto viaja, mesmo que não tenha uma ligação à Internet para a biblioteca.

2. Quando edita e guarda o ficheiro, as alterações são guardadas na pasta Rascunhos e não na biblioteca. Além disso, pode verificar que a acção de guardar o ficheiro é mais rápida uma vez que não o está a guardar através de uma ligação à Internet.

3. Quando dá entrada do ficheiro, as alterações que efectuou são visualizadas por outros utilizadores. E o ficheiro fica disponível para ser utilizado.

Em suma, recomendamos que seleccione a caixa de verificação Utilizar a minha pasta de rascunhos local. Este procedimento permite viajar com o ficheiro e a acção de guardá-lo torna-se muito mais rápida.

Para os utilizadores do Windows Vista

Mensagem de erro do Windows Vista explicando que não pode dar saída de ficheiros para a pasta Rascunhos local

É provável que os utilizadores do Windows Vista obtenham uma mensagem de erro quando seleccionarem a caixa de verificação Utilizar a minha pasta de rascunhos local.

Uma situação que os utilizadores do Windows Vista devem ter em consideração: Se tentar seleccionar a caixa de verificação Utilizar a minha pasta de rascunhos local, poderá ser apresentada esta mensagem de erro.

Pode clicar em OK e mesmo assim dar saída do ficheiro. Mas não será dada saída para a pasta Rascunhos do SharePoint. Isto significa que não poderá editar o ficheiro em modo offline. Em vez disso, será necessário ter uma ligação constante à Internet para a biblioteca para poder editar o ficheiro.

Se a biblioteca que utiliza para trabalhar for fidedigna (por exemplo, se for uma biblioteca da empresa e os ficheiros que armazena forem fidedignos), pode adicionar o URL do site do SharePoint à lista de sites fidedignos no Internet Explorer. Se efectuar este procedimento elimina esta mensagem de erro do site. As informações sobre como efectuar este procedimento estão disponíveis no Cartão de Referência Rápida no final deste curso.

Outra forma de dar entrada de um ficheiro

Clicar no comando Dar Entrada

Outra forma de dar entrada de um ficheiro.

Provavelmente, reparou que na animação foi solicitado à Ellen para dar entrada do ficheiro depois de fechá-lo. Isto é muito conveniente, no entanto, se deu saída de um ficheiro para a pasta de rascunhos local e não tem uma ligação à Internet para a biblioteca, não lhe será solicitado para dar entrada do ficheiro.

O que faz nesta situação? Fácil: Dá entrada do ficheiro quando restabelece uma ligação à Internet para a biblioteca, por exemplo, quando regressa ao escritório. E efectua este procedimento utilizando o browser. Coloque o ponteiro sobre o ficheiro na biblioteca de documentos, clique na seta para baixo que é apresentada e, em seguida, clique em Dar Entrada.

Nota    Pode também abrir e fechar o ficheiro quando regressar ao escritório. Nessa altura ser-lhe-á solicitado para dar entrada do ficheiro.

Importante    Não será apresentado qualquer lembrete automático para lembrá-lo que tem de dar entrada de um ficheiro. Deste modo, lembre-se de o fazer quando regressar ao escritório.

O que as outras pessoas vêem quando é dada saída de um ficheiro

Cursor apontando para o ícone para dar saída, Descrição mostrando que a Ellen Adams tem um ficheiro com saída dada

É apresentado um ícone para dar saída quando alguém dá saída de um ficheiro. Coloque o ponteiro sobre o ícone para ver quem tem o ficheiro com saída dada.

O que é que as outras pessoas vêem quando é dada saída de um ficheiro? Vêem o ícone para dar saída do ficheiro, mostrando um quadrado verde com uma seta branca. Na imagem, pode ver que foi dada saída do ficheiro Estratégia de Marketing da Contoso. Se deixar o rato sobre um ícone para dar saída, pode ver para quem foi dada a saída. Neste caso, a Ellen Adams deu saída do ficheiro.

O que é que acontece se as pessoas tentam editar este ficheiro? Obtêm a mensagem "Ficheiro em Uso" explicando que o ficheiro foi bloqueado para edição pela Ellen. Podem abri-lo como só de leitura mas irão ver a versão do ficheiro anterior à versão que a Ellen está a utilizar para trabalhar.

Quando pretende voltar atrás

Clicar no comando Rejeitar Desde a Saída

Como rejeitar um ficheiro com saída dada.

Imagine que dá saída de um ficheiro e trabalha no mesmo durante algum tempo. Mas começa a pensar que as alterações não são tão boas quanto pensava que eram inicialmente. Agora pretende que o ficheiro fique tal como estava antes de dar saída do mesmo. Isto é efectuado facilmente sem ter de anular todas as alterações que efectuou no documento.

Como? Rejeite a saída. Coloque o ponteiro sobre o ficheiro, clique na seta para baixo que é apresentada e, em seguida, clique em Rejeitar Desde a Saída. O ficheiro será alterado novamente para a forma em que estava antes de dar saída do mesmo.

É necessário dar saída em algumas bibliotecas

Ponteiro clicando no ficheiro, comando Dar Saída e Editar

É apresentada uma ligeira alteração nesta caixa de diálogo se for necessário dar saída da biblioteca.

Por vezes, as pessoas responsáveis pelo site configuram uma biblioteca de modo a que seja sempre necessário dar saída dos ficheiros. Como pode saber isto? Ocorre uma ligeira alteração quando tenta editar o ficheiro. Poderá verificar que a opção para editar o ficheiro foi alterada para Dar Saída e Editar.

Esta configuração é comum em muitas organizações. Na realidade, a empresa poderá ter bibliotecas configuradas desta forma e provavelmente já deu saída de ficheiros sem se aperceber deste facto.

A sua versão é importante

Home page do site do SharePoint

Um exemplo típico de um site do Windows SharePoint Services 3.0 ou Office SharePoint Server 2007.

Lembre-se de que este curso abrange a forma como as bibliotecas trabalham no Windows SharePoint Services 3.0 e Microsoft Office SharePoint Server 2007. Se der saída de um ficheiro utilizando uma versão anterior, as situações poderão ocorrer de forma diferente.

Como é que sabe qual é a versão que tem? Esta é uma pergunta comum. Pergunte à pessoa responsável pelo site. Se for a pessoa responsável, pergunte à pessoa que configurou o servidor. É provável que essa pessoa esteja no departamento de TI.

Teste os seus conhecimentos

Conclua o seguinte teste para se assegurar de que compreende o material. As respostas são confidenciais e os resultados do teste não são classificados.

Qual das seguintes opções é uma boa razão para dar saída de um ficheiro?

Quando é necessário efectuar uma alteração rápida num ficheiro que demora cinco minutos ou menos.

Incorrecto. Se tiver a certeza de que só demora alguns minutos, não é necessário dar saída do ficheiro. Tente novamente.

Quando é necessário efectuar uma correcção rápida num ficheiro que demora apenas cinco segundos.

Não, não está correcto. Se tiver a certeza de que só irá trabalhar com um ficheiro durante alguns segundos, não é necessário dar saída. Tente novamente.

Quando pretende ter a certeza de que os outros utilizadores conseguem alterar o documento enquanto o tiver aberto.

Não, é o oposto. Tente novamente.

Quando é necessário efectuar uma alteração no ficheiro que demora mais de 15 minutos.

Correcto. Esta é a situação correcta em que deve utilizar a acção de dar saída.

Qual das seguintes opções é uma boa razão para dar saída de um ficheiro?

Quando é necessário ter a certeza de que é a única pessoa que pode efectuar alterações até dar entrada do ficheiro.

Correcto. A acção de dar saída reserva o ficheiro de modo a que ninguém possa alterá-lo enquanto estiver a utilizá-lo.

Quando é necessário ter a certeza de que só o chefe pode efectuar alterações no ficheiro até dar entrada do mesmo.

Não, dar saída é uma acção efectuada individualmente, e não para outras pessoas. Tente novamente.

Quando é necessário analisar o ficheiro com atenção sem efectuar alterações.

Incorrecto. Continue a tentar.

Quando pretende que o ficheiro seja alterado em simultâneo por várias pessoas exactamente ao mesmo tempo.

Incorrecto. Infelizmente, o ficheiro não pode ser alterado exactamente ao mesmo tempo por mais do que uma pessoa. Tente novamente.

O Henry tem o Windows XP e está a utilizar uma biblioteca com o seguinte URL:

http://contoso/vendas/folhasdepreços/

Quando dá saída de uma folha de cálculo, selecciona a pasta Utilizar a minha pasta de rascunhos local.

Onde é que o ficheiro fica armazenado enquanto estiver com saída dada?

http://contoso/vendas/folhasdepreços/folhasdepreços.

Incorrecto. Isto é onde o ficheiro seria armazenado se não seleccionasse a caixa de verificação da pasta Utilizar a minha pasta de rascunhos local. Tente novamente.

http://contoso/folhasdecálculo/Rascunhosdo%20SharePoint.

Incorrecto. Não foi dada saída do ficheiro no servidor, foi dada saída para outra localização. Tente novamente.

Os Meus Documentos\Rascunhos do SharePoint.

Correcto.

Documentos\Rascunhos do SharePoint.

Não, isto não está correcto mas está próximo. Isto é onde o ficheiro seria armazenado se Henry estivesse a utilizar o Windows Vista. Tente novamente.

Qual das seguintes opções é uma forma de dar entrada de um ficheiro utilizando o Word 2007?

Feche o ficheiro.

Correcto. É apenas uma questão de fechar o ficheiro. Em seguida, ser-lhe-á pedido para dar entrada do ficheiro. Ou seja, se tiver uma ligação à Internet para a biblioteca.

No menu Ficheiro, clique em Dar Entrada.

Não, resposta incorrecta. Dá entrada de outra forma. Tente novamente.

Clique com o botão direito do rato no ficheiro em Rascunhos do SharePoint e, em seguida, clique em Dar Entrada quando lhe for solicitado.

Incorrecto. Se pretender, pode fazer duplo clique num ficheiro em Rascunhos do SharePoint. O ficheiro seria aberto e poderia utilizá-lo, guardá-lo, e assim sucessivamente. Mas não lhe seria pedido para dar entrada do ficheiro ao clicar com o botão direito do rato. Tente novamente.

Faça duplo clique no ficheiro na pasta Rascunhos do SharePoint.

Incorrecto. Se pretender, pode fazer duplo clique num ficheiro em Rascunhos do SharePoint. O ficheiro seria aberto e poderia utilizá-lo, guardá-lo, e assim sucessivamente. Mas não é uma forma de dar entrada de um ficheiro. Tente novamente.

Deu saída de um ficheiro no portátil. Viajou e regressou ao trabalho, onde restabeleceu a ligação à Internet para a biblioteca. Qual das seguintes opções é uma forma de dar entrada do ficheiro?

No browser, vá para a biblioteca. Coloque o ponteiro sobre o nome do ficheiro, clique na seta para baixo e clique em Dar Entrada no menu.

Correcto. Esta é a forma de dar entrada de um ficheiro depois de utilizá-lo em modo offline.

No Word, vá para o separador Base. Coloque o ponteiro sobre o nome do ficheiro e, em seguida, clique em Dar Entrada.

Não. O comando Dar Entrada não está disponível no separador Base. Tente novamente.

No Windows, clique com o botão direito do rato no ficheiro em Rascunhos do SharePoint e, em seguida, clique em Dar Entrada.

Incorrecto. O comando Dar Entrada não está disponível aqui. Tente novamente.

No Windows, faça duplo clique no ficheiro na pasta Rascunhos do SharePoint.

Incorrecto. O comando Dar Entrada está disponível noutro local mas não em Rascunhos do SharePoint. Tente novamente.

Está a utilizar o Windows Vista e obtém uma mensagem de erro quando dá saída de um ficheiro. A mensagem de erro explica que não pode utilizar a pasta de rascunhos local. Para eliminar esta mensagem de erro, poderia adicionar o site:

À lista de favoritos terciários.

Incorrecto. Não existem favoritos terciários. Tente novamente.

À lista de sites fidedignos.

Sim, está correcto. Para obter informações sobre como efectuar este procedimento, consulte o Cartão de Referência Rápida no final deste curso.

Aos favoritos ou marcadores, consoante o browser que estiver a utilizar.

Incorrecto. É sempre uma boa opção adicionar a biblioteca aos favoritos ou marcadores do browser. Mas se efectuar este procedimento não pode resolver o problema desta mensagem de erro. Tente novamente.

À pasta Rascunhos do SharePoint no Windows Vista.

Incorrecto. Este não é um local para adicionar um site. Este é o local onde os ficheiros são armazenados. Tente novamente.

Comentários

Cartão de referência rápida

Consulte também:

Como dar saída de um ficheiro para utilização no Microsoft® Office Word, Office Excel® ou Office PowerPoint® 2007

  1. Vá para a biblioteca escrevendo o respectivo URL no browser.

  2. Aponte para o nome do ficheiro para apresentar uma seta para baixo.

  3. Clique na seta para baixo e, no menu que é apresentado, clique em Dar Saída.

    Notas    

    • O ícone do ficheiro é alterado para o ícone para dar saída, mostrando um quadrado verde com uma seta branca.

    • Se pretende trabalhar com o ficheiro em modo offline no computador, certifique-se de que selecciona a caixa de verificação Utilizar a minha pasta de rascunhos local.

  4. Em seguida, para editar o ficheiro, clique no nome do mesmo e em OK.

Como dar entrada de um ficheiro do Word, Excel ou PowerPoint 2007

  1. Certifique-se de que tem uma ligação à Internet para a biblioteca.

  2. Efectue um dos seguintes procedimentos:

    • Basta fechar o ficheiro quando concluir a respectiva utilização. Ser-lhe-á pedido para dar entrada do ficheiro.

    • Vá para a biblioteca escrevendo o respectivo URL no browser. Aponte para o nome do ficheiro, clique na seta para baixo e, em seguida, clique em Dar Entrada.

Como rejeitar a saída

  1. Vá para a biblioteca escrevendo o respectivo URL no browser.

  2. Aponte para o nome do ficheiro para apresentar uma seta para baixo.

  3. Clique na seta para baixo e, no menu que é apresentado, clique em Rejeitar Desde a Saída.

Como adicionar o site do SharePoint à lista de sites fidedignos

  1. Vá para o site do SharePoint utilizando o browser.

  2. Clique no separador Base no canto superior esquerdo.

  3. No browser, clique em Ferramentas e, em seguida, clique em Opções da Internet.

  4. Clique no separador Segurança e, em seguida, clique em Sites fidedignos.

  5. Clique em Sites.

  6. O Web site deve ser mostrado no campo Adicionar este Web site à zona. Se não o for, escreva o endereço da home page.

  7. Clique em Adicionar.

  8. Se o site não for seguro (ou seja, o endereço Web ou URL não iniciar com HTTPS), desmarque a caixa de verificação Pedir verificação de servidor (https:) para todos os sites desta zona.

  9. Clique em Fechar.

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