Bibliotecas de documentos do SharePoint II: Organizar e configurar a biblioteca

Descrição Geral

Ícone de Pasta Organize uma biblioteca de documentos do SharePoint com pastas e colunas. Além disso, aprenda a definir o histórico de versões e a dar permissão a outros para acederem a um site SharePoint.

Depois de concluir este curso, saberá:

  • Criar pastas para organizar ficheiros numa biblioteca de documentos do SharePoint.

  • Criar colunas para controlar, distribuir e filtrar facilmente os ficheiros numa biblioteca de documentos do SharePoint.

  • Definir o histórico de versões, ver versões anteriores e restaurar outras mais antigas.

  • Dê permissão a pessoas que precisem de aceder à biblioteca do SharePoint.

Este curso inclui:

  • Uma lição que pode seguir ao seu próprio ritmo.

  • Um Cartão de Referência Rápida que pode imprimir no final do curso.

Já deverá saber como ver, adicionar, editar e apagar ficheiros numa biblioteca. Para um curso em funções básicas veja bibliotecas de documentos do SharePoint I: Uma Introdução.

Veja mais cursos em Formação do Microsoft Office.

Introdução

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Como utilizar pastas

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Como utilizar colunas

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Sugestão: Utilizar pastas e colunas em simultâneo

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Como utilizar o histórico de versões.

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Como conceder permissões

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Comentários

Cartão de Referência Rápida

Consulte também

Criar pastas

Por predefinição, o comando Nova Pasta aparece em bibliotecas. Um proprietário de biblioteca ou um utilizador com permissões na biblioteca pode determinar se o comando Nova Pasta é apresentado, alterando as definições de lista avançadas.

  1. Navegue para o site que contém a biblioteca ou lista à qual pretende adicionar a pasta.

  2. Clique no nome da biblioteca na Iniciação Rápida ou clique em Acções do Site, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, na secção de bibliotecas adequada, clique no nome da biblioteca.

  3. No Friso, na secção Ferramentas de Biblioteca, clique no separador Documentos e, em seguida, no grupo Novo, clique em Nova Pasta.

  4. Na caixa de diálogo Nova Pasta digite o nome de uma pasta na caixa Nome e clique em OK.

    Nota: Para alterar o nome da pasta mais tarde, selecione o nome da pasta e depois no Friso, na secção Ferramentas da Biblioteca no separador Documentos no grupo Gerir clique em Editar Propriedades e altere o nome da pasta na caixa Nome

Adicione colunas do site à sua biblioteca

  1. Se a lista ou biblioteca ainda não estiver aberta, clique no nome da mesma na Iniciação Rápida. Se o nome da lista ou biblioteca não for apresentado, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, clique no nome da lista ou biblioteca.

  2. No friso, clique no separador Lista ou Biblioteca. O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, se a lista for um calendário, o nome do separador é Calendário.

  3. No grupo Definições, clique em Definições da Lista ou Definições da Biblioteca.

    Definições da lista

  4. Na página Definições da Lista ou Definições da Biblioteca, na secção Colunas, clique em Adicionar a partir de colunas de site existentes.

  5. Nas Colunas da página de Colunas de Site, na secção Seleccionar Colunas, selecione Colunas de site disponíveis e, em seguida, clique em Adicionar.

    Quando seleciona uma coluna em Colunas de site disponíveis, é apresentado o grupo da coluna e uma descrição, caso exista.

    Adicionar coluna de site

  6. Para adicionar a coluna à vista predefinida apresentada automaticamente a quem abre uma lista ou biblioteca pela primeira vez no site, certifique-se de que a opção Adicionar à vista predefinida está selecionada.

    Dependendo do tipo de lista ou biblioteca, podem existir mais definições na secção Opções. Selecione as opções adicionais pretendidas.

  7. Clique em OK.

Defina o histórico de versões.

  1. Navegue até à biblioteca na qual pretende trabalhar. Se o nome da biblioteca não for apresentado no painel Iniciação Rápida, clique em Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, selecione o nome da biblioteca.

  2. No friso, no grupo Ferramentas de Biblioteca, clique no separador Biblioteca.

  3. Clique em Definições da Biblioteca Botão Definições da Biblioteca no friso Biblioteca do SharePoint Foundation .

  4. Na página Definições da Biblioteca, em Definições Gerais, clique em Definições de controlo de versão. Será aberta a caixa de diálogo Definições de Controlo de Versão.

  5. Na secção Histórico de Versões dos Documentos, selecione uma das seguintes opções:

    • Criar versões principais – Se selecionar esta opção, poderá definir um limite para o número de versões principais.

    • Criar versões principais e secundárias (rascunho) – Se selecionar esta opção, poderá definir um limite para o número de versões principais e para o número de versões para as quais pretende manter rascunhos.

  6. Opcional: Limite o número de versões que pretende manter.

    • Selecione a caixa de verificação Manter o seguinte número de versões principais se pretender limitar o número de versões mantidas na biblioteca. Caso contrário, não a selecione. Na caixa imediatamente abaixo da caixa de verificação, introduza o número de versões que pretende manter.

    • Selecione a caixa de verificação Manter rascunhos para o seguinte número de versões principais se pretender limitar o número de rascunhos a reter. Esta opção está disponível quando a opção Criar versões principais e secundárias (rascunho) está selecionada. Na caixa imediatamente abaixo da caixa de verificação, introduza o número de versões para as quais pretende guardar rascunhos.

  7. Opcional: Determine que utilizadores têm permissão para ver itens de rascunho na biblioteca de documentos. Na secção Segurança de Item de Rascunho, selecione uma das seguintes opções.

    • Qualquer utilizador que possa ler itens. Selecione esta opção para permitir o acesso a qualquer pessoa que tenha permissões de Leitura para o site. Esta opção está disponível quando Criar versões principais e secundárias (rascunho) está selecionada na secção Histórico de Versões dos Documentos.

    • Apenas utilizadores que podem editar itens. Selecione esta opção para restringir a visualização de rascunhos aos utilizadores com permissões para editar. Esta opção está disponível quando Criar versões principais e secundárias (rascunho) está selecionada na secção Histórico de Versões dos Documentos.

    • Apenas utilizadores que podem aprovar itens (e o autor do item). Selecione esta opção para restringir a visualização apenas ao autor original do item e a quem tem permissões para aprovar itens na biblioteca. Esta opção está disponível quando a secção Aprovação do Conteúdo está definida como Sim.

  8. Opcional: determine se pretende que seja dada saída nesta biblioteca. A predefinição é para que não seja dada saída. Se pretender alterar a predefinição, selecione Sim na secção Exigir que Seja Dada Saída.

  9. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo e regressar à página Definições da Biblioteca de Documentos.

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