Os IDs de Documento ajudam-no a gerir os seus documentos ao disponibilizarem uma forma fácil de controlo de itens, independentemente da localização dos mesmos. Por exemplo, se um contrato legal for movido de uma biblioteca de documentos para uma biblioteca de documentos noutro site, o contrato manterá o ID de Documento. Pode utilizar o ID de Documento para localizar facilmente o contrato arquivado. Os IDs de Documento são atribuídos automaticamente aos documentos carregados e permitem seguir o item durante todo o ciclo de vida. Os IDs de Documento também podem ser atribuídos a Conjuntos de Documentos.
Ativar e configurar IDs de Documento
Para utilizar pela primeira vez os IDs de Documento para controlar documentos ou registos, tem de ativar primeiro a funcionalidade na coleção de sites.
Ativar a funcionalidade ID do Documento da coleção de sites
Nota: Para ativar a funcionalidade ID do Documento, tem de ser administrador de coleções de sites.
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Aceda ao site de nível superior ou à coleção de sites.
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Clique em Definições
Num site associado a grupos do SharePoint, clique em Definições
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Em Administração de Coleções de Sites, clique em Funcionalidades da Coleção de Sites.
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Junto do Serviço ID do Documento, clique em Ativar. É apresentado um ícone de ativação junto do item e a funcionalidade é ativada para a coleção de sites atual.
Ativar e configurar IDs de Documento numa coleção de sites
Quando ativa a funcionalidade ID do Documento para uma coleção de sites, todos os documentos na coleção de sites são atribuídos automaticamente a um ID do Documento. O número de documentos existentes na coleção de sites afeta a duração deste processo.
Nota: Para ativar e configurar a função de ID do documento, deve ser um administrador de recolha de site.
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Aceda ao site de nível superior ou à coleção de sites.
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Clique em Definições
Num site associado a grupos do SharePoint, clique em Definições
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Em Administração de Coleções de Sites, clique em Definições de ID do Documento.
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Na página Definições de ID do Documento, na secção Atribuir IDs de Documento, certifique-se de que existe uma marca de verificação na caixa de verificação Atribuir IDs de Documento.
Nota: Quando ativa os IDs de Documento numa coleção de sites, recebe a seguinte mensagem: A configuração da funcionalidade ID do Documento está agendada para ser concluída por um processo automatizado. A duração do processo depende do número de documentos existentes na coleção de sites.
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Para definir uma cadeia de carateres ou números personalizada que é acrescentada automaticamente ao início de cada ID do Documento, introduza a cadeia Inicie os IDs com…
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Selecione a caixa de verificação Repor todos os IDs de Documento…, se quiser adicionar automaticamente o prefixo a todos os IDs de Documento existentes na sua coleção de sites.
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Nas secções Âmbito de Pesquisa de ID do Documento, selecione os sites a utilizar como o âmbito de pesquisa do ID.
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Clique em OK.
Quando ativa os IDs de Documento para uma coleção de sites, é adicionada uma coluna aos Tipos de Conteúdo do Conjunto de Documentos e Documento ao nível da coleção de sites. O ID atribuído a um item aparece na coluna ID do Documento. Localize o ID do Documento no painel de detalhes da biblioteca de documentos.
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