Arquivar um projeto concluído no Project Server 2010

Depois de concluir um projeto, é provável que já não precise de aceder imediato ao mesmo e o utilizador poderá querer ocultá-lo de ser apresentado no centro de projetos e nas minhas vistas de tarefa dos membros da equipa. Arquivar e ocultar projetos concluídos reduz o "correio secundário" nestas vistas e ajuda a impedir que os utilizadores façam alterações em projetos que já não estão ativos.

Existe um método "padrão" para arquivar projetos de forma eficaz com Microsoft Project Server 2010. Se esse método não cumprir as suas necessidades, existem alguns métodos alternativos que poderão ser mais adequados para a sua organização. Este artigo aborda estes métodos, bem como as melhores práticas para o arquivamento de longo prazo.

Neste artigo

Arquivar um projeto com o método padrão

Passo 1: anular a publicação de todas as tarefas do projeto

Passo 2: desativar as atualizações na tarefa de resumo do projeto

Passo 3: configurar um grupo de segurança para utilizadores que não sejam administradores

Passo 4: configurar uma categoria de segurança de arquivo

Passo 5: arquivar o site de equipa do projeto

Arquivar um projeto utilizando um método alternativo

Práticas recomendadas para o arquivamento a longo prazo

Arquivar um projeto com o método padrão

O método padrão para arquivar um projeto é um processo de múltiplos passos:

  • Passo 1: anular a publicação de todas as tarefas do projeto

  • Passo 2: desativar as atualizações na tarefa de resumo do projeto

  • Passo 3: configurar um grupo de segurança para utilizadores que não sejam administradores

  • Passo 4: configurar uma categoria de segurança de arquivo

  • Passo 5: arquivar o site de equipa do projeto

Estes passos são executados pelo gestor de projetos e pelo administrador, conforme indicado em cada uma das secções seguintes.

Passo 1: anular a publicação de todas as tarefas do projeto

Se o projeto tiver sido publicado anteriormente para os membros da equipa e agora pretender remover o projeto e as tarefas das suas vistas, o gestor de projetos terá de anular a publicação de todas as tarefas no projeto em que está a arquivar. O gestor de projetos pode iniciar este processo no Microsoft Project Web App, mas o processo de cancelamento de publicação real é efetuado em Microsoft Project Professional 2010.

Nota:  Anular a publicação de uma tarefa não remove qualquer trabalho aceite e aplicado do projeto. No entanto, qualquer histórico de aprovação de atualização associado a uma tarefa é eliminado.

Para anular a publicação de todas as tarefas do projeto:

  1. Na iniciação rápida, em projetos, clique em centro de projetos.

  2. Clique no nome do projeto que está a arquivar na coluna nome do projeto .

  3. No separador tarefa , no grupo projeto , clique na seta no botão Editar e, em seguida, clique em no Project Professional.

  4. No Project Professional 2010, desloque-se para a coluna mais à direita na parte da tabela da vista Gráfico Gantt , clique no cabeçalho Adicionar nova coluna e, em seguida, clique em publicar. Se a vista Gráfico Gantt já tiver a coluna publicar apresentada, ignore este passo.

  5. Na coluna publicar para cada tarefa do projeto, clique em não.

    Sugestão:  Para acelerar o processo para projetos maiores, defina a primeira tarefa como não. Em seguida, clique na alça no canto inferior direito da célula e arraste-a para copiar o conteúdo da célula na coluna publicar .

  6. No separador ficheiro , clique em publicar.

  7. Quando o projeto for publicado, feche e dê entrada no projeto.

Passo 2: desativar as atualizações na tarefa de resumo do projeto

Em seguida, o gestor de projetos poderá ter de desativar as atualizações na tarefa de resumo do projeto, para que não seja possível fazer relatórios de folhas de horas.

Para desativar as atualizações na tarefa de resumo do projeto:

  1. Na iniciação rápida, em projetos, clique em centro de projetos.

  2. Clique no nome do projeto que está a arquivar na coluna nome do projeto .

  3. No separador Opções , no grupo Mostrar/ocultar , selecione a caixa de verificação tarefa de resumo do projeto .

  4. No separador Opções , no grupo tarefas , clique em fechar para atualizações.

  5. Na secção selecionar tarefas , selecione a caixa de verificação da tarefa de resumo do projeto (ID é 0) e, em seguida, clique em publicar.

Passo 3: configurar um grupo de segurança para utilizadores que não sejam administradores

Quando o gestor de projetos tiver preparado o projeto para arquivamento, o administrador cria um grupo de segurança que contém todos os utilizadores, exceto os administradores.

Para criar um grupo de segurança para utilizadores que não sejam administradores:

  1. Na iniciação rápida, em definições, clique em definições do servidor.

  2. Na página definições do servidor , em segurança, clique em gerir grupos.

  3. Clique em Novo Grupo.

  4. Na secção informações do grupo , escreva todos os utilizadores que não sejam administradores na caixa nome do grupo .

  5. Na secção utilizadores , na caixa utilizadores disponíveis , selecione os nomes de todos os utilizadores que não sejam administradores e, em seguida, clique em Adicionar para movê-los para a caixa utilizadores selecionados .

  6. Clique em Guardar.

Passo 4: configurar uma categoria de segurança de arquivo

Assim que o administrador tiver criado o grupo todos os utilizadores que não sejam administradores , o passo seguinte é criar uma categoria de segurança de arquivo . Durante este processo, o administrador escolhe os projetos que pretende arquivar ao incluí-los nesta categoria.

Para criar uma categoria de segurança de arquivo :

  1. Na iniciação rápida, em definições, clique em definições do servidor.

  2. Na página definições do servidor , em segurança, clique em gerir categorias.

  3. Na página gerir categorias , clique em nova categoria.

  4. Na secção nome e descrição , escreva arquivo na caixa nome da categoria .

  5. Na secção utilizadores e grupos , em utilizadores e grupos disponíveis, clique em todos os utilizadores que não sejam administradorese, em seguida, clique em Adicionar para mover o grupo para a caixa utilizadores e grupos com permissões .

  6. Em permissões para todos os utilizadores que não sejam administradores (grupo), selecione a caixa de verificação negar para todas as permissões.

    Sugestão:  Selecione a caixa de verificação negar para cada nó de permissões de nível superior (projeto e recurso) para recusar todas as permissões com avanço por baixo de cada nó.

  7. Na secção projetos , selecione apenas os projetos indicadose, em seguida, clique no nome do projeto que está a arquivar na caixa projetos disponíveis .

    Nota:  Certifique-se de que não seleciona nenhuma das caixas de verificação listadas em aplicar as permissões de segurança do projeto acima a todos os projetos onde. Isto pode criar problemas de permissões noutros projetos e recursos.

  8. Clique em Adicionar para mover o projeto para a caixa projetos selecionados .

  9. Clique em Guardar.

Passo 5: arquivar o site de equipa do projeto

Muitos projetos utilizam o site de equipa associado do projeto para reunir informações que complementam a agenda do projeto. Poderá pretender garantir que estas informações também são arquivadas. Microsoft SharePoint Server 2010 permite o backup em nível de site. Para obter mais informações sobre como o administrador conclui este passo, consulte exportar um site, uma lista ou uma biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010).

Após o backup do site, o administrador pode eliminar o site.

Para eliminar um site de equipa de projeto:

  1. Na iniciação rápida, em definições, clique em definições do servidor.

  2. Na página definições do servidor , em políticas operacionais, clique em sites de projeto.

  3. Clique na linha que contém o site de equipa de projeto para o qual foi efetuado o backup e, em seguida, clique em eliminar site.

  4. Clique em OK para confirmar a eliminação.

Início da Página

Arquivar um projeto utilizando um método alternativo

O método padrão de arquivamento é completo e permite a recuperação, caso seja necessário. No entanto, o arquivamento extensivo não é sempre o que uma organização necessita. Por vezes, basta ocultar projetos completos da vista ou guardar um projeto localmente, é suficiente para cumprir os seus requisitos de arquivamento.

Se o método padrão de arquivamento não parece estar de acordo com as suas necessidades, eis algumas alternativas:

  • Ocultar o projeto no centro de projetos    Se estiver à procura de ocultar projetos concluídos no centro de projetos, pode adicionar um sinalizador de arquivo à página de detalhes do projeto e, em seguida, filtrar a vista do centro de projetos para mostrar apenas os projetos onde o sinalizador de arquivo está definido para não.

  • Remover o projeto da base de dados de rascunho    Outra opção é garantir que o projeto é copiado para a base de dados de arquivo e, em seguida, eliminar o projeto das bases de dados de rascunho, publicadoe relatórios . Se precisar de dados do projeto arquivado mais tarde, utilize a opção restauração administrativa na página definições do servidor para trazê-lo novamente para a base de dados de rascunho e, em seguida, Republique o projeto.

  • Guarde o projeto como um. Ficheiro MPP    Se pretender remover o projeto completamente do Project Server, outra opção é abrir o projeto a partir do Project Server ao utilizar Project Professional 2010 e, em seguida, guardar o projeto como um ficheiro MPP. Para obter mais informações, consulte a secção com o título "guardar o seu projeto localmente" em guardar um projeto. Recomendamos que guarde o projeto com todos os dados de campo personalizados para que o ficheiro MPP seja isolado de quaisquer alterações adicionais efetuadas aos campos personalizados no Project Server. Depois de ter guardado e copiado o projeto como um ficheiro MPP, este poderá ser eliminado do Project Server. Se precisar de recuperar o projeto posteriormente, pode abrir o ficheiro MPP no Project Professional 2010 enquanto estiver ligado ao Project Server e, em seguida, guardar o projeto no servidor.

Nota:  Utilizar este método irá romper quaisquer ligações de entrega, emissão e risco entre o projeto e o seu site de equipa do projeto no Project Server.

Início da Página

Práticas recomendadas para o arquivamento a longo prazo

Periodicamente, o formato de ficheiro MPP do Project, os esquemas de bases de dados de conteúdos do Project Server e os esquemas do site do SharePoint podem ser alterados para refletir as novas funcionalidades. Isto pode ter um impacto na compatibilidade com versões anteriores, desde que um projeto guardado como um ficheiro MPP, uma cópia de segurança antiga de uma base de dados de conteúdos do Project Server ou uma cópia de segurança do site de equipa do projeto poderá não ser útil imediatamente.

Uma prática recomendada é utilizar sempre o mesmo plano para incluir o seu conteúdo arquivado no seu planejamento de atualização. Isto reduz o tempo necessário para recuperar um projeto antigo que poderá exigir vários passos de atualização de outra forma.

Nota:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode indicar-nos se estas informações foram úteis? Eis o artigo em inglês para sua referência.​

Aumente os seus conhecimentos do Office
Explore as formações
Seja o primeiro a obter novas funcionalidades
Adira ao Office Insider

As informações foram úteis?

Obrigado pelos seus comentários!

Obrigado pelo seu feedback! Parece que poderá ser benéfico reencaminhá-lo para um dos nossos agentes de suporte do Office.

×