Aplicar um filtro para ver registos seleccionados numa base de dados do Access

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Filtrar é uma forma útil de ver apenas os dados que pretende que sejam apresentados nas bases de dados do Access. Pode utilizar filtros para apresentar registos específicos num formulário, relatório, consulta ou folha de dados ou para imprimir apenas determinados registos a partir de um relatório, tabela ou consulta. Ao aplicar um filtro, pode limitar os dados numa vista sem alterar a estrutura do objeto subjacente.

Neste artigo

Como os filtros são úteis

Selecionar e aplicar um tipo de filtro

Remover ou aplicar novamente um filtro

Limpar um filtro

Guardar um filtro

Como os filtros são úteis

Uma vez que a vista que obtém depois de aplicar um filtro contém apenas registos com os valores que selecionou, o resto dos dados permanecerá oculto até que limpe o filtro.

Nota: As colunas em folhas de dados e controlos em formulários e relatórios associados a expressões não suportam a filtragem.

Existem vários tipos de filtros e alguns são fáceis de aplicar e remover. O Access contém alguns filtros comuns que estão incorporados em todas as vistas. A disponibilidade dos comandos do filtro depende do tipo e dos valores do campo.

Por exemplo, para ver os registos de pessoas cujos aniversários ocorrem durante um mês específico, clique na coluna DataDeNascimento , no separador base , no grupo filtro de &s, clique em filtros de datae, em seguida, selecione o período de data necessário.

Filtrar num campo de data

1. os filtros disponíveis para si dependem do tipo de dados da coluna selecionada.

2. todas as datas no filtro de período ignora a parte do dia e do ano dos valores de data.

Nesta vista filtrada, vê apenas os registos nos quais a parte do mês do campo DataDeNascimento está definida para abril.

Data de Nascimento filtrada para Abril

1. o ícone de filtro no cabeçalho da coluna e a barra do navegador do registo indicam que a vista atual está filtrada na coluna DataDeNascimento.

2. na vista de folha de dados, quando pairar o rato, no cabeçalho da coluna, verá o critério de filtro atual.

Nota:  Quando aplica um filtro a uma coluna que já está filtrada, o filtro anterior é removido automaticamente. Embora apenas um único filtro possa estar em vigor num campo de cada vez, pode especificar um filtro diferente para cada campo na vista.

Por exemplo, para ver os nomes dos contactos que residem no Reino Unido cujos aniversários estão em abril, pode filtrar a tabela de contactos no campo PaísRegião e também no campo DataDeNascimento. Quando filtra múltiplos campos numa vista única, os filtros são combinados utilizando o operador AND, da seguinte forma:

PaísRegião = Reino Unido e mês de DataDeNascimento = abril

Para reverter para a vista não filtrada: Remova os filtros. Remover um filtro remove temporariamente-o da vista, para que possa voltar à vista original e não filtrada.

Para alternar entre as vistas filtradas e não filtradas: no grupo de filtros ordenar & no separador base , clique em alternar filtro.

Para remover permanentemente um filtro de uma vista: Limpe o filtro. Para saber como limpar filtros, consulte a secção limpar um filtro.

As definições do filtro permanecerão em vigor até que o objeto seja fechado, mesmo que mude para outra vista do objeto. Por outras palavras, se filtrar um formulário na vista de folha de dados, as definições de filtro continuarão a funcionar mesmo que mude para a vista de formulário ou vista de esquema e permanecerá em vigor até que feche o formulário. Se guardar o objeto enquanto o filtro é aplicado, o mesmo estará disponível na próxima vez que abrir o objeto. Para saber mais sobre como guardar um filtro, consulte a secção guardar um filtro neste artigo.

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Selecionar e aplicar um tipo de filtro

Pode selecionar a partir de vários filtros prontos para utilizar para um tipo de dados. Estes filtros estão disponíveis como comandos de menu nas seguintes vistas: folha de dados, formulário, relatório e esquema. Além desses filtros, também pode filtrar um formulário ou folha de dados ao preencher um formulário (denominado filtrar por formulário).

Se pretender obter mais flexibilidade e se estiver familiarizado com as expressões de escrita, pode criar os seus próprios filtros ao utilizar as opções no separador Filtrar documento.

Selecione um dos seguintes tipos de filtros:

Filtros comuns: para filtrar valores específicos ou um intervalo de valores.

Filtrar por seleção: para filtrar todas as linhas de uma tabela que contenham um valor que coincida com um valor selecionado numa linha ao filtrar a vista de folha de dados.

Filtrar por formulário: para filtrar em vários campos num formulário ou folha de dados, ou se estiver a tentar encontrar um registo específico.

Filtro avançado: para filtrar texto, defina critérios de filtro personalizados.

Nota: Se não vir os comandos de filtro em qualquer uma das vistas, o criador do formulário ou base de dados pode ter desativado a filtragem. Contacte o criador para obter mais assistência.

Filtros comuns

Exceto campos e campos de objeto OLE que apresentam valores calculados, todos os tipos de campo oferecem filtros comuns. A lista de filtros disponíveis depende do tipo de dados e dos valores do campo selecionado.

Clique com o botão direito do rato no campo que pretende filtrar. Para filtrar em múltiplas colunas ou controlos, tem de selecionar e filtrar cada coluna ou controlo separadamente ou utilizar uma opção de filtro avançado. Consulte as secções Filtrar por formulário e filtros avançados neste artigo para obter mais informações.

Por exemplo, para ver os filtros disponíveis para o campo DataDeNascimento, no separador base , no grupo ordenar & filtro , clique em filtro

Filtros de data comuns

1. para filtrar valores específicos, utilize a lista da caixa de verificação. A lista apresenta todos os valores que são atualmente apresentados no campo.

2. para filtrar por um intervalo de valores, clique num destes filtros e especifique os valores necessários. Por exemplo, para ver os aniversários que se encontram entre a data atual e o fim do ano, clique em entree, em seguida, especifique as datas de início e de fim adequadas na caixa de diálogo entre . Para ver todos os aniversários que se encontram numa data específica, clique na data e todos os aniversários que se encontram nessa data específica são apresentadas.

É importante ter em atenção que os valores num campo de data têm um impacto na lista de filtros específicos do tipo. Se o valor de data mais recente num campo de data cair dentro dos últimos dois anos, verá uma lista de filtros mais detalhada e mais detalhada. Se nenhuma das datas num campo tiver menos de dois anos, verá a lista de filtros mais curta.

Listas de filtros de datas comuns longas e curtas

Nota: Os filtros específicos do tipo não estão disponíveis para campos Sim/Não, objeto OLE e anexos. A lista de valores não está disponível para campos de memorando ou para campos que contenham texto formatado.

Aplicar um filtro comum

  1. Abra uma tabela, consulta, formulário ou relatório em qualquer uma das seguintes vistas: folha de dados, formulário, relatório ou esquema.

  2. Certifique-se de que a vista ainda não está filtrada. Na barra de seletor de registos, certifique- se de que o ícone de filtro não filtrado ou desativado sem filtro está presente.

    Sugestão: Para remover todos os filtros de um objeto específico, no separador base , no grupo ordenar & filtro , clique em avançadase, em seguida, clique em limpar todos os filtros.

  3. Clique em qualquer parte da coluna ou controlo que corresponde ao primeiro campo que pretende filtrar e, no separador base , no grupo filtro de & de ordenação , clique em filtro

Para aplicar um filtro comum: aponte para filtrosde texto (ou número ou Data) e, em seguida, clique no filtro pretendido. Filtros como, por exemplo, igual a e entre pedem-lhe para introduzir os valores necessários.

Sugestão:  Determinados carateres, tais como *,% e?, têm um significado especial quando é especificado numa caixa de texto do filtro. Por exemplo, * representa uma cadeia de carateres, por isso a cadeia a * corresponde a qualquer cadeia que comece por a e não apenas a cadeia literal a *. Para ignorar o significado especial de um caráter, coloque-o entre parênteses retos [], da seguinte forma: a [*]. Bases de dados que utilizam o ANSI-89 Standard trate *,?, [,],!,-, e # como Carateres especiais. As bases de dados que utilizam o padrão ANSI-92 tratam%, _, [,], ^ e-como Carateres especiais. Pode utilizar um padrão com o Access, mas não pode misturar os dois padrões (por exemplo, ?a *) numa expressão específica...

Para aplicar um filtro com base em valores de campo: desmarque as caixas de verificação junto aos valores que não pretende filtrar e, em seguida, clique em OK.

Para filtrar apenas um ou alguns valores numa lista longa, desmarque primeiro a caixa de verificação (selecionar tudo) e, em seguida, selecione os valores pretendidos.

Para filtrar valores nulos (um valor nulo indica a ausência de dados) nos campos texto, número e data: na lista caixa de verificação, desmarque a caixa de verificação (selecionar tudo) e, em seguida, selecione a caixa de verificação junto a (em branco).

Filtrar por seleção

Para ver todas as linhas de uma tabela que contêm um valor que corresponde ao valor numa linha, pode filtrar rapidamente a vista de folha de dados ao selecionar um valor específico e, em seguida, clicar no comando de seleção . A lista pendente apresenta as opções de filtragem disponíveis. Estas opções irão variar consoante o tipo de dados do valor selecionado. Outra forma de aceder às opções de filtro de seleção é clicar com o botão direito do rato na célula específica.

Por exemplo, se o valor 2/21/1967 estiver atualmente selecionado no campo DataDeNascimento, no separador base , no grupo ordenar &s filtros , clique em seleção para apresentar os comandos filtrar por seleção e, em seguida, selecione a sua opção de filtragem...

Lista de filtros baseados na selecção

A lista de comandos também depende da quantidade de valores que está selecionada. Por exemplo, se selecionar apenas alguns dos carateres do valor, verá uma lista de comandos diferente, dependendo da parte do campo que selecionou.

Filtros baseados num campo parcialmente seleccionado

1. filtrar utilizando o início do valor de um campo...

2.... o meio de um valor do campo...

3.... ou o fim de um valor de campo.

Nota: A filtragem numa seleção parcial não está disponível para campos de valores múltiplos. O comando de seleção não está disponível para anexos.

Para remover um filtro, no separador base , no grupo ordenar &s filtros , clique em alternar filtroou clique em avançadas e clique em limpar todos os filtros.

Aplicar um filtro com base numa seleção

  1. Abra uma tabela, consulta, formulário ou relatório em qualquer uma das seguintes vistas: folha de dados, formulário, relatório ou esquema.

  2. Certifique-se de que a vista ainda não está filtrada. Na barra de seletor de registos, certifique- se de que o ícone de filtro não filtrado ou desativado sem filtro está presente.

  3. Avance para o registo que contém o valor que pretende utilizar como parte do filtro e, em seguida, clique no interior da coluna (na vista de folha de dados) ou controlo (na vista de formulário, relatório ou esquema).

Para filtrar com base numa seleção parcial; Selecione os carateres pretendidos, no separador base, no grupo ordenar &s filtros , clique em seleçãoe, em seguida, clique no filtro que pretende aplicar.

Filtrar por formulário

Este filtro é útil quando pretende filtrar em vários campos num formulário ou folha de dados ou se estiver a tentar encontrar um registo específico. O Access cria um formulário ou folha de dados em branco semelhante ao formulário ou folha de dados original e, em seguida, permite-lhe completar o número de campos que pretender. Quando terminar, o Access localiza os registos que contêm os valores especificados.

Nota: Não pode especificar valores de campo para campos de valores múltiplos utilizando filtrar por formulário, nem para campos com o tipo de dados memorando, hiperLigação, sim/não ou objeto OLE, embora possa especificar valores para outros campos no conjunto de registos.

Por exemplo, se pretender localizar todos os registos de cliente onde o título da pessoa de contacto é proprietárioe essa pessoa está localizada em Portland ou no Eugene, abra a folha de dados clientes ou o formulário e, no separador base, no separador base , na caixa de diálogo _AMP_ grupo filtro de ordenação, clique em avançadase, em seguida, clique em Filtrar por formulário.

Introduza o primeiro conjunto de valores e, em seguida, clique no separador ou na parte inferior da folha de dados ou formulário e, em seguida, introduza o próximo conjunto de valores. Tenha em atenção que, se pretender que o valor de um campo funcione como um filtro independentemente de outros valores de campo, tem de introduzir esse valor no separador procurar e em cada um ou separador. Cada separador ou separador representa um conjunto alternativo de valores de filtro.

Para ver apenas os registos correspondentes à sua introdução:    No separador base , no grupo ordenar & filtro , clique em alternar filtro.

Aplicar um filtro ao preencher um formulário

  1. Abra uma tabela ou consulta na vista de folha de dados ou num formulário na vista de formulário.

  2. Certifique-se de que a vista ainda não está filtrada. Na barra de seletor de registos, certifique- se de que o ícone de filtro não filtrado ou desativado sem filtro está presente.

  3. No separador base , no grupo ordenar filtro de & , clique em avançadase , em seguida, clique em Filtrar por formulário no menu de atalho.

  4. Dependendo de se está a trabalhar na vista de folha de dados ou na vista de formulário, siga um dos seguintes procedimentos:

    Vista de folha de dados:Clique na primeira linha na coluna que pretende filtrar, clique na seta apresentada e, em seguida, selecione um valor. Para adicionar valores adicionais, basta clicar no separador ou na parte inferior da folha de dados e selecionar outro valor.

    Vista de formulário: clique na seta que aparece no controlo e selecione um valor em que pretende filtrar. Para adicionar valores adicionais, clique no separador ou na parte inferior do formulário e selecione outro valor.

    Sugestões: Não pode especificar valores de campo para campos de valores múltiplos ao utilizar o filtro por formulário, mas pode especificar valores para um campo não com múltiplos valores no conjunto de registos.

    • Para especificar uma lista de valores possíveis para um campo, utilize o operador or . Por exemplo, especifique "Portland" ou "Oregon" no campo City para filtrar os registos que contêm um valor.

    • Para filtrar com base no estado de um controlo, como, por exemplo, uma caixa de verificação ou um botão, clique no controlo para que esteja no estado pretendido. Para devolver o controlo para uma posição neutra, de modo a não ser utilizado como critério para filtrar registos, certifique-se de que está indisponível (aparece esbatida).

    • Para filtrar registos com valores nulos (em falta), não nulos (vazios ou ""), ou não em branco, o tipo é nulo, não é nulo, "", ou não "" no campo.

  5. Se pretender especificar dois conjuntos de critérios alternativos, por exemplo, para ver apenas os nomes dos contactos cujo valor PaísRegião é EUA e cujos aniversários se encontrem em abril, pode efetuar um dos seguintes procedimentos:

    • Para obter todos os registos que correspondam a qualquer um dos vários conjuntos de critérios, especifique os critérios ao introduzir o primeiro conjunto de critérios, clique no separador ou e, em seguida, introduza o próximo conjunto de critérios. Tenha em atenção que, se pretender que o valor de um campo funcione como um filtro independentemente de outros valores de campo, tem de introduzir esse valor no separador procurar e em cada um ou separador. Por outras palavras, o separador procurar e cada separador e cada separador representa um conjunto alternativo de valores de filtro.

    • Tenha em atenção que, sempre que adicionar um critério de campo ao separador ou , o Access cria outro separador ou separador. Isto permite-lhe especificar vários critérios "ou". O filtro devolve qualquer registo que contenha todos os valores especificados no separador procurar ou todos os valores especificados no primeiro ou separador, ou todos os valores especificados no segundo ou na tecla de tabulação e assim sucessivamente.

Para remover um filtro e mostrar todos os registos, clique novamente em alternar filtro .

Para modificar um filtro por formulário, clique em avançadase, em seguida, clique em Filtrar por formulário novamente. É apresentado o conjunto de critérios do filtro actual.

Filtro avançado

A ocasião, poderá querer aplicar um filtro que seja um tipo de filtro avançado e poderá ter de escrever o mesmo critério de filtro. Por exemplo, para localizar registos que contenham datas que ocorram durante os últimos sete dias ou os últimos seis meses.

Utilizar os filtros avançados exige expressões de escrita. As expressões são semelhantes às fórmulas no Excel e aos critérios que especificar ao criar uma consulta.

Um exemplo de onde pode utilizar um filtro avançado é a localização dos nomes dos contactos cujos aniversários ocorreram durante os últimos sete dias. Depois de aplicar um filtro avançado, pode limitar ainda mais os resultados àqueles cujos países/regiões são os EUA.

Aplicar um filtro avançado

  1. Abra uma tabela, consulta, formulário ou relatório em qualquer uma das seguintes vistas: folha de dados, formulário, relatório ou esquema.

  2. Certifique-se de que a vista ainda não está filtrada. Na barra do navegador de registos, certifique-se de que o filtro não aparece esmaecido (não está disponível). Se a barra do navegador de registos não estiver visível, clique em avançadas no grupo de filtro ordenar & no separador base e, em seguida, clique em limpar todos os filtros (se limpar todos os filtros ficarem esmaecidos, não existem filtros em vigor).

  3. No separador base , no grupo ordenar filtro de & , clique em avançadas e, em seguida, clique em Filtro/ordenação avançados no menu de atalho.

  4. Adicione os campos que pretende filtrar à grelha.

  5. Na linha critérios de cada campo, especifique um critério. Os critérios são aplicados como um conjunto e só são apresentados os registos que correspondam a todos os critérios na linha critérios . Para especificar critérios alternativos para um único campo, escreva o primeiro critério na linha critérios e o segundo critério na linha ou , etc.

    Sugestões: 

    • O conjunto completo de critérios na linha ou é aplicado como uma alternativa ao conjunto de critérios na linha critérios . Todos os critérios que pretende aplicar a ambos os conjuntos de critérios têm de ser digitados na linha critério e na linha ou na linha. Clique em alternar filtro para ver as linhas filtradas.

    • Uma boa forma de aprender a escrever critérios é aplicar um filtro comum ou um filtro com base na seleção que produz um resultado próximo do que procura. Em seguida, com o filtro aplicado à vista, apresentar o separador do objeto filtro

Comandos especiais no separador filtrar documento

Dois comandos especiais estão disponíveis no separador Filtrar documento. Quando clica com o botão direito do rato em qualquer lugar acima da grelha de estrutura no separador, os comandos carregar de consulta e guardar como da consulta estão disponíveis no menu de atalho.

Opções de filtro especiais

O comando carregar a partir de uma consulta carrega a estrutura de uma consulta selecionada na grelha. Esta opção permite-lhe utilizar os critérios de consulta como critérios de filtragem.

O comando guardar como consulta permite guardar as definições do filtro como uma nova consulta.

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Remover ou aplicar novamente um filtro

Para mudar para a vista de dados não filtrada, remova os filtros ao clicar em filtrado na barra do navegador de registos para voltar à vista completa.

Quando remove os filtros atuais, os filtros são removidos temporariamente de todos os campos na vista. Por exemplo, se aplicar filtros primeiro nos campos PaísRegião e DataDeNascimento e, em seguida, remover os filtros, verá novamente todos os registos.

Para reaplicar os filtros mais recentes, clique em não filtrado na barra do navegador de registos.

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Limpar um filtro

DesMarque um filtro quando já não necessitar dele. Limpar um filtro elimina-o da vista e já não pode reaplicá-lo ao clicar em não filtrado na barra de estado. Pode limpar um único filtro de um único campo ou desmarcar todos os filtros de todos os campos na vista.

  • Para limpar um único filtro de um único campo: clique com o botão direito do rato na coluna ou controlo filtrados e, em seguida, clique em Limpar filtro a partir do nome do campo.

  • Para limpar todos os filtros de todos os campos: no separador base, no grupo ordenar &s filtros , clique em avançadas e, em seguida, clique em limpar todos os filtros no menu de atalho.

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Guardar um filtro

Pode ser útil guardar um filtro se o estiver a utilizar novamente. As definições de filtro que estão em vigor no momento em que fecha uma tabela, consulta, formulário ou relatório são automaticamente guardadas juntamente com o objeto e estão disponíveis para reaplicar. No enTanto, por predefinição, as definições do filtro não são aplicadas automaticamente quando abre o objeto pela próxima vez.

Para se certificar de que os filtros atuais são aplicados automaticamente quando abre uma tabela, consulta, formulário ou relatório, a partir da folha de propriedades do objeto, defina a propriedade FilterOnLoad do objeto como Sim. A propriedade FilterOnLoad é aplicada da próxima vez que abrir o objeto. Sempre que alterar esta definição, tem de fechar o objeto e voltar a abri-lo para aplicar a nova definição.

Nota:  A definição da propriedade FilterOnLoad só é aplicada quando o objeto é carregado. Definir esta propriedade para um objeto na vista de estrutura e, em seguida, mudar para outra vista não irá fazer com que a definição seja aplicada. Tem de fechar e reabrir o objeto para que as alterações à definição da propriedade FilterOnLoad entrem em vigor...

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