Alternar entre o trabalho offline e online

Alternar entre o trabalho offline e online

No Outlook, tem a flexibilidade de trabalhar em modo online ou offline com o seu servidor de correio.

Como é possível saber se estamos a trabalhar online ou offline no Outlook? Existem indicações visuais, a começar pela barra de estado na parte inferior da janela do seu Outlook. Se um destes indicadores for apresentado, significa que o Outlook não está ligado ao seu servidor de e-mail.

Estado A Trabalhar Offline ou Estado Desligado

Não pode enviar ou receber e-mails até reestabelecer ligação.

Estado: a Trabalhar Offline

Normalmente, trabalhar offline é uma escolha. Regressar a um modo de trabalho online é um processo simples.

  • No Outlook, no separador Enviar/Receber, selecione Trabalhar Offline para se ligar novamente.

    Opção Trabalhar offline no separador Enviar/Receber

Notas : 

  • Se o fundo do botão Trabalhar Office estiver a sombreado (conforme apresentado na imagem acima), significa que não está ligado. Se o fundo não estiver sombreado, significa que está ligado.

  • Se não vir o botão Trabalhar Offline e a sua conta de e-mail for uma conta do Microsoft Exchange Server, o Modo Exchange em Cache poderá estar desativado. Siga os passos em Ativar o Modo Exchange em Cache para alterar essa definição. Em alternativa, contacte a pessoa que gere o servidor Exchange na sua organização.

Estado: desligado

Podem existir diversas razões para estar desligado do Outlook. O que se segue são apenas alguns exemplos de algumas razões possíveis.

  • Se a sua ligação à Internet estiver a funcionar, poderá haver um problema com o servidor de e-mail.

  • Se conseguir iniciar sessão no seu e-mail a partir de um site (por exemplo http://outlook.com), verifique se consegue receber e enviar e-mails dessa forma. Se o e-mail não estiver a funcionar no site, ligue para o suporte técnico ou para o fornecedor de serviços de e-mail para obter ajuda.

  • Se conseguir enviar e receber e-mails no site, significa que o seu servidor de e-mail está a funcionar corretamente. No entanto, o seu computador poderá precisar de atualizações ou poderá haver um problema com as definições da sua conta.

Sugestões para restabelecer a ligação ao Outlook

Eis algumas sugestões de formas de restabelecer a ligação ao Outlook.

Reponha o estado Trabalhar Offline

  • No separador Enviar/Receber, selecione Trabalhar Offline e verifique a sua barra de estado. Se o estado apresentar Trabalhar Offline, repita a ação até que o estado mude para ligado.

Procurar atualizações

Criar um novo perfil

Para eliminar a possibilidade de existir uma falha no seu Outlookperfil atual, crie um novo perfil. Se abrir o Outlook com o novo perfil e ainda estiver desligado, experimente remover a sua conta e adicioná-la novamente.

  1. No painel Pasta, clique com o botão direito do rato no nome da sua conta e, em seguida, selecione Remover <nome da conta>.

  2. Siga os passos em adicionar novamente uma conta para continuar.

Se a barra de estado na parte inferior da janela do Microsoft Outlook apresentar o texto A Trabalhar Offline, significa que o Outlook está desligado do seu servidor de correio. Não pode enviar nem receber e-mail enquanto estiver desligado.

Barra de estado do Outlook com o estado a A Trabalhar Offline

A primeira coisa a fazer é tentar ligar a um site para verificar a sua ligação à Internet. Se a sua ligação à Internet estiver a funcionar, experimente voltar a ligar ao servidor de correio. Eis como:

  1. Clique em Enviar/Receber.

    Tenha em conta que, quando o Outlook está definido para Trabalhar Offline, o botão fica realçado.

    Comando Trabalhar Offline no friso a indicar que Offline está ativado

  2. Clique em Trabalhar Offline para voltar a trabalhar online.

    Após voltar a ligar ao servidor, o botão Trabalhar Offline passa a ter um fundo simples:

    Comando Trabalhar offline no friso a indicar Online

Ainda não funciona? Se conseguir utilizar a conta de e-mail com um site, como o Outlook.com, veja se consegue receber e enviar novos e-mails no site. Se não conseguir, ligue para o suporte técnico ou fornecedor de serviços de e-mail para obter ajuda.

Se conseguir receber e enviar e-mails no site, significa que não existem problemas com o servidor de correio. No entanto, o Outlook poderá precisar de ser atualizado ou poderá existir um problema com as definições da conta de e-mail. Se estiver a utilizar uma conta do Exchange, procure atualizações e instale as que forem necessárias. (É sempre boa ideia manter-se atualizado.)

Está a perder a esperança? Talvez a sua conta de e-mail precise de um novo início. Experimente criar um novo perfil de e-mail.

Quando é aconselhável trabalhar offline

Ao trabalhar online com o Outlook e o seu servidor de correio, recebe novos e-mails à medida que chegam e os e-mails que envia são enviados de imediato. Contudo, poderão existir momentos em que trabalhar online não é prático. Por exemplo, poderá não existir ligação à Internet disponível. Também é possível que exista uma ligação disponível, mas não queira ligar-se à mesma porque excedeu o seu plano de serviços de dados ou ser-lhe-á cobrada uma taxa.

No Outlook, tem a flexibilidade de escolher se quer trabalhar online ou offline e pode fazê-lo manual ou automaticamente. Se optou por trabalhar offline, mas está pronto para iniciar uma operação enviar /receber, basta clicar em Enviar/Receber > Enviar/Receber Todas as Pastas.

Imagem do Friso do Outlook

Trabalhar offline com uma conta do Microsoft Exchange Server

Se estiver a utilizar uma conta do Microsoft Exchange Server, as suas mensagens são guardadas na sua caixa de correio no servidor. Quando está ligado ao servidor a trabalhar online, pode utilizar todas as funcionalidades no Outlook, tais como abrir itens, movê-los entre pastas e eliminá-los. Contudo, ao trabalhar offline, perde acesso a todos os itens no servidor. É nesta situação que as pastas offline, que estão guardadas no formato Ficheiro de Dados do Outlook (.ost) no computador, são úteis.

O Ficheiro de Dados do Outlook (.ost) é uma réplica ou cópia da sua caixa de correio do Exchange. Quando está online, este ficheiro é sincronizado automaticamente com o servidor, para que ambas as cópias sejam iguais e as alterações efetuadas numa cópia sejam aplicadas à outra. Poderá configurar o Outlook para iniciar automaticamente offline, caso não seja possível estabelecer uma ligação ao Exchange. Poderá também alternar manualmente entre os estados de ligação online e offline, bem como escolher as pastas do Exchange que são atualizadas localmente no computador.

Se utilizar uma conta do Exchange, recomenda-se que a utilize com o Modo Exchange em Cache. A maior parte dos motivos invocados para trabalhar offline são eliminados quando utiliza o Modo Exchange em Cache. A falta de uma ligação à rede é virtualmente transparente para o utilizador, porque é-lhe permitido continuar a trabalhar com os respetivos itens.

Por predefinição, o Modo Exchange em Cache cria e utiliza automaticamente o Ficheiro de Dados do Outlook (.ost) e, em seguida, transfere e mantém uma cópia sincronizada de todos os itens em todas as pastas da caixa de correio. Poderá trabalhar com as informações no computador, sendo que o Outlook as sincronizará com o servidor.

Quer esteja no escritório, em casa ou num avião, a disponibilidade ou alterações de rede são totalmente transparentes para o utilizador. Quando a ligação ao Exchange é interrompida, pode continuar a trabalhar com os dados. Quando a ligação é restabelecida, o Outlook sincroniza automaticamente as alterações e as pastas e itens no servidor e no computador ficam novamente idênticas. O Outlook gere a ligação ao servidor e mantém os dados atualizados. Não há necessidade de mudar para o modo offline e tentar restabelecer ligação ao servidor, é tudo automático.

O Modo Exchange em Cache também liberta o utilizador de ter de configurar Grupos de Envio/Recepção, pois escolhe as pastas que o utilizador pretende ter disponíveis offline e mantém essas pastas sincronizadas.

A única altura em que poderá ainda optar por trabalhar offline, será quando pretender ter um maior controlo sobre o que é transferido para a cópia local da caixa de correio do Exchange. Poderão ser situações em que esteja a utilizar um dispositivo de ligação ou serviço que cobra em função da quantidade de dados transferidos. O Modo Exchange em Cache mantém tudo atualizado. Trabalhar offline permite-lhe utilizar os grupos de Envio/Recepção para refinar o tipo e a quantidade de informações sincronizadas.

E se não estiver a utilizar uma conta do Exchange? Muitas pessoas utilizam uma conta POP3 ou IMAP do fornecedor de serviços Internet (ISP) ou uma conta baseada na Web, tal como o Outlook.com (anteriormente, o Hotmail).

A forma mais rápida de trabalhar offline consiste em utilizar as predefinições do Outlook. Se quiser personalizar as definições, incluindo onde guardar o Ficheiro de Dados do Outlook (.ost), utilize as instruções de Configuração personalizada.

Configuração rápida

  1. No separador Enviar/Receber no grupo Preferências, clique em Trabalhar Offline.

  2. Para configurar um Ficheiro de Dados do Outlook (.ost), clique em OK.

    Por predefinição, a caixa de verificação Perguntar no arranque para que possa optar por trabalhar offline ou online está selecionada. Se pretender que o Outlook trabalhe sempre online quando existe uma ligação, desmarque esta caixa de verificação.

Após o Ficheiro de Dados do Outlook (.ost) ser criado, quando sair e reiniciar o Outlook, tem de sincronizar a sua caixa de correio do Exchange com o novo ficheiro. A maneira mais rápida de o fazer é a seguinte: No separador Enviar/Receber, no grupo Enviar e Receber, clique em Enviar/Receber Todas as Pastas.

Configuração personalizada

Se quiser personalizar as definições do Ficheiro de Dados do Outlook (.ost) offline, tais como o local onde o ficheiro é guardado no computador, faça o seguinte:

  1. Se ainda não o tiver feito, crie um Ficheiro de Dados do Outlook (.ost).

    Criar um Ficheiro de Dados do Outlook (.ost) offline

    1. Clique no separador Ficheiro.

    2. Clique em Definições de Conta e, em seguida, clique em Definições de Conta.

    3. No separador Correio electrónico, selecione a conta do Exchange Server e, em seguida, clique em Alterar.

    4. Clique em Mais definições.

    5. Clique no separador Avançadas e clique em Definições de Ficheiros de Pastas Offline.

    6. Na caixa Ficheiro, escreva o caminho para o ficheiro que pretende utilizar como o ficheiro .ost.

      O nome de ficheiro predefinido é Outlook.ost. Se o ficheiro já existir, é-lhe pedido um novo nome.

  2. Clique no menu Ficheiro.

  3. Clique em Definições de Conta e, em seguida, clique em Definições de Conta.

  4. No separador Correio electrónico, selecione a conta do Exchange e, em seguida, clique em Alterar.

  5. Clique em Mais Definições.

  6. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    1. Iniciar sempre o Outlook em modo offline     Clique em Controlar manualmente o estado da ligação e clique em Trabalhar offline e utilizar o acesso telefónico à rede.

    2. Especificar se pretende trabalhar offline ou online sempre que inicia o Outlook     Clique em Controlar manualmente o estado da ligação e selecione a caixa de verificação Escolher o tipo de ligação ao iniciar.

    3. Ligar sempre à rede     Clique em Controlar manualmente o estado da ligação e clique em Estabelecer ligação com a rede.

    4. O Outlook deteta automaticamente se está disponível uma ligação ao servidor     Clique em Detectar automaticamente o estado da ligação. Se o Outlook não conseguir estabelecer ligação com o servidor de correio, será iniciado automaticamente em modo offline.

      Nota : Para especificar o período de tempo a esperar por uma resposta do servidor antes de ser notificado para tentar novamente ou trabalhar offline, introduza um número na caixa Segundos até exceder o tempo da ligação ao servidor.

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Acerca de trabalhar offline

Ao trabalhar online com o Outlook 2007 e o servidor de correio, recebe novos e-mails à medida que chegam e os e-mails que envia são enviados de imediato. Contudo, poderão existir momentos em que trabalhar online não é prático. Por exemplo, poderá haver alturas em que uma ligação de rede não esteja disponível devido à sua localização. Também poderá haver alturas em que, apesar de uma ligação poder estar disponível, o utilizador não a pretende utilizar para evitar pagar taxas de ligação.

Se a sua conta se liga ao Exchange, as mensagens serão guardadas na caixa de correio do servidor. Quando estiver ligado ao servidor e a trabalhar online, poderá utilizar todas as funcionalidades do Outlook como, por exemplo, abrir itens, movê-los entre pastas e eliminá-los. Contudo, quando trabalha offline, perde acesso a todos os itens no servidor. É nessas alturas que as pastas offline, que são guardadas num ficheiro de Pastas Offline (.ost) no computador, são úteis.

O ficheiro .ost é uma réplica ou cópia da sua caixa de correio do Exchange. Quando está online, este ficheiro .ost é sincronizado automaticamente com o servidor, para que ambas as cópias sejam iguais e as alterações efetuadas numa cópia sejam aplicadas à outra. Poderá configurar o Outlook para iniciar automaticamente offline, caso não seja possível estabelecer uma ligação ao Exchange. Poderá também alternar manualmente entre os estados de ligação online e offline, bem como escolher as pastas do Exchange que são atualizadas localmente no computador.

Se utilizar uma conta do Exchange, recomenda-se que a utilize com o Modo Exchange em Cache. A maior parte dos motivos invocados para trabalhar offline são eliminados quando utiliza o Modo Exchange em Cache. A falta de uma ligação à rede é virtualmente transparente para o utilizador, porque é-lhe permitido continuar a trabalhar com os respetivos itens.

Por predefinição, o Modo Exchange em Cache cria e utiliza automaticamente um ficheiro de Pastas Offline (.ost) e, em seguida, transfere e mantém uma cópia sincronizada de todos os itens em todas as pastas da caixa de correio. Poderá trabalhar com as informações no computador, sendo que o Outlook as sincronizará com o servidor.

Quer esteja no escritório, em casa ou num avião, a disponibilidade ou alterações de rede são totalmente transparentes para o utilizador. Quando a ligação ao Exchange é interrompida, pode continuar a trabalhar com os dados. Quando a ligação é restabelecida, o Outlook sincroniza automaticamente as alterações e as pastas e itens no servidor e no computador ficam novamente idênticas. O Outlook gere a ligação ao servidor e mantém os dados atualizados. Não há necessidade de mudar para o modo offline e tentar restabelecer ligação ao servidor, é tudo automático.

O Modo Exchange em Cache também liberta o utilizador de ter de configurar Grupos de Envio/Recepção, pois escolhe as pastas que o utilizador pretende ter disponíveis offline e mantém essas pastas sincronizadas.

A única altura em que poderá ainda optar por trabalhar offline, será quando pretender ter um maior controlo sobre o que é transferido para a cópia local da caixa de correio do Exchange. Poderão ser situações em que esteja a utilizar um dispositivo de ligação ou serviço que cobra em função da quantidade de dados transferidos. O Modo Exchange em Cache mantém tudo atualizado. Trabalhar offline permite-lhe utilizar os grupos de Envio/Recepção para refinar o tipo e a quantidade de informações sincronizadas.

O que sucede se não estiver a utilizar uma conta do Exchange? Muitas pessoas utilizam uma conta POP3 ou IMAP do respetivo fornecedor de serviços Internet (ISP, Internet Service Provider) ou uma conta HTTP como, por exemplo, o Microsoft Windows Live Mail. Quando está online, isto significa que está disponível uma ligação ao servidor de correio e que o Outlook envia e recebe mensagens imediatamente para contas de e-mail do Exchange, IMAP e HTTP. Para contas de e-mail POP3, as mensagens são enviadas imediatamente caso a caixa de verificação Enviar imediatamente quando ligado esteja selecionada no separador Configuração de Correio (menu Ferramentas, comando Opções). Quando está offline, todas as contas utilizam a hora de envio/recepção agendada na caixa de diálogo Grupos de Envio/Recepção. Além disso, para contas de e-mail IMAP, as pastas não estão disponíveis quando em modo offline.

Quando trabalha offline, o Outlook liga ao servidor de correio apenas quando o utilizador assim o decide. Quando em modo offline, o Outlook não tenta ligar ao servidor de correio para verificar a existência de novas mensagens, transferir cabeçalhos marcados para transferência nem enviar mensagens.

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Se tiver uma conta do Microsoft Exchange

Terá de reiniciar o Outlook 2007 para alternar entre trabalhar online e offline. Pondere utilizar o Modo Exchange em Cache para maior flexibilidade quando muda entre os estados de ligação online e offline.

A forma mais rápida de trabalhar offline consiste em utilizar as predefinições do Outlook. Se pretender personalizar as definições, incluindo onde guardar o ficheiro de Pastas Offline (.ost), utilize as instruções de configuração personalizada.

Configuração rápida

  1. No menu Ficheiro, clique em Trabalhar Offline.

    Comando Trabalhar Offline no menu Ficheiro

  2. Para configurar um ficheiro de Pastas Offline (.ost), clique em OK.

    Por predefinição, a caixa de verificação Perguntar no arranque para que possa optar por trabalhar offline ou online está selecionada. Se pretender que o Outlook trabalhe sempre online quando existe uma ligação, desmarque esta caixa de verificação.

Após o ficheiro .ost ser criado, quando sair e reiniciar o Outlook, terá de sincronizar a caixa de correio do Exchange com o ficheiro .ost. A forma mais rápida para tal é a seguinte: no menu Ferramentas, aponte para Enviar/Receber e, em seguida, clique em Enviar/Receber Tudo.

Configuração personalizada

Se pretender personalizar as definições do ficheiro de Pastas Offline (.ost), tal como a localização em que o ficheiro .ost é guardado no computador, efetue o seguinte procedimento:

  1. Se ainda não o tiver feito, crie um ficheiro de Pastas Offline (.ost).

    Criar um ficheiro de Pastas Offline (.ost)

    1. No menu Ferramentas, clique em Definições da Conta.

    2. No separador Correio electrónico, selecione a conta do Exchange e, em seguida, clique em Alterar.

    3. Clique em Mais Definições.

    4. Clique no separador Avançadas e clique em Definições de Ficheiros de Pastas Offline.

    5. Na caixa Ficheiro, escreva o caminho para o ficheiro que pretende utilizar como o ficheiro .ost.

      O nome de ficheiro predefinido é Outlook.ost. Se o ficheiro já existir, é-lhe pedido um novo nome.

  2. No menu Ferramentas, clique em Definições da Conta.

  3. No separador Correio electrónico, selecione a conta do Exchange e, em seguida, clique em Alterar.

  4. Clique em Mais Definições.

  5. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    1. Iniciar sempre o Outlook em modo offline     Clique em Controlar manualmente o estado da ligação e clique em Trabalhar offline e utilizar o acesso telefónico à rede.

    2. Especificar se pretende trabalhar offline ou online sempre que inicia o Outlook     Clique em Controlar manualmente o estado da ligação e selecione a caixa de verificação Escolher o tipo de ligação ao iniciar.

    3. Ligar sempre à rede     Clique em Controlar manualmente o estado da ligação e clique em Estabelecer ligação com a rede.

    4. O Outlook deteta automaticamente se está disponível uma ligação ao servidor     Clique em Detectar automaticamente o estado da ligação. Se o Outlook não conseguir estabelecer ligação com o servidor de correio, será iniciado automaticamente em modo offline.

      Nota : Para especificar o período de tempo a esperar por uma resposta do servidor antes de ser notificado para tentar novamente ou trabalhar offline, introduza um número na caixa Segundos até exceder o tempo da ligação ao servidor.

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Se utilizar a conta do Exchange no Modo Exchange em Cache

  • No menu Ficheiro, clique em Trabalhar Offline.

    Comando Trabalhar Offline no menu Ficheiro

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Se utilizar uma conta POP3, IMAP ou HTTP

  • No menu Ficheiro, clique em Trabalhar Offline.

    Comando Trabalhar Offline no menu Ficheiro

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