Agendar uma reunião num calendário de grupo no Outlook

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Nos grupos, existe um calendário partilhado onde o utilizador e todos os membros do seu grupo podem agendar, editar e ver eventos futuros. 

Estas são algumas formas de utilizar o calendário de Grupo:

  • Crie compromissos para coisas como marcar os marcos de férias e grupo dos membros do grupo. Os compromissos não têm participantes e as outras pessoas podem visitar o calendário do grupo à sua calma para ver as novidades.

  • Adicionar participantes ou salas específicos a um evento de grupo. Isto é útil para coisas como um almoço e aprender, onde existem participantes obrigatórios (neste caso, o apresentador) e outros podem adicionar o evento ao seu calendário pessoal, se for interessante. * Esta funcionalidade está a ser implementada no início do 2019 para o novo Outlook na Web e o Outlook 2016.

  • Configurar uma reunião em grupo. Convide o grupo e outros utilizadores para os quais gostaria de enviar um convite para o evento. Os membros do grupo irão receber um convite na caixa de entrada se tiverem eventos de grupo seguidos.

Selecione a sua versão para obter instruções

As instruções são ligeiramente diferentes consoante esteja ou não a utilizar o novo Outlook na Web. Selecione a versão do Outlook na Web que está a utilizar para ver os passos que se aplicam a si.

SE A SUA CAIXA DE CORREIO FOR SEMELHANTE A ESTA...

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Versão Beta do Outlook na Web

Consulte as Instruções para o novo Outlook na Web.

Outlook na Web

Consulte as Instruções para o Outlook na Web clássico.

Nota: Se a sua organização tiver incluído o respetivo logótipo na barra de ferramentas, poderá ver algo ligeiramente diferente do que é apresentado acima.

Instruções para o novo Outlook na Web.

  1. Iniciar sessão no Office 365

  2. Clique em Outlook.

  3. Na parte inferior da página, selecione Calendário para abrir o calendário.

  4. No painel de navegação, em Grupos, selecione o seu grupo. Se tiver múltiplos calendários abertos, os eventos de cada serão apresentados. As tabulações coloridas em cima da parte superior indicam os eventos que se alinham a cada grupo.

  5. Selecione dia, semana, semana de trabalhoou mês para alterar a vista do calendário.

Adicionar uma reunião a um calendário de grupo é muito semelhante a adicionar um ao seu calendário pessoal. Quando cria uma reunião num calendário de grupo, esta é apresentada como organizada pelo grupo. É automaticamente adicionado como participante e o evento é adicionado ao seu calendário pessoal.

  1. A partir do calendário de grupo, selecione a hora na qual pretende agendar a reunião.

  2. Introduza o título, a localização e a hora de fim da reunião na janela de detalhes.

  3. Por predefinição, o convite para a reunião não é enviado para a caixa de entrada de cada membro no grupo. Se pretender convidar o grupo, adicione o grupo à lista participantes.

  4. Selecione Guardar.

Pretende adicionar férias ou tempo de fora do escritório ao calendário do grupo?

  1. A partir do calendário de grupo, faça duplo clique na reunião para o abrir.

  2. Faça as alterações pretendidas e selecione Enviar.

As notificações por E-mail, tais como "aceitar", "provisoriamente" e "recusar", estão distraindo e podem obstruir a sua caixa de entrada. Quando utiliza um calendário de grupo para agendar o seu evento, pode facilmente obter uma vista rápida em quem está a chegar, quem não é e quem ainda está a responder.

  1. A partir do calendário de grupo, faça duplo clique na reunião para o abrir.

  2. Em participantes, consulte o estado (aceite; nenhuma resposta, tentativa, recusada) em cada nome do convidado.

Quando uma reunião é criada no calendário de grupo, qualquer pessoa no grupo pode cancelá-la.

  1. A partir do calendário de grupo, faça duplo clique na reunião para o abrir.

  2. Clique em Cancelar e selecione a opção de cancelamento apropriada.

    Opções de cancelamento de reunião

Instruções para o Outlook na Web clássico

  1. Inicie sessão no Office 365.

  2. Clique em Outlook.

    A home page do Office 365 com a aplicação Outlook realçada

    Não consegue encontrar a aplicação de que está à procura? No iniciador de aplicações, selecione Todas as aplicações para ver uma lista por ordem alfabética das aplicações do Office 365 disponíveis para si. A partir daí, pode procurar uma aplicação específica.

  3. No painel de navegação, selecione grupose, em seguida, selecione o seu grupo.

    Se tiver múltiplos calendários abertos, os eventos de cada serão apresentados. As tabulações coloridas em cima da parte superior indicam os eventos que se alinham a cada grupo.

    Calendário de grupo
  4. Selecione dia, semana de trabalhoou mês para alterar a vista do calendário.

Adicionar uma reunião a um calendário de grupo é muito semelhante a adicionar um ao seu calendário pessoal e os convites são enviados para todos os membros do grupo. Quando cria uma reunião num calendário de grupo, esta é apresentada como organizada pelo grupo. É automaticamente adicionado como participante e o evento é adicionado ao seu calendário pessoal.

Eis um vídeo que o guia ao longo do processo.

  1. A partir do calendário de grupo, selecione a hora na qual pretende agendar a reunião.

  2. Introduza o título, a localização e a hora de fim da reunião na janela de detalhes.

    Calendário de grupos com o ecrã adicionar rapidamente

  3. Por predefinição, o convite de reunião será enviado para a caixa de entrada de cada membro no grupo. Se não quiser isto, desmarque a caixa de verificação ou selecione mais detalhes para especificar os convidados.

  4. Selecione Guardar.

Pretende adicionar férias ou tempo de fora do escritório ao calendário do grupo?

  1. A partir do calendário de grupo, faça duplo clique na reunião para o abrir.

  2. Faça as alterações pretendidas e selecione Enviar.

As notificações por E-mail, tais como "aceitar", "provisoriamente" e "recusar", estão distraindo e podem obstruir a sua caixa de entrada. Quando utiliza um calendário de grupo para agendar o seu evento, pode facilmente obter uma vista rápida em quem está a chegar, quem não é e quem ainda está a responder.

  1. A partir do calendário de grupo, faça duplo clique na reunião para o abrir.

  2. Em participantes, consulte o estado (aceite; nenhuma resposta, tentativa, recusada) em cada nome do convidado.

    Evento do calendário com a lista de participantes realçada

Quando uma reunião é criada no calendário de grupo, qualquer pessoa no grupo pode cancelá-la.

  1. A partir do calendário de grupo, faça duplo clique na reunião para o abrir.

  2. Clique em Cancelar e selecione a opção de cancelamento apropriada.

    Opções de cancelamento de reunião

Agendar uma reunião num calendário de grupo

  1. No Outlook 2016, selecione um grupo a partir do painel de navegação esquerdo.

    Grupos na barra de Navegação esquerda

  2. Na faixa de opções, selecione calendário.

    Selecionar calendário

  3. Selecione nova reunião do Skype, nova reunião do teams ou nova reunião. Se fizer esta reunião do Skype, os detalhes da chamada serão adicionados ao corpo da mensagem. Para obter informações sobre as reuniões do Skype, consulte o artigo Ajuda para as reuniões do Skype para Empresas.

    Nova reunião

  4. Irá reparar que o alias de grupo está introduzido automaticamente na linha Para. Introduza um assunto, uma localização e a hora de início e de fim da reunião. Se não pretender enviar um convite aos membros do grupo, remova apenas o grupo da lista participantes.

  5. Na área de reuniões, introduza uma agenda. Se estiver a configurar uma Reunião do Skype, tenha cuidado para não alterar as informações da reunião online.

  6. Selecione Assistente de agendamento na faixa de opções para se certificar de que tem a melhor hora para a reunião.

  7. Selecione Enviar.

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