Agendar uma reunião com outras pessoas

Agendar uma reunião com outras pessoas

Pode enviar um pedido de reunião para uma ou mais pessoas. O Outlook controla quem aceita o pedido e bloqueia a hora no seu calendário para a reunião. Quando cria um pedido de reunião, pode adicionar anexos, definir uma localização e utilizar o Assistente de Agendamento para escolher a melhor hora para a reunião.

O que pretende fazer?

Ao agendar uma nova reunião, pode definir um tópico para a reunião, escolher os participantes e especificar quando e onde será realizada a reunião. As respostas aos pedidos de reunião aparecem na sua Caixa de Entrada.

  1. No separador Base, no grupo Novo, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Na Caixa de Entrada, selecione Novos Itens > Nova Reunião.

      Para agendar uma reunião, no separador Base, em Novo grupo, selecione Novos Itens e, em seguida, Reunião.

    • No Calendário, clique em Nova Reunião.

      Comando Nova Reunião no friso

    Sugestão : Também pode utilizar o atalho de teclado Ctrl+Shift+Q para criar um novo pedido de reunião.

  2. Na caixa Para, pode adicionar os participantes.

    Nota : Também pode adicionar ou remover participantes através do Assistente de Agendamento no grupo Mostrar no separador Reunião.

  3. Na caixa Assunto, diga aos seus destinatários a que se refere a reunião.

  4. Na caixa Localização, diga aos seus destinatários onde será realizada a reunião.

    Sugestão : Se utilizar uma conta do Microsoft Exchange, clique em Salas para verificar a disponibilidade e reservar salas.

  5. Selecione uma das seguintes opções:

    • Para uma hora de início e de fim específica, nas listas Hora de início e Hora de fim, clique nas horas de início e de fim da reunião.

    • Para um evento para todo o dia, selecione a caixa de verificação Evento para todo o dia e o evento é mostrado como um evento de 24 horas, que dura desde meia-noite até à meia-noite.

    Nota :  Se quiser agendar reuniões baseadas num fuso horário alternativo, no separador Reunião, no grupo Opções, clique em Fusos Horários.

  6. Na caixa de mensagem do pedido de reunião, pode escrever as informações que pretende partilhar com os destinatários.

    Sugestão : Também pode anexar um ficheiro. No separador Inserir, selecione Anexar Ficheiro e, em seguida, selecione o ficheiro que pretende adicionar ao pedido de reunião.

  7. Clique em Assistente de Agendamento e o Assistente de Agendamento das contas Exchange ajuda-o a encontrar a melhor hora para a sua reunião, ao analisar a disponibilidade dos destinatários e dos recursos da reunião, tais como as salas.

    Sugestão : Se não estiver a utilizar uma conta do Exchange, clique em Agendamento.

  8. Selecione uma das seguintes opções:

    • Clique em Adicionar Participantes e, em seguida, escreva os nomes dos destinatários, endereços de e-mail ou nomes dos recursos (separados por ponto e vírgula) nas caixas Obrigatório, Opcional ou Recursos.

      Sugestão : Se não estiver a utilizar uma conta do Exchange, clique em Adicionar Outros > Adicionar do Livro de Endereços.

    • Na caixa Procurar, escreva o nome de um potencial participante, clique em Ir, selecione um nome na lista de resultados e, em seguida, clique em Obrigatório, Opcional ou Recursos.

    Notas : 

    • As linhas verticais representam as horas de início e de fim da reunião. Pode clicar e arrastar as linhas para uma nova hora de início e de fim.

    • Para contas do Exchange, a grelha de disponibilidade mostra a disponibilidade dos participantes. Uma linha vertical verde representa o início da reunião. Uma linha vertical vermelha representa o fim da reunião.

      Grelha Livre/Ocupado do Outlook

  9. Para contas do Exchange, o painel Localizador de Salas contém as melhores horas sugeridas para a reunião (quando a maioria dos participantes está disponível). Para selecionar uma hora, clique numa sugestão de hora no painel Localizador de Salas na secção Horas sugeridas ou escolha uma hora na grelha de disponibilidade.

  10. Depois de adicionar os participantes, para voltar ao pedido de reunião, no friso, clique em Compromisso.

    Nota : Após configurar a hora da reunião, se não quiser torná-la periódica, selecione Enviar ou Compromisso se tiver mais informações a adicionar ao corpo da reunião.

  11. Selecione uma das seguintes opções:

    • Se não quiser torná-la uma reunião periódica, clique em Enviar.

    • Se quiser torná-la uma reunião periódica, aceda a Tornar uma reunião periódica.

  1. Clique Reunião > Periodicidade.

    Comando Periodicidade no friso

    Nota : Utilize o atalho de teclado Ctrl+G para agendar a reunião a repetir regularmente.

  2. Escolha as opções para o padrão de periodicidade pretendido e, em seguida, clique em OK.

    Nota : Quando adicionar um padrão de periodicidade a um pedido de reunião, o separador Reunião é alterado para Série de Reuniões.

  3. Para enviar o pedido de reunião, clique em Enviar.

O que pretende fazer?

  1. No menu Ficheiro, aponte para Novo e, em seguida, clique em Pedido de Reunião.

    Nota : Utilize o atalho de teclado Ctrl+Shift+Q para criar um novo pedido de reunião.

  2. Na caixa Assunto, escreva uma descrição.

  3. Na caixa Localização, escreva uma descrição ou clique em Salas para escolher as salas disponíveis para agendamento automático através do Microsoft Exchange.

  4. Nas listas Hora de início e Hora de fim, selecione a hora de início e de fim da reunião. Se for um evento para todo o dia, selecione a caixa de verificação Evento para todo o dia.

    Um evento para todo o dia é um evento de 24 horas que dura desde a meia-noite até à meia-noite.

    Nota : Por predefinição, é utilizada a definição do fuso horário atual no sistema do computador para agendar reuniões. Se quiser agendar reuniões baseadas num fuso horário alternativo, no separador Reunião, no grupo Opções, clique em Fusos Horários.

  5. Escreva as informações que pretende partilhar com os destinatários, anexe quaisquer ficheiros ou crie uma Área de Trabalho da Reunião.

    Para obter mais informações sobre as Áreas de Trabalho da Reunião, consulte a secção Consulte Também.

  6. No separador Reunião, no grupo Mostrar, clique em Assistente de Agendamento.

    O Assistente de Agendamento ajuda-o a encontrar a melhor hora para a sua reunião.

  7. Clique em Adicionar Outros e, em seguida, clique em Adicionar do Livro de Endereços.

  8. Na caixa de diálogo Selecionar Participantes e Recursos, na caixa Procurar, introduza o nome de uma pessoa ou recurso que pretende convidar para a reunião. Se estiver a procurar com a opção Mais Colunas, clique em Ir.

  9. Selecione o nome a partir da lista de resultados, clique em Obrigatório, Opcional ou Recursos e, em seguida, clique em OK.

    Os participantes com a definição Obrigatório e Opcional aparecem na caixa Para no separador Reunião, e os Recursos aparecem na caixa Localização.

    A grelha livre/ocupado mostra a disponibilidade dos participantes. Uma linha vertical verde representa o início da reunião e uma linha vertical vermelha representa o final da reunião.

    Grelha de disponibilidade

    O painel Horas Sugeridas encontra a melhor hora para a reunião, a qual é definida como a hora em que a maioria dos participantes está disponível. A melhor hora para a reunião é apresentada na parte superior do painel. Para selecionar qualquer uma das horas sugeridas, clique na sugestão de hora no painel Horas Sugeridas. Também pode escolher manualmente uma hora na grelha de disponibilidade.

    Painel Horas Sugeridas

  10. Se quiser tornar a reunião periódica, no separador Reunião, no grupo Opções, clique em Periodicidade, selecione o padrão de periodicidade e, em seguida, clique em OK.

    Quando adicionar um padrão de periodicidade a um pedido de reunião, o separador Reunião é alterado para Reunião Periódica.

  11. No separador Reunião, no grupo Mostrar, clique em Compromisso.

  12. Clique em Enviar.

  1. Abra a reunião que pretende alterar.

  2. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Alterar as opções de uma reunião que não faz parte de uma série   

      • Altere as opções como, por exemplo, o assunto, a localização e a hora que pretende.

      • Clique em Enviar Atualização.

    • Alterar as opções de todas as reuniões de uma série   

      • Clique em Abrir a série.

      • Altere quaisquer opções, tais como o assunto, a localização e a hora que pretende alterar.

      • Para alterar as opções de periodicidade, no separador Reunião Periódica, no grupo Opções, clique em Periodicidade, altere as opções pretendidas, tais como a hora, o padrão de periodicidade ou o intervalo de periodicidade e, em seguida, clique em OK.

      • Clique em Enviar Atualização.

    • Alterar as opções de uma reunião que faz parte de uma série   

      • Clique em Abrir esta ocorrência.

      • No separador Reunião Periódica, altere as opções, tais como o assunto, a localização e a hora que pretende alterar.

      • Clique em Enviar Atualização.

Sugestão : No Calendário, pode arrastar a reunião para outra data, bem como editar o assunto ao clicar no texto de descrição, premir F2 e, em seguida, introduzir as alterações.

  1. Abra a reunião que pretende tornar periódica.

  2. No separador Reunião, no grupo Opções, clique em Periodicidade.

  3. Clique na frequência de periodicidade (Diária, Semanal, Mensal ou Anual) que pretende para a reunião, selecione as opções relativas à frequência e, em seguida, clique em OK.

  4. Clique em Enviar Atualização.

  1. Crie ou abra a reunião que pretende tornar privada.

  2. No separador Reunião, no grupo Opções, clique em Opções e, em seguida, clique em Privado.

Importante : Não deverá confiar na funcionalidade Privado para impedir que outras pessoas acedam aos detalhes de uma reunião, contacto ou tarefa. Para garantir que outras pessoas não conseguem ler o item marcado como privado, não lhes conceda a permissão de leitura para as pastas Calendário, Contactos ou Tarefas. Uma pessoa com permissão de leitura para aceder às pastas poderá utilizar métodos de programação ou outras aplicações de e-mail para ver os detalhes de um item privado. Utilize a funcionalidade Privado apenas quando partilhar pastas com pessoas nas quais confia.

Efetue um dos seguintes procedimentos:

  • Para todas as novas reuniões que criar    

    • No menu Ferramentas, clique em Opções.

    • Para um lembrete ser ativado ou desativado automaticamente para novas reuniões, selecione ou desmarque a caixa de verificação Lembrete predefinido.

    • Se tiver selecionado a caixa de verificação, introduza a quantidade de tempo de antecedência relativamente à reunião a que o lembrete deve ser apresentado.

  • Para reuniões existentes    

    • Abra a reunião ou série se a reunião for periódica.

    • Para um lembrete ser ativado ou desativado, no separador Reunião, no grupo Opções, selecione Nenhum ou uma hora de lembrete apresentada.

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