Adicionar um ou mais registos a uma base de dados

Importante : Este artigo foi traduzido automaticamente, consulte a exclusão de responsabilidade. Veja este artigo em inglês aqui para ter uma referência.

Este artigo explica como pode introduzir dados numa base de dados Access e fornece as informações de fundo necessárias para compreender os vários processos de entrada de dados. O artigo também explica como utilizar várias técnicas de entrada de dados no Access.

Neste artigo

Noções básicas sobre a adição de registos

Adicionar registos diretamente a uma tabela na vista de folha de dados

Adicionar registos utilizando um formulário

Editar os itens num campo de pesquisa

Introduza cadeias de comprimento zero

Adicionar registos importando ou ligando a dados

Métodos para poupar tempo quando estiver a introduzir dados

Princípios básicos de adição de registos

Para introduzir dados com exactidão e rapidez numa base de dados do Access, ajudar compreender primeiro como funciona uma base de dados. As informações nas secções que se seguem explicam alguns dos princípios básicos de estrutura que controlam o modo de introdução de dados.

Como a estrutura da base de dados afecta a introdução de dados

Base de dados Access não é um ficheiro no sentido mesmo como um documento do Microsoft Word ou um conjunto de diapositivos do Microsoft PowerPoint. Em vez disso, uma base de dados do Access é uma coleção de objetos — tabelas, formulários, relatórios, consultas e assim sucessivamente — que tem de trabalhar em conjunto para uma base de dados funcionar corretamente.

Além disso, esses objectos devem aderir a um conjunto de princípios de estrutura, caso contrário a base de dados funcionará incorrectamente ou falhará. Por outro lado, esses princípios de estrutura afectam o modo de introdução de dados. Tenha em atenção estes factos sobre a estrutura e objectos da base de dados à medida que avançar.

  • O Access armazena todos os dados numa ou em mais tabelas. O número de tabelas que utilizar depende da estrutura e complexidade da base de dados. Embora seja possível ver dados num formulário, num relatório ou nos resultados devolvidos por uma consulta, o Access armazena os dados apenas nas tabelas, e os outros objectos na base de dados são criados sobre essas tabelas.

  • Cada tabela deverá aceitar apenas um tipo de dados. Por exemplo, uma tabela de informações de contactos de negócios não deverá conter informações de vendas. Se isso acontecer, localizar as informações correctas poderá tornar-se difícil,se não impossível.

  • Normalmente, cada um dos campos numa tabela aceita apenas um tipo de dados. Por exemplo, não é possível armazenar notas num conjunto de campos definido para aceitar números. Se tentar introduzir texto num campo deste tipo, o Access irá apresentar uma mensagem de erro. Contudo, tal não é uma regra rígida. Por exemplo, é possível armazenar números (tais como códigos postais) num campo definido com o tipo de dados Texto, mas não é possível efectuar cálculos com esses dados.

  • Com algumas exceções, os campos num registo devem aceitar apenas um valor. Por exemplo, não pode introduzir mais do que um endereço de um campo de endereço. Este é contrariamente ao Microsoft Excel, que, por predefinição, permite-lhe introduzir qualquer número dos nomes ou endereços ou imagens numa única célula, a menos que defina essa célula para aceitar limitados tipos de dados.

    No entanto, pode introduzir uma lista de itens delimitada nos campos definidos para o tipo de dados de texto ou Memo. Além disso, Access fornece uma funcionalidade denominada o campo de valores múltiplo. Utilize campos de valor múltiplo para anexar vários blocos de dados a um único registo e para criar listas aceitam múltiplos valores. Por exemplo, pode anexar um conjunto de diapositivos do Microsoft PowerPoint e qualquer número de imagens a um registo na base de dados. Também pode criar uma lista de nomes e selecione como muitos dos nomes, conforme necessário. A utilização de campos de valor múltiplo parecer interromper as regras de estrutura de base de dados, uma vez que podem armazenar mais do que um registo por campo de tabela, mas não na realidade, porque o Access impõe as regras "nos bastidores," ao armazenar os dados nas tabelas ocultas, especiais.

  • Nas versões mais antigas do Access (antes de 2007), tinha que estruturar e criar pelo menos uma tabela antes de também pode introduzir dados. Tinha que decidir quais os campos para adicionar à tabela e que tinha definir os tipos de dados para cada campo. Nas versões mais recentes do Access, agora pode abrir uma tabela em branco e comece a introduzir dados. Access irá inferir um tipo de dados para o campo com base no que introduzir.

Mais informações

As informações nesta secção toca na estrutura de base de dados, estrutura da tabela e uma funcionalidade denominados campos de valores múltiplos.

As ligações que se seguem conduzem-no a artigos que fornecem mais informações sobre esses objectos.

Como os tipos de dados afectam o modo de introdução de dados

Quando estrutura uma tabela de base de dados, selecciona o tipo de dados para cada um dos campos nessa tabela, que é um processo que ajuda a assegurar uma introdução de dados mais exacta. Por exemplo, suponha que abre uma tabela em branco e introduz um conjunto de números de vendas. O Access infere o tipo de dados Números para o campo. Se alguém tentar introduzir texto nesse campo, o Access apresenta uma mensagem de erro e não permite que o utilizador guarde o registo alterado: um passo que ajuda a proteger os dados.

Mostrar-me como ver tipos de dados

No Painel de Navegação, efectue um dos seguintes passos:

  • Faça duplo clique na tabela que pretende para investigar, para abrir a tabela na vista de folha de dados. No separador campos, no grupo formatação, observe o valor na lista Tipo de dados. Nota, se estiver a utilizar o Access 2007, vai encontrar esta lista no separador de folha de dados, no grupo de tipos de dados e formatação. As alterações de valor à medida que coloque o cursor em vários campos na tabela. Esta ilustração mostra a lista:

    Lista Tipo de Dados

  • Clique com o botão direito do rato na tabela que pretende investigar e clique em Vista de Estrutura.

    O Access abre a tabela na grelha de estrutura e a secção superior da grelha mostra o nome e o tipo de dados de cada campo da tabela. Este número mostra uma tabela normal na grelha de estrutura.

    campos na vista de estrutura

O tipo de dados definido para cada campo de tabela fornece o primeiro nível de controlo sobre o que pode e não é possível introduzir um campo. Em alguns casos, tal como quando trabalha com um campo Memo, pode introduzir quaisquer dados que pretende. Em outros casos, tal como quando trabalha com um campo Numeração automática, o tipo de dados definição para o campo impede que introduzir as informações de todo. A tabela seguinte lista os tipos de dados que Access fornece e descreve como afetam a introdução de dados.

Tipo de dados

Efeito na introdução de dados

Texto

Campos de texto aceitam carateres de texto ou numérica, incluindo delimitadas listas de itens. Um campo de texto aceita um número mais pequeno de carateres que é que um campo Memo — de 0 a 255 carateres. Em alguns casos, pode utilizar as funções de conversão para executar cálculos com os dados num campo de texto. Tenha em atenção, começando no Access 2013, dados de texto nomes foram mudados tipos texto Breve.

Memo

É possível introduzir grandes quantias de texto e dados numéricos neste tipo de campo. Além disso, se o estruturador da base de dados definir o campo para suportar o formato RTF, pode aplicar os tipos de formatação que normalmente encontra nos programas de processamento de texto como, por exemplo, o Word. Por exemplo, pode aplicar tamanhos e tipos de letra diferentes a caracteres específicos no texto e colocá-los a negrito ou itálico, etc. Também é possível adicionar tags HTML (Hypertext Markup Language) aos dados.

Além disso, os campos de memorando têm uma propriedade Acrescentar apenasa chamada. Quando ativa a dessa propriedade, pode acrescentar novos dados a um campo de memorando, mas não é possível alterar dados existentes. A funcionalidade destina-se para utilização em aplicações como o controlo de bases de dados, onde poderá ter de manter um registo permanente que permanece imutável de problemas. Quando coloca o cursor num campo Memo com a propriedade Acrescentar apenas ativada, por predefinição, o texto no campo desaparece. Não é possível aplicar as alterações de formatação ou outras ao texto.

Tenha em atenção, começando no Access 2013, dados de memorando nomes foram mudados tipos para Texto longo.

Tal como em campos de texto, também é possível executar funções de conversão em dados num campo Memo.

Número

Só é possível introduzir números neste tipo de campo, sendo possível efectuar cálculos nos valores num campo Número.

Número Grande

Pode introduzir apenas números neste tipo de campo e pode executar cálculos com os valores num campo de número grande. Tenha em atenção os tipos de dados número grande só estão disponíveis na versão de subscrição do Office 365 do Access.

Data/Hora

Só pode introduzir datas e horas neste tipo de campo. Dependendo do modo como o estruturador da base de dados definir o campo, poderá encontrar as seguintes condições:

  • Se o Estruturador da base de dados definida uma máscara de introdução para o campo (uma série de carateres literais e o marcador de posição que aparecem quando selecionar o campo), tem de introduzir dados nos espaços e o formato que fornece a máscara. Por exemplo, se vir uma máscara de como MMM_DD_YYYY, tem de escrever de 2017 11 de Oct nos espaços fornecidos. É possível introduzir um nome completo do mês ou um valor de ano de dois dígitos.

  • Se o designer não tiver criado uma máscara de introdução para controlar como introduzir uma data ou hora, pode introduzir o valor de utilizando qualquer data válida ou o formato de hora. Por exemplo, pode escrever de 2017 11 de conferência, 11/10/17, 11 de Outubro de 2017, e assim sucessivamente.

  • O Estruturador da base de dados poderá aplicar um formato de apresentação para o campo. Nesse caso, se existir sem máscara de introdução, pode introduzir um valor em praticamente qualquer formato, mas o Access apresenta as datas em conformidade com o formato de apresentação. Por exemplo, pode introduzir 10/11/2017, mas poderá ser definido o formato de apresentação para que apresenta o valor como out-11-2017.

Moeda

Só pode introduzir valores de moeda neste tipo de campo. Além disso, não é necessário introduzir manualmente um símbolo monetário. Por predefinição, o Access aplica o símbolo monetário ( ¥, £, €, etc.) especificado nas definições regionais do Windows.

Numeração automática

Não é possível introduzir nem alterar os dados neste tipo de campo em nenhuma altura. O Access incrementa os valores num campo Numeração Automática sempre que é adicionado um novo registo a uma tabela.

Calculado

Não pode introduzir ou alterar os dados neste tipo de campo em qualquer altura. Os resultados deste campo são determinados por uma expressão que define. Sempre que adicionar ou editar um novo registo a uma tabela, o Access atualiza os valores num campo Método de cálculo. Note que foram adicionados tipos de dados do método de cálculo para o início do Access no Access 2010.

Sim/Não

Quando clica num campo definido com este tipo de dados, o Access apresenta uma caixa de verificação ou uma lista pendente, dependendo do modo como o utilizador formatar o campo. Se formatar o campo para mostrar uma lista, poderá seleccionar Sim ou Não, Verdadeiro ou Falso, ou Ligado ou Desligado a partir da lista, mais uma vez, dependendo do formato aplicado ao campo. Não é possível introduzir valores na lista nem alterar os valores na lista directamente a partir de um formulário ou tabela.

Objecto OLE

Utilize este tipo de campo quando pretender ver dados a partir de um ficheiro criado com outro programa. Por exemplo, é possível apresentar um ficheiro de texto, um gráfico do Excel ou um conjunto de diapositivos do PowerPoint num campo Objecto OLE.

Os anexos fornecem uma forma mais rápida, fácil e flexível de ver dados a partir de outros programas. Consulte a entrada Anexo, mais adiante nesta tabela, para obter mais informações.

Hiperligação

Pode introduzir quaisquer dados neste tipo de campo e acesso molda-lo num endereço Web. Por exemplo, se escrever um valor no campo, o Access rodeia texto com http://www. your_text.com. Se introduzir um endereço Web válido, a sua ligação irá funcionar. Caso contrário, a sua ligação irá resultar numa mensagem de erro. Além disso, a edição as hiperligações existentes pode ser difícil porque clicando num campo de hiperligação com o rato inicia o seu browser e leva-o para o site especificado na ligação. Para editar um campo de hiperligação, selecione um campo adjacente, utilize as teclas TAB ou seta para mover o foco para o campo hiperligação e, em seguida, prima F2 para ativar a edição.

Anexo

É possível anexar dados de outros programas a este tipo de campo, embora não seja possível escrever nem introduzir dados de texto ou numéricos de outra forma.

Para obter informações sobre como utilizar um campo de anexo, consulte o artigo anexar ficheiros e gráficos aos registos na sua base de dados.

Assistente de Pesquisas

O Assistente de Pesquisas não é um tipo de dados. Em vez disso, o assistente é utilizado para criar dois tipos de listas pendentes: listas de valores e campos de pesquisa. Uma lista de valores utiliza uma lista delimitada de itens introduzidos manualmente aquando da utilização do Assistente de Pesquisas. Esses valores podem ser independentes de quaisquer outros dados ou objectos na base de dados.

Em contrapartida, um campo de pesquisa utiliza uma consulta para obter dados a partir de uma ou mais das outras tabelas numa base de dados, ou noutra localização como um servidor que executa o SharePoint. O campo de pesquisa, em seguida, apresenta os dados numa lista pendente. Por predefinição, o Assistente de pesquisas define o campo da tabela para o tipo de dados número.

Pode trabalhar com campos de pesquisa diretamente nas tabelas e também em formulários e relatórios. Por predefinição, os valores num campo de pesquisa são apresentados num tipo de controlo de lista denominado uma caixa de combinação — numa lista que tenha uma seta pendente: Uma lista de pesquisa em branco . Dependendo de como o Estruturador da base de dados tem definida o campo de pesquisa e a caixa de combinação, pode editar os itens na lista e adicionar itens à lista. Para o fazer, o Estruturador da base de dados tem de definir uma propriedade de campo de pesquisa (a propriedade chama-se Limitar à listae o estruturador tem que desativar a funcionalidade).

Se não é possível editar diretamente os valores numa lista de pesquisa, tem de adicionar ou alterar os dados na sua lista de valores predefinida ou na tabela que serve de origem para o campo de pesquisa. Para obter informações sobre como fazê-lo, consulte o artigo Editar os itens num campo de pesquisa, mais adiante.

Finalmente, ao criar um campo de pesquisa, poderá defini-lo opcionalmente para suportar vários valores. Quando tal é efectuado, a lista resultante apresenta uma caixa de verificação junto a cada item de lista, sendo possível seleccionar ou desmarcar tantos itens quanto necessário. Esta ilustração mostra uma lista típica de valor múltiplo:

uma lista da caixa de verificação

Para obter informações sobre como criar campos de pesquisa de valores múltiplos e utilizando as listas resultantes, consulte os artigos utilizar uma lista que armazena vários valores e Guia para campos de valores múltiplos.

Nota : Anexo, o método de cálculo e o número grande tipos de dados não estão disponíveis nos formatos de ficheiro. mdb.

Como as propriedades do campo da tabela afectam o modo de introdução de dados

Para além dos princípios de estrutura que controlam a estrutura de uma base de dados e os tipos de dados que controlam o que pode introduzir num determinado campo, várias propriedades do campo também podem afectar o modo como introduz dados numa base de dados do Access.

Ver propriedades de um campo de tabela

O Access fornece duas formas de ver as propriedades de um campo de tabela. Pode utilizar os controlos no separador de folha de dados ou pode abrir a tabela na vista de estrutura. Os conjuntos de passos seguintes explicam como utilizar ambas as técnicas.

Ver propriedades de tabela no separador Folha de Dados

  1. No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela que pretende utilizar.

  2. Clique no separador campos e utilize os controlos no grupo formatação para ver as propriedades para cada campo de tabela. Nota, se estiver a utilizar o Access 2007, vai encontrar esta lista no separador de folha de dados, no grupo de tipos de dados e formatação.

Ver propriedades de tabela na vista de estrutura

  1. No painel de navegação, com o botão direito da tabela que pretende e clique em Vista de estrutura imagem de botão no menu de atalho.

    O Access abre a tabela na grelha de estrutura.

  2. Na parte inferior da grelha, clique no separador Geral, se ainda não estiver seleccionado.

    -ou-

    Para ver as propriedades de um campo de pesquisa, clique no separador Pesquisa.

    Um campo de pesquisa é um campo da tabela que utiliza uma consulta para obter valores de uma ou mais tabelas numa base de dados. Por predefinição, o campo de pesquisa apresenta-lhe esses valores sob a forma de uma lista. Dependendo do modo como um estruturador da base de dados define o campo de pesquisa, é possível seleccionar um ou mais itens a partir dessa lista.

A tabela que se segue lista as propriedades com maior impacto na introdução de dados e explica como afectam a introdução de dados.

Propriedade

Localização na grelha de estrutura da tabela

Valores possíveis

Comportamento quando tenta introduzir dados

Tamanho do Campo

Separador Geral

0-255

O limite de caracteres aplica-se apenas aos campos definidos como o tipo de dados Texto. Se tentar introduzir mais do que o número de caracteres especificado, o campo corta-los-á.

Obrigatório

Separador Geral

Sim/Não

Quando está activada, esta propriedade obriga o utilizador a introduzir um valor num campo e o Access não permite guardar novos dados antes de concluir um campo obrigatório. Quando está desactivada, o campo aceita valores nulos, o que significa que o mesmo pode ficar em branco.

Nota : Um valor nulo não é o mesmo que um valor zero. Zero é um dígito e "nulo" é um valor em falta, não definido ou desconhecido.

Permitir cadeias com comprimento zero

Separador Geral

Sim/Não

Quando está activada, é possível introduzir cadeias com comprimento zero — cadeias que não contêm caracteres. Para criar uma cadeia com comprimento zero, introduza um par de aspas duplas neste campo ("").

Indexado

Separador Geral

Sim/Não

Quando indexa um campo da tabela, o Access impede-o de adicionar valores duplicados. Também é possível criar um índice para mais do que um campo. Se o fizer, poderá duplicar os valores num campo, mas não em ambos os campos.

Máscara de Introdução

Separador Geral

Conjuntos predefinidos ou personalizados de caracteres literais e marcadores de posição

Uma máscara de introdução força-o a introduzir dados num formato predefinido. As máscaras aparecem quando selecionar um campo numa tabela ou um controlo num formulário. Por exemplo, imaginemos que clique num campo de data e ver este conjunto de carateres: MMM-DD-YYYY. Que é uma máscara de introdução. Força-lhe para introduzir valores de mês como abreviaturas de três letras, tal como out e o valor do ano como quatro dígitos — por exemplo, OCT-15-2017.

Nota : Tenha em atenção que as máscaras de introdução apenas controlam o modo como introduz dados e não o modo como o Access armazena ou apresenta os mesmos.

Para mais informações sobre a criação e utilização de máscaras de introdução, consulte o artigo formatos de introdução de dados de controlo com máscaras de introdução. Para mais informações sobre como o Access armazena e apresenta dados de data/hora, consulte o artigo introduzir um valor de data ou hora.

Limitado à Lista

Separador Pesquisa

Sim/Não

Ativa ou desativa as alterações aos itens num campo de pesquisa. Novos utilizadores do Access, por vezes, tentam alterar manualmente os itens num campo de pesquisa. Quando o Access o impede de alterar os itens num campo, esta propriedade é definida como Sim. Se esta propriedade está ativada e precisar de alterar os itens numa lista, terá de abrir a lista (se wan para editar uma lista de valores) ou a tabela que contém os dados de lista de origem (se pretender editar um campo de pesquisa) e altere os valores aí. Para mais informações sobre como utilizar campos de pesquisa, consulte o artigo Editar os itens num campo de pesquisa, mais adiante.

Permitir Edições da Lista de Valores

Separador Pesquisa

Sim/Não

Activa ou desactiva o comando Editar Itens de Lista para listas de valores, mas não para campos de pesquisa. Para activar o comando para campos de pesquisa, introduza um nome de formulário válido na propriedade Listar Formulário de Edição de Itens. O comando Permitir Edições da Lista de Valores aparece num menu de atalho que abre ao clicar com o botão direito do rato num controlo de caixa de combinação ou caixa de listagem. Quando executa o comando, a caixa de diálogo Editar Itens de Lista aparece. Alternadamente, se especificar o nome de um formulário na propriedade Listar Formulário de Edição de Itens, o Access inicia esse formulário em vez de apresentar a caixa de diálogo.

Nota : Pode executar o comando Editar Itens de Lista a partir de controlos de caixa de combinação e de caixa de listagem localizados em formulários e a partir de controlos de caixa de combinação localizados em tabelas e resultados de consulta. Os formulários devem estar abertos na Vista de estrutura ou na Vista de procura; as tabelas e os resultados de consulta devem estar abertos na Vista de folha de dados.

Listar Formulário de Edição de Itens

Separador Pesquisa

Nome de um formulário de introdução de dados

Se introduzir o nome de um formulário de introdução de dados como o valor nesta propriedade da tabela, esse formulário é aberto quando um utilizador executa o comando Editar Itens de Lista. Caso contrário, a caixa de diálogo Editar Itens de Lista aparece quando os utilizadores executam o comando.

Início da página

Adicionar registos directamente a uma tabela na vista de folha de dados

Uma tabela aberta na Vista de folha de dados assemelha-se a uma folha de cálculo do Excel e é possível escrever ou colar dados num ou mais campos — o equivalente a uma célula numa folha de cálculo.

Lembre-se dos factos que se seguem à medida que for avançando.

  • Não é necessário guardar explicitamente os dados. O Access consolida as alterações que o utilizador efectua na tabela quando o cursor é movido para um novo campo na mesma linha ou o cursor é movido para outra linha.

  • Por predefinição, os campos numa base de dados do Access estão definidos para aceitar um tipo de dados específico como, por exemplo, texto ou números. Terá de introduzir o tipo de dados que o campo está definido para aceitar. Caso contrário, o Access apresenta uma mensagem de erro.

    Mensagem de erro de valor inválido

  • Um campo pode ter uma máscara de introdução aplicada. Uma máscara de introdução é um conjunto de caracteres literais e marcadores de posição que obrigam a introduzir dados num formato específico.

    Para mais informações acerca de máscaras de introdução, consulte o artigo formatos de introdução de dados de controlo com máscaras de introdução.

  • Com a exceção anexos e listas de valores múltiplos, pode introduzir apenas um registo na maioria dos campos. Se não sabe se um campo aceita anexos, pode verificar as propriedades do campo. Para fazê-lo, consulte o artigo Ver propriedades de um campo de tabela, os passos neste artigo. Pode sempre identificar uma lista de valores múltiplo porque o Access apresenta uma caixa de verificação junto a cada item de lista.

Introduzir dados numa tabela

  1. No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela que pretende utilizar.

    Por predefinição, o Access abre a tabela na Vista de folha de dados — uma grelha que se assemelha a uma folha de cálculo do Excel.

  2. Clique ou coloque o foco no primeiro campo que pretende utilizar e, em seguida, introduza os dados.

  3. Para avançar para o campo seguinte na mesma linha, prima a tecla de tabulação, utilize as teclas de seta para a direita ou para a esquerda, clique na célula no campo seguinte.

    Por predefinição, quando a tecla de tabulação é premida, o Access utiliza as definições regionais do Windows para determinar se deverá mover o cursor para a esquerda ou para a direita. Se o computador utilizar um idioma lido da esquerda para a direita, o cursor é movido para a direita quando a tecla de tabulação é premida. Se o computador utilizar um idioma lido da direita para a esquerda, o cursor é movido para a esquerda.

    Para avançar para a célula seguinte numa coluna, utilize as teclas de seta para cima ou para baixo, ou clique na célula pretendida.

Aplicar formatação de texto formatado a dados num campo de texto longo (nota)

  1. Com a tabela aberta na vista de folha de dados, selecione um campo de texto longo. Se estiver a utilizar o Access 2007 ou Access 2010 que seria um campo Memo.

    Normalmente, os campos texto longo contêm comentários ou notas, para que pode procurar num campo denominado "Comentários" ou "Notas". Se não conseguir encontrar o campo de texto longo, consulte o artigo Ver propriedades de um campo de tabela, os passos neste artigo.

  2. No separador base, no grupo tipo de letra, utilize os botões e menus para formatar o texto.

    Imagem do Friso do Access

    Pode aplicar tamanhos e tipos de letra diferentes, colocar o texto em negrito ou itálico, alterar cores, etc.

Início da página

Adicionar registos utilizando um formulário

Os formulários de introdução de dados podem fornecer uma forma mais fácil, rápida e exacta de introduzir dados. Normalmente, são criados formulários quando é necessário introduzir dados em mais do que uma tabela de cada vez. Também são criados formulários quando se pretende ocultar alguns dos campos numa tabela, quando se pretende facilitar a utilização de uma base de dados (um passo que poderá reduzir os custos de formação) e quando se pretende ajudar a assegurar que os utilizadores introduzem os dados de forma correcta.

Como utilizar um formulário para editar dados depende a estrutura do formulário. Os formulários podem conter qualquer número de controlos, tais como listas, caixas de texto, botões e folhas de dados — grelhas com aspeto semelhante a folhas de cálculo do Excel. Por sua vez, cada um dos controlos no formulário ou leia dados a partir ou escreve dados para um campo da tabela subjacente. O que fazer com um determinado controlo depende o tipo de dados que definiu para o campo da tabela subjacente, qualquer propriedades definidas para esse campo e possivelmente várias propriedades que define o Estruturador da base de dados para cada controlo. Para mais informações sobre como os tipos de dados e propriedades do campo afetam a introdução de dados, consulte o artigo como tipos de dados afetam a forma como o utilizador introduz dados e como propriedades do campo de tabela afetam a forma como o utilizador introduz dados, as secções neste artigo.

As secções que se seguem explicam como utilizar os controlos de introdução de dados mais comuns. Se tiver qualquer questão relativamente à base de dados específica, contacte o administrador do sistema ou o estruturador da base de dados.

Adicionar ou editar texto numa caixa de texto

Quando adicionar ou editar texto numa caixa de texto, trabalhe com dados num texto ou um campo de texto (nota) tempo. Antes de continuar, lembre-se de que pode definir um campo de texto longo (ou o controlo vinculado ao campo de texto longo) suportar a formatação de texto formatado e, em seguida, pode aplicar diferentes tipos de letra, tamanhos, estilos e cores ao seu texto.

Editar texto numa caixa de texto

  • Coloque o cursor na caixa de texto e alterar os dados. Lembre-se de que não é possível efetuar cálculos no números em texto ou texto longo (nota) campo.

Aplicar o formato RTF

Nota : Pode seguir estes passos apenas quando uma caixa de texto que está vinculada a um campo de texto longo (nota). Consulte o artigo Ver propriedades de um campo de tabela, os passos neste artigo.

  1. Com o formulário aberto no formulário ou esquema vistas ou a tabela aberta na vista de folha de dados, selecione o campo de texto longo (nota).

  2. No separador base, no grupo tipo de letra, utilize os botões e menus para formatar o texto.

    Imagem do Friso do Access

    Pode aplicar tamanhos e tipos de letra diferentes, colocar o texto em negrito ou itálico, alterar cores, etc.

Introduzir dados utilizando uma lista

Pode utilizar listas em formulários e em tabelas e os resultados de consulta são abertos na vista de folha de dados — uma grelha que se assemelha a uma folha de cálculo do Excel.

Quando utiliza uma lista num formulário, pode ver um controlo de caixa de combinação ou de caixa de listagem. Estas imagens representam um controlo da caixa de combinação e da caixa de listagem, respectivamente.

Uma lista de pesquisa em branco

Controlo de caixa de listagem básico num formulário

Quando utiliza uma lista numa tabela ou num resultado de consulta, por predefinição, o Access utiliza uma caixa de combinação.

Além disso, as listas podem suportam múltiplos valores. Se vir uma lista com uma caixa de verificação junto a cada item de lista, pode selecionar até 100 itens nessa lista. Listas de valores múltiplos que pode criar sem programação podem resolver um problema de negócio comuns. Por exemplo, suponha que utiliza uma base de dados do Access para controlar os seus problemas de suporte ao cliente. Se precisar de atribuir a várias pessoas a um problema, pode utilizar uma lista de valores múltiplo. Estes valores mostram típicas listas de valores múltiplos.

Uma lista pendente da caixa de verificação no estado de aberta.   uma lista da caixa de verificação

É também possível editar os itens numa lista. Se o utilizador ou o estruturador da base de dados activar o comando, é possível adicionar, alterar e remover itens de lista directamente a partir da lista. No entanto, os estruturadores de bases de dados podem optar por desactivar o comando, pelo que poderá não estar disponível para todas as bases de dados.

Os passos nas secções que se seguem explicam como utilizar e editar listas.

Seleccionar itens a partir de uma lista pendente

  1. Abra o formulário, tabela ou o resultado de consulta que contém a lista.

    Nota : Deve abrir os formulários na Vista de formulário ou na Vista de esquema. Deve abrir as tabelas e os resultados de consulta na Vista de folha de dados.

  2. Clique na seta para baixo junto da lista e, em seguida, seleccione o item que pretende.

  3. Para consolidar a escolha na base de dados, mova o cursor para outro campo.

Seleccionar itens a partir de uma caixa de listagem

  1. Abra o formulário que contém a lista.

  2. Desloque o ecrã da lista de itens para baixo na caixa de listagem e seleccione o item que pretende.

  3. Para consolidar a escolha na base de dados, mova o cursor para outro campo.

Seleccionar itens a partir de uma lista pendente da caixa de verificação

  1. Abra o formulário, tabela ou o resultado de consulta que contém a lista.

    Nota : Pode utilizar as listas pendentes da caixa de verificação nos formulários, tabelas e resultados de consulta. Para tal, deverá abrir os formulários na Vista de formulário ou na Vista de procura e deverá abrir as tabelas e os resultados de consulta na Vista de folha de dados.

  2. Clique na seta para baixo junto à lista.

  3. Seleccione um máximo de 100 caixas de verificação e, em seguida, clique em OK.

Seleccionar itens a partir de uma lista da caixa de verificação

  1. Abra o formulário que contém a lista.

    Nota : Deve abrir o formulário na Vista de formulário ou na Vista de procura.

  2. Clique na seta para baixo junto à lista.

  3. Seleccione um máximo de 100 caixas de verificação e, em seguida, clique em OK.

Editar os itens numa lista

Nota : Pode editar qualquer tipo de lista num formulário, tabela ou resultado de consulta. Lembre-se que deverá abrir os formulários na Vista de formulário ou na Vista de procura e as tabelas e resultados de consulta na Vista de folha de dados. Além disso, lembre-se que o estruturador da base de dados ou o departamento de IT pode desactivar este comando, pelo que nem sempre estará disponível.

  1. Abra o formulário, tabela ou o resultado de consulta que contém a lista.

  2. Clique com o botão direito do rato na lista que pretende editar e, em seguida, clique em Editar Itens de Lista.

    É apresentada uma caixa de diálogo ou um formulário de introdução de dados. O ecrã que vê depende do tipo de lista que pretende editar. O Access utiliza dois tipos de lista básicos — listas de valores e listas de pesquisa. As listas de valores apresentam um conjunto de itens que introduz manualmente e as listas de pesquisa utilizam uma consulta para obter os respectivos dados de uma ou mais tabelas. Efectue um dos seguintes procedimentos.

    • Se estiver a editar uma lista de valores, utilize a caixa de diálogo Editar Itens de Lista para editar os dados da lista e, em seguida, clique em OK depois de terminar.

    • Se estiver a editar uma lista de pesquisa, é apresentado um formulário de introdução de dados. Utilize esse formulário para editar os dados da lista.

Início da página

Editar os itens num campo de pesquisa

Um campo de pesquisa apresenta uma lista de dados que os utilizadores podem utilizar para seleccionar um ou mais itens. Pode criar dois tipos de lista de pesquisa.

  • Listas de valores    Contêm um conjunto de valores codificado que introduz manualmente. Os valores residem na propriedade Origem da Linha do campo de pesquisa.

  • Listas de pesquisa    Utilizam uma consulta para obter valores de outra tabela. A propriedade Origem da Linha do campo contém uma consulta em vez de uma lista de valores codificada.

Por predefinição, o Access apresenta dados da pesquisa numa lista pendente, embora seja possível especificar um controlo de caixa de listagem. É aberta uma lista pendente para apresentar a lista e, em seguida, é fechada depois de efectuar uma selecção. Pelo contrário, uma caixa de listagem permanece sempre aberta.

Pode executar o comando Editar itens de lista ou pode editar os dados diretamente na propriedade Origem da linha ou tabela de origem. Para obter informações sobre como utilizar o comando Editar itens de lista, consulte o artigo introduzir dados utilizando uma lista, neste artigo. Os passos nesta secção explicam como editar os itens diretamente numa propriedade de Origem da linha ou tabela de origem. O processo segue vários passos abrangentes.

  • Identificar o campo de pesquisa. Segue um processo ligeiramente diferente quando trabalha com um formulário em vez de uma tabela.

  • Identificar o tipo de campo de pesquisa — uma lista de valores ou uma lista de pesquisa. Se estiver a utilizar uma lista de pesquisa, identifique a tabela de origem que fornece os dados para o campo de pesquisa.

  • Editar os itens na lista de valores.

    -ou-

    Abra a tabela de origem para a lista de pesquisa e edite os dados nessa tabela.

Identificar um campo de pesquisa a partir de um formulário

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no formulário e clique em Vista de Estrutura.

    - ou -

    Se o formulário já estiver aberto, poderá clicar com o botão direito do rato no separador de formulário e clicar em Vista de Estrutura no menu de atalho.

    –ou–

    No separador base, no grupo vista, clique no botão de vista para alternar entre vistas disponíveis. Em alternativa, pode clique na seta em vista e, em seguida, selecione uma das vistas disponíveis a partir do menu...

    Imagem do Friso do Access

  2. Clique com o botão direito do rato no controlo de caixa de listagem ou de caixa de combinação e clique em Propriedades.

  3. Na folha de propriedades, clique no separador Tudo e localize as propriedades Tipo de Origem da Linha e Origem da Linha. A propriedade Tipo de Origem da Linha deverá conter Lista de Valores ou Tabela/Consulta e a propriedade Origem da Linha deverá conter uma lista de itens separados por pontos e vírgulas ou uma consulta. Conforme necessário, aumente a folha de propriedades de modo a poder ler a lista de itens ou a consulta.

    Normalmente, listas de valor utilizam esta sintaxe básica: item "a";" produto";" item"

    Neste caso, a lista é um conjunto de itens rodeados de aspas duplas e separados por pontos e vírgulas.

    Consultas selecionar utilizam esta sintaxe básica: SELECIONE [table_or_query_name]. [ nome_campo] FROM [table_or_query_name].

    Neste caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela ou consulta e a um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou consulta. Segue-se um aspecto a lembrar: as cláusulas SELECT podem não conter sempre o nome de uma tabela ou consulta, embora contenham sempre o nome de, pelo menos, um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM têm de se referir a uma tabela ou consulta. Assim, pode sempre encontrar a tabela de origem ou a consulta de origem para um campo de pesquisa ao ler a cláusula FROM.

  4. Efectue um dos seguintes procedimentos.

    • Se estiver a utilizar uma lista de valores, edite os itens na lista. Certifique-se de que rodeia todos os itens de aspas duplas e de que os separa com um ponto e vírgula.

    • Se a consulta na lista de pesquisa referenciar outra consulta, no Painel de Navegação, abra a segunda consulta na Vista de estrutura (clique com o botão direito do rato na consulta e clique em Vista de Estrutura). Tome nota do nome da tabela que aparece na secção superior do estruturador de consulta e, em seguida, avance para o passo seguinte.

      -ou-

      Se a consulta no campo de pesquisa referenciar uma tabela, tome nota do nome da tabela e avance para o passo seguinte.

  5. Faça duplo clique na tabela no Painel de Navegação para a abrir na Vista de folha de dados e, em seguida, edite os itens de lista conforme necessário.

Identificar um campo de pesquisa a partir de uma tabela

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela e clique em Vista de Estrutura.

  2. Na secção superior da grelha de estrutura da consulta, na coluna Tipo de Dados, clique ou coloque o foco em qualquer campo Texto, Número ou Sim/Não.

  3. Na secção inferior da grelha de estrutura da tabela, clique no separador Pesquisa e, em seguida, analise as propriedades Tipo de Origem da Linha e Origem da Linha.

    A propriedade Tipo de Origem da Linha deve apresentar Lista de Valores ou Tabela/Consulta. A propriedade Origem da Linha deve conter uma lista de valores ou uma consulta.

    Listas de valor utilizam esta sintaxe básica: item "a";" produto";" item"

    Neste caso, a lista é um conjunto de itens rodeados de aspas duplas e separados por pontos e vírgulas.

    Normalmente, as consultas selecionar utilizam esta sintaxe básica: SELECIONE [table_or_query_name]. [ nome_campo] FROM [table_or_query_name].

    Neste caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela ou consulta e a um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou consulta. Segue-se um aspecto a lembrar: as cláusulas SELECT podem não conter sempre o nome de uma tabela ou consulta, embora contenham sempre o nome de, pelo menos, um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM têm de se referir a uma tabela ou consulta. Assim, pode sempre encontrar a tabela de origem ou a consulta de origem para um campo de pesquisa ao ler a cláusula FROM.

  4. Efectue um dos seguintes procedimentos.

    • Se estiver a utilizar uma lista de valores, edite os itens na lista. Certifique-se de que rodeia todos os itens de aspas duplas e de que os separa com um ponto e vírgula.

    • Se a consulta no campo de pesquisa referenciar outra consulta, no Painel de Navegação, abra a segunda consulta na Vista de estrutura (clique com o botão direito do rato na consulta e clique em Vista de Estrutura). Tome nota do nome da tabela que aparece na secção superior do estruturador de consulta e, em seguida, avance para o passo seguinte.

      - ou -

      Se a consulta no campo de pesquisa referenciar uma tabela, tome nota do nome da tabela e avance para o passo seguinte.

  5. Faça duplo clique na tabela no Painel de Navegação para a abrir na Vista de folha de dados e, em seguida, edite os itens de lista conforme necessário.

Início da página

Introduzir cadeias com comprimento zero

O Access permite-lhe distinguir entre dois tipos de valor em branco: valores nulos e cadeias de comprimento zero. Os valores nulos indicam um valor desconhecido e as cadeias de comprimento zero indicam campos que contêm um espaço. Por exemplo, suponha que tem uma tabela de dados de cliente, e que essa tabela contém um campo de número de fax. Poderá deixar o campo em branco se não tiver certeza quanto ao número de fax do cliente. Nesse caso, deixar o campo em branco introduz um valor nulo, o que significa que não se sabe qual é o valor. Se determinar posteriormente que o cliente não tem fax, poderá introduzir uma cadeia de comprimento zero no campo para indicar que se sabe que não existe nenhum valor.

Nota : Lembre-se de que pode definir uma propriedade que impede que os campos de aceitar os valores nulos. Para mais informações sobre como definir esta propriedade, consulte o artigo como tipos de dados afetam a forma como o utilizador introduz dados, neste artigo.

  1. Abra uma tabela na Vista de folha de dados ou um formulário na Vista de formulário ou na Vista de procura.

  2. Seleccione o campo que pretende e escreva duas aspas duplas sem espaços entre as mesmas ("").

  3. Mova o cursor para outro registo para consolidar as alterações na base de dados. Por predefinição, as aspas desaparecem.

Início da página

Adicionar registos através da importação ou ligação a dados

Pode importar ou ligar a dados localizados numa variedade de origens, incluindo outras bases de dados, livros do Excel, ficheiros de texto e documentos do Word e listas em servidores a executar o Microsoft SharePoint Services.

A explicação de como importar e ligar a essas origens de dados ultrapassa o âmbito deste artigo. Estas ligações conduzem-no a informações sobre a importação e ligação a dados.

Início da página

Métodos para poupar tempo ao introduzir dados

O Access fornece uma variedade de formas para tornar o processo de introdução de dados mais rápido. Os procedimentos nas secções que se seguem explicam como predefinir um valor para campos e listas nos formulários e como utilizar teclas de atalho para reutilizar valores quando ordena os dados.

Predefinir um valor para um campo ou controlo

Se um grande número de registos partilhar o mesmo valor para um determinado campo como, por exemplo, uma cidade ou país/região, pode poupar tempo predefinindo um valor para vincular o controlo a esse campo. Por predefinição, quando abre o formulário ou cria um novo registo, o valor predefinido aparece nesse controlo.

Predefinir um valor para um controlo

  1. Abra o formulário na Vista de estrutura.

  2. Clique com o botão direito do rato no controlo com o qual pretende trabalhar e, em seguida, clique em Propriedades.

  3. No separador Dados, defina a propriedade Valor Predefinido para o valor que pretende.

  4. Repita os passos 1-3 para predefinir um novo valor.

Especificar um valor diferente

  • Para obter um valor numa caixa de texto, introduza os novos dados. Pode substituir um valor predefinido em qualquer altura.

    –ou–

  • Para obter um valor numa lista, seleccione um novo valor a partir da lista.

Reutilizar valores ao ordenar

Como mover entre os registos, poderá ter de ordenar cada registo utilizando o mesmo valor. Quando o fizer, pode poupar tempo ao utilizar as teclas de atalho para repetir que ordenar valor. Por exemplo, suponha que ordena listas de encomendas por tipo de produto. No primeiro registo, escreva Contornos bebidas para ordenar ordens onde os clientes comprou contornos bebidas. Quando mover para o registo seguinte, pode copiar e reutilizar esse valor ordenar.

Nota : Estes passos partem do princípio que o utilizador tem um formulário aberto na Vista de formulário.

  1. Desloque-se para o campo que reutiliza o valor a partir do campo correspondente no registo anterior.

  2. Prima CTRL+' (apóstrofo).

Início da página

Nota : Exclusão de Responsabilidade da Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por um sistema informático sem intervenção humana. A Microsoft fornece estas traduções automáticas para ajudar utilizadores que não falam inglês a desfrutarem de conteúdos acerca dos produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Uma vez que o artigo foi traduzido de forma automática, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

Aumente os seus conhecimentos
Explore as formações
Seja o primeiro a obter novas funcionalidades
Adira ao Office Insider

As informações foram úteis?

Obrigado pelos seus comentários!

Obrigado pelo seu feedback! Parece que poderá ser benéfico reencaminhá-lo para um dos nossos agentes de suporte do Office.

×