Adicionar os dados recolhidos através de mensagens de correio electrónico à base de dados do Access

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Pode recolher ou atualizar informações através de e-mails através do Microsoft Access 2007 ou do Access 2010 com o Microsoft Outlook 2007 ou o Microsoft Outlook 2010. O Access irá orientá-lo ao criar um formulário de coleta de dados e ao enviar o formulário numa mensagem de e-mail. Quando os destinatários de e-mail devolvem os formulários concluídos, pode optar por ter os dados recolhidos processados e armazenados automaticamente numa base de dados do Access especificada. Este método de recolha de dados pode poupar tempo e esforço em geral envolvidos numa cópia e colagem ou num processo de introdução de dados manual. Seguem-se alguns cenários onde pode utilizar este processo para recolher dados:

Inquéritos    Pode efetuar uma pesquisa e compilar os resultados ao criar uma base de dados do Access com as tabelas necessárias para armazenar os resultados e utilizar o assistente para gerar um formulário de pesquisa e, em seguida, enviá-los para os participantes da pesquisa. Quando os participantes respondem, os dados da pesquisa são armazenados automaticamente na base de dados.

Relatórios de estado    Quer seja o estado mais recente do nível de inventário ou as informações atualizadas sobre problemas pendentes, a sua equipa pode manter-se informado ao enviar-lhe mensagens de e-mail que contenham as informações atuais em intervalos regulares.

Gestão de eventos    Ao organizar uma conferência ou formação ou outros eventos, pode enviar um ou mais formulários como uma mensagem de e-mail para reunir informações de contacto, preferências de viagem e Hotéis, entre outros. Se optar por que as respostas sejam processadas automaticamente, os participantes poderão alterar as suas preferências em qualquer altura sem ter de o notificar e ter sempre acesso aos dados mais recentes para fins de decisão.

Este artigo explica o que precisa para utilizar este processo, como começar a utilizar o assistente e, em seguida, fornece informações adicionais em vários passos, para que possa fazer a seleção mais informada à medida que segue o assistente

Nota: Não poderá adicionar os dados recolhidos se o seu destinatário tiver utilizado o hotmail ou o Yahoo para lhe enviar o formulário de recolha de dados.

Antes de começar

Se esta for a primeira vez que recolhe dados através de mensagens de e-mail, execute os seguintes passos:

  1. Certifique-se de que instalou as seguintes aplicações no seu computador:

    • Access 2007 ou Access 2010.

    • Outlook 2007 ou Outlook 2010. Tem de ter o Outlook instalado e configurado no computador que utiliza para enviar as mensagens de e-mail. Se tiver o Outlook instalado, mas ainda não estiver configurado, inicie o Outlook e siga as instruções no assistente de arranque do Outlook. Para obter ajuda com o assistente, consulte a ajuda do Outlook.

    • Se pretender utilizar um formulário do InfoPath, certifique-se de que tem o InfoPath 2007 ou posterior Edition instalado e os seus destinatários também terão de ter o InfoPath instalado nos seus computadores.

    • Os destinatários de e-mail têm de ter o InfoPath ou um cliente de e-mail que suporte o formato HTML instalado nos seus computadores para poder ver e editar o formulário.

      O formulário utilizado para recolher dados através de mensagens de correio electrónico não é um formulário do Access. O assistente gera um formulário especial num formato HTML ou InfoPath.

      Identifique uma base de dados de destino. A base de dados pode estar num formato. mdb ou. accdb. Além disso, os ficheiros. mde e. accde são suportados. Se não pretender utilizar uma base de dados existente, tem de criar uma nova.

  2. Identifique ou crie as tabelas que pretende preencher com os dados das respostas do e-mail. Se estiver a recolher dados para tabelas existentes, certifique-se de que as tabelas não são só de leitura e que tem as permissões necessárias para adicionar ou atualizar os conteúdos.

Nota: Os tipos de campo de anexo, de numeração automática, OLE e de múltiplos valores não podem ser recolhidos através de mensagens de correio electrónico

Se a sua operação de recolha de dados preencher duas ou mais tabelas, tem de criar uma consulta Selecionar e utilizá-la como a origem de registo do formulário. Certifique-se de que a consulta inclui todos os campos obrigatórios das tabelas subjacentes. Se estiver a utilizar uma consulta existente, certifique-se de que a consulta não é só de leitura e que tem as permissões necessárias para adicionar ou atualizar os conteúdos. Para obter mais informações sobre como criar uma consulta com base em duas ou mais tabelas, consulte o artigo introdução às consultas.

Armazene os dados como novos registos nas seguintes situações:

  • Se os dados forem preenchidos múltiplas tabelas.

  • Se a tabela de destino não tiver um campo de chave primária. Os valores de chave primária são necessários para mapear cada resposta a um registo existente. Se a sua tabela de destino não tiver um campo de chave primária, adicione-o agora ou atribua um campo existente que tenha valores exclusivos como uma chave primária.

  • Se a tabela de destino não tiver registos. Se a tabela estiver em branco, o assistente pressupõe que pretende adicionar registos.

  • Se os endereços de e-mail dos destinatários não forem armazenados como um campo na base de dados. Ao recolher dados para atualizar registos, não poderá escrever manualmente os endereços na mensagem gerada pelo assistente. O campo endereço tem de estar na tabela de destino ou numa tabela que tenha uma relação com a tabela de destino.

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Introdução

  1. Abra a base de dados na qual os dados coletados serão armazenados.

  2. Para adicionar os dados a uma única tabela, selecione a tabela no painel de navegação. Para preencher várias tabelas relacionadas, selecione a consulta que está associada a estas tabelas.

  3. Efetue um dos seguintes procedimentos para iniciar o assistente:

    • No separador dados externos , no grupo recolher dados , clique em criar E-mail.

    • Clique com o botão direito do rato na tabela ou consulta e, em seguida, clique em recolher e atualizar dados por E-mail.

      Nota: Se a tabela não contiver campos ou apenas os tipos de campo numeração automática, objeto OLE, anexo ou valores de pesquisa de valores múltiplos, o Access apresenta a seguinte mensagem: a tabela ou consulta selecionada não tem campos que suportam a coleta de dados através de um e-mail .

Se a tabela contiver campos que suportam a coleta de dados, o assistente é iniciado. Se a tabela de destino suporta a adição e a atualização de dados, o assistente o guiará pelos passos necessários para recolher dados através de mensagens de correio electrónico.

Utilize as secções seguintes como referência para quaisquer questões que possa ter ao seguir estes sete passos principais do processo.

  1. Escolha o tipo de formulário de introdução de dados que pretende enviar

  2. Escolha se pretende recolher novos dados ou atualizar os dados existentes

  3. Especificar os dados que pretende que sejam recolhidos

  4. Especificar o processamento automático ou manual de dados

  5. Selecione como pretende especificar os endereços de e-mail dos destinatários

  6. Rever e especificar a lista de destinatários

  7. Criar e enviar a mensagem de e-mail

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Escolha o tipo de formulário de introdução de dados que pretende enviar

Selecione o tipo de formulário com base na facilidade de utilização para si e para os seus destinatários.

Selecionar formulário HTML    Um formulário HTML pode ser visualizado e editado por qualquer utilizador cujo cliente de e-mail suporte HTML

Selecionar formulário do Microsoft InfoPath    Verá esta opção apenas se o InfoPath estiver instalado no seu computador. Selecione esta opção apenas se os seus destinatários tiverem o InfoPath e o Outlook instalados nos seus computadores. Um formulário do InfoPath oferece um melhor ambiente de introdução e de introdução de dados,

A página do assistente apresentada em seguida depende de se o objeto de destino suporta a atualização de dados. Se o objeto for uma consulta com base em duas ou mais tabelas, ou se for uma tabela que não tem um campo de chave primária ou não contenha quaisquer registos, o assistente pressupõe que pretende adicionar novos registos e pede-lhe para selecionar os campos do formulário. Em todos os outros casos, o assistente pede-lhe para especificar se pretende adicionar ou atualizar os dados antes de lhe pedir para selecionar os campos do formulário.

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Escolha se pretende recolher novos dados ou atualizar os dados existentes

Especifique o que pretende fazer com os dados. O tipo de formulário que está a utilizar afeta o número de registos novos que um destinatário pode enviar para si através de uma única resposta. Ao atualizar dados, o número de registos que têm de ser atualizado por um destinatário identifica o número de formulários já concluídos que serão incluídos numa mensagem.

Nota: Para adicionar novos registos, escreva os endereços de e-mail na caixa endereço da mensagem de e-mail quando a mensagem é criada. Para atualizar os dados existentes, os endereços de e-mail dos destinatários têm de ser armazenados como um campo na tabela ou consulta subjacente ou numa tabela relacionada.

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Especificar os dados que pretende coletar

Ao escolher os campos a incluir no formulário, não é necessário incluir todos os campos existentes na tabela ou consulta subjacente no formulário. No enTanto, as seguintes condições têm de ser atendidas:

  • Campos obrigatórios:    Os campos marcados com um símbolo asterisco (*) são campos obrigatórios. Se estiver a recolher novos registos, o assistente incluirá automaticamente todos os campos cuja propriedade Required está definida como Sim. Se os campos obrigatórios de um registo estiverem em branco, o Access falha ao adicionar o registo à tabela.

  • Tipos de campo não suportados:    Não poderá incluir determinados tipos de campo no formulário, como, por exemplo, numeração automática, anexo, objeto OLE ou campos de pesquisa de valores múltiplos.

  • Campo de chave primária:    No entanto, o utilizador poderá escrever um valor no campo ao adicionar registos. a resposta não será processada se o valor especificado já estiver a ser utilizado.

    Nota: Para cada campo incluído, em Propriedades do campo, especifique uma etiqueta e clique em só de leitura se não pretender que o utilizador altere os dados nesse campo.

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Especificar o processamento automático ou manual de dados

Pode selecionar um processamento automático ou manual de respostas. O processamento automático significa que, quando Obtém as respostas, o Outlook e o Access trabalham em conjunto para exportar os dados para as tabelas de destino da sua base de dados. O processamento automático pode poupar tempo e esforço. Apenas o processamento manual significa que inicia a operação de exportação para transferir os dados de uma pasta especificada no Outlook, para a tabela de destino no Access.

As respostas são exportadas com êxito para a tabela de destino, desde que as respostas sejam atendidas no momento em que as respostas chegam à sua caixa de correio:

  • O Outlook já tem de estar em execução no seu computador. Se o Outlook não estiver a ser executado, o processamento será iniciado da próxima vez que iniciar o Outlook.

  • O Access não tem de estar protegido por palavra-passe e não deve ser aberto no modo exclusivo. O nome ou a localização da base de dados não devem ser alterados desde que enviou a mensagem de e-mail.

  • Os nomes das tabelas e consultas e as propriedades dos campos incluídos no formulário não devem ser alteradas desde que enviou a mensagem de e-mail.

  • Tem de ter as permissões necessárias para adicionar ou atualizar os conteúdos da consulta e tabelas subjacentes.

    Nota: Se o processamento automático falhar, experimente corrigir os problemas e, em seguida, exporte manualmente as respostas que falharam. As respostas que chegam à sua caixa de entrada depois de resolver os problemas continuam a ser processadas automaticamente.

Definir propriedades para controlar o processamento automático de respostas

Para especificar uma pasta diferente do Outlook onde as respostas são armazenadas, na página especificar como pretende processar as respostas do assistente, clique no nome da pasta. Na caixa de diálogo Selecionar pasta , selecione uma pasta diferente ou clique em novo para criar uma nova pasta.

Se clicar em definir propriedades para controlar o processamento automático de respostas para alterar ou ajustar as definições de importação, consulte a seguinte tabela para obter informações sobre as opções disponíveis:

Opção

Resultado

DesCartar respostas das pessoas a quem não enviou a mensagem   

Selecione esta caixa de verificação se quiser que apenas as respostas que foram enviadas pelos destinatários originais da sua mensagem sejam processadas automaticamente. As respostas de outras pessoas são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente.

Aceitar várias respostas de cada destinatário   

Selecione esta caixa de verificação se quiser que apenas a primeira resposta de cada destinatário seja processada automaticamente. A segunda e as respostas subsequentes são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente.

Nota: Esta definição só controla o número de respostas e não o número de registos numa única resposta, que são processados. Por outras palavras, se enviar um formulário do InfoPath, um utilizador pode enviar-lhe múltiplos registos numa única resposta e o Access processa automaticamente todos os registos na resposta, mesmo que esta caixa de verificação não esteja selecionada.

Permitir apenas atualizações a dados existentes   

Quando os destinatários utilizam um formulário do InfoPath para atualizar dados, podem enviar novos registos para além das atualizações aos registos existentes. Selecione esta caixa de verificação para processar apenas as atualizações dos registos existentes.

Número de respostas a processar    

Introduza o número total de respostas (de todos os destinatários) que pretende que sejam processadas automaticamente. Se pretender que todas as respostas sejam processadas automaticamente, introduza um valor grande, como 5000, na caixa de texto. As respostas que são recebidas depois de o valor especificado ser atingido são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente.

Data e hora para parar    

Especificar quando o processamento automático de respostas deve ser interrompido para esta mensagem de e-mail. As respostas recebidas após esta data e hora são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente.

Para alterar estas opções posteriormente, no separador dados externos , no grupo recolher dados , clique em gerir respostas. Na caixa de diálogo gerir mensagens de recolha de dados , selecione a mensagem para a qual pretende alterar as definições e, em seguida, clique em Opções de mensagem. As alterações efetuadas na caixa de diálogo afetam todas as respostas subsequentes que receber para essa mensagem.

Processar respostas manualmente

Para controlar quando e que respostas são processadas, não selecione a opção processo automático. As respostas serão guardadas numa pasta especificada no Outlook até selecionar e clicar com o botão direito do rato em cada resposta na pasta e, em seguida, clique em exportar dados para o Microsoft Access no menu de atalho.

Em alguns casos, poderá também ter de processar manualmente as respostas que falharam a ser processadas automaticamente.

Lembre-se do seguinte antes de exportar dados

  • A base de dados do Access não deve ser aberta no modo exclusivo e o nome ou a localização da base de dados não deve ter sido alterada desde que enviou a mensagem de e-mail.

  • Os nomes das tabelas e consultas e as propriedades dos campos incluídos no formulário não devem ser alteradas desde que enviou a mensagem de e-mail.

  • Tem de ter as permissões necessárias para adicionar ou atualizar os conteúdos da consulta e tabelas subjacentes.

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Selecione como pretende especificar os endereços de e-mail dos destinatários

Se estiver a recolher apenas as novas informações, pode especificar os endereços de e-mail de duas formas:

  • Escreva os endereços de e-mail individualmente na mensagem de e-mail do Outlook ou selecione os endereços a partir de um livro de endereços.

  • Utilize o campo endereço de e-mail na tabela ou consulta da base de dados atual do Access.

    Nota: Ao recolher dados para atualizar os registos existentes, não vê esta caixa de diálogo, porque os endereços de e-mail dos destinatários têm de estar disponíveis primeiro como campo na base de dados.

Introduzir os endereços de e-mail diretamente no Outlook

Se estiver a especificar os seus destinatários no Outlook, pode pré-visualizar e personalizar a mensagem antes de a enviar. No corpo da mensagem de correio electrónico inclui uma breve introdução e um formulário. É recomendável que não faça alterações ao formulário. As alterações à estrutura do formulário podem fazer com que a resposta não seja processada.

Utilizar os endereços de e-mail armazenados num campo da base de dados

A opção para selecionar uma tabela associada refere-se a tabelas relacionadas. Para ver ou editar relações de tabelas na base de dados, no separador ferramentas de base de dados. separador, no grupo relações , clique em relações

Para obter mais informações sobre relações, consulte o Guia do artigo para relações de tabelas.

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Rever e especificar a lista de destinatários

O passo principal final envolve pré-visualizar e personalizar a mensagem de e-mail, ajustar a sua lista de destinatários e, em seguida, enviar a sua mensagem de recolha de dados.

Criar e enviar a mensagem de e-mail

Quando o Assistente informa-o de que já pode criar a mensagem de e-mail e mostra-lhe como ver o estado do e-mail ao utilizar o comando gerir respostas , poderão aparecer algumas mensagens de aviso. A tabela seguinte descreve cada aviso e a ação que pode seguir para o resolvê-lo:

Aviso mensagem de

Descrição

Alguns registos não contêm um endereço válido no campo de endereço de e-mail especificado. Nenhum dado será devolvido para estas linhas.

O campo de endereço de e-mail que selecionou contém valores nulos.

Se pretender recolher dados para cada registo, saia do assistente e substitua os valores nulos por endereços de e-mail. Em seguida, inicie novamente o assistente.

Tem actualmente um bloqueio exclusivo na base de dados; o processamento automático irá falhar até o bloqueio ser liberado.

A base de dados está actualmente aberta no modo exclusivo.

Se optar por ter as respostas processadas automaticamente, o processamento falhará porque o Access não pode adicionar ou atualizar uma base de dados que tenha um bloqueio exclusivo. Fechar e reabrir a base de dados no modo não exclusivo imediatamente após enviar a mensagem

Estas mensagens de e-mail podem conter dados que sejam de uma natureza confidencial ou sensível.

Está a recolher dados para atualizar registos existentes e o formulário que está prestes a enviar será preenchido com os dados existentes.

Se alguns campos de formulário incluírem dados confidenciais, volte à etapa do assistente onde selecionou os campos e remova os campos que contêm dados confidenciais do formulário

Depois de pré-visualizar e personalizar a mensagem, pode filtrar o campo do endereço de e-mail e selecionar os seus destinatários. Selecione os endereços de e-mail que pretende utilizar ao selecionar as caixas de verificação correspondentes. Se vir uma caixa de diálogo a listar endereços de e-mail inválidos, tome nota dos endereços na lista e clique em sair. Verifique os endereços inválidos, faça as correções necessárias e, em seguida, tente reenviar a mensagem.

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