Acerca da estruturação de uma base de dados

Uma boa estrutura de base de dados faz com que seja fácil manter a base de dados. Armazena dados em tabelas e cada tabela contém dados acerca de um assunto, tal como clientes. Consequentemente, actualiza um determinado tipo de dados, tal como um endereço, num único local e essa alteração aparece automaticamente ao longo da base de dados.

Uma base de dados bem estruturada contém normalmente diferentes tipos de consultas que apresentam as informações de que necessita. Uma consulta pode apresentar um subconjunto de dados, tal como todos os clientes em Londres ou combinações de dados de tabelas diferentes, tal como informações sobre encomendas combinadas com informações sobre clientes.

A query with fields from two tables

Imagem de botão Esta consulta obtém a ID da encomenda, nome da empresa, cidade e informações sobre datas requeridas para os clientes em Londres, cujas encomendas foram requeridas em Abril.

Os resultados da base de dados que deseja - os formulários, as página de acesso a dados que deseja utilizar e os relatórios que deseja imprimir - não fornecem necessariamente pistas sobre como estruturar tabelas na base de dados, porque frequentemente os formulários, relatórios e páginas de acesso a dados são baseados em consultas e não em em tabelas.

Antes de utilizar o Microsoft Access para construir realmente tabelas, consultas, formulários e outros objectos, é melhor fazer primeiro um esboço no papel e aperfeiçoar a estrutura. Pode também examinar bases de dados bem estruturadas que sejam semelhantes à que está a estruturar ou pode abrir a base de dados de exemplo Adamastor e, em seguida, abrir a janela Relações para examinar a estrutura.

Siga estes passos básicos quando estruturar a sua base de dados.

Determinar o objectivo da base de dados

O primeiro passo para estruturar uma base de dados é determinar o objectivo da mesma e como vai ser utilizada:

  • Fale com as pessoas que vão utilizar a base de dados. Pense nas questões às quais desejam que a base de dados responda.

  • Faça um esboço dos relatórios que deseja que a base de dados produza.

  • Reúna os formulários que normalmente utiliza para registar os seus dados.

À medida que determina o objectivo da base de dados começa a aparecer uma lista de informações que deseja da base de dados. A partir disso, pode determinar quais os factos de que necessita armazenar na base de dados e a que assunto pertence cada facto. Estes factos correspondem aos campos (colunas) da base de dados e os assuntos a que pertencem esses factos correspondem às tabelas.

Determinar os campos de que necessita na base de dados

Cada campo é um facto acerca de um determinado assunto. Por exemplo, pode necessitar de armazenar os seguintes factos sobre clientes: nome da empresa, endereço, cidade, distrito e número de telefone. Tem de criar um campo separado para cada um destes factos. Quando determinar os campos que necessita, mantenha estes princípios de estruturação em mente:

  • Inclua todas as informações que vai necessitar.

  • Armazene informações nos elementos lógicos mais pequenos. Por exemplo, os nomes dos empregados são frequentemente divididos em dois campos, Nome e Apelido, sendo fácil ordenar dados pelo Apelido.

  • Não crie campos para dados que consistam em listas de vários itens. Por exemplo, numa lista Fornecedores, se criar um campo Produtos que contenha uma lista separada por vírgulas de cada produto que recebe do fornecedor, vai ser mais difícil localizar apenas os fornecedores que fornecem um determinado produto.

  • Não inclua dados derivados ou calculados (dados que sejam o resultado de uma expressão). Por exemplo, se tiver um campo PreçoUnitário e um campo Quantidade, não crie um campo adicional que multiplique os valores nestes dois campos.

  • Não crie campos que sejam semelhantes. Por exemplo, numa tabela Fornecedores, se criar os campos Produto1, Produto2 e Produto3, vai ser mais difícil localizar todos os fornecedores que forneçam um determinado produto. Também vai ter de alterar a estrutura da base de dados se um fornecedor fornecer mais de três produtos. Necessita apenas de um campo para os produtos, se colocar esse campo na tabela Produtos em vez de o colocar na tabela Fornecedores.

Determinar as tabelas que necessita na base de dados

Cada tabela deve conter informações acerca de um assunto. A lista de campos fornece pistas para as tabelas de que necessita. Por exemplo, se tiver um campo DataDeContratação o assunto do campo é um empregado, por isso pertence à tabela Empregados. Pode ter uma tabela para Clientes, uma tabela para Produtos e uma tabela para Encomendas.

Determinar a que tabela pertence cada campo

Quando decidir a que tabela pertence cada campo, tenha em conta estes princípios de estruturação:

  • Adicione o campo apenas a uma tabela.

  • Não adicione o campo a uma tabela se resultar na mesma informação em vários registos nessa tabela. Se determinar que um campo numa tabela contém muitas informações duplicadas, esse campo está provavelmente na tabela errada.

    Por exemplo, se colocar o campo que contém o endereço de um cliente na tabela Encomendas, essa informação vai ser provavelmente repetida em mais do que um registo, porque o cliente vai provavelmente fazer mais do que uma encomenda. No entanto, se colocar o campo de endereço na tabela Clientes, vai aparecer apenas uma vez. Neste aspecto, uma tabela de uma Base de dados do Microsoft Access é diferente de uma tabela de uma base de dados de ficheiros simples, como uma folha de cálculo.

    Quando cada item de informações é armazenado apenas uma vez, pode actualizá-lo num único local. A eficiência é maior e também elimina a possibilidade de duplicar entradas que contenham informações diferentes.

Identificar o campo ou os campos com valores únicos em cada registo

Para que o Microsoft Access possa ligar informações armazenadas em tabelas separadas - por exemplo, para ligar um cliente a todas as encomendas do cliente - cada tabela da sua base de dados tem de incluir um campo ou um conjunto de campos que identifique de modo exclusivo cada registo individual da tabela. Esse campo ou conjunto de campos é denominado chave primária.

Determinar as relações entre tabelas

Depois de ter dividido as informações em tabelas e de ter identificado os campos da chave primária, necessita de uma forma para indicar ao Microsoft Access como deve associar novamente as informações relacionadas de formas significativas. Para fazer isto, tem de definir relação entre tabelas.

Pode considerar útil ver as relações numa base de dados bem estruturada já existente, como a base de dados de exemplo Adamastor.

Aperfeiçoar a sua estrutura

Depois de ter estruturado as tabelas, os campos e as relação de que necessita, é o momento de estudar a estrutura e de detectar quaisquer erros que possam existir. É mais fácil alterar agora a estrutura da sua base de dados, do que depois de já ter preenchido as tabelas com dados.

Utilize o Microsoft Access para criar as tabelas, especificar as relações entre as tabelas e introduzir dados de exemplo suficientes nas tabelas para poder testar a estrutura. Para testar as relações na base de dados, tente criar consultas para obter as respostas que deseja. Faça rascunhos dos seus formulários e relatórios e veja se apresentam os dados que esperava. Procure duplicações desnecessárias de dados e elimine-as.

Introduzir dados e criar outros objectos de base de dados

Quando achar que as estruturas das tabelas correspondem aos princípios de estruturação aqui descritos, deve então avançar e adicionar todos os seus dados existentes às tabelas. Depois pode criar outros objectos de base de dados - consulta, formulário, relatório, página de acesso a dados, macro e módulo.

Utilizar as ferramentas de análise do Microsoft Access

O Microsoft Access inclui duas ferramentas que o podem ajudar a aperfeiçoar a estrutura de uma Base de dados do Microsoft Access.

  • A Analisador de Tabelas pode analisar a estrutura de uma tabela de cada vez, pode propor novas estruturas e relação de tabelas se forem adequadas e pode dividir, de forma lógica, uma tabela em novas tabelas relacionadas.

  • O Analisador de desempenho pode analisar toda a sua base de dados e fazer recomendações e sugestões para o seu aperfeiçoamento. O assistente também pode implementar estas recomendações e sugestões.

Para mais informações sobre como estruturar uma base de dados no Access, consulte o artigo da base de dados de conhecimento Onde localizar informações sobre como criar uma base de dados no Microsoft AccessOnde localizar informações sobre como criar uma base de dados no Microsoft Access.

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