Abrir, editar e actualizar ficheiros a partir de um site SharePoint

Pode ligar-se a uma biblioteca num site SharePoint utilizando o Microsoft Office Outlook 2007 e navegar, editar e até procurar os ficheiros. Depois de ligar a biblioteca do SharePoint ao Outlook, pode trabalhar com os ficheiros no disco rígido, mesmo se não estiver no escritório.

Nota : As funcionalidades descritas neste artigo funcionam com sites do SharePoint em execução Windows SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007. Se não estiver certo das versões dos Produtos e Tecnologias Microsoft SharePoint em execução no servidor, contacte o administrador do servidor.

Neste artigo

Descrição Geral

Ligar uma biblioteca do SharePoint ao Outlook

Transferir um ficheiro de uma biblioteca do SharePoint para o Outlook

Abrir um ficheiro de uma biblioteca do SharePoint utilizando o Outlook

Editar um ficheiro de uma biblioteca do SharePoint utilizando o Outlook

Remover um ficheiro do SharePoint do Outlook

Remover uma biblioteca do SharePoint do Outlook

Adicionar um ficheiro a uma biblioteca do SharePoint enviando correio electrónico

Descrição Geral

Se utilizar frequentemente o Outlook para gerir as informações, pode preferir trabalhar com ficheiros da biblioteca do SharePoint directamente no Office Outlook 2007 em vez de trabalhar num browser. Por exemplo, pode estar a responder a uma mensagem de correio electrónico e necessitar de consultar algumas directrizes de equipa no site SharePoint. Se tiver ligado a biblioteca do SharePoint ao Outlook, pode procurar e ver o ficheiro tal como faria com uma mensagem de correio electrónico, sem sair do Outlook.

Documentos da biblioteca do SharePoint no Outlook

1. Pode dispor e ordenar a vista de uma biblioteca do SharePoint de diversas formas no Outlook 2007.

2. A seta vermelha é apresentada quando está a trabalhar a partir de um ficheiro offline. Pode clicar na mesma, para ver mais informações sobre o estado do ficheiro, tal como quando foi modificado.

Outra vantagem de editar os ficheiros a partir do Outlook é os ficheiros serem armazenados no disco rígido enquanto trabalha nos mesmos, o que é normalmente mais rápido do que trabalhar num servidor.

Quando deve trabalhar em ficheiros no Outlook

Trabalhar com ficheiros do site SharePoint no Outlook é indicado para procurar e editar ficheiros de rotina que armazena numa biblioteca de documentos, tais como documentos, folhas de cálculo e apresentações. Também pode procurar ficheiros noutros tipos de biblioteca, como bibliotecas de imagens. O processamento de operações de dados mais complexas, tal como trabalhar com listas personalizadas ou actualizar aplicações de base de dados, é melhor directamente no site SharePoint. Se pretender alterar as definições ou estrutura de uma biblioteca ou criar uma nova biblioteca, deve trabalhar com a biblioteca directamente no site SharePoint.

Pode abrir ficheiros de muitos tipos de aplicação no Office Outlook 2007. Se o ficheiro for compatível com o Windows SharePoint Services 3.0 ou Office SharePoint Server 2007, também pode editar o ficheiro e actualizar as alterações no servidor quando tiver terminado. São exemplos de ficheiros compatíveis folhas de cálculo do Microsoft Office Excel 2007, apresentações do Microsoft Office PowerPoint 2007 e documentos do Microsoft Office Word 2007.

Também pode colocar os ficheiros offline para trabalhar neles, quando, por exemplo, estiver num voo de avião. Quando regressar ao escritório, pode actualizar as versões no site SharePoint.

As alterações a um ficheiro não são actualizadas automaticamente no servidor, enquanto edita e guarda o ficheiro. Deste modo, pode trabalhar mais rapidamente com os ficheiros offline, porque o computador não necessita de ligar-se ao servidor enquanto está a trabalhar. Quando fecha um ficheiro, é-lhe pedido que actualize as alterações no servidor. Só são actualizadas as alterações efectuadas aos ficheiros específicos, o que significa que o Outlook não tem de sincronizar a biblioteca inteira de novo com o servidor.

Se mais alguém efectuar alterações num ficheiro antes de actualizá-lo no servidor, o programa pede-lhe que intercale os dois conjuntos de alterações quando actualizar o ficheiro no servidor ou para especificar que versão do ficheiro pretende manter. Para impedir que outras pessoas efectuem alterações num ficheiro, pode dar saída ao ficheiro antes de trabalhar no mesmo.

Onde os ficheiros são apresentados no Outlook

Quando liga uma biblioteca do SharePoint ao Office Outlook 2007, a biblioteca é apresentada numa pasta denominada Listas do SharePoint. A partir dessa pasta, pode utilizar as funcionalidades de controlo e comunicação que utiliza normalmente com o Outlook, tais como sinalizar um ficheiro para seguimento, categorizar o ficheiro e reencaminhar os ficheiros para os colegas. Os sinalizadores e as categorias aplicados ao Outlook não estão disponíveis quando está a trabalhar num browser, mas podem ajudar a organizar o trabalho no Outlook.

Quando está a trabalhar no Outlook, pode facilmente localizar ficheiros com os quais trabalha utilizando as Pastas de Procura que o Outlook fornece na pasta Listas do SharePoint. As Pastas de Procura não armazenam realmente os itens, são vistas que o ajudam a localizar rapidamente os itens que estão armazenados noutras pastas.

Tal como vê as mensagens na pasta A Receber, pode ver os títulos dos ficheiros na biblioteca, procurá-los e abri-los. Quaisquer estruturas de pastas na biblioteca são também apresentadas no Outlook. Os ficheiros não são adicionados ao tamanho da pasta A Receber, em vez disso, são armazenados no ficheiro de Pastas Pessoais (.pst) no disco rígido.

Também pode transferir apenas um único ficheiro ou pasta, se for apenas o que necessita para trabalhar no Outlook. Se o ficheiro ou ficheiros nos quais está a trabalhar estiverem em pastas, o Outlook também transfere a estrutura das pastas. No entanto, não é possível transferir uma vista filtrada de uma biblioteca, como os ficheiros que foram criados por um departamento específico.

Pré-visualizar ficheiros no Outlook

No painel de pré-visualização no Office Outlook 2007, pode pré-visualizar muitos tipos de ficheiro que estão armazenados numa biblioteca do SharePoint. As informações adicionais sobre o estado do ficheiro, tal como quando foi editado pela última vez, podem ser apresentadas na parte superior do ficheiro.

Informações sobre o ficheiro da biblioteca do SharePoint apresentadas no painel de pré-visualização

Nota : Se tiver uma biblioteca grande, um administrador pode controlar se é transferido o cabeçalho (tal como o título e algumas propriedades) de um ficheiro ou o ficheiro inteiro. Se, por predefinição, apenas os cabeçalhos forem transferidos, pode transferir ficheiros individuais à medida que for precisando deles.

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Ligar uma biblioteca do SharePoint ao Outlook

  1. Num browser, abra a biblioteca no site SharePoint.

    Se não conseguir localizar a biblioteca, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, clique no nome da biblioteca.

  2. No menu Acções Imagem de menu , clique em Ligar ao Outlook.

    Menu Acções em Documentos Partilhados

  3. Quando lhe for pedido que confirme se pretende ligar a biblioteca ao Outlook, clique em Sim.

    No Outlook, a biblioteca é adicionada à lista de pastas numa nova pasta denominada Listas do SharePoint.

    Quando clica na biblioteca que foi adicionada, os ficheiros nela contidos são apresentados da mesma forma que as mensagens de correio electrónico. Faça duplo clique no ficheiro para abri-lo ou clique com o botão direito do rato para ver mais opções.

    Notas : 

    • Se a biblioteca tiver pastas e pretender ligar todas as pastas e ficheiros ao Outlook, visualize a biblioteca no nível superior antes de a ligar ao Outlook. Se estiver a procurar no conteúdo de uma pasta na biblioteca ao ligar, só será ligado o conteúdo da pasta.

    • Para ligar apenas o conteúdo de uma pasta ao Outlook, tem duas opções. Se a pasta que contém os ficheiros não estiver aberta, aponte para a pasta, clique na seta apresentada e, em seguida, clique em Ligar ao Outlook. Se a pasta à qual pretende ligar já estiver aberta, siga os passos para ligar uma biblioteca clicando em Ligar ao Outlook no menu Acções.

Sugestão : Depois de ter ligado uma biblioteca ao Outlook, pode enviar uma mensagem de partilha a outros membros da equipa com um convite de ligação à biblioteca. Clique com o botão direito do rato no nome da biblioteca no Outlook e, em seguida, clique em Partilhar nome da biblioteca. Deste modo, cria uma mensagem de correio electrónico que contém uma hiperligação e um comando de ligação à biblioteca.

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Transferir um ficheiro de uma biblioteca do SharePoint para o Outlook

No caso de bibliotecas muito grandes, o Outlook pode transferir apenas uma lista dos ficheiros disponíveis, para que possa transferir apenas os ficheiros pretendidos. Ou, primeiro pode transferir apenas uma lista dos ficheiros e, em seguida, transferir todos os ficheiros durante um período de tempo. Deste modo, pode ver uma lista dos ficheiros mais rapidamente. O administrador também pode especificar que todos os ficheiros não sejam transferidos automaticamente.

Se não tiver transferido um ficheiro, este será apresentado no grupo Disponível para Transferência na lista de mensagens. Pode marcar o ficheiro para ser transferido durante o comando Enviar/Receber seguinte ou pode transferi-lo imediatamente se tiver uma ligação ao site SharePoint.

  1. Na lista de mensagens, no grupo Disponível para Transferência, clique com o botão direito do rato no ficheiro que pretende transferir.

    Sugestão : Pode seleccionar múltiplos ficheiros de uma só vez mantendo premida a tecla CTRL enquanto clica nos cabeçalhos de ficheiros.

  2. Clique em Marcar para Transferir Documento(s) no menu de atalho.

Nota : Na pré-visualização de um ficheiro que ainda não tenha sido transferido, pode ver um botão Transferir este documento, que pode clicar para transferir o documento se tiver uma ligação ao servidor.

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Abrir um ficheiro de uma biblioteca do SharePoint utilizando o Outlook

Para abrir um ficheiro no Office Outlook 2007, primeiro tem de ligar a biblioteca ao Outlook. Para obter mais informações, consulte Ligar uma biblioteca do SharePoint ao Outlook neste artigo.

Depois de transferir ficheiros para o Outlook, poderá abrir esses ficheiros quando estiver a trabalhar offline. Para verificar se os ficheiros estão ou não disponíveis, mude para uma vista que disponha os ficheiros com base na respectiva disponibilidade. Quaisquer ficheiros que não tenham sido transferidos são apresentados no grupo Disponível para Transferência. Poderá obter hiperligações para informações gerais sobre como dispor as vistas no Outlook na secção Consulte Também.

  1. Em Correio, no Painel de Navegação, expanda a pasta Listas do SharePoint e, em seguida, seleccione o nome da biblioteca do SharePoint.

    Se não vir uma pasta Listas do SharePoint, clique na seta junto de Todos os Itens de Correio e verifique se a pasta Listas do SharePoint está seleccionada.

  2. Faça duplo clique no nome do ficheiro para abri-lo. Se lhe for pedido que verifique a origem do ficheiro, clique em Abrir se acreditar que é seguro abrir o ficheiro.

  3. Se o ficheiro tiver sido actualizado no servidor após tê-lo transferido do Outlook, pode ser-lhe pedido que escolha se pretende abrir a versão mais recente do ficheiro. Clique em Sim ou Não, consoante pretenda abrir a cópia no disco rígido ou a cópia do servidor.

  4. O ficheiro é aberto no programa em que foi criado, caso o tenha instalado no computador.

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Editar um ficheiro de uma biblioteca do SharePoint utilizando o Outlook

Para editar um ficheiro no Office Outlook 2007, primeiro é necessário ligar a biblioteca ao Outlook. Para obter mais informações, consulte Ligar uma biblioteca do SharePoint ao Outlook neste artigo.

Sugestão : Para impedir que alguém efectue alterações num ficheiro enquanto estiver a trabalhar no mesmo, primeiro pode dar saída do ficheiro da biblioteca no site do SharePoint. Se der saída do ficheiro antes de o abrir, o ficheiro abre-se no modo de edição e pode começar logo a efectuar as alterações.

Depois de transferir ficheiros para o Outlook, poderá abrir esses ficheiros quando estiver a trabalhar offline. Para verificar se os ficheiros estão ou não disponíveis, mude para uma vista que disponha os ficheiros com base na respectiva disponibilidade. Quaisquer ficheiros que não tenham sido transferidos são apresentados no grupo Disponível para Transferência. Poderá obter hiperligações para informações gerais sobre como dispor as vistas no Outlook na secção Consulte Também.

  1. Em Correio, no Painel de Navegação, expanda a pasta Listas do SharePoint e, em seguida, seleccione o nome da biblioteca do SharePoint.

    Se não vir uma pasta Listas do SharePoint, clique na seta junto de Todos os Itens de Correio e verifique se a pasta Listas do SharePoint está seleccionada.

  2. Faça duplo clique no nome do ficheiro para abri-lo. Se lhe for pedido que verifique a origem do ficheiro, clique em Abrir se acreditar que é seguro abrir o ficheiro.

  3. Se o ficheiro tiver sido actualizado no servidor após tê-lo transferido do Outlook, pode ser-lhe pedido que escolha se pretende abrir a versão mais recente do ficheiro. Clique em Sim ou Não, consoante pretenda abrir a cópia no disco rígido ou a cópia do servidor.

  4. O ficheiro é aberto no programa em que foi criado, caso o tenha instalado no computador.

    Se o ficheiro tiver sido criado num programa que compatível com o Windows SharePoint Services 3.0, tal como o Word 2007, Excel 2007 ou PowerPoint 2007, pode ser apresentada a Barra de Mensagens na parte superior do ficheiro. A Barra de Mensagens é apresentada por baixo da barra de título do ficheiro e de quaisquer barras de ferramentas apresentadas na parte superior do ficheiro. A Barra de Mensagens contém o texto Documento do Servidor Offline e um botão Editar Offline.

  5. Clique no botão Editar Offline.

    Pode ser apresentada uma mensagem que fornece informações sobre trabalho offline, tal como hiperligações para a pasta Rascunhos do SharePoint no disco rígido e para as Opções de Edição Offline para o programa.

  6. Efectue as alterações pretendidas no ficheiro e, em seguida, guarde o ficheiro tal como faria normalmente.

  7. Feche o ficheiro.

    Se estiver ligado ao servidor quando fecha o ficheiro, a caixa de diálogo Editar Offline pode ser apresentada para permitir que actualize as suas alterações no servidor. Se não estiver ligado ao servidor para o site SharePoint, a caixa de diálogo não é apresentada quando fecha o ficheiro, mas pode ser apresentada quando restabelece a ligação e, em seguida, reabre o ficheiro.

  8. Clique em Actualizar se estiver preparado para actualizar o ficheiro no servidor.

  9. Se tiver dado saída ao ficheiro, as outras pessoas não podem ver as alterações no servidor até ter-lhe dado entrada novamente. Se tiver dado saída ao ficheiro, pode ser-lhe pedido que dê entrada ao mesmo. Se estiver preparado para dar entrada ao ficheiro, clique em Sim.

    Pode ser-lhe pedido que introduza informações adicionais, tal como comentários sobre as alterações efectuadas ou outros detalhes do ficheiro.

  10. Se trabalhar no ficheiro enquanto está desligado do servidor, não lhe será pedido que o actualize quando o fechar. Quando estiver pronto para actualizar o ficheiro no servidor, abra-o de novo, efectue quaisquer alterações adicionais pretendidas e, em seguida, feche-o. Quando a caixa de diálogo Editar Offline for apresentada, clique em Actualizar.

Nota : Se não tiver dado saída ao ficheiro antes de trabalhar no mesmo e alguém tiver actualizado o ficheiro no servidor enquanto estava a trabalhar nele, é apresentada uma mensagem de conflito do servidor. Siga as instruções para reconciliar as alterações.

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Remover um ficheiro do SharePoint do Outlook

Se tiver uma biblioteca grande, pode pretender não ver todos os respectivos ficheiros no Outlook 2007. Pode remover ficheiros ou pastas individuais da pasta Listas do SharePoint no Outlook, se não necessitar de trabalhar nos mesmos. Este procedimento não elimina os ficheiros da biblioteca do SharePoint.

  1. Em Correio, no Painel de Navegação, na pasta Listas do SharePoint, seleccione a biblioteca da qual pretende remover um ou mais ficheiros.

  2. Na lista de mensagens, seleccione o ficheiro que pretende remover.

    Para seleccionar múltiplos ficheiros de uma só vez, mantenha premida a tecla CTRL enquanto clica nos cabeçalhos de ficheiros. Para seleccionar todos os ficheiros, prima CTRL+A.

  3. Clique com o botão direito do rato na selecção e, em seguida, clique em Remover Cópia Offline.

O cabeçalho do ficheiro removido é movido do grupo Documentos Transferidos para o grupo Disponível para Transferência. Ao clicar no cabeçalho do ficheiro removido, o Painel de Leitura não apresenta uma pré-visualização, porque a cópia local do ficheiro foi removida.

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Remover uma biblioteca do SharePoint do Outlook

  1. Em Correio, no Painel de Navegação, na pasta Listas do SharePoint, seleccione a biblioteca que pretende remover.

  2. Clique com o botão direito do rato na pasta e, em seguida, clique em Eliminar nome da biblioteca no menu de contexto.

  3. Quando lhe for pedido para confirmar a eliminação, clique em Sim.

    Nota : Este procedimento remove a biblioteca apenas do Outlook, não a remove do site SharePoint.

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Adicionar um ficheiro a uma biblioteca do SharePoint enviando correio electrónico

Se a biblioteca e o site SharePoint estiverem configurados para receber correio electrónico, pode adicionar um ficheiro à biblioteca enviando-o como um anexo numa mensagem de correio electrónico, semelhante à forma como envia um anexo numa mensagem de correio electrónico a um colega. Não necessita ligar a biblioteca ao Outlook.

Antes de poder enviar correio electrónico a uma biblioteca, tem de saber se a biblioteca está configurada para receber correio electrónico e, se estiver, obter o respectivo endereço.

  1. Efectue um ou mais dos seguintes procedimentos para obter o endereço de correio electrónico para a biblioteca:

    • Procure no Livro de Endereços. Se o endereço de correio electrónico não se encontrar lá, pode obtê-lo da pessoa que configurou a biblioteca. Em seguida, pode adicioná-lo à lista Contactos, para poder localizá-lo facilmente mais tarde.

    • Veja a descrição da biblioteca no site SharePoint, que é apresentada sob o título da biblioteca. O proprietário do site pode ter adicionado o endereço de correio electrónico da biblioteca à respectiva descrição.

    • Veja as definições de correio electrónico para a biblioteca, se tiver permissão para ver as definições da biblioteca:

      1. No site no browser, clique no nome da biblioteca para abri-la.

        Se o nome da biblioteca não for apresentado, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, clique no nome da biblioteca.

      2. No menu Definições menu definições , clique nas definições para o tipo de biblioteca que está a abrir.

        Por exemplo, numa biblioteca de documentos, clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

      3. Se a biblioteca estiver activada para receber correio electrónico, é apresentado o respectivo endereço em Informações da Lista, junto a Endereço de Correio Electrónico.

    • Utilize o endereço de correio electrónico do grupo SharePoint para enviar o ficheiro como um anexo. A organização pode ter a sua própria lista de correio electrónico, denominada grupo do SharePoint, que permite que os respectivos membros enviem correio electrónico uns aos outros. O endereço do grupo do SharePoint pode conter os endereços das bibliotecas, para que quando enviar correio electrónico aos membros do grupo, os anexos das mensagens sejam automaticamente adicionados ao Windows SharePoint Services 3.0 site.

  2. No Outlook, anexe um ficheiro, tal como um documento ou folha de cálculo, a uma mensagem de correio electrónico.

  3. Na caixa Para ou Cc, adicione o endereço da biblioteca. Se o grupo do SharePoint já incluir a biblioteca, adicione, em vez disso, o endereço de correio electrónico do grupo do SharePoint.

  4. Clique em Enviar.

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