7 coisas fantásticas que desconhecia sobre o Outlook

O Outlook permite-lhe enviar e receber mensagens de e-mail, gerir o seu calendário, armazenar os nomes e números dos seus contactos e controlar as suas tarefas. No entanto, mesmo ao utilizá-lo todos os dias, é possível que desconheça algumas das funcionalidades fantásticas do Outlook que o podem ajudar a ser mais produtivo. 

Esqueceu-se de anexar um ficheiro?

O Outlook não consegue relembrá-lo de uma tarefa que nunca introduziu ou de um compromisso que se esqueceu de anotar, mas pode impedi-lo de enviar um e-mail sem um anexo. Se compuser um novo e-mail e escrever as palavras "anexo" ou "anexado", experimente enviar o e-mail sem incluir um anexo. O Outlook vai alertá-lo que poderá ter-se esquecido de anexar um ficheiro. Pode interromper o processo de envio, anexar o ficheiro e, em seguida, enviar a mensagem. Para obter mais informações sobre as fantásticas funcionalidades de anexos, consulte Anexar ficheiros ou inserir imagens em mensagens de e-mail do Outlook.

O Outlook pode relembrá-lo de anexar um ficheiro.

Nunca mais perca um voo. O Outlook adiciona automaticamente os detalhes do seu voo.

Nunca mais perca um voo

Se receber reservas de voos, hotéis ou alugueres de automóveis por e-mail, o Outlook adiciona automaticamente essas reservas ao seu calendário, em conjunto com as informações associadas, como números de confirmação e controlo e até ligações. Infelizmente, o Outlook ainda não consegue calcular o tempo de viagem até ao aeroporto, por isso certifique-se de que consulta o estado do trânsito antes de sair.

Saiba como adicionar automaticamente eventos de viagens e entrega de encomendas ao seu calendário.

Concentre-se e ignore aquela conversação

Já se encontrou a participar numa conversação de e-mail que pretende ignorar? Se trabalha numa grande empresa, é possível que alguém o adicione a uma lista de distribuição sem o seu conhecimento. Para ler um relato divertido (e algo doloroso) sobre a experiência da Microsoft com esta situação, consulte o Blogue da Equipa do Exchange. Em vez de eliminar cada mensagem na conversação à medida que as recebe, pode Ignorar a conversação por completo. Todas as mensagens na conversação serão movidas para a pasta Itens Eliminados e as mensagens futuras nessa conversação irão ignorar totalmente a sua Caixa de Entrada, sendo diretamente enviadas para a pasta Itens Eliminados. Pretende saber mais? Consulte Ignorar todas as mensagens de e-mail numa conversação.

Mantenha a sua caixa de entrada organizada ao ignorar conversações extensas.

Nunca perca mensagens importantes com os alertas de mensagens.

Não se preocupe com a possibilidade de perder uma mensagem importante

Talvez esteja à espera de uma oferta de emprego, do código de pré-venda de um concerto ou de um documento legal do seu chefe. No entanto, também tem trabalho a fazer que não lhe permite ficar a olhar para a sua lista de mensagens do Outlook durante horas a fio. 

Os novos alertas de itens do Outlook informam-no sempre que uma mensagem recebida cumpre determinados critérios. Este alerta é apresentado em sobreposição a qualquer outra aplicação na qual esteja a trabalhar, para que nunca perca essa mensagem. Para obter mais informações sobre os alertas de mensagens, consulte Ativar ou desativar alertas de novas mensagens.

Limpar uma pasta

Tem várias conversações na sua Caixa de Entrada com dezenas ou até centenas de mensagens? É provável que muitas dessas mensagens sejam duplicadas de outras. Já as leu, respondeu às mesmas, mas nunca chegou a eliminá-las.

Pode utilizar o botão Limpar para eliminar muitas destas mensagens, deixando apenas as que ainda não leu ou as que contêm novas informações. Experimente e veja o quão perto pode chegar de ter zero mensagens na sua caixa de entrada. Consulte Limpeza de pastas e conversações para obter mais informações.

Utilize a opção Limpar Pasta para remover mensagens adicionais e desnecessárias.
Crie várias pastas para armazenar as suas mensagens de e-mail.

Abrir várias janelas do Outlook

Alguma vez precisou de alternar entre a sua caixa de entrada e o seu calendário ou visualizá-los lado a lado? É fácil alternar entre E-mail, Pessoas, Calendário, Tarefas, Notas, Pastas, Atalhos e Suplementos. Selecione o botão adequado no painel de navegação. 

Se pretender abrir uma dessas opções numa nova janela do Outlook, clique com o botão direito do rato nos botões em vez de clicar ou selecionar os mesmos. Selecione Abrir numa Janela Nova

@Menções

Alguma vez enviou um e-mail a vários colegas, mas apenas necessita da resposta de dois desses colegas? Poderá ter utilizado efeitos de texto como negrito e sublinhado e cores do tipo de letra intensas para destacar os respetivos nomes. Agora tem outra opção. 

Escreva @ seguido pelo nome da pessoa e verá várias coisas a acontecer. 

  • O nome dessa pessoa é automaticamente adicionado à linha Para da mensagem de e-mail.

  • O nome dessa pessoa é destacado no corpo da mensagem.

  • Quando receber a mensagem na respetiva caixa de entrada, essa pessoa verá o símbolo @ na lista de mensagens, que indica que foi mencionada pelo respetivo nome. 

Chame a atenção de alguém com @menções.
Tem uma sugestão que pretende partilhar? Informe-nos.

Tem uma sugestão que pretende partilhar?

Uma das características mais fantásticas do Outlook é a sua versatilidade. Desde a gestão dos seus contactos à criação e atribuição de tarefas, à impressão de etiquetas de correio apelativas e à gestão da sua agenda digital, o Outlook pode fazer tudo. Decerto que tem as suas próprias sugestões e truques para partilhar connosco e com o resto do mundo. Deixe-nos um comentário com a sua escolha da funcionalidade mais fantástica do Outlook. 

Se pretender abrir uma dessas opções numa nova janela do Outlook, clique com o botão direito do rato nos botões em vez de clicar ou selecionar os mesmos. Selecione Abrir numa Janela Nova

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