Visão geral do bloqueio in-loco no SharePoint Server 2016

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Para satisfazer os regulamentos comerciais ou os requisitos de conformidade, você pode colocar o conteúdo em sites em espera por um período de tempo, como um número específico de dias, meses ou anos. Por exemplo, talvez seja necessário manter todos os documentos que residem no site do departamento de vendas por sete anos.

Você pode escolher se o período de tempo começa a partir do momento em que o documento foi criado ou da última vez em que alguém o altera. E a retenção pode incluir uma consulta de pesquisa para restringir o conteúdo que é mantido — por exemplo, se você quiser manter apenas os documentos relacionados a um cliente específico, poderá usar o nome do cliente como uma palavra-chave na consulta de pesquisa para a isenção.

Quando você coloca o conteúdo em espera, as pessoas podem continuar a editar documentos como se nada fosse alterado porque o conteúdo é mantido no lugar, em seu local original. A isenção garante que uma cópia do conteúdo seja preservada, e ainda permitir que os usuários trabalhem com o conteúdo.

Um bloqueio in-loco baseado em tempo funciona da mesma forma que um bloqueio in-loco de descoberta eletrônica, exceto que com um bloqueio in-loco baseado em tempo você pode especificar um período (um tempo de espera da descoberta eletrônica leva indefinidamente, até que você o remova) e não é necessário criar um site de caso de descoberta eletrônica ou um conjunto de descobertas eletrônicas.

Você cria e gerencia isenções usando uma central de políticas de bloqueio in-loco.

Centro de políticas de bloqueio in-loco

Como funciona um bloqueio in-loco

Quando você coloca um site em espera, o conteúdo desse site permanece em seu local original. As pessoas podem continuar a trabalhar com seus documentos, mas uma cópia do conteúdo como estava quando você iniciou a retenção é preservada. Além do conteúdo existente, qualquer novo conteúdo criado ou adicionado ao site após ser colocado em retenção será preservado se o conteúdo for excluído. Com um bloqueio in-loco, as pessoas não precisam sequer saber que o conteúdo está em espera.

Um bloqueio in-loco é aplicado no nível de um site. Quando você coloca um site em espera, uma biblioteca de retenção de preservação é criada, se ainda não existir um. A maioria dos usuários não pode exibir a biblioteca de retenção de preservação porque ela só está visível para proprietários de conjuntos de sites.

Se uma pessoa tentar alterar ou excluir conteúdo em um site que está em espera, primeiro a política de retenção verifica se o conteúdo foi alterado desde que a retenção foi aplicada. Se esta for a primeira alteração desde que a retenção foi aplicada, a política de retenção copiará o conteúdo para a biblioteca de retenção de preservação e permitirá que a pessoa altere ou exclua o conteúdo original. Observe que qualquer conteúdo no site pode ser copiado para a biblioteca de retenção de preservação, mesmo que o conteúdo não corresponda ao filtro da consulta usada pela isenção.

Em seguida, um trabalho de temporizador limpa a biblioteca de retenção de preservação. O trabalho de temporizador é executado periodicamente e compara todo o conteúdo na biblioteca de retenção de preservação com os filtros usados pelas isenções no site. A menos que o conteúdo corresponda a pelo menos um dos filtros, o trabalho de temporizador exclui o conteúdo da biblioteca de retenção de preservação. Por exemplo, se uma única retenção for aplicada a um site e essa preservar o conteúdo por sete anos a partir da data de criação, qualquer conteúdo com mais de sete anos será excluído da biblioteca de retenção de preservação. Além disso, mais de uma retenção pode ser aplicada a um site, por exemplo, um documento pode fazer parte de um controle legal para eDiscovery e uma retenção baseada em um período de sete anos para atender às normas do setor. O conteúdo é preservado com base na retenção com a duração mais longa.

A duração de uma retenção baseada em tempo começa na data em que o documento foi criado ou modificado pela última vez, e não o momento em que a suspensão foi criada.

Opção de período de tempo

Um bloqueio in-loco faz uso eficiente do espaço de armazenamento, especialmente se você tiver um grande número de documentos e pessoas alterar apenas alguns deles, porque o conteúdo que não é alterado não é copiado para a biblioteca de retenção de preservação.

Conteúdo do site que você pode colocar em espera

Um bloqueio in-loco baseado em tempo inclui este conteúdo:

Um bloqueio in-loco baseado em tempo não inclui este conteúdo:

  • Uma pasta de conjunto de documentos (a própria pasta)

  • Páginas mestras e layouts de página

  • Blocos de anotações do OneNote

  • Itens de fluxo de trabalho

Como funciona um bloqueio in-loco com o controle de versão

Uma retenção baseada em tempo não preserva automaticamente todas as versões de um documento. Para preservar todas as versões de documentos em um site, você precisa ativar o controle de versão para as bibliotecas de documentos no site. Para obter mais informações, consulte habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Se um documento for excluído de um site em espera e o controle de versão do documento estiver ativado, todas as versões do documento excluído serão preservadas.

Se o controle de versão de documento não estiver ativado e um item for colocado em espera várias vezes, a versão preservada é a que é a atual quando cada retenção é colocada. Por exemplo, se a versão 27 de um item é a mais recente quando o site é colocado em espera pela primeira vez e a versão 51 é a mais recente quando o site é colocado em espera na segunda vez, as versões 27 e 51 são preservadas.

Conforme mencionado anteriormente, se um site for colocado em espera, qualquer novo conteúdo criado ou adicionado ao site após ser colocado em retenção será preservado se for excluído.

Filtrando um bloqueio in-loco

Ao criar um bloqueio in-loco, você também pode especificar uma consulta para filtrar o conteúdo que deseja manter. Por exemplo, você pode optar por conter apenas conteúdo que contenha palavras-chave específicas. Para obter mais informações, consulte pesquisando e usando palavras-chave no centro de descoberta eletrônica – este tópico também se aplica a isenções in-loco.

caixa Filtro

DesAtivando uma retenção baseada em tempo

Você pode liberar uma retenção baseada em tempo a qualquer momento, incluindo antes do final do período de tempo especificado pela retenção. Para fazer isso, basta desabilitar a isenção.

Desabilitar a opção de bloqueio in-loco

Observe que você não pode excluir uma política de retenção baseada em tempo enquanto a retenção ainda está ativa. Para excluir uma política de retenção, primeiro desabilite a retenção e, em seguida, exclua a política de retenção.

Depois de desabilitar uma isenção, todos os itens sujeitos a essa retenção na biblioteca de retenção de preservação estarão qualificados para o processo de limpeza padrão descrito anteriormente. Observe que isso significa que os itens liberados de uma retenção não são excluídos imediatamente da biblioteca de retenção de preservação; em vez disso, eles permanecem lá até que o trabalho de temporizador limpar a biblioteca.

Como as políticas de bloqueio in-loco funcionam com as políticas de exclusão de documentos

Um bloqueio in-loco baseado em tempo garante que todo o conteúdo seja preservado por um determinado período de tempo, enquanto uma política de exclusão de documento garante que todo o conteúdo seja excluído após um período de tempo específico.

Se você precisar reter documentos por um período de tempo fixo, poderá usar uma política de bloqueio in-loco em conjunto com uma política de exclusão. Por exemplo, você pode armazenar documentos por sete anos após a modificação e, em seguida, configurar uma política de exclusão para excluí-los sete anos após a última modificação.

Se uma política de exclusão de documento excluir conteúdo em espera, o conteúdo ainda será preservado na biblioteca de retenção de preservação. Por exemplo, se uma retenção baseada em tempo preserva o conteúdo por dois anos, mas uma política de exclusão de documento excluir conteúdo após um ano, qualquer conteúdo que seja excluído enquanto estiver em espera ainda será preservado.

Para obter mais informações, consulte visão geral de políticas de exclusão de documentos no SharePoint Server 2016.

Permissões

Os membros da sua equipe de conformidade que usarão o centro de políticas de bloqueio in-loco precisarão de permissões para o centro de políticas e conjuntos de sites aos quais as políticas serão aplicadas. Recomendamos que você:

  1. Crie um grupo de segurança que contenha todos os usuários do centro de políticas de bloqueio in-loco, que provavelmente é sua equipe de conformidade.

  2. Na central de políticas de bloqueio in-loco, adicione o grupo de segurança ao grupo proprietários do conjunto de sites.

  3. Em cada conjunto de sites ao qual você precisa atribuir políticas de bloqueio in-loco, adicione o grupo de segurança ao grupo proprietários do conjunto de sites.

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