Visão geral: controlar o andamento

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Embora o Microsoft Project facilite o monitoramento e o acompanhamento do progresso de sua agenda, há várias etapas a serem executadas antes de começar a monitorar o andamento do projeto.

O monitoramento do seu projeto geralmente pode ser dividido em análise e controle do progresso do projeto. As variações do plano original (ou linha de base) são identificadas e gerenciadas para manter o projeto dentro do escopo, no prazo e dentro do orçamento.

Este artigo é uma das muitas metas de gerenciamento de projetos no mapa de viagens do projeto.

Exemplos do gerenciamento de projetos...

Exemplo um: o gerente de projeto acidental   : você criou sua agenda, todos estão ocupados trabalhando nas tarefas às quais foram atribuídas e pressupondo que tudo está indo conforme planejado.

Esse é o seu primeiro erro. Nenhum projeto é planejado. Há problemas e você deve começar a procurá-los agora, em vez de mais tarde. Quanto mais tempo você espera para encontrar problemas, pioras serão os problemas.

Lembre-se do seguinte ao monitorar o andamento do seu cronograma.

  • Criar uma linha de base para seu projeto    Depois de criar sua agenda, considere a possibilidade de criar uma linha de base para ela. UMA linha de base é semelhante a uma versão do seu projeto que pode ser usada para comparar o andamento das suas tarefas. A linha de base permite que você faça uma comparação entre o cronograma original e uma versão posterior.

  • Coletar dados manualmente    Embora a maneira mais rápida e fácil de coletar informações de status do projeto seja usando o Project Server, talvez você queira coletar essas informações manualmente.
    Por exemplo, talvez você não tenha o Project Server instalado, ou o seu projeto pode ser tão pequeno que leva pouco tempo para coletar os dados por conta própria.
    Ao decidir coletar dados de status do projeto manualmente, lembre-se de que você também precisa inserir os dados manualmente em seu plano de projeto.

  • Espere uma resistência de resistência ao controle formal de dados de gerenciamento de projetos é normal. Felizmente, há alguns métodos que você pode usar para minimizar esse tipo de resistência.

Aqui estão três etapas simples para ajudá-lo a começar a monitorar seu cronograma.

  1. Crie uma linha de base para o seu projeto. Clique na guia projeto e, em seguida, clique em definir linha de base.

  2. Comunique-se, comunique-se. Não é fácil para as pessoas enviarem seu status de trabalho. Maneiras simples de obter o status seriam durante reuniões semanais da equipe ou outras reuniões em espera. A coleta de status em semanalmente é ideal para a maioria dos projetos. A coleta de status com mais frequência do que semanal, no entanto, pode ser uma comprodução. Você também pode definir lembretes semanais no Outlook 2010 para receber informações básicas de status das pessoas. "

  3. Usar o planejador de equipe. O modo de exibição do planejador de equipe no Project foi projetado para resolver muitos dos problemas relacionados a quem está fazendo o que está em sua equipe. Esse modo de exibição em uma reunião de equipe pode ajudar a acelerar o processo de coleta de informações de status.

Exemplo dois: você é um gerente de projeto experiente   : você foi um gerente de projetos há muito tempo e usou um software complexo do Project Manager no passado. Agora, você enfrenta um projeto para o qual você é patrocinador precisa de monitoramento muito fechado para mantê-lo dentro do orçamento. A monitoração de pessoas é uma coisa, mas a monitoração do progresso das tarefas e dos custos é outro.

Além disso, você é patrocinador afirma que ela quer relatórios executivos mensalmente. Agora você está realmente preocupado.

Aqui está uma lista de obstáculos comuns ao monitoramento e ao rastreamento e o que você pode fazer a respeito.

Obstáculo

Possível solução

Resistência esperada

A resistência ao controle formal dos dados de gerenciamento de projetos é normal. Felizmente, há alguns métodos que você pode usar para minimizar esse tipo de resistência.

Email ausente

A obtenção de informações de status usando email é uma das maneiras mais simples de monitorar seu projeto. No enTanto, os emails podem ser perdidos. Você pode definir lembretes semanais no Outlook para lembrar aos membros da equipe que lhe enviarão regularmente o status das tarefas.

Project Server

Se você estiver usando o Project Server para depreciar o status no trabalho, pense em contratar um consultor para ajudar os membros da equipe por meio dos obstáculos de relatar o trabalho real. UM consultor também pode ajudá-lo nas fases complexas com frequência de monitorar um projeto, especialmente projetos grandes. Um MVP de projeto (mais valioso) pode ser capaz de ajudar.

Concorrentes

Certifique-se de que, se você estiver usando fornecedores contraídos para trabalhar em uma tarefa em seu projeto em que os relatórios estão trabalhando semanalmente. Uma maneira de fazer isso é exigir esta etapa na declaração de trabalho (ou outros documentos de contrato) antes de colocar o fornecedor na placa.

Orçamento Scares você

Orçamento Scares todos. Saiba o valor da análise de valor agregado. Se você definiu uma linha de base de projeto (que você deve ter se for um profissional experiente) e inseriu custos no cronograma, o valor agregado é o que você precisa para monitorar seu cronograma.

Deslizamento de escopo

Muitas vezes, a deslizagem de escopo é difícil de monitorar. Isso acontece quando os requisitos de uma entrega do projeto não são totalmente compreendidos por todos os membros da equipe. Por exemplo, uma equipe de engenharia pode decidir que a funcionalidade aprimorada seria melhor para um produto sem verificar com o gerente de projeto para determinar se o custo dos aprimoramentos é garantido devido aos objetivos maiores das condições do mercado.

Examinar o progresso da tarefa antes de controlar

Criar ou atualizar uma linha de base ou um plano provisório

Criar ou atualizar uma linha de base ou plano provisório para que posteriormente você possa comparar essas informações com seu cronograma atualizado ou linha de base mais tarde no projeto. Salvar um plano de linha de base permite identificar e solucionar discrepâncias e planejar de forma mais precisa para projetos futuros semelhantes.

Analisar o andamento do cronograma

Conforme você controla o progresso em seu projeto, pode revisar as diferenças entre o trabalho planejado, agendado e real. Isso ajuda a avaliar se o trabalho em seu projeto está progredindo conforme o esperado.

Verificar o que está orientando a data de término do projeto (caminho crítico)

Texto

Uma das primeiras etapas do monitoramento de projetos é descobrir como a data de término do projeto muda à medida que as tarefas e os requisitos de recursos mudam.

Comparar duas versões de um projeto (link para vir)

Talvez seja necessário criar ou salvar estimativas originais do projeto e dados reais do projeto, que você compara para determinar o progresso.

Monitorar cargas de trabalho com o rePlanejador de equipe

Texto

Os gerentes de projeto lutam com a visualização clara e rápida do que a equipe está fazendo em qualquer momento no cronograma do projeto. Use o planejador de equipe para responder rapidamente a cargas de trabalho individuais.

Exibir informações sobre o agendamento de tarefas para saber como o projeto está sendo programado

Use o Inspetor de tarefas para ver como as alterações feitas em uma tarefa afetam outras tarefas. Quando você atualizar o progresso da tarefa, lembre-se desses tipos de alterações.

Como o agendamento funciona no Project

Compreenda a nova funcionalidade de agendamento no Project 2010. Isso ajudará você a responder às alterações enquanto monitora o seu projeto.

Superar a resistência ao rastreamento

A resistência organizacional ao controle de dados de gerenciamento de projetos é normal. Aprenda alguns métodos para lidar com ele.

Topo da Página

Monitorar o progresso do cronograma

Atualizar trabalho em um projeto

Como o trabalho em seu projeto progride, você pode atualizar o plano com as datas de início e término reais, o trabalho real e a duração restante e a porcentagem concluída atual e a porcentagem do trabalho concluído

Atualizar rapidamente tarefas concluídas

Saiba como atualizar rapidamente as tarefas usando controles na faixa de opções.

Analisar o desempenho do projeto com a análise do valor acumulado

Uma análise de valor agregado indica quanto do orçamento deve ter sido gasto, em exibição da quantidade de trabalho concluída até agora e o custo da linha de base da tarefa, da atribuição ou dos recursos.

Salvar um projeto no Project Server

Quando terminar de monitorar seu projeto, você poderá salvar uma versão no Project Server ou compartilhá-la com membros da equipe e outros participantes.

Criar relatórios de progresso do projeto

Texto

Os relatórios visuais permitem exibir as informações do projeto graficamente usando tabelas dinâmicas aprimoradas nos diagramas do Excel 2010 ou pivô no Visio 2010.

Saiba tudo sobre o Project Web App

Para a ferramenta Ultimate no controle de trabalho em sua organização, confira o Project Server 2010 e seu complemento, o Project Web App.

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