Use recursos de equipe no Project Online

Use recursos de equipe no Project Online

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Os recursos da equipe são os ativos humanos atribuídos a um projeto e são responsáveis por concluir tarefas específicas. O Gerenciador de recursos primeiro adiciona todos na organização que estão disponíveis para o trabalho do projeto à central de recursos do Project Online. Os gerentes de projeto criam suas equipes de projeto escolhendo um desses pool de recursos. Com a equipe do projeto em vigor, o gerente de projeto atribui recursos às tarefas. Os recursos da equipe concluem suas tarefas e podem usar o Project Online para enviar quadros de horários e atualizações de progresso.

Neste tópico

Adicionar recursos da equipe como usuários do Project online

A maioria dos recursos da equipe precisa acessar o Project Online (junto com uma licença) para ver as tarefas atribuídas, enviar quadros de horários e inserir o progresso. Portanto, a primeira etapa necessária para configurar os recursos da equipe é adicioná-los como usuários do Project Online. Você pode adicionar funcionários permanentes e contratadores externos ou funcionários temporários.

Dica: O procedimento a seguir descreve como adicionar usuários ao Project Online um de cada vez. Se a sua organização usa o Active Directory ou o Exchange, talvez você possa importar automaticamente a maioria dos usuários ou todos eles, juntamente com as informações de contato deles. Converse com o administrador do Project Online para obter detalhes.

  1. Vá para o Centro de administração do Office 365. Se o Project Online ou qualquer um de seus aplicativos do Office 365 estiverem abertos em seu navegador, escolha o inicializador de aplicativos no canto superior esquerdo da página e escolha administrador. Se você quiser abrir o centro de administração em uma guia separada em seu navegador, mantenha pressionada a tecla CTRL e escolha administrador.

    Dica: Se o Project Online ou outro aplicativo do Office 365 não estiver aberto, na barra de endereços do navegador, digite http://Portal.Office.com e pressione Enter. Depois de entrar, a página inicial do Office Online é aberta e o inicializador de aplicativos está disponível no canto superior esquerdo.

  2. No painel esquerdo, escolha usuários e, em seguida, escolha usuários ativos.

  3. Na página usuários ativos, escolha Adicionar um usuário.

  4. Preencha os campos na caixa de diálogo novo usuário, incluindo nome, informações de contato, informações de senha da conta, função Project Online e informações sobre a licença do Project Online. Escolha salvar.

  5. Na caixa de diálogo o usuário foi adicionado, verifique se a caixa de seleção Enviar senha no email está marcada. Insira os endereços de email na caixa de texto e, em seguida, escolha Enviar email e fechar. Se você preferir não enviar a senha por email, desmarque a caixa de seleção e escolha fechar.

    Dica: Se você optar por enviar o email de senha, o novo usuário receberá um email da equipe de serviços online da Microsoft com um assunto de "informações de conta de usuário novas ou modificadas". Ou você pode fazer com que o email de senha seja enviado para você, em seguida, conceder ao novo usuário.

  6. Repita esse processo para todos os usuários que você deseja adicionar ao Project Online.

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Configurar recursos na central de recursos do Project online

Quando os usuários tiverem sido adicionados, retorne ao Project Online e identifique-os como recursos no pool de recursos do projeto da organização. Identificá-los como recursos permite que eles sejam adicionados às equipes do projeto e têm tarefas atribuídas a eles.

Dica: Se sua organização usa o Active Directory, você pode identificar automaticamente os usuários como recursos por meio da sincronização do Active Directory. Para obter mais informações, consulte Configurar a central de recursos. No entanto, sem a sincronização do Active Directory, você precisa configurar um recurso de cada vez.

  1. Escolha o inicializador de aplicativos no canto superior esquerdo da página e escolha projeto.

  2. No Project Online, no início rápido, escolha recursos.

  3. Na guia recursos, escolha novo.

  4. Na seção informações de identificação, marque a caixa de seleção associar recurso a uma conta de usuário.

  5. Na seção autenticação de usuário, na caixa conta de logon do usuário, digite o nome ou o endereço de email do usuário como você o digitou no centro de administração.

  6. Insira outras informações que você tenha sobre o recurso. Escolha salvar. O recurso é adicionado à central de recursos.

  7. Repita esse processo para todos os usuários que você deseja identificar como recursos.

Talvez você não tenha todas as informações sobre um recurso para começar, mas você sempre pode retornar e adicionar ou refinar as informações mais tarde. De determinada importância para os recursos da equipe e seus gerentes de projeto são informações sobre conjuntos de habilidades, disponibilidade, custo, departamento e códigos de trabalho. Use este procedimento para editar um recurso que já está listado na central de recursos.

  1. No Project Online, no início rápido, escolha recursos. A página central de recursos é aberta. A central de recursos lista todos os recursos do pool de recursos da sua organização que são configurados no Project Web App.

  2. Marque a caixa de seleção ao lado do nome do recurso cujas informações você deseja atualizar.

  3. Na guia recursos, no grupo recursos, escolha Editar. A página Editar recurso é aberta, mostrando detalhes sobre o recurso selecionado.

  4. Adicione informações aos campos em toda a página. Quando terminar, escolha salvar.

    Dica: Os recursos da equipe são considerados recursos de trabalho por Project Online, assim como recursos de equipamento. Outros tipos de recursos incluem recursos materiais e recursos de custo. Consulte Adicionar um recurso ao Project Web App para saber mais sobre os diferentes tipos de recursos.

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Criar uma equipe de projeto

Depois que os usuários do Project online são adicionados à central de recursos, eles são identificados como recursos e gerentes de projeto agora podem adicioná-los aos projetos específicos como recursos da equipe.

  1. No Project Online, no início rápido, escolha projetos.

  2. Na central de projetos, escolha o nome do projeto para o qual você deseja criar sua equipe.

  3. Na guia projeto, no grupo navegar, escolha criar equipe. O lado esquerdo da página criar equipe lista todo o pool de recursos do Project online. O lado direito está em branco, mas listará em breve os recursos da equipe selecionados para o projeto atual.

    Build_Project_Team

    Dica: Você pode especificar que a lista mostre recursos que atendam a características específicas. Por exemplo, para mostrar apenas recursos de trabalho (e nenhum material ou recursos de custo), na guia equipe, no grupo dados, escolha a caixa de exibição rotulada como todos os recursos e, em seguida, escolha recursos de trabalho. Da mesma forma, para filtrar por uma característica, na guia equipe, no grupo dados, escolha a caixa filtro e, em seguida, especifique seu filtro. Por fim, para agrupar os recursos por uma característica, na guia equipe, no grupo dados, escolha a caixa Agrupar por e, em seguida, escolha um agrupamento como o antigo tipo disponível ou reserva.

  4. Na tabela à esquerda, marque as caixas de seleção ao lado dos nomes dos recursos que você deseja adicionar à sua equipe.

    Dica: A tabela de equipe de compilação mostra determinados campos que podem ajudá-lo a decidir quem adicionar à sua equipe. Os exemplos incluem tipo, centro de custos e primeiro disponível. Para obter mais informações sobre um recurso, especialmente seus conjuntos de habilidades e custos, acesse a central de recursos. No início rápido, escolha recursos. Marque a caixa de seleção ao lado do nome do recurso. Na guia recursos, no grupo recursos, escolha Editar. A página Editar recurso é aberta, mostrando detalhes sobre o recurso selecionado.

  5. Entre as duas tabelas, escolha Adicionar.

  6. Na guia equipe, no grupo equipe, escolha salvar & fechar. Os recursos que você selecionou agora são adicionados como recursos da equipe do seu projeto no lado direito da página. Esses recursos agora estão prontos para ter tarefas atribuídas.

    Build_Project_Team_2

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Atribuir recursos às tarefas

Com sua equipe criada, agora você pode começar a orientar os membros da equipe para o projeto e manter a reunião de abertura. No Project Online, você pode atribuir os recursos às tarefas.

  1. No Project Online, no início rápido, escolha projetos.

  2. Na central de projetos, escolha o nome do projeto ao qual você deseja atribuir recursos às tarefas.

  3. Organize o gráfico de Gantt para que você possa trabalhar facilmente com a coluna nome do recurso. É possível arrastar a barra de divisão para a direita, para que você possa ver o nome da tarefa e o nome do recurso ao mesmo tempo. Ou posicione o mouse sobre a coluna nome do recurso até que o ponteiro se torne uma seta de quatro pontas e, em seguida, arraste a coluna para a esquerda, mais perto da coluna nome da tarefa.

  4. Para começar a atribuir um recurso a uma tarefa, clique no campo nome do recurso da tarefa. Clique uma segunda vez para abrir o menu suspenso listando todos os recursos da equipe.

    Assign_Resource_To_Task_1

  5. Marque as caixas de seleção ao lado dos nomes dos recursos que você deseja atribuir à tarefa atual. Pressione Enter.

  6. Repita esse processo para todas as tarefas que precisam ser atribuídas. Observe que você pode atribuir recursos apenas ao nível mais baixo de subtarefas na estrutura de tópicos da tarefa, e não a qualquer nível de tarefas Resumo acima deles. Saiba mais sobre subtarefas e tarefas Resumo.

  7. Na guia tarefa, no grupo projeto, escolha salvar.

  8. Na guia tarefa, no grupo projeto, escolha publicar. Assim que você publicar o projeto, os recursos da equipe terão acesso às tarefas atribuídas. Depois de entrar no Project Online, eles podem escolher tarefas no início rápido para ver suas atribuições.

    Assign_Resource_To_Task_2

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Configurar relatórios de tempo e progresso para recursos da equipe

Você pode configurar o Project Online para que seus recursos de equipe reportem as atualizações de tarefas de uma destas três maneiras:

  • Em um quadro de horários, com as horas reais trabalhadas em cada tarefa atribuída

  • No progresso da tarefa, com a porcentagem concluída em cada tarefa atribuída

  • Em um quadro de horários de entrada única que inclui as horas reais e a porcentagem concluída em cada tarefa atribuída

Você também pode configurar se os recursos da equipe podem atualizar o cronograma do projeto com as horas reais ou a porcentagem concluída e se você precisa aprovar as atualizações.

  1. No Project Online, escolha configurações e, em seguida, escolha configurações do PWA.

  2. Em Gerenciamento de horas e de tarefas, selecione links como períodos fiscais ou períodos de relatório de tempo para definir os parâmetros baseados em tempo para relatórios.

    Setup_Time_And_Progress

  3. Escolha configurações e padrões de quadro de horários e configurações de tarefas e exibições para especificar como deseja que os quadros de horários sejam exibidos, as informações que os recursos da equipe devem relatar e se precisam enviar os relatórios para aprovação.

  4. Na parte inferior de cada página, escolha salvar para implementar as alterações.

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Confira também

Configurar a central de recursos

Adicionar um recurso ao Project Web App

Recuar tarefas para a esquerda ou para a direita no seu projeto

Configurar quadros de horários

O que os membros da equipe podem fazer no Project Online?

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