Usar uma caixa de correio do site para colaborar e coordenar o email da equipe

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Organizações e equipes em organizações, muitas vezes têm vários segmentos de email diferentes de uma vez. É fácil para as linhas se cruzarem, as informações são perdidas ou desprocuradas e para que a comunicação seja quebrada. As caixas de correio de sites podem ajudá-lo a coordenar e armazenar emails relacionados a equipes ou projetos em um só lugar, para que todos na equipe possam ver todas as comunicações.

Importante: O recurso de caixa de correio do site no SharePoint Online está sendo preterido a partir de março de 2017. Esse recurso será removido completamente em uma versão futura. Novas organizações do SharePoint Online não têm mais acesso ao recurso de caixa de correio do site. As organizações SharePoint Online existentes não podem mais criar novas caixas de correio de site. Qualquer caixa de correio do site que tenha sido configurada e implantada antes de março de 2017 continuará a funcionar.
Forneceremos um processo para ajudar a migrar seus sites de caixa de correio de site existentes para um grupo do Office 365 em setembro, 2017. Se você usa o recurso de caixa de correio do site no SharePoint Online, considere alterar os grupos do Office 365 em vez de dar suporte aos cenários de colaboração de email. Para obter mais informações, consulte usar os grupos do Office 365 em vez de sites de correio daequipe.

Observação: O recurso de caixa de correio do site permanecerá compatível, mas preterido nos produtos do SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 e SharePoint Server 2010. Os clientes são recomendados a explorar caixas de correio compartilhadas como uma alternativa para as caixas de correio do site.

No Início Rápido, clique em Caixa de Correio.

caixa de correio no início rápido

A caixa de correio do site é aberta como um segundo, uma estrutura de caixa de entrada e pasta separada ao lado da sua conta de email pessoal. Os emails enviados de e para a conta de caixa de correio do site são compartilhados entre todos aqueles que têm permissões de colaborador no site do SharePoint.

ConFigurando sua caixa de correio do site

Você pode adicionar um site de correio da equipe como um destinatário de email, enviar emails da caixa de correio ou adicioná-lo aos seus favoritos. Para adicionar uma caixa de correio ao site, confira Adicionar um aplicativo de site de correio da equipe para manter o email em contexto em um site. Seu site precisa estar habilitado para email. Se não entrar em contato com o administrador.

Quando você inclui a caixa de correio do site em um thread de email importante, uma cópia das informações nesse thread é armazenada em um local que pode ser acessado por qualquer pessoa na equipe.

Adicione a caixa de correio do site na linha para, CC ou Cco de uma mensagem de email.

Envie uma mensagem usando a caixa de correio do site incluída no campo CC.

Você pode adicionar o endereço de email da caixa de correio do site a qualquer grupo de contatos ou lista de distribuição de equipe. Dessa forma, os emails relevantes são armazenados automaticamente na caixa de correio do site da equipe.

Quando você escreve e envia emails do site de correio da equipe, ele aparece como se fosse proveniente de você.

Todos com permissões de colaborador em um site podem acessar a caixa de correio da equipe, para que várias pessoas possam trabalhar em conjunto para rascunhar uma mensagem de email.

Para redigir uma mensagem, clique em novo email.

Novo botão de e-mail das caixas de correio do site.

Isso abre uma nova mensagem na caixa de correio do seu site.

Adicione endereços a um email na caixa de correio do site

Se você usa a lista Favoritos no Outlook, sugerimos que você inclua pastas do site de correio da equipe à lista Favoritos.

No Outlook, você pode clicar com o botão direito do mouse em uma pasta da caixa de correio do site, como a caixa de entrada e clicar em mostrar em favoritos. Se você tiver duas pastas na sua lista favoritos com o mesmo nome (por exemplo, duas caixas de entrada), o Outlook adicionará automaticamente o nome da caixa de correio ao nome da pasta (por exemplo, "Inbox – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com") para que você possa identificar qual pasta é que.

Para saber mais sobre os favoritos do Outlook, consulte manter pastas de email usadas com frequência nos favoritos.

Colaborar com sua equipe usando a caixa de correio do site

Sua equipe pode usar uma caixa de correio do site para colaborar com a composição de uma mensagem de email importante ou para coletar conversas de email em nível de equipe relevantes. Sua equipe também pode compartilhar documentos importantes com segurança usando uma caixa de correio do site.

Depois que uma caixa de correio de site é configurada para seu site, uma nova conta de email é criada usando o nome do seu site. Por exemplo, um site de equipe usa a URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. O endereço de email desse site de correio da equipe é HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.

Bloco de Web Part

Muitas equipes têm conversas por meio de mensagens de email com frequência. Geralmente, essas conversas resultam em informações que podem ser uma referência útil em algum lugar na linha. Você pode encaminhar o email mais útil dentro do thread para a sua caixa de correio do site para preservá-lo. Todas as pessoas que têm permissões de colaboração em seu site podem abrir o site de correio da equipe e exibir essa mensagem. Os membros da equipe podem abrir posteriormente a caixa de correio do site, pesquisar o email capturado nessa conta e ver o histórico do problema em questão.

Outra ideia para a coleta dessas conversas de email em nível de equipe é CC o endereço de email da caixa de correio do site quando você envia uma mensagem de email para a equipe. Você também pode adicionar o endereço de email da caixa de correio do site a um grupo de contatos ou lista de distribuição, para que ele seja automaticamente incluído sempre que você enviar emails para sua equipe.

Envie uma mensagem usando a caixa de correio do site incluída no campo CC.

Se você armazenar os documentos de sua equipe no seu site do SharePoint, poderá aproveitar o aplicativo de caixa de correio do site para compartilhar esses documentos com os que têm acesso ao site.

Importante: Quando os usuários exibem um site de correio da equipe no Outlook, eles veem uma lista de todos os documentos nas bibliotecas de documentos desse site. As caixas de correio de site apresentam a mesma lista de documentos para todos os usuários, para que alguns usuários possam ver os documentos que não têm acesso para abrir.

Se você estiver usando o Exchange, seus documentos também aparecerão em uma pasta no Outlook, tornando ainda mais fácil encaminhar documentos para outras pessoas.

Encaminhar documentos da caixa de correio da equipe

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