Usar um leitor de tela para trazer dados do Excel para acessar bancos de dados da área de trabalho

Usar um leitor de tela para trazer dados do Excel para acessar bancos de dados da área de trabalho

Leia em voz alta o símbolo com o rótulo Conteúdo do leitor de tela. Este tópico aborda como usar um leitor de tela com o Office

Este artigo, destinado a pessoas com deficiências visuais que usam um programa de leitor de tela com os produtos do Office, faz parte do conjunto de conteúdos de Acessibilidade do Office. Para obter ajuda geral, confira página inicial do Suporte do Office.

Use Access com o teclado e um leitor de tela para importar uma planilha do Excel para Access ou vincular de um banco de dados da área de trabalho do Access para uma planilha do Excel. Nós o testamos com o narrador, o JAWS e o NVDA, mas podem funcionar com outros leitores de tela, desde que sigam as técnicas e os padrões comuns de acessibilidade.

Observações: 

Neste tópico

Preparar a planilha do Excel para importar ou vincular

Antes de trazer dados de uma planilha do Excel para Access, dedique um momento para revisar a planilha e decidir como deseja importar os dados dela.

Preparar o banco de dados de destino do Access para importação

Antes de importar dados de uma planilha do Excel, dedique um momento para verificar se o destino Access banco de dados está pronto para a importação e decida como deseja armazenar os dados importados.

  • Verifique se o destino Access banco de dados não é somente leitura e se você tem permissões para fazer alterações no banco de dados.

  • Decida se deseja armazenar os dados em uma tabela nova ou existente:

    • Se você optar por armazenar os dados em uma nova tabela, Access criará uma tabela e adicionará os dados importados a essa tabela. Se uma tabela com o nome especificado já existir, Access substituirá o conteúdo da tabela pelos dados importados.

    • Se você optar por adicionar os dados a uma tabela existente, as linhas na planilha Excel serão acrescentadas à tabela especificada.

  • Se você decidir acrescentar os dados Excel a uma tabela Access existente, certifique-se de que as configurações de estrutura e de campo nos dados de origem em Excel correspondam às da tabela de destino no Access. Para abrir a tabela Access no modo de exibição Design para inspeção, pressione ALT + H, W, D. Verifique a tabela na lista de verificação na seção preparar o banco de dados de destino, etapa 2, em importar ou vincular a dados em uma pasta de trabalho do Excel.

Importar os dados

Quando você importa dados, o Access cria uma cópia dos dados em uma tabela nova ou existente sem alterar a planilha de Excel de origem.

Observação: Você pode precisar de um colega para ajudá-lo na etapa 9 para selecionar o campo que você deseja editar.

  1. Feche a pasta de trabalho de origem Excel, se ela estiver aberta.

  2. Abra o destino Access banco de dados no qual os dados importados serão armazenados.

    Dica: Se você quiser criar um novo banco de dados em branco, pressione ALT + F, N, L.

  3. Para abrir a caixa de diálogo obter dados externos-planilha do Excel , siga um destes procedimentos, dependendo da versão do Access que você está usando:

    • Na versão da assinatura Office 365 ou Access 2019, pressione ALT + X, N, 1, depois F e X.

    • No Access 2016 ouAccess 2013, pressione ALT + X para ir até a guia dados externos . Pressione a tecla TAB até chegar ao grupo importar & link , pressione a tecla seta para a direita até ouvir "Excel" e pressione Enter.

    A caixa de diálogo obter dados externos-planilha do Excel é aberta.

  4. Na caixa de diálogo obter dados externos-planilha do Excel , siga um destes procedimentos para especificar o Excel arquivo que contém os dados que você deseja importar:

    • Para mover o foco para o campo de texto nome do arquivo , pressione F e, em seguida, Cole ou digite o caminho para o arquivo Excel.

    • Para procurar o arquivo, pressione R. A caixa de diálogo Abrir arquivo será aberta. Navegue até o arquivo desejado e, quando estiver no arquivo, pressione ENTER para selecioná-lo.

  5. Para especificar como você deseja armazenar os dados importados, siga um destes procedimentos:

    • Se você quiser armazenar os dados em uma nova tabela, pressione I para mover-se para e selecione a opção importar os dados de origem para uma nova tabela no banco de dados atual . Você será solicitado a nomear essa tabela posteriormente.

    • Se você quiser acrescentar os dados a uma tabela existente, pressione a para mover-se para e selecione a opção acrescentar uma cópia dos registros à tabela . Para selecionar a tabela, pressione a tecla TAB uma vez. O foco se move para a lista tabelas. Pressione Alt + tecla de seta para baixo para expandir a lista, pressione a tecla seta para cima ou seta para baixo até ouvir a tabela desejada e pressione ENTER para selecioná-la. Essa opção não estará disponível se o banco de dados não contiver tabelas.

  6. Pressione a tecla TAB até chegar ao botão OK e pressione Enter. O Assistente de importação de planilha é iniciado.

    Dica: Se o leitor de tela não ler automaticamente as janelas do assistente, pressione a tecla SR + W.

  7. Se a pasta de trabalho de origem Excel tiver apenas uma planilha e nenhum intervalo, você poderá passar para a próxima etapa. Se a pasta de trabalho contiver mais de uma planilha ou intervalo nomeado, siga um destes procedimentos para selecionar a planilha ou o intervalo a ser importado:

    • Para selecionar uma planilha, pressione ALT + W, pressione a tecla TAB uma vez, pressione a tecla seta para baixo até ouvir a planilha desejada e pressione ENTER para selecioná-la.

    • Para selecionar um intervalo nomeado, pressione ALT + R, pressione a tecla TAB uma vez, pressione a tecla seta para baixo até ouvir o intervalo desejado e pressione ENTER para selecioná-lo.

    A próxima janela do assistente será aberta.

  8. Se a primeira linha da planilha ou do intervalo de origem contiver os nomes dos campos, pressione I para mover-se para e selecionar a primeira linha contém a opção títulos de coluna. Pressione Enter para mover o foco para a próxima janela do assistente.

    Se estiver acrescentando dados a uma tabela existente, você pode passar para a etapa 11.

  9. Na janela novo assistente, você pode especificar informações sobre cada campo que você está importando, se necessário. O primeiro campo na planilha ou no intervalo está selecionado. Você pode fazer o seguinte:

    • Para alterar o nome do campo atual, pressione Alt + M e digite o novo nome.

    • Para alterar o tipo de dados do campo, pressione ALT + T. O foco se move para a lista tipo de dados . Para expandir a lista, pressione ALT + tecla de seta para baixo. Pressione a tecla seta para baixo até ouvir o valor desejado e, em seguida, pressione a tecla TAB uma vez.

    • Para alterar se o campo está indexado ou não, pressione ALT + I. Você ouve o valor atual. Para expandir a lista, pressione ALT + tecla de seta para baixo. Pressione a tecla seta para baixo até ouvir o valor desejado e, em seguida, pressione a tecla TAB uma vez.

    • Se não quiser importar o campo atual, pressione ALT + S para mover-se para e selecione a opção não importar campo .

    Para selecionar outro campo, pressione F6 até ouvir "painel" e peça a um colega para ajudá-lo a selecionar o campo desejado. Modifique os campos conforme descrito acima. Quando terminar, pressione ENTER para ir para a próxima janela do assistente.

  10. Adicione uma chave primária para a nova tabela. A chave primária identifica os registros na sua tabela para que você possa recuperar dados mais rapidamente. Siga um destes procedimentos:

    • Para permitir que Access adicione a chave primária, pressione A.

    • Para escolher sua própria chave primária, pressione C. Para definir a chave a ser usada, pressione a tecla TAB uma vez. O foco se move para a lista chave. Para expandir a lista, pressione ALT + tecla de seta para baixo. Pressione a tecla seta para cima ou seta para baixo até ouvir a chave desejada.

    • Se você não quiser usar chaves primárias, pressione O.

    Para mover a última janela do assistente, pressione Enter.

  11. A janela final do assistente é aberta. O foco está na caixa importar para tabela e você ouve o nome atual da tabela de destino. Se você quiser alterar o nome da tabela, digite um novo nome e pressione ENTER para finalizar a importação.

    Observação: Se você ouvir um alerta de que a tabela já existe e desejar substituir a tabela existente pelos dados importados, pressione Y. Se você quiser renomear a tabela, pressione N. Pressione Alt + I para mover o foco de volta para a caixa importar para tabela , digite outro nome de tabela e pressione Enter.

  12. Se a importação foi completa ou parcialmente bem-sucedida, o Access exibe o status da importação. Além disso, oAccess solicita que você salve as etapas de importação para repeti-las rapidamente sem o assistente para importação. Para selecionar essa opção, pressione ALT + V. Para nomear as etapas de importação, pressione ALT + A e digite um nome para a operação de importação. Para salvar as etapas de importação, pressione ALT + S.

    Se a importação falhar, você ouvirá "ocorreu um erro ao tentar importar o arquivo", seguido do nome do arquivo. Pressione Enter para sair da mensagem de alerta.

Criar um link para os dados no Excel

Use o Assistente de vinculação de planilha para criar um link de um banco de dados Access a dados no Excel, para que você possa usar as ferramentas de consulta e relatórios no Access sem precisar manter uma cópia dos dados do Excel em seu banco de dados.

Quando você cria um link para uma planilha do Excel ou um intervalo nomeado, o Access cria uma nova tabela vinculada às células de origem. Todas as alterações feitas nas células de origem no Excel aparecem na tabela vinculada no Access. No entanto, não é possível editar o conteúdo da tabela correspondente no Access. Se quiser adicionar, editar ou excluir dados, você deve fazer as alterações no arquivo de origem Excel.

Um banco de dados pode conter várias tabelas vinculadas.

Iniciar o assistente de vinculação de planilha

No Access, há duas maneiras de selecionar a pasta de trabalho Excel à qual você deseja vincular e iniciar o Assistente de vinculação de planilha. Você pode abrir a pasta de trabalho do Excel no Access ou usar a caixa de diálogo obter dados externos-planilha do Excel .

Abrir a pasta de trabalho do Excel no Access

  1. Abra o banco de dados Access no qual você deseja criar o link.

  2. Pressione Alt + F, O para ir para o menu abrir .

  3. Para procurar a pasta de trabalho, pressione O. A caixa de diálogo abrir do Windows é aberta.

  4. Para alterar o tipo de arquivo, pressione a tecla TAB até ouvir "arquivos do tipo, Microsoft Access" e pressione ALT + tecla de seta para baixo. Pressione a tecla seta para cima até ouvir "todos os arquivos" e pressione Enter.

  5. Navegue até a pasta de trabalho desejada e, em seguida, pressione ENTER para selecioná-la e iniciar o Assistente de vinculação de planilha.

Usar a caixa de diálogo obter dados externos-planilha do Excel

  1. Abra o banco de dados Access no qual você deseja criar o link.

    Dica: Se você não quiser vincular a um banco de dados existente, pressione ALT + F, N, L para criar um novo banco de dados em branco.

  2. Para abrir a caixa de diálogo obter dados externos-planilha do Excel , siga um destes procedimentos, dependendo da versão do Access que você está usando:

    • Na versão da assinatura do Office 365 ou Access 2019, pressione ALT + X, N, 1, depois F e X.

    • No Access 2016 ou Access 2013, pressione ALT + X para ir até a guia dados externos . Pressione a tecla TAB até chegar ao grupo importar & link , pressione a tecla seta para a direita até ouvir "Excel" e pressione Enter.

    A caixa de diálogo obter dados externos-planilha do Excel é aberta.

  3. Na caixa de diálogo obter dados externos-planilha do Excel , siga um destes procedimentos para especificar o Excel arquivo para o qual você deseja criar o link:

    • Para mover o foco para o campo de texto nome do arquivo , pressione F e, em seguida, Cole ou digite o caminho para o arquivo Excel.

    • Para procurar o arquivo, pressione R. A caixa de diálogo Abrir arquivo será aberta. Navegue até o arquivo desejado e, quando estiver no arquivo, pressione ENTER para selecioná-lo.

  4. Pressione Alt + L para mover-se para e selecione o link para a fonte de dados criando uma opção de tabela vinculadae pressione Enter. O Assistente de vinculação de planilha é iniciado.

Usar o assistente de vinculação de planilha para criar um link para os dados do Excel

O assistente de vinculação de planilhas o Windows orienta você pelo processo de vinculação. Basta selecionar as opções necessárias e ter os dados do Excel vinculados ao seu banco de dados a qualquer momento.

Dica: Se o leitor de tela não ler automaticamente as janelas do assistente, pressione a tecla SR + W.

  1. Se a pasta de trabalho de origem Excel tiver apenas uma planilha e nenhum intervalo, você poderá passar para a próxima etapa. Se a pasta de trabalho contiver mais de uma planilha ou intervalo nomeado, siga um destes procedimentos para selecionar a planilha ou o intervalo:

    • Para selecionar uma planilha, pressione ALT + W, pressione a tecla TAB uma vez, pressione a tecla seta para baixo até ouvir a planilha desejada e pressione ENTER para selecioná-la.

    • Para selecionar um intervalo, pressione ALT + R, pressione a tecla TAB uma vez, pressione a tecla seta para baixo até ouvir o intervalo desejado e pressione ENTER para selecioná-lo.

    A próxima janela do assistente será aberta.

  2. Se a primeira linha da planilha ou do intervalo de origem contiver os nomes dos campos, pressione I para mover-se para e selecionar a primeira linha contém a opção títulos de coluna. Pressione Enter para mover o foco para a próxima janela do assistente.

  3. A janela final do assistente é aberta. O foco está na caixa nome da tabela vinculada e você ouve o nome atual da tabela vinculada. Se você quiser alterar o nome da tabela, digite um novo nome de tabela e pressione ENTER para finalizar a importação.

    Observação: Se você ouvir um alerta de que a tabela já existe e desejar substituir a tabela existente pelos dados importados, pressione Y. Se você quiser renomear a tabela de destino, pressione N. Pressione Alt + I para mover o foco de volta para a caixa importar para tabela , digite outro nome de tabela e pressione Enter.

  4. Se a vinculação tiver sido bem-sucedida, você ouvirá "vinculação de tabela concluída a um arquivo", seguido do nome do arquivo Excel. Pressione Enter para sair da notificação. Navegue até a tabela vinculada e examine seu conteúdo. Para obter informações de solução de problemas, vá para solucionar problemas #Num! e outros valores incorretos em uma tabela vinculada em importar ou vincular a dados em uma pasta de trabalho do Excel.

    Se a vinculação falhou, verifique o arquivo de origem do Excel novamente em relação à lista de verificação na seção preparar o banco de dados de destino, etapa 2, em importar ou vincular a dados em uma pasta de trabalho do Excel.

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