Usar um fluxo de trabalho de Três estados

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O fluxo de trabalho de três Estados rastreia o status de um item de lista através de três Estados (fases). Ele pode ser usado para gerenciar processos empresariais que exigem que as organizações rastreiem um alto volume de problemas ou itens, como problemas de suporte ao cliente, clientes potenciais de vendas ou tarefas do projeto. Por exemplo, os três Estados de uma tarefa de projeto podem ser, não iniciados, em andamento e concluídos.

Neste artigo

Como o fluxo de trabalho de três Estados funciona?

Configurar uma lista para usar com um fluxo de trabalho de três Estados

Criar uma lista de acompanhamento de questões

Criar uma lista personalizada para usar com um fluxo de trabalho de três Estados

Personalizar uma lista personalizada para usar com um fluxo de trabalho de três Estados

Adicionar um fluxo de trabalho de três Estados a uma lista

Iniciar manualmente um fluxo de trabalho de três Estados em um item

Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho em um fluxo de trabalho de três Estados

Como o fluxo de trabalho de três Estados funciona?

O fluxo de trabalho de três Estados dá suporte a processos de negócios que exigem que as organizações rastreiem o status de um problema ou item por meio de três Estados e duas transições entre os Estados. Com cada transição entre Estados, o fluxo de trabalho atribui uma tarefa a uma pessoa e envia a essa pessoa um alerta por e-mail sobre a tarefa. Quando essa tarefa é concluída, o fluxo de trabalho atualiza o status do item e avança para o próximo estado. O fluxo de trabalho de três Estados funciona com o modelo de lista de acompanhamento de problemas . No enTanto, ele pode ser usado com qualquer lista configurada para conter uma coluna de opção com três ou mais valores. Os valores nessa coluna de escolha servem como os Estados que o fluxo de trabalho acompanha.

Uma lista pode ter mais de uma coluna de escolha e a coluna opção pode ter mais de três valores. No enTanto, o fluxo de trabalho de três Estados só pode ser configurado para usar uma das colunas de opção e apenas três dos valores na coluna de opção selecionada. Ao adicionar um fluxo de trabalho de três Estados a uma lista ou biblioteca, você seleciona uma coluna de opção e três dos valores fornecidos pela coluna.

O fluxo de trabalho de três Estados pode ser usado para gerenciar processos corporativos que exigem que as organizações rastreiem um alto volume de problemas ou itens, como problemas de suporte ao cliente, clientes potenciais de vendas ou tarefas do projeto. Por exemplo, os funcionários de uma pequena empresa de planejamento de eventos podem usar uma lista de acompanhamento de questões e um fluxo de trabalho personalizado de três Estados para gerenciar as várias tarefas relacionadas a eventos que estão planejando. O fluxo de trabalho acompanha as tarefas de planejamento de eventos através de três Estados: ativo, pronto para revisãoe concluído. Todas as tarefas de preparação de eventos relacionadas a um evento específico são compiladas em uma lista de acompanhamento de questões que foi criada para esse evento e marcada como ativa. O coordenador do evento atribui tarefas individuais aos membros da equipe e, em seguida, inicia o fluxo de trabalho nesses itens para iniciar o trabalho na tarefa do evento.

Quando o fluxo de trabalho é iniciado, ele cria uma tarefa para a pessoa designada. Quando um membro da equipe recebe uma tarefa, ele ou ela executa o trabalho que é necessário para concluir a tarefa. Isso pode funcionar fora da lista ou site onde a lista de acompanhamento de questões está localizada. Por exemplo, se um membro da equipe receber uma tarefa de fluxo de trabalho para desenvolver um plano de atuação, ele entrará em contato com uma empresa de fornecedores e trabalhará com elas para desenvolver um plano. Quando o plano de trabalho é esboçado, o membro da equipe marca sua tarefa de fluxo de trabalho como concluída. Nesse ponto, o fluxo de trabalho atualiza o status da tarefa de evento na lista de acompanhamento de questões de ativo para pronto para revisãoe cria uma segunda tarefa para o coordenador de eventos revisar o plano de atendimento. Depois que o coordenador de eventos revisa e aprova o plano de fornecedores, ele marca sua tarefa de fluxo de trabalho como concluída, e o fluxo de trabalho atualiza o status da tarefa de pronto para revisão para concluir.

Observação: Um participante do fluxo de trabalho pode concluir uma tarefa de fluxo de trabalho em um fluxo de trabalho de três Estados de duas maneiras. Um participante pode editar a tarefa do fluxo de trabalho para marcá-la como concluída ou um participante pode alterar o status do item de fluxo de trabalho na lista (se o participante tiver permissão para alterar essa lista). Se um participante atualizar manualmente o status do item de fluxo de trabalho na lista, a tarefa de fluxo de trabalho será concluída. Se o participante editar a tarefa do fluxo de trabalho para marcá-la como concluída, o status do item do fluxo de trabalho na lista será atualizado para ser concluído.

As ações no fluxo de trabalho de três Estados no exemplo anterior usam o seguinte processo:

Fluxograma de um exemplo de fluxo de trabalho de três estados

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Configurar uma lista para usar com um fluxo de trabalho de três Estados

Antes de poder usar um fluxo de trabalho de três Estados, você precisará configurar uma lista contendo os itens que você planeja acompanhar ou gerenciar com o fluxo de trabalho. O modelo de lista acompanhamento de problemas funciona com o fluxo de trabalho de três Estados. No enTanto, você também pode criar uma lista personalizada para usar com esses fluxos de trabalho. Se você criar uma lista personalizada, certifique-se de que a lista contenha pelo menos uma coluna de escolha que inclua três ou mais valores de opção. Ao configurar o fluxo de trabalho para ser usado com a lista, especifique a coluna de escolha que contém os valores de estado que o fluxo de trabalho acompanhará.

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Criar uma lista de acompanhamento de questões

Por padrão, você pode usar um fluxo de trabalho de três Estados com qualquer lista criada a partir do modelo de lista acompanhamento de problemas .

  1. No menu configurações Botão Configurações do Office 365 , clique em Adicionar um aplicativo.

  2. Na página seus aplicativos, clique em acompanhamento de questõese digite um nome para a lista. O nome da lista é obrigatório

  3. Se quiser fornecer uma descrição para a lista, clique em Opções avançadas.

    • Na caixa Descrição , digite uma descrição da finalidade da lista. A descrição é opcional.

  4. Clique em Criar.

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Criar uma lista personalizada para usar com um fluxo de trabalho de três Estados

Se você quiser criar uma lista personalizada para usar com um fluxo de trabalho de três Estados, deverá adicionar pelo menos uma coluna de escolha que contenha pelo menos três valores de estado que o fluxo de trabalho acompanhará.

  1. No menu configurações Botão Configurações do Office 365 , clique em Adicionar um aplicativo.

  2. Na página seus aplicativos, clique em lista personalizadae digite um nome para a lista. O nome de lista é necessário.

  3. Se quiser fornecer uma descrição para a lista, clique em Opções avançadas.

  4. Na caixa Descrição , digite uma descrição da finalidade da lista. A descrição é opcional.

  5. Clique em Criar.

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Personalizar uma lista personalizada para usar com um fluxo de trabalho de três Estados

  1. Clique na lista personalizada que você criou na etapa anterior.

  2. Na faixa de opções, clique na guia lista e, no grupo configurações, clique em configurações da lista.

  3. Em colunas, clique em criar coluna.

  4. Na seção nome e tipo , em nome da coluna, digite o nome da coluna que você deseja usar para especificar os valores de estado do fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode inserir o nome como estado do fluxo de trabalho.

  5. Em o tipo de informação desta coluna é, selecione opção (menu para escolher).

  6. Na seção configurações de coluna adicionais , em Descrição, digite uma descrição opcional para a coluna.

  7. Em exigir que esta coluna contenha informações, clique em Sim.

  8. Na caixa de listagem em digite cada opção em uma linha separada, digite três ou mais valores de opção que você deseja para esta coluna. Esses valores se tornarão os Estados do fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode inserir ativo, pronto para revisão e concluir como as três opções.

  9. Em Exibir opções usando, selecione o menu suspenso ou os botões de opção.

  10. Em permitir opções de preenchimento, clique em não.

  11. Especifique se você deseja um valor padrão específico para esta coluna ou se deseja adicioná-lo ao modo de exibição padrão para a lista.

  12. Clique em OK.

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Adicionar um fluxo de trabalho de três Estados a uma lista

Você deve adicionar um fluxo de trabalho de três Estados a uma lista antes de poder usá-lo em itens da lista. Quando você adiciona um fluxo de trabalho de três Estados a uma lista, especifica qual coluna na lista contém os valores de estado que você deseja que o fluxo de trabalho rastreie. Você também pode especificar informações sobre o que você deseja que ocorram em cada estágio do fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode especificar o assunto e o texto dos alertas de email recebidos pelos destinatários da tarefa.

O fluxo de trabalho de três Estados é habilitado por padrão na maioria dos tipos de sites. No enTanto, um administrador de conjunto de sites pode desabilitar o recurso. Se o fluxo de trabalho de três Estados não estiver disponível, entre em contato com o administrador do conjunto de sites.

Importante: Você deve ter a permissão gerenciar listas para adicionar um fluxo de trabalho a uma lista.

  1. Abra a lista à qual você deseja adicionar um fluxo de trabalho de três Estados.

  2. Clique nas configurações da listade Tab> de lista ou clique nas configurações do tipo de biblioteca que você está abrindo. Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Configurações da Biblioteca de Documentos.

  3. Em permissões e gerenciamento, clique em configurações do fluxo de trabalho.

  4. Na página Configurações de fluxo de trabalho, clique em Adicionar um fluxo de trabalho.

  5. Na página Adicionar um fluxo de trabalho, na seção fluxo de trabalho, em Selecione um modelo de fluxo de trabalho, clique em três Estados.

  6. Na seção nome , digite um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.

  7. Na seção lista de tarefas , especifique uma lista de tarefas para usar com o fluxo de trabalho.

    Observações: 

    • Você pode usar a lista de tarefas padrão ou pode criar uma nova. Se você usar a lista de tarefas padrão, os participantes do fluxo de trabalho poderão localizar e exibir facilmente suas tarefas de fluxo de trabalho usando o modo de exibição minhas tarefas da lista de tarefas.

    • Crie uma nova lista de tarefas se as tarefas desse fluxo de trabalho revelam dados confidenciais que você deseja manter separadamente da lista de tarefas gerais.

    • Crie uma nova lista de tarefas se a sua organização tiver muitos fluxos de trabalho ou se fluxos de trabalho envolverão muitas tarefas. Nesse caso, talvez você queira criar listas de tarefas para cada fluxo de trabalho.

  8. Na seção lista de histórico , selecione uma lista de histórico para usar com este fluxo de trabalho. A lista do histórico exibe todos os eventos que ocorrem durante cada instância do fluxo de trabalho.

    Observação: Você pode usar a lista do histórico padrão ou pode criar uma nova. Se a sua organização tiver muitos fluxos de trabalho, talvez você queira criar uma lista de histórico separada para cada fluxo de trabalho.

  9. Na seção Opções de início , siga um destes procedimentos:

    • Se você quiser permitir que o fluxo de trabalho seja iniciado manualmente, marque a caixa de seleção permitir que este fluxo de trabalho seja iniciado manualmente por um usuário autenticado com permissões de participação . Marque a caixa de seleção exigir permissões Gerenciar listas para iniciar o fluxo de trabalho , se você quiser exigir permissões adicionais para iniciar o fluxo de trabalho.

    • Se você quiser que o fluxo de trabalho inicie automaticamente quando novos itens forem criados, marque a caixa de seleção iniciar este fluxo de trabalho quando um novo item for criado .

  10. Clique em Avançar.

  11. Na seção Estados de fluxo de trabalho , em Selecione um campo ' opção ', selecione a coluna de escolha na lista que contém os valores que você deseja usar para os Estados em seu fluxo de trabalho e, em seguida, selecione os valores de coluna que deseja para o Estado inicial, estado do meioe estado final do fluxo de trabalho.

  12. Nas duas seções especificam o que você deseja que aconteça quando um fluxo de trabalho é iniciado (opções da primeira tarefa no fluxo de trabalho) e especifica o que você deseja que aconteça quando um fluxo de trabalho muda para seu estado intermediário (opções da segunda tarefa no fluxo de trabalho) Especifique as seguintes informações:

    Detalhes da tarefa

Campo

Descrição

Título da tarefa:

Opcionalmente, você pode modificar o título da mensagem que será exibido na tarefa quando o fluxo de trabalho for iniciado ou alcançar o estado do meio. Se você marcar a caixa de seleção incluir campo de lista , o campo que você selecionar será adicionado ao final da mensagem.

Descrição da tarefa:

Digite as informações que você deseja incluir na descrição da tarefa. Se você marcar a caixa de seleção incluir campo de lista , o campo que você selecionar será adicionado ao final da mensagem. Se você marcar a caixa de seleção Inserir link para o item de lista , um link para o item da lista será incluído na descrição.

Data de conclusão da tarefa:

Se você quiser especificar uma data de conclusão para a tarefa, marque a caixa de seleção incluir campo de lista e, em seguida, selecione a coluna data na lista que contém as informações de data que você deseja usar para a data de vencimento.

Tarefa atribuída a:

Para atribuir a tarefa a uma pessoa que está especificada na lista, clique em incluir campo de listae, em seguida, selecione a coluna na lista que contém as informações do usuário que você deseja usar. Quando esse fluxo de trabalho é iniciado, a primeira tarefa é atribuída à pessoa cujo nome é exibido nesta coluna para o item do fluxo de trabalho.

Para atribuir esta tarefa em todas as instâncias desse fluxo de trabalho a uma pessoa que você especificar, clique em personalizadoe, em seguida, digite ou selecione o nome da pessoa a quem você deseja atribuir a tarefa.

  1. Marque a caixa de seleção Enviar mensagem de email se quiser que os participantes do fluxo de trabalho recebam alertas de email sobre suas tarefas de fluxo de trabalho.

    Observação: Se você quiser garantir que os participantes do fluxo de trabalho recebam alertas e lembretes de email sobre as tarefas do fluxo de trabalho após o início dos fluxos de trabalho, entre em contato com o administrador do conjunto de sites para verificar se o email está habilitado para seu site.

    Detalhes da mensagem de email

Campo

Descrição

Para

Digite o nome da pessoa para quem você deseja enviar um alerta por email sobre a tarefa de fluxo de trabalho. Marque a caixa de seleção incluir tarefa atribuída a se desejar enviar o alerta por email ao proprietário da tarefa.

Subject

Digite a linha de assunto que você deseja usar para o alerta de email. Marque a caixa de seleção usar o título da tarefa se desejar adicionar o título da tarefa à linha de assunto da mensagem de email.

Texto

Digite as informações que você deseja exibir no corpo da mensagem do alerta de e-mail. Marque a caixa de seleção Inserir link para o item de lista se desejar incluir um link para o item de lista na mensagem.

  1. Clique em OK.

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Iniciar manualmente um fluxo de trabalho de três Estados em um item

Um fluxo de trabalho de três Estados primeiro deve ser adicionado a uma lista para disponibilizá-lo para uso em itens da lista. Para obter mais informações, consulte as seções anteriores.

Um fluxo de trabalho de três Estados pode ser configurado para iniciar automaticamente quando novos itens são adicionados a uma lista ou podem ser configurados para permitir aos usuários que têm permissões específicas para iniciar o fluxo de trabalho manualmente. Alguns fluxos de trabalho podem permitir ambas as opções.

Para iniciar manualmente um fluxo de trabalho de três Estados em um item de lista, siga estas etapas. Você deve ter permissão para editar itens na lista. Alguns fluxos de trabalho podem exigir que você tenha a permissão gerenciar listas.

Observação: Se você quiser garantir que os participantes do fluxo de trabalho recebam alertas e lembretes de email sobre suas tarefas de fluxo de trabalho depois de iniciar um fluxo de trabalho, entre em contato com o administrador do conjunto de sites para verificar se o email está habilitado para seu site.

  1. Abra a lista que contém o item no qual você deseja iniciar um fluxo de trabalho de três Estados.

  2. Clique nas reticências ao lado do item no qual você deseja iniciar um fluxo de trabalho e, no menu exibido, clique em fluxos de trabalho.

    Observação: O comando fluxos de trabalho só está disponível quando o item está em uma lista ou biblioteca com pelo menos um fluxo de trabalho associado a ele.

  3. No menu configurações Botão Configurações do Office 365 , clique em Exibir todo o conteúdo do site.

  4. Em Iniciar um novo fluxo de trabalho, clique no nome do fluxo de trabalho de três Estados que você deseja iniciar.

    O fluxo de trabalho é iniciado imediatamente.

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Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho em um fluxo de trabalho de três Estados

Para concluir uma tarefa de fluxo de trabalho em um fluxo de trabalho de três Estados, você deve ter pelo menos a permissão Editar itens para as listas de tarefas onde as tarefas do fluxo de trabalho são gravadas.

  1. Abra a lista de tarefas do site e, em seguida, selecione minhas tarefas no menu Exibir para localizar a tarefa do fluxo de trabalho.

    Observação: Se o fluxo de trabalho não usar a lista padrão de tarefas do site, sua tarefa de fluxo de trabalho pode não aparecer na lista de tarefas . Para localizar a tarefa do fluxo de trabalho, vá para a lista ou biblioteca onde o item do fluxo de trabalho foi salvo. Aponte para o nome do item que você deseja concluir, clique na seta exibida e, em seguida, clique em fluxos de trabalho. Na página status do fluxo de trabalho, em fluxos de trabalho em execução, clique no nome do fluxo de trabalho no qual você é um participante. Em tarefas, clique na tarefa de fluxo de trabalho e, em seguida, vá para a etapa 3.

  2. Abra a lista que contém o item que você deseja marcar como concluído.

  3. Aponte para o nome da tarefa que você deseja concluir, clique na seta que é exibida e, em seguida, clique em Editar Item.

  4. Na caixa de diálogo tarefas , digite ou selecione as informações solicitadas para concluir a tarefa e clique em salvar.

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