Usar um fluxo de trabalho de Três estados

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O fluxo de trabalho de Três estados é criado para controlar o status de um item de lista através de três estados (fases). Ele pode ser usado para gerenciar processos de negócios que exigem que as empresas controlem um alto volume de questões ou itens, como questões de suporte ao cliente, informações sobre clientes potenciais ou tarefas do projeto.

Neste artigo

Como o fluxo de trabalho de três estados funciona?

Configurar uma lista para usar com um fluxo de trabalho de três estados

Adicionar um fluxo de trabalho de três estados a uma lista

Iniciar um fluxo de trabalho de três estados em um item

Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho em um fluxo de trabalho de três estados

Como o fluxo de trabalho de Três estados funciona?

O fluxo de trabalho de Três estados oferece suporte aos processos empresariais que exigem que as organizações controlem o status de uma questão ou de um item através de três estados diferentes e duas transições entre os estados. Com cada transação entre estados, o fluxo de trabalho atribui uma tarefa a uma pessoa e envia a essa pessoa um alerta de email sobre a tarefa. Quando essa tarefa é concluída, o fluxo de trabalho atualiza o status do item e avança para o próximo estado. O fluxo de trabalho de Três estados é criado para operar com o modelo de lista Acompanhamento de Questões, mas pode ser usado com qualquer lista definida para conter uma coluna Escolha com três ou mais valores. Os valores nessa coluna Escolha desempenham a função dos estados que o fluxo de trabalho controla.

O fluxo de trabalho de Três estados pode ser usado para gerenciar processos empresariais que exigem que as empresas controlem um grande volume de questões ou itens, como questões de suporte ao cliente, informações sobre clientes potenciais ou tarefas do projeto. Por exemplo, os funcionários de uma empresa de planejamento de pequenos eventos podem usar uma lista de acompanhamento de questões e um fluxo de trabalho de Três estados personalizado para gerenciar as várias tarefas relacionadas aos eventos que estão planejando. O fluxo de trabalho de Três estados controla as tarefas de planejamento de eventos através de três estados: Ativo, Pronto para Revisão e Concluído. Todas as tarefas de preparação de eventos relacionadas a um evento específico são compiladas em uma lista de acompanhamento de questões que foi criada para o evento e cujo estado foi marcado como Ativo. O coordenador de eventos atribui tarefas individuais para os membros de sua equipe e inicia o fluxo de trabalho de Três estados nesses itens para iniciar o trabalho na tarefa do evento.

Quando o fluxo de trabalho é iniciado, cria uma tarefa para a pessoa designada. Quando um membro da equipe recebe uma tarefa, ele executa o trabalho necessário para concluir a tarefa. Pode ser um trabalho que ocorre fora da lista ou o site onde a lista de acompanhamento de questões está localizado. Por exemplo, se um membro da equipe receber uma tarefa de fluxo de trabalho para desenvolver um plano de buffet, ele entrará em contato com uma empresa de buffet e trabalhará com ela para desenvolver um plano. Quando o rascunho de um plano de buffet é esboçado, o membro da equipe marca sua tarefa de fluxo de trabalho como concluída. Nesse ponto, o fluxo de trabalho atualiza o status da tarefa do evento na lista de acompanhamento de questões de Ativo para Pronto para Revisão e cria uma segunda tarefa para o coordenador de eventos revisar o plano de buffet. Depois que o coordenador de eventos revisa e aprova o plano de buffet, ele marca sua tarefa de fluxo de trabalho como concluída, e o fluxo de trabalho atualiza o status da tarefa de Pronto para Revisão para Concluído.

Um participante do fluxo de trabalho pode concluir uma tarefa do fluxo de trabalho em um fluxo de trabalho de Três estados de duas maneiras diferentes. Um participante pode editar a tarefa do fluxo de trabalho para marcá-la como concluída ou pode alterar o status do item do fluxo de trabalho na lista (se o participante tiver permissão para alterar essa lista). Se um participante atualizar manualmente o status do item do fluxo de trabalho na lista, a tarefa do fluxo de trabalho será concluída. Se o participante editar a tarefa do fluxo de trabalho para marcá-la como concluída, o status do item do fluxo de trabalho na lista será atualizado para Concluído.

As ações no fluxo de trabalho de Três estados neste exemplo seguem este processo:

Fluxograma de um exemplo de fluxo de trabalho de três estados

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Definir uma lista para usar com um fluxo de trabalho de Três estados

Para poder usar um fluxo de trabalho de Três estados, é preciso definir uma lista para ser utilizada em conjunção com o fluxo de trabalho. Essa lista deve conter os itens que você planeja controlar ou gerenciar usando o fluxo de trabalho. O modelo de lista Acompanhamento de Questões foi criado para funcionar com o fluxo de trabalho de Três estados, mas também é possível criar uma lista personalizada para usar com esses fluxos de trabalho. Se você criar uma lista personalizada para usar com o fluxo de trabalho de Três estados, deverá garantir que a lista contenha pelo menos uma coluna Escolha que inclua três ou mais valores de opção. Quando você definir um fluxo de trabalho de três estados para usar com a lista, deverá especificar a coluna Escolha que contém os valores de estado que o fluxo de trabalho irá controlar.

Criar uma lista de acompanhamento de questões para usar com um fluxo de trabalho de Três estados

Por padrão, é possível usar um fluxo de trabalho de Três estados com qualquer lista criada a partir do modelo de lista Acompanhamento de Questões.

  1. Clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e em Criar, na página Todo o Conteúdo do Site.

    Na maioria dos casos, você pode usar o menu Ações do Site, Imagem do botão para concluir esta etapa.

  1. Em Rastreamento, clique em Acompanhamento de Questões.

    1. Na caixa nome, digite um nome para a lista. O nome da lista é necessário.

      O nome aparece na parte superior da página da lista, torna-se parte do endereço da Web para a página de lista e aparece em elementos de navegação que ajudam os usuários a localizar e abrir a lista.

  2. Na caixa Descrição, digite uma descrição da finalidade da lista. A descrição é opcional.

  3. Para adicionar um link a esta lista na Inicialização Rápida, clique em Sim na seção Navegação.

  4. Clique em Criar.

Criar uma lista personalizada para uso com um fluxo de trabalho de Três estados

Se você quiser criar uma lista personalizada para usar com um fluxo de trabalho de Três estados, terá que adicionar pelo menos uma coluna Escolha que contenha os valores de estado que o fluxo de trabalho irá controlar.

  1. Clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e em Criar, na página Todo o Conteúdo do Site.

    Na maioria dos casos, você pode usar o menu Ações do Site, Imagem do botão para concluir esta etapa.

  1. Em Listas Personalizadas, clique em Lista Personalizada.

    1. Na caixa nome, digite um nome para a lista. O nome da lista é necessário.

      O nome aparece na parte superior da página da lista, torna-se parte do endereço da Web para a página de lista e aparece em elementos de navegação que ajudam os usuários a localizar e abrir a lista.

  2. Na caixa Descrição, digite uma descrição da finalidade da lista. A descrição é opcional.

  3. Para adicionar um link a esta lista na Inicialização Rápida, clique em Sim na seção Navegação.

  4. Clique em Criar.

Personalizar uma lista personalizada para uso com um fluxo de trabalho de Três estados

  1. Se a lista ainda não estiver aberta, clique em seu nome no início rápido.

    Se o nome da sua lista não aparecer, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e clique no nome da lista.

  2. No o menu de configurações Settings menu , clique em Configurações da lista.

  3. Em Colunas, clique em Criar Coluna.

  4. Na seção Nome e Tipo, em Nome da coluna, digite o nome da coluna que deseja usar para especificar os valores de estado para o fluxo de trabalho.

  5. Em O tipo de informação nessa coluna é, selecione Escolha (menu do qual escolher).

  6. Na seção Definições de Coluna Adicional, em Descrição, digite uma descrição opcional para a coluna.

  7. Em Exigir que essa coluna contenha informações, clique em Sim.

  8. Na caixa de listagem em Digite cada opção em uma linha separada., digite três ou mais valores de opção que deseja para esta coluna.

    Esses valores se tornarão os estados do fluxo de trabalho.

  9. Em Exibir opções usando, selecione Menu Suspenso ou Botões de Opção.

  10. Em Permitir opções de preenchimento, clique em Não.

  11. Especifique se você deseja um valor padrão específico para essa coluna ou se deseja adicioná-la ao modo de exibição padrão da lista.

  12. Clique em OK.

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Adicione um fluxo de trabalho de Três estados a uma lista

É preciso adicionar um fluxo de trabalho de Três estados a uma lista antes de usá-lo em itens dessa lista. Ao adicionar um fluxo de trabalho de Três estados a uma lista, é necessário especificar qual coluna da lista contém os valores de estado que o fluxo de trabalho deverá controlar. Também é possível especificar informações sobre o que quer que aconteça em cada estágio do fluxo de trabalho. Por exemplo, é possível especificar os indivíduos aos quais as tarefas devem ser atribuídas e os detalhes dos alertas de email que os destinatários de tarefas receberão.

É preciso ter a permissão Gerenciar Listas para adicionar um fluxo de trabalho a uma lista.

  1. Abra a lista à qual deseja adicionar o fluxo de trabalho de Três estados.

    1. O menu de configurações Settings menu , clique em Configurações da lista, ou clique nas configurações para o tipo de biblioteca que você está abrindo.

      Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

  2. Em Permissões e Gerenciamento, clique em Definições de Fluxo de Trabalho.

    Se já tiverem sido adicionados fluxos de trabalho à lista, à biblioteca ou ao tipo de conteúdo, esta etapa levará diretamente para a página Alterar Definições do Fluxo de Trabalho e você terá que clicar em Adicionar um fluxo de trabalho para ir até a página Adicionar um Fluxo de Trabalho. Se não tiverem sido adicionados fluxos de trabalho à lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, esta etapa levará diretamente para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho.

  3. Na página Alterar Definições do Fluxo de Trabalho, clique em Adicionar um fluxo de trabalho.

  4. Na página Adicionar um Fluxo de Trabalho, na seção Fluxo de Trabalho, clique em Três estados em Selecionar um modelo de fluxo de trabalho.

  5. Na seção Nome, digite um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.

  6. Na seção Lista de Tarefas, especifique uma lista de tarefas para usar com o fluxo de trabalho.

    • É possível usar a lista Tarefas padrão ou criar uma nova. Se for usada a lista Tarefas padrão, os participantes do fluxo de trabalho poderão localizar e visualizar as tarefas de seu fluxo de trabalho facilmente usando o modo de exibição Minhas Tarefas da lista Tarefas.

    • Crie uma lista de novas tarefas se as tarefas desse fluxo de trabalho revelarem dados confidenciais que você deseja manter separados da lista Tarefas geral.

    • Crie uma nova lista de tarefas se sua empresa tiver vários fluxos de trabalho ou se os fluxos de trabalho envolverem várias tarefas. Nesse caso, é possível criar listas de tarefas para cada fluxo de trabalho.

  7. Na seção Lista do Histórico, selecione uma lista do histórico para usar com esse fluxo de trabalho. A lista do histórico exibe todos os eventos que ocorrem durante cada instância do fluxo de trabalho.

    É possível usar a lista do Histórico padrão ou criar uma nova. Se sua empresa tiver vários fluxos de trabalho, é possível criar uma lista do histórico separada para cada fluxo de trabalho.

  8. Na seção Iniciar Opções, proceda de uma destas formas:

    • Se quiser permitir que o fluxo de trabalho seja iniciado manualmente, marque a caixa de seleção Permitir que este fluxo de trabalho seja iniciado manualmente por um usuário autenticado com Permissões Editar Itens. Marque a caixa de seleção Exigir Permissões Gerenciar Listas para iniciar o fluxo de trabalho se quiser que permissões adicionais sejam exigidas para iniciar o fluxo de trabalho.

    • Se quiser que o fluxo de trabalho seja iniciado automaticamente quando novos itens forem criados, marque a caixa de seleção Iniciar este fluxo de trabalho quando um novo item for criado.

  9. Clique em Avançar.

  10. Na seção Estados do fluxo de trabalho, em Selecionar um campo 'Escolha', selecione a coluna Escolha na lista que contém os valores que você quer usar para os estados em seu fluxo de trabalho e selecione os valores de coluna desejados para o Estado inicial, Estado médio e Estado final do fluxo de trabalho.

  11. Nas duas seções Especificar o que você quer que aconteça quando um fluxo de trabalho for iniciado (opções para a primeira tarefa no fluxo de trabalho) e Especificar o que você quer que aconteça quando um fluxo de trabalho é alterado para seu estado médio (opções para a segunda tarefa no fluxo de trabalho) especifique as seguintes informações:

    Detalhes da Tarefa

Título da Tarefa:

Digite qualquer informação que você queira incluir no título da tarefa. Se caixa de seleção Incluir campo de lista for marcada, as informações de Título para o item de lista serão adicionadas à mensagem personalizada.

Descrição da Tarefa:

Digite qualquer informação que você queira incluir na descrição da tarefa. Se a caixa de seleção Incluir campo de lista for marcada, as informações de Título para o item de lista serão adicionadas à mensagem personalizada. Se você marcar a caixa de seleção Inserir link no Item de lista, um link para o item de lista será incluído na descrição.

Data de Conclusão da Tarefa:

Se você quiser especificar uma data de conclusão para a tarefa, marque a caixa de seleção Incluir campo de lista e selecione a coluna de data da lista que contém as informações da data de conclusão que você quer usar.

Tarefa Atribuída a:

Para atribuir a tarefa a uma pessoa especificada na lista, clique em Incluir campo de lista e selecione a coluna da lista que contém as informações do usuário que você quer usar. Quando esse fluxo de trabalho for iniciado, a primeira tarefa será atribuída à pessoa cujo nome aparece nessa coluna do item do fluxo de trabalho.

Para atribuir esta tarefa em todas as instâncias deste fluxo de trabalho para uma pessoa que você especifica, clique em personalizado e digite ou selecione o nome da pessoa a quem você deseja atribuir a tarefa.

Detalhes da Mensagem de Email

Marque a caixa de seleção Enviar mensagem de email se quiser que os participantes do fluxo de trabalho recebam alertas de email sobre suas tarefas no fluxo de trabalho.

Se quiser garantir que os participantes do fluxo de trabalho recebam alertas de email e lembretes sobre suas tarefas de fluxo de trabalho depois que os fluxos de trabalho são iniciados, verifique com seu administrador de servidor para verificar se o email está habilitado para o site.

Para

Digite o nome da pessoa para quem você quer que um alerta de email sobre a tarefa de fluxo de trabalho seja enviada. Marque a caixa de seleção Incluir Tarefa Atribuída a se quiser enviar o alerta de email para o proprietário da tarefa.

Assunto

Digite a linha de assunto que você quer usar para o alerta de email. Marque a caixa de seleção Usar Título de Tarefa se quiser adicionar o título da Tarefa à linha de assunto da mensagem de email.

Corpo

Digite as informações que você quer que apareçam no corpo da mensagem do alerta de email. Marque a caixa de seleção Inserir link para Item de lista se quiser incluir um link no item de lista da mensagem.

  1. Clique em OK.

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Iniciar um fluxo de trabalho de Três estados em um item

Um fluxo de trabalho de Três estados primeiro deve ser adicionado a uma lista para torná-la disponível para uso em itens dessa lista.

Um fluxo de trabalho de Três estados pode ser configurado para iniciar automaticamente quando novos itens são adicionados a uma lista ou pode ser configurado para permitir que os usuários que têm permissões específicas iniciem o fluxo de trabalho manualmente. Alguns fluxos de trabalho podem permitir as duas opções. Para iniciar manualmente um fluxo de trabalho de Três estados em um item de lista, é preciso ter a permissão Editar Itens da lista. Alguns fluxos de trabalho podem exigir que você tenha a permissão Gerenciar Listas.

Se quiser garantir que os participantes do fluxo de trabalho recebam alertas de email e lembretes sobre suas tarefas de fluxo de trabalho depois de iniciar um fluxo de trabalho, verifique com seu administrador de servidor para verificar se o email está habilitado para seu site.

  1. Abra a lista que contém o item no qual você deseja iniciar um fluxo de trabalho de Três estados.

  2. Aponte para o item no qual você deseja iniciar um fluxo de trabalho, clique na seta que aparece e clique em Fluxos de Trabalho.

    Observação: O comando Fluxos de Trabalho fica disponível apenas quando o item está em uma lista ou biblioteca que tem pelo menos um fluxo de trabalho associado a ela.

  3. Em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho, clique no nome do fluxo de trabalho de Três estados que você quer iniciar.

    O fluxo de trabalho é iniciado imediatamente.

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Conclua uma tarefa do fluxo de trabalho em um fluxo de trabalho de Três de estados

Para concluir uma tarefa do fluxo de trabalho em um fluxo de trabalho de Três estados, é preciso ter pelo menos a permissão Editar Itens para as listas de tarefas onde as tarefas do fluxo de trabalho são registradas.

  1. Abra a lista de tarefas para o site e, em seguida, selecione Minhas tarefas no menu Exibir para localizar sua tarefa de fluxo de trabalho.

    Observação:  Se o fluxo de trabalho não usar a lista Tarefas padrão, sua tarefa de fluxo de trabalho poderá não aparecer na lista Tarefas. Para localizar sua tarefa de fluxo de trabalho, vá para a lista ou biblioteca em que o item de fluxo de trabalho foi salvo. Aponte para o nome da tarefa que você deseja concluir, clique na seta que é exibida e clique em Fluxos de Trabalho. Na página Status do Fluxo de Trabalho, em Fluxos de Trabalho em Execução, clique no nome do fluxo de trabalho do qual você participa. Em Tarefas, localize sua tarefa de fluxo de trabalho.

  2. Aponte para o nome da tarefa que você deseja concluir, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Editar Item.

  3. No formulário exibido, digite ou selecione as informações solicitadas para concluir a tarefa.

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