Usar regras para criar uma mensagem de ausência temporária

Usar regras para criar uma mensagem de ausência temporária

Somente alguns tipos de conta são compatíveis com o recurso de Respostas Automáticas (Ausência Temporária). Caso não veja o botão Respostas automáticas, seu email não é compatível com este recurso. No entanto, se você deixar o Outlook em execução enquanto estiver ausente, use regras para responder às suas mensagens de email automaticamente. As regras também permitem que você encaminhe emails para outra conta, marque as mensagens como lidas ou mova-as para uma pasta automaticamente. Confira mais informações sobre como trabalhar com regras em Gerenciar mensagens de email usando regras.

Usar regras para responder a emails recebidos quando você estiver ausente

Ao clicar em Arquivo no Outlook, aparece uma tela assim:

Caso não veja as Respostas automáticas, selecione Regras e alertas.

Se você vir um botão que diz Respostas Automáticas, confira Enviar respostas automáticas de ausência temporária no Outlook para PC. Caso contrário, siga os próximos passos para criar um modelo de resposta a mensagens e configurar o Outlook para responder a todas as mensagens que você recebe.

Criar um modelo de ausência temporária

  1. No Outlook, crie uma nova mensagem de email

  2. Insira um assunto e um corpo de mensagem para o seu modelo de ausência temporária.

    Criar um modelo para suas respostas de ausência temporária.
  3. Escolha Arquivo > Salvar Como.

  4. Nomeie seu modelo e, no menu suspenso Salvar como tipo, selecione modelo do Outlook (*.oft).

  5. Você pode alterar o local do seu modelo, mas também é possível escolher o local padrão, que em geral éc:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates. Clique em Salvar.

Você pode criar um novo modelo sempre que estiver fora do escritório ou reutilizar um modelo existente. Agora você está pronto para usar esse modelo e criar a regra de ausência temporária.

Criar uma regra de ausência temporária

  1. Selecione Arquivo > Gerenciar regras e alertas.

  2. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, na guia Regras de Email, clique em Nova Regra.

    Criar uma nova regra
  3. Em Iniciar com base em uma regra em branco, clique em Aplicar regra em mensagens que eu receber e em Avançar.

  4. Para responder a todas as mensagens de email recebidas, deixe as caixas da Etapa 1 e da Etapa 2 inalteradas e clique em Avançar novamente. Selecione Sim quando o Outlook perguntar se deseja aplicar essa regra a todas as mensagens.

  5. Em O que você quer fazer com a mensagem, na Etapa 1: selecionar as ações, selecione responder usando um modelo específico.

  6. Na Etapa 2: editar a descrição da regra, clique no texto sublinhado para um modelo específico.

  7. Na caixa Examinar na parte superior da caixa Selecionar um modelo de resposta, selecione Modelos do usuário no sistema de arquivos.

  8. Selecione o modelo que você criou acima e selecione Abrir e Próximo.

  9. Adicione exceções necessárias e selecione Próximo.

  10. Nomeie a regra, por exemplo, Ausência Temporária.

    Por padrão, Ativar esta regra vem marcado. Se estiver pronto para habilitar sua resposta de ausência temporária agora, selecione Concluir. Caso contrário, desmarque essa caixa. Você pode habilitar a regra a qualquer momento.

Observação: para que a regra envie respostas automáticas para suas mensagens de email enquanto você estiver fora, é preciso deixar o Outlook em execução.

Ativar uma regra

Se você criou seu modelo e regra de ausência temporária dias antes de precisar, ative a regra usando as etapas a seguir.

  1. Selecione Arquivo > Gerenciar regras e alertas.

  2. Na caixa de diálogo Regras e alertas, na guia Regras de email, localize a regra criada e marque a caixa à esquerda da regra. Selecione OK.

Criar um modelo de ausência temporária

  1. No Outlook, crie uma nova mensagem de email

  2. Insira um assunto e um corpo de mensagem para o seu modelo de ausência temporária.

    Criar um modelo para suas respostas de ausência temporária.
  3. Escolha Arquivo > Salvar Como.

  4. Nomeie seu modelo e, no menu suspenso Salvar como tipo, selecione modelo do Outlook (*.oft).

  5. Você pode alterar o local do seu modelo, mas também é possível escolher o local padrão, que em geral éc:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates. Clique em Salvar.

Você pode criar um novo modelo sempre que estiver fora do escritório ou reutilizar um modelo existente. Agora você está pronto para usar esse modelo e criar a regra de ausência temporária.

Criar uma regra de ausência temporária

  1. Selecione Ferramentas > Regras e alertas.

  2. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, na guia Regras de Email, clique em Nova Regra.

    Criar uma nova regra
  3. Em Iniciar com base em uma regra em branco, clique em Aplicar regra em mensagens que eu receber e em Avançar.

  4. Para responder a todas as mensagens de email recebidas, deixe as caixas da Etapa 1 e da Etapa 2 inalteradas e clique em Avançar novamente. Selecione Sim quando o Outlook perguntar se deseja aplicar essa regra a todas as mensagens.

  5. Em O que você quer fazer com a mensagem, na Etapa 1: selecionar as ações, selecione responder usando um modelo específico.

  6. Na Etapa 2: editar a descrição da regra, clique no texto sublinhado para um modelo específico.

  7. Na caixa Examinar na parte superior da caixa Selecionar um modelo de resposta, selecione Modelos do usuário no sistema de arquivos.

  8. Selecione o modelo que você criou acima e selecione Abrir e Próximo.

  9. Adicione exceções necessárias e selecione Próximo.

  10. Nomeie a regra, por exemplo, Ausência Temporária.

    Por padrão, Ativar esta regra vem marcado. Se estiver pronto para habilitar sua resposta de ausência temporária agora, selecione Concluir. Caso contrário, desmarque essa caixa. Você pode habilitar a regra a qualquer momento.

Observação: para que a regra envie respostas automáticas para suas mensagens de email enquanto você estiver fora, é preciso deixar o Outlook em execução.

Ativar uma regra

Se você criou seu modelo e regra de ausência temporária dias antes de precisar, ative a regra usando as etapas a seguir.

  1. Selecione Ferramentas > Regras e alertas.

  2. Na caixa de diálogo Regras e alertas, na guia Regras de email, localize a regra criada e marque a caixa à esquerda da regra. Selecione OK.

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