Usar o Project Online com usuários externos

No Project Online, um site do Project Web App é um conjunto de sites no SharePoint Online e compartilhar um site do Project Web App com usuários externos funciona da mesma forma que compartilhar qualquer outro site do SharePoint Online. Neste artigo, cobrimos as opções de compartilhamento externo que são relevantes para o Project Web App no Project Online, além de implicações de licenciamento para dar a seus usuários externos o acesso aos recursos do Project Web App no Project Online. Nós também incentivamos você a ler sobre como gerenciar compartilhamento externo no seu ambiente do SharePoint Online.

Quando um site do Project Web App é compartilhado com um usuário externo, o usuário pode colaborar por meio de documentos e listas nesse site, inclusive riscos e problemas. Qualquer interação em um Site de Projeto requer uma licença do Project Online.

Observação: Saiba mais sobre considerações de licença do Project Online para usuários externos na Descrição do serviço Project Online.

Gerenciar licenças e permissões para usuários externos é igual para usuários internos. Para encontrar os usuários externos em sua lista de usuários, procure usuários com #EXT# no nome do usuário.

Planeje compartilhar o Project Web App com usuários externos

Existem duas opções para compartilhar seu site do Project Web App no Project Online. Você pode pré-popular seu diretório do Office 365 com os usuários com os quais deseja compartilhar o site ou você pode enviar convites de compartilhamento para usuários diretamente do seu site do Project Web App.

Pré-popular seu diretório   

Você pode pré-popular seu diretório do Office 365 com usuários externos, ao usar a colaboração B2B do Azure Active Directory ou ao adicionar usuários manualmente e alterar o tipo de usuário para Convidado. Existem várias vantagens em se fazer isso:

  • Quando você configura o compartilhamento para o seu site do Project Web App, você pode escolher a opção Permitir o compartilhamento somente com os usuários externos que já existem no diretório de suas organizações. Isso lhe dá um maior nível de controle sobre o compartilhamento do site, limitando o alcance de quem pode ser convidado para o site.

  • Se você importar uma lista de usuários para seu diretório de uma só vez, você pode adicioná-los automaticamente a grupos de segurança e usar esses grupos de segurança para controlar as permissões do site para as várias funções do Project Web App, como gerente de projeto, membro da equipe e assim por diante.

  • Você pode atribuir licenças aos usuários importados antes de lhes enviar o link para o site do Project Web App, para que eles tenham o acesso apropriado quando fizerem login no Project Web App.

Adicionar usuários enquanto trabalha   

Se você optar por não pré-popular o seu diretório, você pode escolher a opção Permitir os usuários externos que aceitem convites de compartilhamento e entrem como usuários autenticados quando configurar o compartilhamento para o site.

A vantagem deste método é que o site pode ser facilmente compartilhado com qualquer pessoa que tenha uma conta no Office 365 ou uma conta da Microsoft. Você pode convidar novos usuários sempre que você precisar clicando em Compartilhar no site do Project Web App. Os usuários que aceitam convites são adicionados ao seu diretório do Office 365 e você pode gerenciá-los de lá.

Uma coisa a notar ao usar este método é que os usuários convidados não são adicionados ao seu diretório do Office 365 até que eles aceitem o convite de compartilhamento, e eles devem estar no seu diretório antes de você poder lhes atribuir uma licença Project Online. Por isso, eles não terão acesso total ao site do Project Web App quando receberem o convite pela primeira vez. Eles ainda podem trabalhar com documentos, problemas e riscos, mas não poderão gerenciar projetos ou trabalhar com quadros de horários até terem uma licença do Project Online.

Escolher um método de compartilhamento    

Você pode usar qualquer um dos métodos de compartilhamento acima, ou você pode usar uma combinação dos dois. Você pode pré-popular seu diretório com uma lista inicial de usuários e, em seguida, convidar mais tarde. O importante é escolher a opção de compartilhamento que seja melhor para você.

A opção Permitir o compartilhamento somente com os usuários externos que já existem no diretório de suas organizações é mais restritiva e permite maior controle sobre quem pode ser convidado para o site. Para usar esta opção, você deve pré-popular seu diretório com os usuários que deseja convidar para o site.

A opção Permitir os usuários externos que aceitem convites de compartilhamento e entrem Office 365como usuários autenticados é a mais versátil e permite enviar convites a qualquer pessoa com uma conta da Microsoft. Você ainda pode pré-popular usuários em seu diretório com esta opção, mas não é necessário.

Configurar o compartilhamento para o Project Web App

Use o procedimento a seguir para configurar o compartilhamento para o seu site do Project Web App no Project Online. Certifique-se de que o compartilhamento está ativado no nível do locatário antes de prosseguir.

Para configurar o compartilhamento para o Project Web App

  1. No centro de administração do SharePoint Online, na área dos conjuntos de sites, selecione a caixa de seleção para o Project Web Appsite que deseja compartilhar.

  2. Na faixa de opções, clique em Compartilhamento.

  3. Selecione a opção que deseja usar para compartilhar:

    • Permitir o compartilhamento somente com os usuários externos que já existem no diretório de suas organizações se você quiser compartilhar somente com usuários que você importou de outro diretório ou locatário.

    • Permitir que usuários externos aceitem convites de compartilhamento e entrem como usuários autenticados se desejar enviar convites para usuários com uma conta da Microsoft ou do Office 365.

  4. Clique em Salvar.

Uma vez que você configurou as opções de compartilhamento para o seu site do Project Web App e os usuários adicionados para o seu diretório do Office 365, se necessário, você pode convidar usuários externos para o site usando o botão Compartilhar no site da mesma forma que você convidaria usuários internos.

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