Usar o modelo de banco de dados do Access tarefa gerenciamento

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Use o modelo de banco de dados do Access 2007 tarefas gerenciamento para rastrear um grupo de itens de trabalho que você ou sua equipe precisa concluir. Você também pode pesquisar e filtrar detalhes da tarefa, mostrar ou ocultar colunas, enviar mensagens de email e mapear endereços de proprietários de tarefas.

Modelo de banco de dados das tarefas do Access 2007

Usando o banco de dados

Neste artigo, cobriremos as etapas básicas de como usar o modelo de banco de dados de gerenciamento de tarefas.

Preparar o banco de dados para uso

  • Quando você abre o banco de dados, o Access exibe a página de Introdução. Para impedir que esta página exibindo na próxima vez que você abre o banco de dados, desmarque a caixa de seleção Mostrar Introdução quando este banco de dados é aberto.

    Feche a página de Introdução para começar a usar o banco de dados.

  • Para garantir que todo o conteúdo do banco de dados está habilitado, use o procedimento a seguir:

    1. Na Barra de Mensagens, clique em Opções.

    2. Na caixa de diálogo Opções de Segurança do Microsoft Office, clique em Habilitar este conteúdo e, em seguida, clique em OK.

      Para obter mais informações sobre como habilitar o conteúdo do banco de dados, consulte o artigo decidir confiar em um banco de dados.

Coletar dados por email

Você pode coletar informações sobre a tarefa de usuários de email enviando-os um formulário de entrada de dados em uma mensagem de email. Quando os usuários devolver o formulário concluído, os dados podem ser processados e armazenados em sua lista de tarefas.

  1. No formulário de Lista de tarefas, clique em Coletar dados.

  2. Siga as instruções no Assistente para coletar dados por mensagens de email para coletar dados dos destinatários de email especificado.

Procurar uma tarefa ou um contato

A caixa de Pesquisa rápida permite que você localize rapidamente uma tarefa em um formulário de Lista de tarefas ou um contato em um formulário de Lista de contatos.

  • Digite o texto que você deseja procurar na caixa de Pesquisa rápida e pressione ENTER ou clique em Ir.

    Access filtra a lista para mostrar somente os registros que contêm o texto pesquisado. Para retornar à lista inteira, clique em Mostrar todos os registros.

Filtrar a lista de tarefas

No formulário de Lista de tarefas, você pode filtrar a lista de tarefas e salvar seus filtros Favoritos para uso futuro.

  1. Aplicar filtros clicando com o formulário e selecionando os filtros que você deseja.

  2. Clique em Salvar filtro.

  3. No formulário de Detalhes do filtro, insira um nome de filtro e descrição e, em seguida, clique em Fechar.

  4. Use a caixa de Filtro Favoritos para aplicar um filtro salvo ou clique em (Limpar filtro) para remover o filtro.

Mostrar ou ocultar colunas

No formulário da Lista de tarefas e o formulário de Lista de contatos, alguns campos (colunas) estão ocultas por padrão. Para alterar quais campos serão exibidos:

  1. Clique em Mostrar/ocultar campos.

  2. Na caixa de diálogo Reexibir colunas, selecione o caixa de seleção ao lado de cada coluna que você deseja mostrar. Desmarque a caixa de seleção para ocultar a coluna.

Exibir tarefa ou detalhes de contato

O formulário Detalhes da tarefa e o formulário de Detalhes de contato permitem que você exiba e insira mais informações sobre um item. Para exibir os Detalhes da tarefa ou no formulário de Detalhes de contato:

  • No formulário Detalhes da tarefa ou formulário Detalhes do contato, clique em Abrir, ao lado do item que você deseja ver.

Adicionar anexos

No formulário Detalhes da tarefa e o formulário Detalhes do contato, você pode adicionar imagens e outros anexos.

  • No formulário de detalhes, clique em + / – imagens.

  • Na caixa de diálogo Anexos clique em Adicionar.

  • Na caixa de diálogo Escolher arquivo, navegue até a pasta que contém o arquivo.

  • Selecione o arquivo que você deseja adicionar e clique em Abrir.

  • Na caixa de diálogo Anexos, clique em OK.

Observação: Você pode anexar vários arquivos para cada item, incluindo tipos de arquivo diferentes, como documentos ou planilhas.

Adicionar contatos do Microsoft Office Outlook 2007

Se você usar Office Outlook 2007, você pode adicionar os proprietários de contatos ou tarefas desse programa sem precisar digitar novamente as informações.

  1. No formulário de Lista de contatos, clique em Adicionar a partir do Outlook.

  2. Na caixa de diálogo Selecionar nomes para adicionar, selecione os nomes que você deseja adicionar ao banco de dados.

  3. Clique em Adicionar e em OK.

Exibir um mapa do endereço de um contato

No formulário de Detalhes de contato, se você tiver inserido um endereço do contato, você pode exibir um mapa do local:

  • Clique em clique para mapa.

Exibir relatórios

O banco de dados de tarefas inclui vários relatórios, incluindo Tarefas ativas, Detalhes da tarefa, Catálogo de endereços de contato e muito mais. Para exibir um relatório:

  • No painel de navegação, em relatórios, clique duas vezes no relatório que você deseja exibir.

Você pode criar seus próprios relatórios personalizados. Para obter mais informações, consulte o artigo criar um relatório simples.

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