Usar o modelo de banco de dados do Access de projetos

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Por Michael Groh, acessar MVP

Usar o banco de dados de gerenciamento de projeto do Access 2007 gerenciar projetos e suas tarefas associadas e funcionários. Você também pode pesquisar e filtrar detalhes do projeto, insira tarefas comuns e enviar ou receber dados por meio de mensagens de email.

Modelo de banco de dados do Projects

Usando o banco de dados

Neste artigo, cobriremos as etapas básicas de como usar o modelo de banco de dados da área de trabalho de projetos.

Preparar o banco de dados para uso

Para garantir que todo o conteúdo do banco de dados está habilitado, use o procedimento a seguir:

  1. Na Barra de Mensagens, clique em Opções.

  2. Na caixa de diálogo Opções de Segurança do Microsoft Office, clique em Habilitar este conteúdo e, em seguida, clique em OK.

Para obter mais informações sobre como habilitar o conteúdo do banco de dados, consulte o artigo decidir confiar em um banco de dados.

Adicionar funcionários

Para começar a usar o modelo de banco de dados de projetos, a primeira etapa é adicionar funcionários, para que você tenha alguém para atribuir projetos e tarefas. Use este procedimento para adicionar manualmente os funcionários ou consulte a próxima seção para adicionar funcionários dos seus contatos do Outlook 2007.

  1. No formulário da Lista de projeto, clique em Lista de funcionários.

  2. No formulário De lista de funcionários, preencha os detalhes de cada funcionário.

  3. Para inserir informações mais detalhadas sobre o funcionário, clique duas vezes o nome do funcionário no formulário de Lista de funcionários e insira as informações no formulário Detalhes do funcionário .

  4. Clique em Fechar para retornar ao formulário de Lista do projeto.

Adicionar contatos do Microsoft Office Outlook 2007

Se você usar Office Outlook 2007, você pode adicionar funcionários desse programa sem precisar digitar novamente as informações.

  1. No formulário da Lista de projeto, clique em Lista de funcionários.

  2. No formulário de Lista de funcionários, clique em Adicionar a partir do Outlook.

  3. Na caixa de diálogo Selecionar nomes para adicionar, selecione os nomes que você deseja adicionar ao banco de dados.

  4. Clique em Adicionar e em OK.

Adicione um novo projeto

  1. No formulário da Lista de projeto, clique em Novo projeto.

  2. No formulário de Detalhes do projeto, preencha os detalhes do projeto e, em seguida, clique em Fechar.

Editar um projeto existente

  1. No formulário da Lista de projeto, clique duas vezes o projeto que você deseja editar.

  2. No formulário de Detalhes do projeto, adicione ou edite os detalhes do projeto.

    Adicionar uma tarefa

    • No formulário de Detalhes do projeto, clique em Nova tarefa.

    • No formulário Detalhes da tarefa, preencha os detalhes da tarefa e clique em Fechar.

      O Access exibirá o novo projeto na lista de Tarefas do projeto no formulário de Detalhes do projeto.

      Editar uma tarefa

    • No formulário de Detalhes do projeto, clique na guia Tarefas do projeto.

    • Clique duas vezes na tarefa que você deseja editar.

    • No formulário Detalhes da tarefa, edite os detalhes da tarefa e clique em Fechar.

      Adicionar uma tarefa comum

      Tarefas comuns são tarefas que são usadas em vários projetos diferentes, como treinamento ou orçamento. Depois de inserir uma tarefa comum, podem ser adicionado a qualquer projeto do banco de dados do projeto sem precisar digitar novamente os detalhes da tarefa.

    • No formulário de Detalhes do projeto, clique em Tarefas comuns.

    • Marque a caixa de seleção ao lado de cada tarefa comuns que você deseja adicionar ao projeto. Adicione novas tarefas comuns até o final da lista.

    • Clique em Fechar para retornar ao formulário de Detalhes do projeto.

Coletar dados por email

Você pode coletar dados sobre projetos ou funcionários de usuários de email enviando-os um formulário de entrada de dados em uma mensagem de email. Quando os usuários devolver o formulário concluído, os dados podem ser processados e armazenados em sua lista de tarefas.

  1. No formulário de Lista de projeto ou Funcionário, clique em Coletar dados.

  2. Siga as instruções no Assistente para coletar dados por mensagens de email para coletar dados dos destinatários de email especificado.

Filtrar a lista de projeto

No formulário da Lista de projeto, você pode filtrar a lista de projetos e salvar seus filtros Favoritos para uso futuro.

  1. Aplicar filtros clicando com o formulário e selecionando os filtros que você deseja.

  2. Clique em Salvar filtro.

  3. No formulário de Detalhes do filtro, insira um nome de filtro e descrição e, em seguida, clique em Fechar.

  4. Use a caixa de Filtro Favoritos para aplicar um filtro salvo ou clique em (Limpar filtro) para remover o filtro.

Exibir detalhes do projeto ou funcionário

O formulário de Detalhes do projeto e os formulários de Detalhes do funcionário permitem que você exiba e insira mais informações sobre um funcionário ou um projeto. Para exibir os Detalhes do projeto ou no formulário de Detalhes do funcionário:

  • No formulário da Lista de projeto ou o formulário de Lista de funcionários, clique duas vezes no item que você deseja ver.

Adicionar anexos

No formulário Detalhes do projeto, o formulário Detalhes da tarefa e o formulário de Detalhes do funcionário, você pode adicionar imagens e outros anexos.

  • Em qualquer formulário de detalhes, clique duas vezes no campo anexos (no formulário Detalhes do funcionário, clique duas vezes no ícone de imagem).

  • Na caixa de diálogo Anexos clique em Adicionar.

  • Na caixa de diálogo Escolher arquivo, navegue até a pasta que contém o arquivo.

  • Selecione o arquivo que você deseja adicionar e clique em Abrir.

  • Na caixa de diálogo Anexos, clique em OK.

Observação: Você pode anexar vários arquivos para cada item, incluindo tipos de arquivo diferentes, como documentos ou planilhas.

Exibir relatórios

O banco de dados de projetos inclui vários relatórios, incluindo Projetos abertos, Detalhes da tarefa, Catálogo de endereços do funcionário e muito mais. Para exibir um relatório:

  • No formulário da Lista de projeto, selecione o relatório que você deseja exibir na lista de relatórios.

Para imprimir um relatório:

  • Clique no botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e em Imprimir.

Você pode criar seus próprios relatórios personalizados. Para obter mais informações, consulte o artigo criar um relatório simples.

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